Brazil Electronic Government Procurement Washington DC – nov/2009.

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1 Brazil Electronic Government Procurement Washington DC – nov/2009

2 Context Brazil: - Administrative Spheres - Federal Executive structure - Ministry of Planning, Budget and Management - Secretariat for Logistics and Information Technology Goals of this presentation: - Brazilian experience - Results, options, estrategies - Lessons learned

3 BRAZIL – Public Procurement Nowadays: RESULTS: Procurement Providers Reverse electronic auction Providers

4 Quantity and value contracted, by type of tender – 2008

5 Percentual of processes contracted, by type of tender – 2008

6 Percentual of value contracted, by type of tender – 2008

7 Share on buying values, by economic sector and year – 2002 to 2008, Jan-Dec

8 Price Contracted, bt item type and year – 2002 to 2008

9 ¹ Excluídas as seguintes modalidades: Dispensa de Licitação, Inexigibilidade de Licitação, Tomada de Preços e Concorrência por Técnica e Preço. Share on buying processes of common goods and services, by type of tender¹ – 2008

10 ¹ Excluídas as seguintes modalidades: Dispensa de Licitação, Inexigibilidade de Licitação, Tomada de Preços e Concorrência por Técnica e Preço. ² No período de Janeiro a Dezembro. Variation on buying processes of common goods and services, by type of tender¹ – 2002 a 2008²

11 ¹ Excluídas as seguintes modalidades: Dispensa de Licitação, Inexigibilidade de Licitação, Tomada de Preços e Concorrência por Técnica e Preço. Annual Variation on buying processes of common goods and services, by type of tender¹ – 2002 to 2008

12 ¹ Excluídas as seguintes modalidades: Dispensa de Licitação, Inexigibilidade de Licitação, Tomada de Preços e Concorrência por Técnica e Preço. Share on buying buying values of common goods and services, by type of tender¹ – Jan-Dec 2008

13 ¹ Excluídas as seguintes modalidades: Dispensa de Licitação, Inexigibilidade de Licitação, Tomada de Preços e Concorrência por Técnica e Preço. Annual Variation on buying values of common goods and services, by type of tender¹ – 2002 to 2008

14 ¹ No período de Janeiro a Dezembro. Annual Variation on number of buying processes and buying values from the Reverse Electronic Auction– 2005 to 2008¹

15 ¹ No período de Janeiro a Dezembro ² Em relação ao ano de 2005. Valores corrigidos pelo IPCA dessazonalizado (2008 = 1). Annual Variation on savings from the Reverse Electronic Auction – 2005 to 2008¹

16 ABC Curve on buying values of material groups from the Reverse Electonic Auction –2008

17 ABC Curve on buying values of services groups from the Reverse Electronic Auction – 2008

18 Numbers Providers335,000 Users66,000 Simultaneous users22,000 Downloads/year115,000 Byers Oficcers4,000 Goods195,000

19 BRAZIL – Public Procurement Nowadays: OECD Indicators

20 IndicadorMedido Comprasnet 2005 Comprasnet 2006 Comprasnet 2007 Comprasnet 2008 Limiar satisfatório (1) Divulgação das licitações e publicação dos resultados número de licitações (em %) em que os editais e os resultados são publicamente divulgados 100% 95% ou mais (2) Tempo para preparação das propostas número de dias entre a publicação do edital da concorrência e a abertura das propostas 13,24 dias13,8 dias13,46 dias13,51 dias 21 dias ou mais no caso de concorrências abertas, 10 dias ou mais em concorrências restritas e 3 dias ou mais no caso de tomada de preços (3) Tempo para exame das propostas número de dias entre a abertura das propostas e a publicação do resultado Não avaliado PE = 7,2 dias PP = 3,11 dias PE = 11,5 dias PP = 4,8 dias PE = 20,4 dias PP = 11,4 dias 90 dias ou menos (4) Participação de licitantes número médio de licitantes que apresentam propostas em cada licitação 4,20 PE = 12,2 PP = 4,22 Cotação = 7 PE = 14,39 PP = 3,30 Cotação = 8,49 PE = 14,24 PP = 3,15 Cotação = 8,28 5 propostas ou mais (calculadas como a média para a amostragem de transações) Indicadores de Desempenho

21 IndicadorMedido Comprasnet Mar/2006 Comprasnet 2006 Comprasnet 2007 Comprasnet 2008 Limiar satisfatório (5) Método de aquisição utilizado número de processos licitatórios que utilizem método menos competitivo do que o processo recomendado por lei para o valor estimado do contrato 0% 1% ou menos (6) Contratação direta percentual de contratos (por número e por valor) adjudicados com base em uma única fonte 3,69% (quantidade) 28,18% (valor) 24,72% (quantidade) 36,73% (valor) 25,80% (quantidade) 40,05% (valor) 26,56% (quantidade) 37,81% (valor) 10% ou menos do número de contratos e 5% ou menos do valor total dos contratos (7) Processos cancelados Percentual das licitações anuladas antes da assinatura do contrato 0,89%1,14%0,90%0,87%5% ou menos (8) Número de recursos proporção (em %) entre o número de recursos interpostos e o número de propostas 12,35%13,80%30,10%22,01% Não menos de 10% e não mais de 50% ¹ Devido a greve do SERPRO

22 Indicadores de Desempenho ¹ Devido a greve do SERPRO IndicadorMedido Comprasnet 2005 Comprasnet 2006 Comprasnet 2007 Comprasnet 2008 Limiar satisfatório (9) Tempo de resposta aos recursos número de dias entre a interposição e a resposta final aos recursos 5 dias13 dias18 dias17 dias21 dias ou menos (10) Resultados dos recursos percentual dos contratos com recomendação de adjudicação modificada devido a um recurso Não avaliado 5% ou menos (11) Pagamentos atrasados percentual de pagamentos efetuados com mais de 45 dias de atraso Não avaliado 10% ou menos (12) Acréscimo no valor do contrato percentual de acréscimos feitos ao valor final dos contratos devidos a modificações e emendas 50,42% (valor) 32,30% (valor) 8,06% (valor) ² 6,27% (valor) ² 15% ou menos (calculados como a média referente à amostra das transações)³ ² Eliminados os outliers ³ Refere-se ao ano de assinatura do contrato (considerados aditivos feitos até outubro/2008)

23 BRAZIL – Public Procurement Nowadays: STRUCTURE: Buying Bodies Auctioneer & Officers digital certification Main Body Staff Comunications structure outsourse development and operation (SERPRO) Solution costs

24 Systems – cronology: List of Providers Material Catalog Automatic Publication Automatic Commitment Other systems Integration Reverse Physical Auction Reverse Electronic Auction Price Registration System (Framework contracts) Preferential Treatment to small business (*) IDB and BIRF accept Comprasnet procurement BI

25 The process: Partial Reviews Investment in Technology Electronic Procurement Capacity Building Accountability Free use

26 The process: INCREMENTALISM: Physical x electronic Short List x Illustrative List (complexity) Capitals x Countryside Federal x Local Public Bodies x NGOs Optional x compulsory

27 Recent Advances: Outsourcing Contracts IT Contracts standardization Goods Standardization Voluntary Transference Management System New Goods Catalog Green Procurement

28 Perspectives: Standardization and Scale Electronic quotation for emergency procurement Changes in the Public Procurement Law:

29 Reverse Auction mandatory for lowest price; Reverse Auction for works under 3.4 millions; Use of IT in all types of tenders

30 Exchange of experience Other Spheres - demonstration effect and induction Other Countries

31 Lessons Learnes: “Pioneering pay a price” “It is not a PANACEA” “It is a incremental process”. “every journey begins with the first step.... but you must know the direction” Starting Difference made by people

32 Yes, you can! The secret is to start!

33 www.comprasnet.gov.br Thank you! CARLOS HENRIQUE DE AZEVEDO MOREIRA carlos.moreira@planejamento.gov.br

34 Rio de Janeiro - Brazil See you: World Cup 2014 & Games of the XXXI Olympiad 2016

35 Price Contracted, by Individuals and providers and year – 2002 to 2008

36 Share on buying items, by economic sectors and year – 2002 to 2008, Jan-Dec

37 Bought Items, by item type and year – 2002 to 2008

38 ABC curve of buying values, by material groups - 2008

39 ABC curve of buying values, by services groups – 2008