Treinamento Suprimentos 2016

Treinamento Suprimentos 2016

AGENDA Principal Atribuição Estrutura Overview Sistemas
Importância de uma área de Suprimentos / Objetivos da Área / Visão Macro Sistemas Tipos de Compras Classificação / Informações Gerais / Fluxo do processo Fase Contratual Tipos de Contratos / Fluxo do processo Passo a Passo para o preenchimento de requisições Dúvidas e Esclarecimentos

PRINCIPAL ATRIBUIÇÃO

Principal Atribuição A Gerência de Suprimentos é responsável por todas as compras de materiais e serviços com foco no cliente, garantindo qualidade, compliance nos processos, mitigando riscos e otimizando custos.

ESTRUTURA

Estrutura Suprimentos
Adriano Alvim Diretor de Operações Vânia Xavier Gerente de Suprimentos MRO Coordenador: Claudio Alves Diretos Coordenador: Em Contratação Indiretos Coordenadora: Karla Gallo Consideramos compras de MRO todas as compras de materiais e ou contratação de serviços que contemplam as seguintes categorias: Materiais de MRO (Manutenção Reparo e Operação) – Todas as categorias; Laboratório em Geral; Área Médica (PDI/ Pesquisa Clínica / BQV) CAPEX / Mobiliário / Projetos Contratos Engenharia Industrial Consideramos compras de Diretos todas as compras de materiais e ou contratação de serviços que contemplam as seguintes categorias: Matéria Prima Nacional; Matéria Prima Importada; Outsourcing; Importação; Embalagem; Consideramos compras de Indiretos todas as compras de materiais e ou contratação de serviços que contemplam as seguintes categorias: Marketing; Eventos Viagens e Convenções; Facilities; Frotas; Seguros; Transporte; TI; Telecom; Serviços Profissionais;

Estrutura - MRO MRO Coordenador: Claudio Alves MRO - Alex Pontuais
MRO - Lísia Implementar Catálogo LABORATÓRIO Ligia LABORATÓRIO (CATÁLOGO) ÁREA MÉDICA (Pontuais + Contratos) CAPEX e OBRAS Marcelo Lazaro CONTRATOS À Contratar Serviços Gerais (Exceto Projetos); Matl. Mecânica; Matl. Manutenção; Matl. Elétrico; Matl. Predial / Civil; Matl. Hidráulico; Matl. Descartável; Matl. Limpeza; Matl. Escritório; Matl. EPI; Matl. Cantina; Equipto. Restaurante; Matl. Ambulatório Serviços Gerais (Exceto Projetos); Matl. Mecânica; Matl. Manutenção; Matl. Elétrico; Matl. Predial / Civil; Matl. Hidráulico; Matl. Descartável; Matl. Limpeza; Matl. Escritório; Matl. EPI; Matl. Cantina; Equipto. Restaurante; Matl. Ambulatório Compras Pontuais Reagentes; Padrões Analíticos; Coluna Matl. Laboratório Área Médica Estudos Clínicos Estudos de BQV Estudos Dermocos Laboratório Central Serviços estatísticos Tradução Medicamento (Pesquisa) Laboratório Implementar Catálogo Reagentes; Padrões Analíticos; Coluna Matl. Laboratório Máq. Equip.Imp.; Máq. Equip. Nac.; Mobiliário; Serviços (Projetos); Divisórias; Todos os contratos da Engenharia Industrial: Contratos Facilities; Contratos Utilities; Contratos Manutenção Industrial

Coordenador: Karla Gallo
Estrutura - Indiretos Indiretos Coordenador: Karla Gallo Carolina Frias Marketing Danila Salvador Marketing Nádia Travaini Marketing Luciane de Jesus RH Leandro Telini TI Juciara Oliveira TI Lucene Medeiros TI Flavia Licastro Logística Gráficas Editoras Web Meeting Fee Médico Mídia Impressa Material PDV Agências Off Agências Online Agências Lançamento de Produto Vídeos Eventos Médicos Stand Buffet Brindes Viagens Corporativas Eventos Corporativo Reuniões Treinamento Comunicação e Responsabilidade Social Locação de Veículos Seguro Saúde Ticket Combustíveis Restaurante Cafeteria Previdência Segurança Outsourcing Fretados MO Temporária Correios Taxi Seguro de Vida Plano Odonto Tradução Ambulância Pontuais Hardware Pontuais Software Pontuais Serviços Pontuais Equipamentos em Geral Pontuais Infraestrutura de Redes Apoio Projetos TI Renovação Contratos: TI Telecom - Móvel - Fixa Infraestrutura Outsourcing: - Impressão - Tablets - Pagers - Recursos 3ºs Contratos TI Compras pontuais de TI Projetos TI Contratos Telecom Projetos Telecom Website Transportes Armazenagem Agente de Carga Despachante Aduaneiro SESMA Courier (CAC) Courier (Médica) Gerenciamento de Riscos Inteligência de mercado

Coordenador: Em Contratação
Estrutura - Diretos Diretos Coordenador: Em Contratação Gisele Macedo Assist. ADM MP Importada Outsourcing Farma e Alimento Outsourcing Dermocosmético Sourcing MP Nacional Alysson Samantha Carla Daniele Valéria Euberton Danilo Guilherme Muriel Vladia Guilherme

OVERVIEW

Overview – Importância da área de Suprimentos
A área de Suprimentos tem o grande desafio de se fazer cada vez mais com menos; Diante de contratações e projetos tão desafiadores, nos especializamos para estar atuação cada vez mais estratégica. É exatamente esta atuação que queremos fortalecer na companhia; Com experiência em metodologias de Sourcing e Strategic Sourcing, permitir que o cliente interno tome a melhor decisão no momento de selecionar um fornecedor, garantindo qualidade e compliance nos processos;

Overview – Objetivos da Área de Suprimentos
Foco no Cliente: Estar mais perto do cliente interno entendendo sua real necessidade; Facilitar de forma estratégica, liberando as áreas do que é expertise de Suprimentos; Treinar nossos clientes internos, permitindo que tenham acesso a importância da área de Suprimentos; Foco em resultado: Desenvolver novos fornecedores com melhores condições comerciais mantendo a qualidade dos serviços prestados; Desafiar os nossos modelos de contratações buscando inovações no mercado; Atuar de forma estratégica nas negociações garantindo o crescimento contínuo dos resultados; Buscar melhoria contínua em nossos processos; Ter maior atuação em todas as compras da companhia ampliando os nossos resultados;

Overview – Visão Geral Atuação Interna – Tipos de compras: Processos:
Compra padrão pontual Compras por contrato Compra fornecedor exclusivo Compra emergencial Atuação Mercado Fornecedor: Benchmarking Avaliação e desenvolvimento de mercado fornecedor Desenvolvimento de novos fornecedores Gestão de fornecedores (SRM) Processos: Avaliação do escopo técnico (demanda) e definição do tipo de compra Negociações via portal e-commerce ao mercado Formalização de contratos; Gestão de assinaturas internas e externas; Gestão física dos contratos Report para auditoria Gestão de documentação de residentes Gestão de contratos

SISTEMAS

Sistemas Simplesmente Use SAP
E-commerce Utilizado para abertura de requisições de compras de materiais e serviços pontuais; Inclusão de requisição para solicitação de contratos para materiais e serviços; Inclusão de requisição de pagamento de compras diretas. (Casos específicos) Simplesmente Use Sistema utilizado para Gestão de contratos; SAP Sistema utilizado para aprovação dos documentos de compras relacionados a compra de materiais, prestação de serviços e pagamentos de acordo com alçada de aprovação ; Nota: Manual do e-commerce esta publicado no portal em: Documentos corporativos Outros Documentos Manuais SAP Manual de requisição de compra

Tipos de Compras - Classificação
Compra padrão pontual – Também conhecido por Cotações SPOT Compras de materiais e/ou contratações de serviços com datas definidas de recebimento ou conclusão do serviço, de qualquer valor para todas as unidades de negócio, realizadas obrigatoriamente pela área de Suprimentos. Compras por contrato – Sourcing e Strategic Sourcing Fazem parte deste tipo de compras aquelas contratações de média a alta complexidade e com regularidade que necessitam de um processo de concorrência estruturado. (RFP) Este tipo de compra considera a necessidade da elaboração de um contrato e ou CGF, desta forma, a área inicia o processo através de uma Solicitação de Contrato. Neste cenário, só teremos pedido de compras no momento que forem lançar requisições de pagamentos.

TIPOS DE COMPRA

Tipos de Compras – Classificação Política de Compras
Compra fornecedor exclusivo São as compras relativas a fornecedores representantes de produtos importados de uso específico, fabricantes, detentores de patentes de produtos, materiais com reprodução não autorizada (copyright), marca registrada, segredo/inovações de mercado (trade secrets), direitos autorais e direitos de marca, propriedade intelectual, ou ainda, quando equipamentos ou processos de propriedade da Aché requeiram especificamente um fornecedor para suas partes ou insumos. Compra Emergencial Qualquer necessidade de compra emergencial, ou seja, aquela que não poderá ser feita no prazo e nas regras acordadas na política. Deverá ser aprovada por pelo Diretor da área requisitante.

Compra por catálogo Compras de materiais que possuem disponibilidade de catálogo no sistema SRM por ter tido negociação prévia por Suprimentos: definindo itens, preços e demais condições de fornecimento. A vantagem deste tipo de compra é otimizar os processos, trazendo maior flexibilidade para o cliente interno. Compra de materiais diretos São as compras de materiais produtivos que interferem diretamente no processo fabril: Matéria prima Material de Embalagens

Compra delegada São as compras realizadas diretamente pela área Solicitante, sem o envolvimento da área de Suprimentos: Acordos de convênio com universidades; Assessoria governamental; Assinatura de periódicos, jornais e revistas; Centros de Pesquisa Clínica (Patrocínio de Estudo Clínico); Contratação de Speakers (Médico palestrante); Contratação de serviços para a área de PDI; Cursos / treinamentos individuais; Financeiro (Bancos, BNDES, etc); Honorários advocatícios;

Informações Gerais - Conceitos Política de Compras
Benchmarking Processo contínuo de comparação de produtos, serviços e práticas empresariais entre os mais fortes concorrentes ou empresas reconhecidas como Líderes. Geralmente utilizado para pesquisa de mercado que permite realizar comparações de processos e práticas "companhia-a-companhia" para identificar o melhor do melhor e alcançar um nível de superioridade ou vantagem competitiva. Avaliação e desenvolvimento de Atuais/Novos Fornecedores Obter informações do mercado, buscando o que há de melhor na compra e ou contratação de um determinado material ou serviço. Utilizamos metodologia de Sourcing e Strategic Sourcing para avaliar o mercado fornecedor e juntamente com as áreas envolvidas aprovar tecnicamente visando reter bons fornecedores e desenvolver potenciais.

Informações Gerais - Conceitos Política de Compras
Gestão de Fornecedores (SRM) A área de Suprimentos constantemente avalia seus fornecedores do ponto de vista comercial e recebe feedback da área requisitante quanto ao desempenho da prestação de serviços. Visitas são realizadas em conjunto com a área requisitante e garantia da qualidade visando mitigar os riscos da contratação bem como estar mais próximo da operação. Avaliação do escopo técnico (demanda) e definição do tipo de compra A área de Suprimentos avalia juntamente com a área requisitante em qual tipo de compra melhor se enquadra cada necessidade com o objetivo de melhor atender a necessidade da companhia mitigando riscos.

Informações Gerais Negociações via portal e-commerce ao mercado
A área de Suprimentos realiza as negociações das compras/contratações pontuais através de uma ferramenta eletrônica (e-commerce) efetivando todo o processo de cotação/negociação junto ao mercado. Formalização de Contratos A área de Suprimentos realiza a interface entre o departamento jurídico vs. fornecedor vs. cliente interno no processo de contratação. Concluída a etapa acima, a área de Suprimentos formaliza o contrato com os dados técnicos e comerciais do processo. Gestão de assinaturas internas e externas Gerencia as assinaturas internas e externas concluindo o cadastro e inclusão de verba no sistema ERP (SAP) para pagamento.

Informações Gerais Gestão Física dos contratos e Report para Auditoria
A área de Suprimentos realiza a gestão física dos contratos, reportando as informações quando solicitadas pela auditoria. Os gestores possuem acesso ao sistema Simplesmente Use para gerir seus contratos com visualização dos documentos e recebimento de notificações sobre vencimento das vigências. Gestão da Documentação de residentes A área de Suprimentos recebe/arquiva mensalmente a documentação de todos os residentes que trabalham nas plantas Aché e Biosintética. O envio desta documentação mensal é mandatória conforme cláusula contratual. O gestor do contrato deve posicionar a área de Suprimentos quando realizar uma contratação que envolva residentes e gerenciar o envio mensal desta documentação conforme estipulado em contrato. Gestão de contratos A área de Suprimentos realiza a gestão comercial e o gestor do contrato a anuência da realização dos serviços bem como dos pagamentos. Quando necessário, atuam em conjunto nas ações preventivas e ou corretivas quando necessário junto ao fornecedor. A área de Suprimentos gera Dashboard para a diretoria/gestores informando a posição de contratos ativos vs. vencidos vs. à vencer com plano de ação para atuação.

Tipos de Compras – Materiais – Spot – Baixa Complexidade
Abrir requisição de compras com o detalhamento do material Requisitante Iniciar cotação Enviar para aprovação Suprimentos Submete e acompanha as aprovações Negociação final Gerar pedido de compras e aprovar SAP Alinhar entrega com fornecedor Gerenciar entrega São todas as compras pontuais de materiais de baixa complexidade que necessitam de cotações simples; Notas: O comprador deve ser envolvido no momento que surgir a necessidade da compra; A área requisitante pode indicar fornecedores potenciais através do campo de mensagem ao comprador da requisição; A área requisitante deverá indicar os dados do fornecedor e proposta budget (quando houver) no campo mensagem ao comprador; A área requisitante não deve negociar diretamente com o fornecedor sem o envolvimento de Suprimentos; A área requisitante não deve contatar o fornecedor e passar a sua posição na cotação antes da aprovação de Suprimentos; A área requisitante deverá cadastrar o fornecedor quando o mesmo não for cadastrado e quiser indicar para o processo; A área requisitante deverá acompanhar a entrega do material e ou serviço com o fornecedor selecionado.

Tipos de Compras – Serviços – Spot – Baixa Complexidade
Abrir requisição e-commerce com o detalhamento do escopo técnico do serviço Requisitante Iniciar cotação; Receber propostas e envia cotação para aprovação; Suprimentos Análise Técnica das propostas quando necessário Negociação final Gerar pedido de compras e aprovar SAP Alinhar prazo de início da prestação de serviço; Gerenciar os pagamentos; Gerencia o envio das NF-e ao recebimento Nota: Consideramos compra SPOT de Serviços, todas as contratações de: Baixa complexidade; Curto prazo de execução; Não apresentem risco para a companhia; Suprimentos verificará a necessidade da contratação versus nível de complexidade definindo o tipo de compra com a área requisitante.

Fluxo - Compras de Materiais e (ou) Serviços – Contrato
Sourcing e Strategic Sourcing São todas as compras de materiais e serviços pontual ou recorrente que necessitam de um contrato e ou CGF. Requisitante Abrir Solicitação de contrato no sistema E-commerce e PI quando tartar-se de investimento contendo o valor do budget/orçamento aprovado pelo período total a ser contratado; Acompanhar aprovação da solicitação de contrato e PI; Elaborar Escopo Técnico (Envolver SESMA) com a necessidade da contratação; Indicar fornecedores potenciais. Suprimentos Elaborar Cronograma; Validar conteúdo da RFP com requisitante; Anexar documentação à RFP (*) , minuta, templates, etc; Realizar Benchmarking; Desafiar modelos de contratação; Validar fornecedores potenciais; Convidar fornecedores validados; Receber propostas técnicas, comerciais e documentação; Realizar abertura das propostas na presença do coordenador/comprador; Realizar análise técnica das propostas; Realizar ranking técnico, recomendando fornecedores tecnicamente capazes de seguir para negociação comercial final; Realizar visitas técnicas quando necessário; Equalizar proposta comercial; Validar a equalização técnica; Realizar visitas quando necessário; Solicitar revisão de propostas quando necessário; Realizar negociação comercial final; Apresentar resultados comerciais finais para área; Iniciar elaboração do contrato e ou CGF juntamente com o jurídico/ área requisitante / fornecedor vencedor;

FASE CONTRATUAL

Tipos de Contratos – Classificação Política de Compras
CGF – Condição Geral de Fornecimento São as compras de materiais e ou serviços de baixíssima complexidade e curto espaço de tempo no qual utilizamos uma minuta padrão elaborada por nosso departamento jurídico com o objetivo de agilizar o processo de contratação. Contrato São as compras de materiais e ou serviços de baixa, média ou alta complexidade, podendo ser em curto, médio ou longo prazo, no entanto, em virtude do impacto para a cia. opta-se pelo envolvimento do departamento jurídico para a elaboração de uma minuta de contrato que nos traga mais garantias, mitigando riscos.

Fluxo do processo – Elaboração de Contratos - Atuação Jurídico
Neste cenário, consideramos as fases necessárias para a realização de um contrato com o envolvimento do departamento jurídico após a conclusão do processo de concorrência. Requisitante Enviar nº da Solicitação de contratos aprovada para a contratação do serviço ou equipamento para Suprimentos; Enviar nº da PI do projeto aprovada para Suprimentos ; Suprimentos Preencher o Formulário de Resumo de Contrato com todos os dados da contratação; Validar o conteúdo do Resumo de Contrato; Abrir processo de solicitação de contratos no sistema simplesmente Use; Informar o número do processo aberto no sistema simplesmente use à área requisitante para acompanhamento do processo de elaboração do contrato; Jurídico Analisar a documentação recebida via Simplesmente Use; Enviar todas as dúvidas e questionamentos para Suprimentos quando houver; Enviar minuta contratual final para validação da área requisitante e fornecedor; Emitir o contrato físico para formalização e assinaturas após aprovação final; Validar com fornecedor e área requisitante os questionamentos do jurídico; Receber o contrato físico, anexar toda a documentação da concorrência, etc; Encaminhar para assinatura; Enviar o contrato para o fornecedor; Cadastrar o contrato no sistema simplesmente use e liberar verba no SAP para aprovação; Acompanhar aprovação hierarquia de Suprimentos no SAP Acompanhar a assinatura do gestor e diretor de sua área; Devolver o contrato para Suprimentos; Validar a prestação de serviços e gerenciar os pagamentos através de requisições de compras vinculadas as verbas dos contratos e ou PI; Gerenciar a vigência e nível de serviço do contrato, sendo responsável por submeter para Suprimentos as solicitações de renovação quando necessário e ou início de processo de concorrência;

Fase Contratual – CGF – Sem atuação Jurídico
Neste cenário, consideramos as fases necessárias para a realização de uma CGF, documento este que não requer o envolvimento do departamento jurídico. Requisitante Enviar o número da Solicitação de contratos aprovada para Suprimentos; Enviar o número da PI aprovada se houver para Suprimentos. Suprimentos Validar o conteúdo da Capa Resumo; Elaborar a CGF com a necessidade da contratação e solicitar validação da área requisitante e fornecedor; Encaminhar para assinaturas; Acompanhar as assinaturas do departamento; Encaminhar para o fornecedor após assinaturas internas; Cadastrar contrato no sistema Simplesmente Use e liberar verba no SAP para aprovação; Acompanhar aprovações no SAP da verba total do contrato e manter arquivo físico do contrato. Gerenciar o início das atividade com o fornecedor contratado; Gerenciar os pagamentos conforme acordado em contrato; Abrir requisições e-commerce para pagamentos; Gerenciar a vigência do contrato, sendo responsável por submeter para Suprimentos as solicitações de renovação quando necessário e ou início de processo de concorrência;

PASSO A PASSO PARA O PREENCHIMENTO DE REQUISIÇÃO

Passo a Passo - Abertura de Requisição Material- Pontual
Seguem os passos para abertura das requisições de compras no sistema e-commerce: Data Necessidade: Preencher com a data real que necessita receber o material. Esta informação vai no pedido de compras sendo muito importante o preenchimento correto. Prioridade: Selecionar se a prioridade é normal ou urgente. Nome ou Código: Para materiais que necessitam de entrada no estoque é obrigatória a utilização de material codificado. Caso não exista, o requisitante deverá solicitar a criação do respeito item, devidamente codificado, antes da abertura da requisição Descrição Complementar: próximo slide Quantidade: informar quantidade necessária

Passo a Passo - Abertura de Requisição Material
Importante: Esta função esta habilitada somente para os requisitantes da área de Marketing Operador Logísitco: Este campo deve ser selecionado quando se tratar de Itens promocionais onde as entregas tenham que ocorrer no Operador Logístico da cia. Notas: No momento da abertura da requisição, se este campo Operador Logístico não estiver disponível, entrar em contato imediatamente com a área de TI via Service Desk. Não abrir a requisição sem este campo preenchido para materiais que tenham que entrar no Operador Logistico

Descrição Complementar: Campo obrigatório a ser preenchido com todos os detalhes do material e ou escopo do serviço uma vez que é exatamente este campo que o fornecedor visualiza no momento de realizar o preenchimento das cotações. Ex: marca, modelo, especificações técnicas, gravação de logo, etc;. Ressaltando que todos os fornecedores participantes devem receber exatamente a mesma informação; Começar o texto repetindo o que foi colocado no campo descrição do item e acrescentar as seguintes informações mínimas necessárias: Materiais Gerais: características técnicas (quando houver), part number (quando houver), gravação de logo (quando necessário), marcas (quando necessário), fabricantes (quando necessário), modelos (quando necessário), unidades de medidas, etc Materiais Impressos: Itens para preenchimento no campo de descrição complementar: Formato aberto, formato fechado, tipo de papel, número de lâminas, capa e miolo, número de cores, dobras, refile, corte e vinco, laminação, verniz, blocagem, hot stamping, hot melt, shrink, pontos de cola, faca especial e cintamento que esteja fora do padrão exigido pela Cia. 20 unidades.

Descrição Complementar: Materiais Editoriais (Sem direito autoral, ou seja, podemos imprimir em nossas gráficas): Neste caso, ser aberto duas linhas para a mesma requisição, sendo uma para serviço (especificação do conteúdo) e outra para material (especificação do material impresso) Materiais Editoriais (Com direito autoral, ou seja, NÃO podemos imprimir em nossas gráficas): Neste caso, Informar todas as especificações técnicas exigidas em materiais impressos e na requisição de serviço autoral, informar formato do material com número de páginas, revisão e coordenação e destacar o nome do médico quando já estiver definido pela área e o valor do fee a ser pago pelo serviço profissional contratado. Brindes: todas as requisições abertas deverão conter as especificações detalhadas da necessidade do material, como: formato, medidas, tipo de material, acabamento, cor do material, personalização (quantidades de cores, se frente e verso, etc) ou se não possui, voltagem quando tratar-se de eletroeletrônico. É obrigatório o envio por de uma foto do brinde sugerido e ou imagem referencial do que foi aprovado para disponibilizarmos ao mercado fornecedor compondo a especificação técnica do material, mitigando riscos do processo de cotação (comparações erradas de preço em virtude de materiais distintos); Nunca colocar no campo descrição complementar o nome do fornecedor, uma vez que o mesmo não deve saber do direcionamento; Deixar explícito que “Deverá estar incluso no preço a entrega do material em nossas dependências”.

Descrição Complementar: (dicas importantes) Tem alguns casos de compra de equipamentos que por questões técnicas determina-se um fabricante mas vocês não querem que ele saiba neste momento pois ele pode aumentar o preço e mesmo que consultando o canal distribuidor caso tenha, corremos o risco de não termos boa negociação, neste caso, alinhar com o comprador antes de abrir a requisição, não informar o fabricante no campo descrição complementar, colocar no campo mensagem ao comprador. É importante colocar na descrição complementar que o fornecedor deverá entregar o material aos cuidados de XX no ramal XX plataforma XXX prédio XXX quando forem áreas de difícil localização e risco de perda do material, no entanto, não é obrigatório, é uma dica para facilitar a entrega e mitigar possíveis atrasos por perdas sinalizados nos treinamentos. Quando uma determinada marca não puder ser cotada, favor deixar explícito no campo descrição complementar para que nenhum fornecedor considere e não seja prejudicado; Quando um material esta cadastrado com um fabricante e você não tem preferência por fabricante mas sim menor preço, é necessário cadastrar um novo código de material sem marca para não distorcer a compra daquele item que tem sido comprado de marca específica. (Não se aplica para itens promocionais)

Campos: Fornecimento, Aprovador/Recebimento e Comprador Fornecedor: campo visualizado pelo fornecedor, no entanto, não sai no pedido de compras. Pode ser utilizado para informar algo aos fornecedores porém, não nos assegura no pedido de compras. Aprovador/ Recebimento: campo em que a área requisitante pode colocar as informações que ela gostaria que os aprovadores tivessem acesso, sugerimos, quando tratar-se de compras que necessitam de justificativas serem preenchidos este campo e o campo do comprador. Este campo é visualizado somente pelos aprovadores internos Aché. Comprador: campo utilizado para contato com o comprador, indicar fornecedores, justificar processo, documentar histórico de contratações, evidencia de contratações anteriores, etc. Este campo é visualizado somente pelo comprador.

Passo a Passo - Abertura de Requisição Prestação de Serviços - Pontual
Devemos abrir como requisição pontual quando tratar-se de serviços de baixa complexidade, por curto prazo, baixa complexidade conforme “Tipo de Compra - Serviços – Spot – Baixa Complexidade” Data Necessidade: Preencher com a data real que necessita receber o material. Esta informação vai no pedido de compras sendo muito importante o preenchimento correto. Prioridade: Selecionar se a prioridade é normal ou urgente. Descrição: Colocar uma descrição resumida pois este campo só aceita 40 caracteres. Exemplo 1: Manutenção Ar Condicionado Exemplo 2: Descrição do código do material cadastrado no SIM

Devemos abrir como requisição pontual quando tratar-se de serviços de baixa complexidade, por curto prazo, baixa complexidade conforme “Tipo de Compra - Serviços – Spot – Baixa Complexidade” Descrição Complementar: Este campo precisa estar o mais detalhado possível para que todos os fornecedores tenham a mesma oportunidade e ou consigam cotar. Unidade: Colocar UA (Unidade de Atividade) por tratar-se de serviço Grupo de Mercadoria: Identificar o grupo de mercadoria correspondente a categoria de serviços a ser contratada Comprador: O sistema trará automático Quantidade: Normalmente é 01 mas quando tratar-se de mais de um serviço recomendo fazerem notas fiscais separadas.

Como Preencher o Campo Descrição Complementar da Requisição quando queremos contratar um serviços ? Quais informações devo colocar? O que não devo colocar? Quais cuidados devo ter? É muito importante iniciar o preenchimento deste campo pensando que o fornecedor que irá ler e responder a esta solicitação de cotação, precisa entender a sua necessidade, desta forma, recomendamos, que o texto comece de forma clara, transparente e objetiva; Escopo técnico de Serviço: nada mais é do que os detalhes da necessidade de uma prestação de serviços, no próximo slide, tentaremos ajudá-los a elucidar o que compõe um escopo, lembrando que dependendo da necessidade técnica de cada serviço pode variar a necessidade ou não de mais informações, caberá aos técnicos de cada área requisitante fazer esta avaliação antes de abrir as requisições de compras/elaborar o escopo técnico a ser enviado ao mercado; Quando o escopo técnico é muito extenso, recomendamos que no campo descrição complementar da requisição seja colocado de forma resumida, porém clara, mas que fique explícito no campo descrição complementar que o escopo detalhado será enviado por pelo comprador responsável. Como sugestão para descrição de escopo quando for extenso, sugerimos 3 modelos (ERU - Especificação Requisitos de Usuários / Escopo Técnico / Descritivo dos Serviços e Exigências Técnicas), ambos em anexo. No entanto, além dos 3 modelos, no próximo slide apresentamos uma estrutura de tópicos que poderão servir de guia para elaboração de escopo técnico de serviço.

Escopo Técnico: (Informações mínimas necessárias para uma contratação de serviços) Descrição detalhada do serviço desejado (atividades a serem realizadas, equipamentos/bens do Aché que eventualmente serão objeto dos serviços, etc.) Exemplo: Manutenção de equipamentos por exemplo, informar quais são os equipamentos, marca, modelo, quantidade, capacidade dos equipamentos, todas as informações técnicas que forem relevantes para o fornecedor; Local: da prestação de serviços, se será nas dependências do Aché ou Bio ou no fornecedor, se o mesmo precisa vir retirar o equipamento ou se será enviado para o mesmo; Responsabilidades das partes (Aché X Fornecedor); Necessidade de visita técnica para orçamento; Em qual horário o serviço deverá ser prestado, se durante horário comercial ou a noite, isto porque impacta diretamente no custo do fornecedor se for a noite por conta de adicional noturno, entre outros custos; Deixar explícito que o fornecedor deverá considerar que a alimentação, hospedagem e deslocamento deverá estar incluso no preço apresentado; Normas Reguladoras e legislação a serem observadas; Documentos que o fornecedor deverá apresentar: ART – Anotação de Responsabilidade Técnica, certificação e treinamento de técnicos, documentos relacionados com Saúde, Segurança e Meio ambiente (verificar junto a SESMA), etc.;

Escopo - (Informações mínimas necessárias para uma contratação de serviços) Deixar explícito que o fornecedor deverá considerar somente profissionais CLT para o Aché devendo nos avisar durante o processo de concorrência quando não for para que possamos avaliar o risco da contratação; Deixar explícito que deverá considerar profissionais qualificados tecnicamente para a necessidade ora contratada e que a responsabilidade sobre os mesmos será da empresa contratada; Deixar explícito a metodologia de trabalho empregada na proposta técnica e comercial e que as mesmas deverão ser enviadas por para o comprador responsável do processo; Deixar explícito no escopo se o Aché fornecerá recursos ou não para realização dos serviços, tais como mão de obra auxiliar, ferramentas, materiais, etc., ou se o fornecedor deverá considerar em seu preço; Deixar explícito a necessidade ou não de funcionários do fornecedor estarem uniformizados, quando da realização de serviços em nossas dependência, portando ou não crachá de identificação; Deixar explícito que deverá ser informado na proposta comercial o valor hora homem para eventual necessidade de realização de trabalhos em horários extraordinários; Deixar explícito a necessidade ou não de elaboração de cronograma das atividades, prazos e responsabilidades da prestação de serviços;

Escopo - (Informações mínimas necessárias para uma contratação de serviços) Deixar explícito que deverão considerar o pagamento sempre após a conclusão da prestação de serviços com prazo de pagamento a ser negociado por Suprimentos; Deixar explícito a necessidade de o fornecedor informar os principais clientes nas quais já presta serviços, com nome e telefone de contato, como referências para consulta do requisitante; Para os casos em que são solicitados orçamentos de reparo de peças, deixar explícito ao fornecedor que o mesmo irá enviar o orçamento devendo aguardar análise e aprovação do Aché para iniciar a prestação de serviços; Importante: Quando tratar-se de um escopo extenso para não surgir dúvida, do que escrever como “descrição resumida” no campo descrição complementar, sugerimos sempre colocar as informações mais relevantes como as grifas “preto” nos slides 35 e 36 não esquecendo de deixar explícito que o escopo técnico será enviado por pelo comprador responsável; Quando for casos em que vocês já enviaram a peça ao fornecedor para orçamento, deixar explícito no campo descrição complementar que o fornecedor deverá enviar orçamento para aprovação do Aché antes de iniciar a execução do serviço; Informar ainda, se a devolução do equipamento que ficou para conserto deverá ser considerado no preço ou se o Aché irá retirar. Nunca colocar no campo descrição complementar o nome do fornecedor, uma vez que o mesmo não deve saber do direcionamento, bem como outras informações de ordem interna e/ou informações que o fornecedor não possa saber, pois este campo é visualizado pelo mesmo, o campo descrição complementar trata-se de um campo de preenchimento obrigatório.

Devemos abrir como requisição pontual quando tratar-se de serviços de baixa complexidade, por curto prazo, baixa complexidade conforme “Tipo de Compra - Serviços – Spot – Baixa Complexidade” Fornecedor: campo visualizado pelo fornecedor, no entanto, não sai no pedido de compras. Pode ser utilizado para informar algo aos fornecedores porém, não nos assegura no pedido de compras. Aprovador/ Recebimento: campo em que a área requisitante pode colocar as informações que ela gostaria que os aprovadores tivessem acesso, sugerimos, quando tratar-se de compras que necessitam de justificativas serem preenchidos este campo e o campo do comprador. Este campo é visualizado somente pelos aprovadores internos Aché. Comprador: campo utilizado para contato com o comprador, indicar fornecedores, justificar processo, documentar histórico de contratações, evidencia de contratações anteriores, etc. Este campo é visualizado somente pelo comprador.

Passo a Passo – Requisição Pontual Material e Serviço - Dicas
Código de material: Para materiais que necessitam de entrada no estoque é obrigatório o requisitante solicitar a codificação antes da abertura da requisição. Divergências entre o código de material mencionado no pedido de compras e o disponibilizado ao fornecedor irá ocasionar a recusa do material por parte do recebimento. Tempo de aprovação: demora no processo de aprovação iniciado pelo emissor da requisição resultando em atraso no atendimento / perda do preço negociado com o fornecedor e disponibilidade de estoque; Campo Preço da requisição: No campo preço, a área requisitante não deve colocar o valor que pretende pagar, colocar sempre o valor de centavos e ou 1,00 somente para seguir. Toda e qualquer informação para o comprador, deverá ser colocada no campo mensagem; Apresentação de RFP/Briefing/Alinhamento de Escopo: Todos os fornecedores participantes devem receber exatamente a mesma informação conforme RFP; Atuação de Suprimentos: A área de Suprimentos sempre irá recomendar o menor preço, caso o requisitante não concorde com a escolha, o mesmo deverá rejeitar a requisição enviada para aprovação com a justificativa de qual fornecedor deve ser selecionado e o porque e suprimentos irá selecionar o justificado deixando registrado no sistema a decisão seguindo para aprovação; A área requisitante, não deve falar sobre a posição do fornecedor no processo até o número de pedido de compras ser gerado, para não impactar na negociação de compras; O pedido de compras será gerado automaticamente após aceite do fornecedor na negociação final realizada.

Passo a Passo – Requisição Pontual Material e Serviço - Dicas
Campo Mensagem ao Comprador Neste campo a área requisitante deve colocar todas as informações que contribuam para o comprador, indicação de fornecedores, explicações sobre fornecedores fabricantes e ou homologados, validados tecnicamente, etc. Compras de Fonte Exclusiva – Requisitante deverá justificar o motivo da exclusividade e indicar os dados do fornecedor; Compra de Fonte Emergencial – Requisitante deverá informar a justificativa da urgência informando que foi enviado para o gestor com o diretor imediato em cópia. Restrição de Fornecimento: Requisitante deverá informar a justificativa de fornecedores com restrição de fornecimento por questões técnicas; Compra Fonte Direcionada: Para os itens comprados pela área industrial que necessitem de homologação técnica para fornecimento e que não podem deixar de ser comprados por conta do risco para a operação, a área requisitante deverá justificar o processo necessário de homologação, bem como qual o plano de ação para desenvolvimento de novos fornecedores. (aplicável somente para área industrial) Campo Mensagem ao Aprovador / Recebimento Campo Mensagem ao Aprovador/Recebimento: Neste campo a área requisitante deve colocar a informação referente ao orçamento aprovado para realização da compra e ou contratação desejada para que Suprimentos dê continuidade ao processo de cotação do material ou serviço.

Pontos de Atenção - Contratações Não Compliance
Exemplos de compras e contratações não compliances e ações: São aquelas que não estão de acordo com a política vigente da cia. e que necessitam de previa anuência da diretoria da área para abertura de requisição de pagamento no sistema e-commerce, colocando no campo mensagem ao comprador que houve a anuência por para a realização do pagamento. Fracionamento de compras para diminuição de alçadas de aprovação também é considerado uma ação não compliance na cia., sendo estas pontuadas e frequentemente mapeadas pela área de auditoria uma vez que representam perda de negociação para a cia.

Passo a Passo - Abertura de Solicitação de Contratos
Seguem os passos para abertura das solicitações de contratos para aprovação de verba de novas contratações, renovações contratuais e ou aumentos de verba. Data inicial do contrato: Nova Contratação: Preencher com o período necessário para a contratação conforme orçamento aprovado; Renovação de Contrato: Preencher com o novo período contratual Categoria: Informar se trata-se de serviços ou material, lembrando que podemos ter uma solicitação de contratos com duas linhas. Descrição Complementar: Neste campo é muito importante o maior detalhamento possível da necessidade da contratação, pontos importantes considerando que a hierarquia da área irá aprovar e precisa ter visibilidade da contratação para aprovação da verba Notas: A área requisitante deve abrir a solicitação de contratos com o orçamento que possui aprovado e acompanhar o fluxo de aprovação, lembrando que somente após esta etapa concluída inicia o processo em Suprimentos

Documentos ERU – Especificação Requisitos de Usuários Escopo Técnico Descritivo dos Serviços e Exigências Técnicas Política de Compras Vigente

Documentos Procedimento de Contratação de Agências Off Line Procedimento de Contratação de Vídeos

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