WORKSHOP REGIONAL. PROGRAMAÇÃO MANHÃ | EXPOSIÇÃO  Recursos SAJ e produtividade  Impacto do uso recomendado TARDE | OFICINA  Como implantar as boas.

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1 WORKSHOP REGIONAL

2 PROGRAMAÇÃO MANHÃ | EXPOSIÇÃO  Recursos SAJ e produtividade  Impacto do uso recomendado TARDE | OFICINA  Como implantar as boas práticas

3 O QUE NOS MOTIVOU?EXECUÇÃO SOLUÇÃO Produtividade X uso do SAJ Conscientizar & capacitar Workshops & reciclagens EVIDÊNCIA INVESTIGAÇÃO Funcionalidades mais impactantes IDENTIFICAÇÃO Melhores práticas

4 1)Mapear o macro-funcionamento do cartório 2)Elaborar diagnóstico sobre o uso de recursos e funcionalidades críticas 3)Identificar e quantificar potencial de ganhos em produtividade 4)Capacitar unidade, de forma customizada, em linha com diagnóstico e oportunidades de ganhos POR QUE APLICAR A MELHOR PRÁTICA? É O JEITO CERTO É MAIS RÁPIDO CAUSA MENOS ESTRESSE PASSO A BOLA REDONDA PARA O COLEGA MELHORA MINHA PRODUÇÃO E A DA VARA

5 CATÁLOGO DE FUNCIONALIDADES Maior impacto na produtividade da vara (boa produtividade e taxa de congestionamento), observada por meio de diagnóstico in loco, projetos piloto e extrações de dados das bases estatísticas do sistema.

6 PUBLICAÇÃO E CERTIFICAÇÃO EM LOTE 1

7 Publicação e certificação em lote

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9 Importância Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Publicação e certificação em lote IMPORTÂNCIA Publicação em lote pelo fluxo de trabalho. Certificação em lote fora do fluxo de trabalho. !

10 NÃO RECOMENDADO Incluir e certificar processos de forma unitária. Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Publicação e certificação em lote 10 segundos por procedimento

11 RECOMENDADO Selecionar todos os processos na fila “Encaminhar para publicação”, emitir relação e enviar para o DJE. Selecionar todos os processos na tela de certificação de publicação, salvar e certificar. Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Publicação e certificação em lote 20 segundos para 100 processos. 2 segundos por processo

12 Publicação e certificação em lote 15 h ECONOMIA DE TEMPO

13 ARQUIVAMENTO E GERAÇÃO DE CERTIDÕES EM LOTE (FÍSICO) 2

14 Importância Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Arquivamento e geração de certidões em lote (físico) IMPORTÂNCIA Ganho de velocidade no arquivamento e na emissão de certidões. !

15 NÃO RECOMENDADO Incluir individualmente processos nos pacotes de arquivamento. Emitir individualmente certidões para cada processo baixado. Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Arquivamento e geração de certidões em lote (físico) 13 minutos por processos

16 RECOMENDADO Incluir os processos em lote nos pacotes de arquivamento. Emitir as certidões também em lote. Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Arquivamento e geração de certidões em lote (físico) 2,4 minutos por processo

17 Arquivamento e geração de certidões em lote (físico) 15 h ECONOMIA DE TEMPO

18 PAUTA DE AUDIÊNCIA 3

19 Pauta de Audiência

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21 IMPORTÂNCIA Implica maior controle para o conjunto do cartório e economia de tempo. !

22 NÃO RECOMENDADO Usar uma forma de controle fora do sistema (agenda física), implicando perda de tempo. Pauta de Audiência 6 minutos por audiência

23 RECOMENDADO Ganhar tempo controlando 100% das audiências pela funcionalidade de pauta de audiências. Pauta de Audiência 3,5 minutos por audiência

24 Pauta de Audiência 5h5h ECONOMIA DE TEMPO

25 CONFIGURAÇÃO DE COLUNAS E OBSERVAÇÃO 4

26 Configuração de colunas e observação

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28 Importância Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Configuração de colunas e observação IMPORTÂNCIA Elimina a necessidade de acesso ao processo para buscar informações ou executar ações. !

29 NÃO RECOMENDADO Não usar a coluna de observações ou usar fora do padrão, impedindo o uso dos filtros. Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Configuração de colunas e observação Visualiza autos sempre que necessita buscar informações do processo.

30 RECOMENDADO Configurar corretamente o estilo de visualização com as colunas mais usadas e utilizar os filtros disponíveis. Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Configuração de colunas e observação 25% menos de abertura dos processos

31 Configuração de colunas e observação 20 h ECONOMIA DE TEMPO

32 ANOTAÇÕES NO PROCESSO 5

33 Anotações no processo

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35 Importância Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Anotações no processo IMPORTÂNCIA Auxilia na formulação de sentenças e decisões dos magistrados. !

36 NÃO RECOMENDADO Não usar o recurso, gerando a necessidade de releitura do processo e uso de outros recursos (cadernos, agendas...) Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Anotações no processo

37 RECOMENDADO Inserir informações e dados relevantes para o processo (partes, juntadas, conteúdos relevantes...). Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Anotações no processo Reduz a necessidade de releitura do processo em 20%.

38 Anotações no processo 30 h ECONOMIA DE TEMPO

39 LANÇAMENTO DE EVENTOS NO HISTÓRICO DE PARTES 6

40 Lançamento de eventos no histórico de partes

41 Importância Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Lançamento de eventos no histórico de partes IMPORTÂNCIA Permite que a guia de recolhimento seja emitida com dados corretos e completos. !

42 NÃO RECOMENDADO Perder tempo revisando o processo para emitir a guia de recolhimento. Correr risco de devolução da guia para correção. Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Lançamento de eventos no histórico de partes Média de 90 segundos por evento, estimado em 7,5 minutos por processo

43 RECOMENDADO Lançar no sistema os eventos à medida que acontecem. Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Lançamento de eventos no histórico de partes Média de 30 segundos por evento, estimado em 2,5 minutos por processo

44 Lançamento de eventos no histórico de partes 20 h ECONOMIA DE TEMPO

45 CONTROLE DE PRAZOS AUTOMATIZADOS 7

46 Controle de prazos automatizados

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48 Importância Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Controle de prazos automatizados IMPORTÂNCIA Possibilita a contabilização e o gerenciamento dos prazos. !

49 NÃO RECOMENDADO Emitir fora do fluxo, encerrando sem decurso. Movimentar manualmente para fila de decurso. Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Controle de prazos automatizados Implica tempo de 1,5 minutos por processo

50 RECOMENDADO Configurar corretamente permite movimentação automática para a fila decurso de prazo. Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Controle de prazos automatizados 100% automatizado Gasto de 0 minutos por processo.

51 Controle de prazos automatizados 75 h ECONOMIA DE TEMPO

52 MODELOS DE DOCUMENTOS E CONFIGURAÇÃO DE ATOS 8

53 Modelos de documentos e configuração de atos

54 Agiliza o cumprimento dos comandos judiciais. IMPORTÂNCIA Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Modelos de documentos e configuração de atos !

55 NÃO RECOMENDADO Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Modelos de documentos e configuração de atos Preencher ou configurar incorretamente, necessitando consultar fila “Aguardando Análise” do documento pai, analisar instrução do emissor e configurar o ato à mão. Implica tempo de 5 minutos para cada documento

56 Bom uso Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Modelos de documentos e configuração de atos RECOMENDADO Preencher por completo os campos de configuração dos atos do documento, inclusive marcando a opção “automática” quando disponível. Implica tempo de 2,5 minutos para cada documento

57 150 h ECONOMIA DE TEMPO Modelos de documentos e configuração de atos

58 Exemplo de Funcionalidades do Catálogo do SAJ Recapitulando CONFIGURAÇÃO AUTOMATIZADA DE ATOS ARQUIVAMENTO E GERAÇÃO DE CERTIDÕES EM LOTE (FÍSICO) PUBLICAÇÃO E CERTIFICAÇÃO EM LOTE, PELO FLUXO CONTROLE DE PRAZOS AUTOMATIZADOS CONFIGURAÇÃO DE COLUNAS E CAMPO OBSERVAÇÃO RECURSO DE ANOTAÇÕES NO PROCESSO LANÇAMENTO DE EVENTOS NO HISTÓRICO DE PARTES (CRIMINAIS) 150 h 75 h 20 h 30 h 15 h 20 h PAUTA DE AUDIÊNCIAS 5h5h

59 ARQUIVAMENTO DIGITAL Outras funcionalidades

60 MOVIMENTAÇÕES EM LOTE PARA CERTIFICAR DECURSO DE PRAZO E ASSINAR Outras funcionalidades

61 FICHAMENTO DE PROCESSOS FÍSICOS Outras funcionalidades

62 EMISSÃO DE DOCUMENTOS FÍSICOS EM LOTE Outras funcionalidades

63 USO DE LEITOR DE CÓDIGO DE BARRAS Outras funcionalidades

64 330 h ECONOMIA DE TEMPO Estimativa total 55%

65 OFICINA Elaborar plano de ação para boas práticas OBJETIVO Em equipes – um tema por número COMO Debate: 13h45 às 15h45 CRONOGRAMA Coffee break: 15h45 às 16h Apresentação: 16h às 17h45

66 CONTATOS SUPORTE SAJ- PORTAL DE CHAMADOS http://sccd.softplan.com.br http://sccd.softplan.com.br STI 8 - sti8.capasist@tjsp.jus.br sti8.capasist@tjsp.jus.br Conheça o Portal Justiça Bandeirante www.tjsp.jus.br www.tjsp.jus.br em informações gerais

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