PROCESSO PARA CONTRATAÇÃO DE EMPREITEIROS. 2 1. CADASTRO DE EMPREITEIROS Contabilidad e e Recursos Humanos (Matriz) 1.1 Definição da documentação exigida.

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1 PROCESSO PARA CONTRATAÇÃO DE EMPREITEIROS

2 2 1. CADASTRO DE EMPREITEIROS Contabilidad e e Recursos Humanos (Matriz) 1.1 Definição da documentação exigida para empreiteiros, mantendo FOR 014 - A e FOR 014 - B atualizados.

3 3 FOR 014 - A

4 4

5 5 FOR 014 - B

6 6 1. CADASTRO DE EMPREITEIROS Engenheiro da Obra (Obra) 1.2 Verificar cronograma de execução da obra para antecipar cadastros de empreiteiros a serem contratados. 1.3 Encaminhar para empreiteiros a serem cadastrados a lista de documentos exigidos, conforme FOR 014 - A. Administrativo da Obra (Obra) 1.4 Verificar se os documentos exigidos entregues pelo empreiteiro estão OK, caso contrário solicitar ao empreiteiro a solução das pendências. 1.5 Solicitar o cadastro do empreiteiro, encaminhando os documentos conferidos para o Setor de Suprimentos, junto com FOR 014 - A assinado. O cadastro poderá ser realizado em até 4 dias úteis após a solicitação da obra. Setor de Suprimentos (Regional) 1.6 Realizar análise documental conforme documentação exigida, verificando a formalidade e legalidade do empreiteiro. Caso a documentação recebida não esteja de acordo com o exigido será necessária consulta com a Gerência de Engenharia que poderá liberar contratação mediante assinatura em FOR 014 - A, que deve ser arquivado na obra. Caso não ocorra a liberação a obra deverá ser contatada para solução das pendencias. 1.7 Realizar cadastro do empreiteiro no SINGEO.

7 7 2. EMISSÃO DE CONTRATOS Setor Jurídico (Matriz) 2.1 Adequação constante dos modelos e cláusulas contratuais.

8 8 2. EMISSÃO DE CONTRATOS EMISSÃO DE CONTRATOS Engenheiro da Obra (Obra) 2.2 Descrever os itens que compõem a execução do serviço a ser contratado, detalhando em FOR 014 - C. 2.3 Realizar cotação dos serviços com empreiteiros preenchendo FOR 014 - C. É recomendada a cotação com 3 fornecedores. 2.4 As quantidades e preços devem ser confrontadas com o orçamento e caso existam divergências deve-se entrar em contato com o Setor de Orçamentos devendo ser realizadas as adequações necessárias. 2.5 Validar FOR 014 - C, que deve ser arquivado pela obra ficando disponível para consulta da Coordenação de Obras, Setor de Planejamento e demais setores interessados. 2.6 Criar no SINGEO o contrato aprovado do empreiteiro já cadastrado (no mínimo 20 dias antes do vencimento da 1º nota fiscal). 2.7 Imprimir três vias do contrato. Assinar como 1º testemunha. Providenciar assinatura de 2ª testemunha (Coordenador de Obras ou responsável de Planejamento). Solicitar a assinatura do empreiteiro com firma reconhecida. 2.8 Providenciar para as 3 vias do contrato as assinaturas da Gerência de Engenharia ou de responsável competente. 2.9 Arquivar uma das vias do contrato na obra, entregar uma ao empreiteiro e encaminhar a outra via para o Setor de Planejamento.

9 9 FOR 014 - C

10 10 FOR 014 - C

11 11 2. EMISSÃO DE CONTRATOS Setor de Planejament o (Matriz) 2.10 A partir da via assinada em mãos, liberar no SINGEO o contrato para medição. 2.11 Arquivar via do contrato.

12 12 3. INÍCIO DAS ATIVIDADES NA OBRA Administrativo da Obra (Obra) 3.1 Solicitar ao empreiteiro a relação de funcionários e demais documentação exigida, conforme FOR 014 - A. 3.2 Verificar se os documentos entregues estão OK, caso contrário solicitar ao empreiteiro a solução das pendências. 3.3 Agendar com os responsáveis os treinamentos necessários. Técnico de Segurança do Trabalho (Obra) 3.4 Realizar e registrar em Fichas de Treinamento os treinamentos de Integração, Segurança do Trabalho e Ordens de Serviço conforme NR1. Qualidade da Obra (Obra) 3.5 Realizar e registrar em Fichas de Treinamento os treinamentos relativos às Instruções de Serviço. Administrativo da Obra (Obra) 3.6 Arquivar documentos e Fichas de Treinamento na pasta dos funcionários do empreiteiro na obra, inclusive Fichas de Entrega de EPI’s do empreiteiro. 3.7 Manter registro do Controle de Funcionários do empreiteiro, mantendo atualizadas no arquivo da obra as respectivas documentações.

13 13 4. MEDIÇÃO E PAGAMENTO DOS SERVIÇOS Qualidade da Obra (Obra) 4.1 Realizar, registrando nas FVS’s, a inspeção dos serviços realizados pelo empreiteiro. 4.2 Verificar se os serviços realizados estão de acordo com os padrões de qualidade, caso não estejam, alertar o Engenheiro da Obra para que o mesmo exija que o empreiteiro tome as ações necessárias para adequar os serviços. Engenheiro da Obra (Obra) 4.3 Certificar-se sobre a realização das adequações de serviços. 4.4 Realizar a medição, fazendo o lançamento no SINGEO (até 5 dias antes do vencimento da nota fiscal). Deverá ser registrada ciência do empreiteiro quanto aos itens de medição. 4.5 Solicitar ao empreiteiro, na emissão da nota fiscal, a entrega da documentação conforme FOR 014 - B (recebimento da documentação até 5 dias antes do vencimento da nota fiscal). Administrativo da Obra (Obra) 4.6 Verificar se os documentos exigidos entregues pelo empreiteiro estão OK, caso contrário solicitar ao empreiteiro a solução das pendências. 4.7 Encaminhar os documentos conferidos para o Setor de Contabilidade, juntamente com FOR 014 - B assinado (enviar nota fiscal por e-mail).

14 14 4. MEDIÇÃO E PAGAMENTO DOS SERVIÇOS Setor de Contabilidad e (Matriz) 4.8 Conferir a documentação e liberar pagamento do empreiteiro para Setor Financeiro, através de relatórios periódicos de liberações de pagamentos. Caso a documentação recebida não esteja de acordo com o exigido será necessária consulta com a Gerência de Engenharia que poderá liberar contratação mediante assinatura em FOR 014 - B. Caso não ocorra a liberação a obra deverá ser contatada para solução das pendencias. 4.9 Arquivar documentação e FOR 014 - B. Setor Financeiro (Matriz) 4.10 Programar pagamentos de medição. 4.11 Efetivar pagamento do empreiteiro OK.

15 15 5. EMISSÃO DE ADITIVOS Engenheiro da Obra (Obra) 5.1 Verificar necessidade de execução de serviço não previsto no contrato. A emissão de aditivos deve ocorrer nos casos em que o mesmo serviço tem sua quantidade aumentada e condições de contrato mantidas, para os casos em que o tipo de serviço ou de condições for diferente do que o já contratado será necessário emitir um novo contrato, repetindo as atividades conforme descrito na etapa 2. 5.2 Inserir dados para a emissão de aditivo no SINGEO. 5.3 Solicitar validação do aditivo para Setor de Planejamento (por e-mail). Setor de Planejamento (Matriz) 5.4 Validar o aditivo conforme preço e quantidade (resposta por e-mail). Engenheiro da Obra (Obra) 5.5 Imprimir 3 vias do aditivo (não deve ser impressa a minuta completa). Assinar como 1º testemunha. Providenciar assinatura de 2ª testemunha (Coordenador de Obras ou responsável de Planejamento). Solicitar a assinatura do empreiteiro. 5.6 Providenciar para as 3 vias do aditivo as assinaturas da Gerência de Engenharia ou de responsável competente. 5.7 Arquivar uma das vias do aditivo na obra, entregar uma ao empreiteiro e encaminhar a outra via para o Setor de Planejamento. Setor de Planejamento (Matriz) 5.8 A partir da via assinada em mãos, liberar no SINGEO o aditivo para medição. 5.9 Arquivar via do aditivo.

16 16 6. EMISSÃO DE DISTRATO Obra / Empreiteiro 6.1 Solicitar distrato Engenheiro da Obra (Obra) 6.2 Calcular valores de distrato (contrato, multas, retenção, etc). 6.3 Inserir dados para a emissão do distrato no SINGEO, Registrando avaliação do prestador de serviço. 6.4 Solicitar validação do distrato para Setor de Planejamento (por e-mail). Setor de Planejamento (Matriz) 6.5 Validar o distrato conforme valores calculados (resposta por e-mail). Engenheiro da Obra (Obra) 6.6 Imprimir três vias do distrato e Termo de Quitação. 6.7 Detalhar os valores acertados caracterizando Termo de Quitação. 6.8 Assinar distrato e Termo de Quitação como 1º testemunha. Providenciar assinatura de 2ª testemunha (Coordenador de Obras ou responsável de Planejamento). Solicitar as assinaturas do distrato e Termo de Quitação ao empreiteiro. 6.9 Providenciar para as 3 vias do distrato as assinaturas da Gerência de Engenharia ou de responsável competente. 6.10 Arquivar vias do distrato e do Termo de Quitação na obra (1 de cada), entregar vias (1 de cada) ao empreiteiro e encaminhar as outras vias (1 de cada) para o Setor de Planejamento. Setor de Planejamento (Matriz) 6.11 A partir da via assinada em mãos, liberar o distrato no SINGEO. 6.12 Arquivar via do distrato e do Termo de Quitação.

17 17 7. ENCERRAMENTO DO CONTRATO E RETENÇÕES Engenheiro da Obra (Obra) 7.1 Verificar o término e dar aceite à execução dos serviços realizados na obra. 7.2 Após a última medição ser realizada encerrar o contrato no SINGEO. Registrando avaliação do prestador de serviço. 7.3 Assinar Termo de Quitação como 1º testemunha. Providenciar assinatura de 2ª testemunha (Coordenador de Obras ou responsável de Planejamento). Solicitar a assinatura do Termo de Quitação ao empreiteiro. 7.4 Arquivar 1 via do Termo de Quitação assinado na obra, entregar 1 via para o empreiteiro e encaminhar a outra via para arquivo no Setor de Planejamento. 7.5 Informar ao Setor de Contabilidade qualquer necessidade de desconto na retenção do empreiteiro, conforme prazos do contrato. Setor de Contabilidade (Matriz) 7.6 Verificar documentação e situação do empreiteiro para cálculo dos valores de retenção, em período apropriado. 7.7 Liberar pagamento de retenção do empreiteiro para Setor Financeiro, através de relatórios periódicos de liberações de retenções. Setor Financeiro (Matriz) 7.8 Programar pagamentos de retenção. 7.9 Efetivar pagamento da retenção do empreiteiro OK.

18 18 REGISTROS DO PROCESSO Documentos que comprovam a execução deste procedimento IdentificaçãoArmazenamentoProteçãoRecuperaçã o RetençãoDescarte Documentação do Empreiteiro e de seus Funcionários Obra Físico: Pasta específica Por Empreiteiro Período da Obra Arquivo Morto RH Regional Controle de Funcionário Obra Físico: Pasta específica Por Empreiteiro Período da Obra Arquivo Morto RH Regional Documentação mensal do Empreiteiro e FOR 014 - B Setor de Contabilidade Físico: Pasta específica Por Obra e por Empreiteiro Período da Obra Arquivo Morto Contabilidade FOR 014 - CObra Físico: Pasta específica Por Empreiteiro Período da Obra Arquivo Morto Planejamento Contrato / Aditivos / Distrato / Termo de Quitação Setor de Planejamento e Obra Físico: Pasta específica Por Empreiteiro Período da Obra Obra: exclusão; Arquivo Morto Planejamento