I ENCONTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, INFORMAÇÃO E MEMÓRIA DO GDF A Experiência da elaboração do PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E TABELA DE TEMPORALIDADE.

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1 I ENCONTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, INFORMAÇÃO E MEMÓRIA DO GDF A Experiência da elaboração do PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS E TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ArPDF ADMINISTRAÇÕES REGIONAIS DO DF DEUZANI CANDIDO NOLETO CHEFE - UNIDADE DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E PROTOCOLO - UGED

2 EQUIPES RESPONSÁVEIS ArPDF Comissão de Avaliação de Documentos – CSAD, Convidados e Estagiários (as). ADMINISTRAÇÕES REGIONAIS Grupo de Trabalho: publicado no DODF nº 66 de 7 de abril de 2016. Representantes do ArPDF – Coordenação do GT Representantes de algumas Administrações Regionais. Convidadas as Administrações que possuem arquivistas, ou servidores que fizeram a capacitação em gestão de documentos com o ArPDF em 2012.

3 GT Elaboração PCTT FIM das Administrações Regionais

4 MATERIAL DE REFERÊNCIA

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6 LEGISLAÇÃO CONSULTADA ArPDF: Plano de Classificação Atividade Fim ArPDF - 1998 Portaria 3/SEA de 22/01/1998 Lei Distrital 2.545 de 28/04/2000 – Art. 7º e 8º Resolução 14 de 24/10/2001 – CONARQ Decreto 24.205 de 10/11/2003 Decreto 36.323 de 28/01/2015 Minuta do Regimento Interno do ArPDF - 2015

7 LEGISLAÇÃO CONSULTADA ADMINISTRAÇÕES REGIONAIS: Decreto 16.247 de 29/12/1994 - Aprova o Regimento Interno das Administrações Regionais: Gama, Taguatinta, Brazlândia, sobradinho, Planaltina, Núcleo Bandeirante, Ceilândia, Guará, Cruzeiro e Samambaia; Decreto 22.338 de 24/8/2001 – Aprova Regimento da Administração Regional Paranoá; Decreto 36.284 de 20/01/2014 – Dispõe sobre as Estruturas Administrativas das Administrações Regionais do DF; Decreto 36.700 de 26/08/2015 – Atribui competências às Administrações Regionais; Decreto 37.206 de 23/03/2016 - Dispõe sobre as Estruturas Administrativas das Administrações Regionais do DF;

8 METODOLOGIA ArPDF Dialogo que envolveu todas as unidades de trabalho relacionadas à atividade Fim, estas unidades participaram do processo de elaboração, por meio da participação nas reuniões da CSAD; Estudo, identificação e detalhamento da estrutura administrativa, o funcionamento, o organograma; Levantamento da legislação: criação, organização e regulamentação do ArPDF (leis, decretos, regimentos).

9 METODOLOGIA ADMINISTRAÇÕES REGIONAIS Análise da legislação, junto com servidores que trabalham com as atividades fim: Responsável: Carolina Cersosimo Abdalla – Administração Regional Sudoeste/Octogonal Decreto 16.247 de 29/12/1994 Art. 42, 43, 44, 48, 49, 50; Responsável: Cristina Gualberto Cardoso – Administração Regional Lago Norte Decreto 16.247 de 29/12/1994 Art. 33, 34, 35

10 METODOLOGIA ADMINISTRAÇÕES REGIONAIS Responsável: Jenei Alves Cardoso – Administração Regional Ceilandia. Decreto 16.247 de 29/12/1994 Art. 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 48, 50, 51 Responsável: Ladjeny Sousa de Aquino – Administração Regional Águas Claras Decreto 16.247 de 29/12/1994 Art. 30, 31, 32, 47; Decreto 22.338 de 24/8/2001 – Art. 65

11 METODOLOGIA Após o estudo da legislação foi elaborado um quadro conforme abaixo, seguindo a metodologia do Arquivo do Estado de São Paulo até o Momento 4, incluindo toda a estrutura dos órgãos: ESTRUTURADIVISÕES DA ESTRUTURA SUB DIVISÕES DA ESTRUTURA ATRIBUIÇÕES

12 METODOLOGIA A partir do quadro das estruturas, foi desenvolvido um trabalho para identificar as funções dos órgãos estudados, cumprindo as seguintes etapas: Detalhamento da Estrutura e levantamento das atribuições das áreas-fim; Agrupamento das atribuições idênticas e semelhantes por unidades de trabalho; Agrupamento das atribuições idênticas e semelhantes entre as unidades de trabalho;

13 METODOLOGIA Padronização dos nomes das atribuições Exemplo: 1) Edição e atualização de instrumentos arquivisticos 2) Visita técnica 3) Capacitação São três atribuições que podem ser resumidas em Gestão do Sistema de Arquivos.

14 METODOLOGIA Ordenadas as atribuições agrupadas. FUNÇÃO (Classe)– Conjunto de atividades que a instituição exerce para atingir seu objetivo, que justifique a sua existência, sua atividade fim. Atribuições amplas que para serem efetivadas exigem mais de uma sub função. SUBFUNÇÃO ( sub classe) – agrupamento de atividades afins, cada sub-função corresponde a uma modalidade da respectiva função. Atribuições que para serem efetivadas exigem a realização de uma ou mais atividades distintas. ATIVIDADES – Atribuições que são tão especificas que a sua execução produz diretamente os documentos. FUNÇÃOSUB FUNÇÃOATIVIDADE

15 METODOLOGIA Definidas as funções do ArPDF e codificadas: 100 – Gestão da Política Distrital de Arquivos 200 – Gestão do Sistema de Arquivos 300 – Gestão do Arquivo Permanente

16 METODOLOGIA Definidas as seguintes grandes funções das Administrações Regionais e codificadas: 100 - Licenciamento e Aprovação 200 - Infra Estrutura Urbana 300 - Gestão do Território 400 - Desenvolvimento Econômico 500 - Desenvolvimento Social

17 METODOLOGIA ArPDF: Elaborado o Plano de Classificação até o nível de atividade. Plano de Classificação formal, obtido a partir da legislação; Realizadas quinze reuniões da CSAD para discutir o Plano de Classificação Formal ponto a ponto e elaborar a tabela de temporalidade. Realizada classificação por um mês nas unidade de trabalho da atividade fim para validar o Plano de classificação. Encaminhamento à Comissão Central de Arquivos – CCA para elaboração de parecer para aprovação por parte do ArPDF CCA emitiu um parecer recomendando a aprovação do PCTT Aguardando para publicação no DODF, mas já está sendo utilizado.

18 METODOLOGIA ADMINISTRAÇÕES REGIONAIS: Realizadas 14 reuniões do GT, 03 visitas às Administrações Sudoeste/Octogonal, Lago Norte e Vicente Pires; Reuniões para estudo da legislação, das atribuições, das atividades; Visitas para colher subsídios para desenvolvimento das Funções (Classes) e Sub Funções (Sub Classes);

19 METODOLOGIA ADMINISTRAÇÕES REGIONAIS: O Plano de Classificação será elaborado até o nível de atividade. Elaborados os códigos 100, 200; Em elaboração os códigos 300, 400 e 500 Falta elaborar a Tabela de Temporalidade Será obtido um Plano de Classificação formal a partir da legislação; Após concluído o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade serão apresentados para todas as Administrações Regionais que serão convidadas a valida-los, classificando por um mês os documentos da atividade fim. Serão corrigidas as falhas e finalizado o PCTT Fim das Administrações; Será encaminhado à Comissão Central de Arquivos – CCA para elaboração de parecer para aprovação por parte do ArPDF

20 CONCLUSÃO ArPDF Elaborar o PCTT Fim do ArPDF foi uma experiência de trabalho em equipe, coordenada pela CSAD, e possibilitou que houvesse uma maior interação entre as unidades de trabalho tanto da atividade fim como a meio, o que permitiu, por meio de um debate de idéias, a aquisição de um maior conhecimento por todos, sobre as dificuldades e desafios enfrentados pela instituição e de suas realizações, além de permitir que o ArPDF atualizasse este instrumento de trabalho tão necessário à gestão de documentos do órgão.

21 CONCLUSÃO ADMINISTRAÇÕES REGIONAIS Elaborar o PCTT Fim das Administrações Regionais tem propiciado um conhecimento mais profundo das atribuições das Administrações Regionais e possibilitará melhorar a gestão de documentos nas Administrações, uma vez que a maioria da documentação acumulada é da atividade fim. Aproximação do ArPDF das Administrações Regionais

22 CONCLUSÃO A partir destas experiências o ArPDF está desenvolvendo um manual e um curso para capacitar os servidores dos diversos órgãos do GDF, para elaboração do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos para as atividades fim. Contatos: Telefone: 3361-5916 Email: arpdfdeuzani@gmail.com