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ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO. O que é um projeto???

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Apresentação em tema: "ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO. O que é um projeto???"— Transcrição da apresentação:

1 ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO

2 O que é um projeto???

3

4 Processo único, constituído de um grupo de atividades coordenadas e controladas, com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos. Características Sequência clara e lógica de eventos Elaboração progressiva Itens Predefinidos Prazo / Custo Recursos envolvidos Qualidade Regra Empreendimento temporário Inicio e fim definidos Destinado a atingir um produto ou serviço único Escopo definido Conduzido por pessoas

5 Elaboração e Gerenciamento de Projetos 1. DEFINIR O PROJETO 7 regras básicas para se definir um projeto. NOME DO PROJETO OBJETIVO SMART S – eSpecífico M – Mensurável A – Alcançável R – Realista T – Tempo definido ?

6 O que é OBJETIVO SMART? Os objetivos de um projeto devem reunir certas características de modo a poderem ter uma utilidade para o projeto.

7 Elaboração e Gerenciamento de Projetos 1. DEFINIR O PROJETO 7 regras básicas para se definir um projeto. NOME DO PROJETO OBJETIVO SMART S – eSpecífico M – Mensurável A – Alcançável R – Realista T – Tempo definido PARA QUEM ? ONDE ? O QUÊ ? QUANTO ? COMO ? (tratar restrições, viabilizar a operação e mitigar riscos) QUANDO ? PORQUÊ ?

8 Elaboração de Projetos Um Projeto deve: Esclarecer sobre sua inserção no contexto em que terá lugar (relações entre o projeto, a economia, a sociedade, as organizações); Definir o foco, isto é, a finalidade, o objetivo, o produto e/ou serviço a ser gerado; Estabelecer a sequencia de atividades a serem desenvolvidas; Estimar a provisão e o uso dos recursos e custos a eles associados; Cuidar da sua apresentação para que possa ser compreendido e aceito.

9 Elaboração de Projetos Porque elaborar Projetos: 02 Razões: Demandas externas (clientes, patrocinadores, sociais e outras); Demandas internas (esportivas, administrativas, financeiras, políticas e outras); Em termos gerais, projetos são elaborados para dar uma resposta estratégica a um desafio. Finalidade de um Projeto Converter um conjunto de recursos em resultados desejados através de uma série de atividades ou processos integrados.

10 Elaboração de Projetos Tipos de Projetos Atender a uma demanda de clientes; Demonstrar a viabilidade de uma atividade; Desenvolver, apresentar, implementar ou recuperar um novo serviço ou bem; Elaborar termos de referência para terceirizações; Obter financiamento ou outro tipo de apoio para uma atividade; Promover mudanças na estrutura, nos recursos ou no estilo de uma organização;

11 Elaboração de Projetos ROTEIRO BÁSICO IDENTIFICAÇÃO APRESENTAÇÃO JUSTIFICATIVA OBJETIVOS GERAL ESPECÍFICOS METODOLOGIA ORÇAMENTO CRONOGRAMA AVALIAÇÃO CONCLUSÃO

12 Elaboração de Projetos IDENTIFICAÇÃO Nome do Projeto Órgão executor Responsáveis Contatos

13 Elaboração de Projetos APRESENTAÇÃO Deve expressar o que contém o documento, o que visa, como foi elaborado, demonstrando o comprometimento com resultados pretendidos. Devem estar descritas de forma objetiva as 07 respostas do OBJETIVO SMART: 1. PARA QUEM? 2. ONDE SERÁ REALIZADO? 3. O QUE SERÁ REALIZADO? 4. QUANTO CUSTARÁ PARA SER REALIZADO? 5. COMO SERÁ REALIZADO? 6. QUANDO SERÁ REALIZADO? 7. POR QUE DEVE SER REALIZADO

14 Elaboração de Projetos JUSTIFICATIVA Apresentar informações sobre a realidade que indica a necessidade de uma ação transformadora. Deve-se explicitar qual a relevância esportiva, cultural, social, populacional, financeira e/ou política da proposta e qual a importância de sua realização enquanto possibilidade de gerar impacto nessa realidade, bem como de contribuir para uma efetiva melhoria para os clientes. Reforçar o que temos e o que queremos.

15 Elaboração de Projetos OBJETIVOS GERAL Descrição clara e precisa que define o ponto de chegada, relacionado com o plano de metas. Expressa o que se deverá alcançar em longo prazo de forma coerente com a justificativa para a sua implementação. verbos adequados para expressar objetivos gerais (abrangentes): contribuir, ampliar, favorecer, estimular, incentivar, promover, adequar, propiciar.

16 Elaboração de Projetos OBJETIVOS ESPECÍFICOS Descrição clara e precisa dos resultados que se pretende alcançar. Expressa procedimentos a se concretizar durante o processo. Traduzem o detalhamento do objetivo geral do Projeto, sendo menos abrangentes. São passos estratégicos para que o objetivo geral possa ser alcançado; Orientam a organização das atividades do Projeto de forma coerente, devendo serem complementares entre si. verbos fortes (específicos): desenvolver, verificar, analisar, aplicar, descrever, medir, encontrar, aumentar, identificar, usar, executar, implementar, fazer, diagnosticar, avaliar, comparar, produzir, redigir. O objetivo específico deve expressar o que deverá ser feito (verbo de ação), sobre que elementos da realidade essa ação será exercida (objeto, pessoas, instituição, conteúdo etc.) e em que condições (ou contexto), para se obter os resultados esperados.

17 Elaboração de Projetos METODOLOGIA Apresentação das metas e das estratégias elaboradas para alcançá-las. Desenvolvimento do Plano de Ação do Projeto, estabelecendo ligação entre os objetivos, procedimentos e ações propostas. Ao se ler a metodologia, deve-se poder antever cada fase da execução do Projeto: sua lógica/necessidade; sua capacidade de sustentabilidade; sua relação com os clientes, parceiros, patrocinadores, outros setores da sociedade e o poder público; sua articulação com as políticas públicas; sua natureza social.

18 Elaboração de Projetos ORÇAMENTO Deve ser criterioso e detalhado; Cronograma financeiro; Despesas = objetivo proposto; Contrapartida (quando necessário); Itens importantes: Recursos Humanos; Recursos Financeiros (financiamentos, recursos da instituição, etc.); Recursos Materiais (Instalações, Equipamentos, Materiais (permanentes e de consumo – em função do tipo e objetivos do projeto); Serviços necessários (transporte, hospedagem, sonorização, alimentação, hidratação, comunicação, marketing, seguros e outros).

19 Elaboração de Projetos CRONOGRAMA É a linha de tempo do projeto; Estabelece as datas de entregas de cada tarefa/ação; Melhor instrumento para monitoramento do projeto. Deve estabelecer a tarefa, data de entrega, ações predecessoras e sucessoras. Ainda poderá constar responsabilidade e custo. Ferramenta: MSProject

20 Elaboração de Projetos AVALIAÇÃO Constante e permanente; Instrumento de aferição dos objetivos, metas e estratégias propostas; Estabelecer a forma, periodicidade e avaliadores; Importante para manter ou redefinir ações propostas;

21 Elaboração de Projetos CRONOGRAMA + AVALIAÇÃO

22 Elaboração de Projetos CONCLUSÃO Apresentação do cenário final; CENÁRIO INCIALCENÁRIO FINAL MUDANÇA

23 Elaboração de Projetos SEES Procedimento padrão para solicitação de ações em parceria com o Estado. SOLICITAÇÃO DE APOIO.docx SOLICITAÇÃO DE ARBITRAGEM.docx SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTOS.docx SOLICITAÇÃO DE MATERIAL ESPORTIVO JURIDICO.docx SOLICITAÇÃO DE PASSAGEM.docx

24 Gerenciamento de Projetos É a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas na definição e execução das atividades necessárias para garantir a obtenção dos objetivos do projeto. Envolve o balanceamento entre: Escopo, tempo, custo e qualidade; Stakeholders com diferentes necessidades e expectativas; Requisitos identificados (necessidades) e requisitos não identificados (expectativas).

25 A Estratégia e a Gestão de Projetos Pensamento Estratégico Estratégias Identificação dos Projetos Desenvolvimento dos Projetos Gestão Estratégica Definindo o futuro da organização Gestão por Projetos Transformando ideias em realidade MissãoVisão

26 Principais Stakeholders (Relações) Gerente de Projetos Cliente Patrocinador Equipe Empresa (RI) Outros

27 Gerenciamento de Projetos Metodologias e Frameworks mais comuns PMBOK – (Project Management Body of Knowledge ) – PMI (Project Management Institute ) Organização mundial sem fins lucrativos PRINCE2 – (PRojects IN Controlled Environments ) – OGC (Office of Government Commerce ) Reino Unido SCRUM – Scrum Aliance

28 Gerenciamento de Projetos Por que aderir a uma metodologia? Uma metodologia é um conjunto de métodos, processos e práticas que são realizadas repetidamente para entregar projetos. O conceito chave é que se repitam os mesmos passos ganhando-se assim eficiência na respectiva abordagem; Padroniza os processos de gestão para os projetos; Economiza tempo da organização; Melhora a qualidade dos entregáveis; Maximiza consistência e produtividade do projeto.

29 Gerenciamento de Projeto Processo x Projeto O objetivo do PROCESSO é manter a organização funcionando; Sequência de atividades; Atividades contínuas, logicamente relacionadas; Se repetem para a produção do mesmo resultado; Sem data de término; Base de toda Organização. O objetivo do PROJETO é atingir seus propósitos dentro de parâmetros preestabelecidos e ser concluído. Esforço temporário; Criar um produto, serviço ou resultado exclusivo; Início e término definidos; É resultado de uma ou mais considerações estratégicas; São realizados por pessoas e recursos limitados.

30 Gerenciamento de Projeto Programa x Portifólio PROGRAMA Um grupo de projetos relacionados gerenciados de forma coordenada para obter benefícios e controle que não seriam alcançados se gerenciados individualmente. PORTIFÓLIO Carteira de Projetos Institucional - Conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos agrupados (não necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados) para facilitar o gerenciamento eficaz a fim de atender aos objetivos de negócios estratégicos.

31 Gerente de Projetos Entender e aplicar gerenciamento, técnicas e ferramentas não são suficientes. É necessário: Competência em Gerenciamento de Projetos aplicada Conhecimento sobre gestão de projeto com conhecimento da área. Competência de performance em Gerenciamento de Projetos Capacidade na aplicação dos conhecimentos. Competência pessoal Comportamento, atitudes, habilidades e características pessoais.

32 Gerente de Projetos RESPONSABILIDADES – É responsável pelo sucesso ou pelo fracasso do projeto Principais Etapas: Entender e documentar os objetivos do projeto Preparar o escopo do projeto Montar a equipe do projeto Comunicar-se de forma eficiente com todas as partes interessadas Resolver problemas e conflitos relativos ao projeto Elaborar e validar o cronograma e o orçamento do projeto Gerenciar a execução do projeto Monitorar riscos Encerrar o projeto

33 Gerenciamento de Projetos O QUE GARANTE O SUCESSO DE UM PROJETO? Realizado de acordo com o prazo e o orçamento planejados; Produtos do projeto entregues ao cliente com o nível de qualidade desejada e solicitada; Estratégias, metas e objetivos propostos foram cumpridos; Os stakeholders estão satisfeitos com o modo como o projeto foi administrado; O projeto e o cliente podem ser utilizados como referência; Expectativas superadas.

34 Gerenciamento de Projetos Fatores que contribuem para o sucesso Patrocínio e acompanhamento adequado da alta administração Planejamento efetivo no início Planejamento eficaz de contingências Autoridade e responsabilidades delegadas Sistema eficiente de monitoramento, avaliação e controle Compromisso do gerente de projeto Sistema adequado de informações gerenciais Constante comunicação entre as partes interessadas

35 Gerenciamento de Projetos Porque os projetos fracassam? Escopo mal definido; Metas e objetivos mal estabelecidos; Planejamento inadequado ou insuficiente; Falta de participação da equipe na tomada de decisões; Estimativas financeiras pobres e incompletas; Otimismo e conhecimento exagerado; Não identificar riscos ou subestimar seus impactos no projeto; Padrões de trabalho não estabelecidos; Expectativas não alinhadas com a realidade; Não gerenciamento das expectativas dos stakeholders; Cronogramas não realistas; O projeto não teve um gerente de projeto ou teve vários.

36 Gerenciamento de Projetos Integração Objetivo: Escopo, Tempo, Custo e Qualidade Insumos: RH e Aquisições Suporte: Risco e Comunicação Orquestração

37 Gerenciamento de Projetos Áreas de Conhecimento Integração – Processos do dia-a-dia com os quais o gerente de projetos conta para garantir que todas as partes do projeto funcionem juntas. Escopo – Processos para garantir que o projeto inclua todo o trabalho exigido, e somente o trabalho exigido, para completar o projeto com sucesso. Tempo – Processos requeridos para o término do projeto, garantindo que o mesmo cumpra com os prazos definidos em um cronograma de atividades.

38 Gerenciamento de Projetos Áreas de Conhecimento Custos – Processos que envolvem planejamento, estimativa, orçamento e controle de custos que serão necessários para a conclusão do projeto a partir de uma previsão orçamentária. Comunicação – Processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada. Recursos Humanos – Processos envolvidos no planejamento, contratação ou mobilização, desenvolvimento e gerenciamento da equipe do projeto.

39 Gerenciamento de Projetos Áreas de Conhecimento Risco – Processos envolvidos em identificação, análise e controle dos riscos do projeto. Aquisição – Processos que compram ou adquirem produtos ou serviços, além dos processos de gerenciamento de contratos. Qualidade - Descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado.

40 Gerenciamento de Projetos Grupos de Processos – PMBOK – 4 ª Edição - PMI

41 Gerenciamento de Projetos Grupos de Processos Descrição Definir o objeto do projeto e autorizar o gerente do projeto a utilizar recursos da organização para realizar o projeto. Principais Entregas Termo de Abertura do Projeto Registro dos principais stakekholders Iniciação

42 Gerenciamento de Projetos Grupos de Processos Descrição Assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através da monitoração e da avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias. Principais Entregas Solicitação de mudanças Medição de desempenho do trabalho Relatório de desempenho Atualização dos documentos do projeto Entregas aceitas (Qualidade) Iniciação Monitoramento e Controle

43 Gerenciamento de Projetos Grupos de Processos Descrição Detalhar tudo aquilo que será realizado pelo projeto. Planejar e manter um esquema de trabalho viável para se atingir aqueles objetivos de negócios que determinaram a existência do projeto. Principais Entregas Plano de gerenciamento do projeto Declaração de Escopo EAP e dicionário da EAP Plano de gerenciamento do Tempo Plano de gerenciamento dos Custos PlanejamentoIniciação Plano de gerenciamento de Qualidade Plano de gerenciamento de RH Plano de gerenciamento de Comunicação Plano de gerenciamento de Risco Plano de gerenciamento de Aquisições Monitoramento e Controle

44 Gerenciamento de Projetos Grupos de Processos Descrição Materializar tudo aquilo que foi planejado anteriormente. Qualquer erro cometido nas fases anteriores e não identificado, fica evidente durante esse processo. Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o planejado. Principais Entregas Entregas previstas Solicitação de mudanças Avaliação do desempenho da equipe Atualização dos documentos do projeto PlanejamentoIniciaçãoExecução Monitoramento e Controle

45 Gerenciamento de Projetos Grupos de Processos Descrição Formalizar a aceitação do projeto ou fase e encerrá-lo (a) de uma forma organizada. Principais Entregas Termo de Encerramento do Projeto Entregas aceitas PlanejamentoIniciaçãoExecução Monitoramento e Controle Encerramento

46 Gerenciamento de Projetos Elaborando um PLANO DE PROJETO (Processos Iniciação + Planejamento – 11 passos) 1. Definir o Projeto (Objetivo Smart) 2. Definir as principais entregas 3. Verificar as restrições do Projeto 4. Elaborar o Termo de Abertura do Projeto 5. Elaborar a estrutura analítica do projeto (EAP) 6. Definir Responsabilidades 7. Definir as atividades 8. Determinar a duração 9. Estimar e agregar custos 10. Determinar o orçamento 11. Analisar os riscos Legenda: Integração Escopo RH Tempo Custo Risco

47 ESTUDO DE CASO 1. Definir o Projeto Cerimônia de Abertura dos Jogos Abertos do Paraná OBJETIVO SMART S – eSpecífico M – Mensurável A – Alcançável R – Realista T – Tempo definido PARA QUEM ? ONDE ? O QUÊ ? QUANTO ? COMO ? (tratar restrições, viabilizar a operação e mitigar riscos) QUANDO ? PORQUÊ ?

48 ESTUDO DE CASO 1. Projeto – Cerimônia de Abertura dos Jogos Abertos do Paraná Gerente do Projeto: Carlos Alberto Hermann Objetivo do Projeto: Organizar a cerimônia de abertura dos JAPs para a comunidade de Cascavel e região, que contará com a participação de 80 delegações. A cerimônia será realizada no dia 23 de novembro de 2013 na cidade de Cascavel, com uma duração máxima de 01h45m, tendo um orçamento máximo de R$ ,00.

49 ESTUDO DE CASO 2. Definir as principais entregas Local: Ambiente fechado com capacidade para abrigar 800 participantes na área de competição e pessoas nas arquibancadas. Data e horário: 23/11/2013 às 19h00 Serviços: Receptivo, Segurança (Pública e Privada), Alimentação, Hidratação, Palco, Iluminação, Telão, Sonorização, Locução, Ambientação, Apresentações Culturais e Musicais Programação Esportiva: Após a cerimônia haverá a realização do jogo de abertura entre Cascavel e Umuarama na modalidade de Futsal Masculino. Convites: Elaboração, aprovação, emissão e confirmação. Gestão do Projeto: Escopo, Custo e Tempo.

50 ESTUDO DE CASO 3. Verificar as restrições do Projeto A Cerimônia de Abertura obrigatoriamente deverá ser realizada no dia 23/11/2013, podendo ser discutido o horário de início. Nas falas oficiais somente poderão fazer uso da palavra um representante de cada nível de governo: Federal, Estadual e Municipal. Não será permitida a venda e/ou o acesso de bebidas alcoólicas dentro do local da cerimônia de abertura. Estabelecer procedimento para pagamento ou compensação de horas para os funcionários que trabalharem no evento. Estará limitado um máximo de 10 pessoas por delegação para o desfile oficial e todos deverão estar uniformizados. A capacidade de público do local deverá ser respeitada, devendo haver controle de acesso. Palco fora da área de competição. O orçamento limite é de R$ ,00, não havendo nenhuma possibilidade de suplementação orçamentária.

51 ESTUDO DE CASO 4. Termo de Abertura do Projeto deverá constar: Nome do Gestor do Projeto Nome do projeto Objetivo – definir o objetivo do projeto no formato smart. Entregas Principais – Documentar as principais entregas do seu projeto, necessárias para alcançar os objetivos do projeto. Restrições - Registrar qualquer coisa que possa inibir ou limitar o trabalho a ser realizado para o projeto. Ex: orçamento, tempo, dimensão, convidados, horas trabalhadas e outras. Assinaturas: Prefeito ou Secretário (Patrocinador), Chefe/Gerente da Área Responsável, Gestor do Projeto, Gerente Financeiro. Termo de Abertura.doc

52 ESTUDO DE CASO 5. Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Estrutura criada para visualizar de forma mais amigável todas as entregas necessárias, e somente estas, para concluir os objetivos do projeto. Decompor todo o trabalho do projeto em entregas e pacotes de trabalho. Todo elemento da EAP é composto da junção de dois ou mais componentes. A EAP não estabelece uma ordem cronológica.

53 ESTUDO DE CASO 5. Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Cerimônia de Abertura Local Identificar possibilidades Definir local e horário Agendar e pagar Planejar roteiro Planejar ambientação Programar limpeza Programar montagem e desmontagem Documentações ECAD Bombeiros PM / PC Seguro RC ARTs Convites Elaboração Aprovação Emissão Confirmação Serviços ReceptivoSegurança Alimentação e Hidratação Necessidade Entrega e depósito Procedimento Palco, Telão, Filmagem e Sonorização Apresentações Culturais e Musicais Definição Caches Necessidades Desfile Equipe de apoio Planejamento Cerimonial Hinos e bandeiras Delegações – Placas e bandeiras Ensaios

54 ESTUDO DE CASO Cerimônia de Abertura Local Identificar possibilidades Definir local e horário Agendar e pagar Planejar ambientação Programar limpeza Programar montagem e desmontagem Documentações ECAD Bombeiros PM / PC Seguro RC ARTs Convites Elaboração Aprovação Emissão Confirmação Serviços ReceptivoSegurança Alimentação e Hidratação Necessidade Entrega e depósito Procedimento Palco, Telão, Filmagem e Sonorização Apresentações Culturais e Musicais Definição Caches Necessidades Desfile Equipe de apoio Planejamento Cerimonial Hinos e bandeiras Delegações – Placas e bandeiras Ensaios 6. Definir responsabilidades Gerente de Projeto Líder ALíder BLíder CLíder DLíder E

55 ESTUDO DE CASO Elaborando um cronograma Listar todas as atividades que compõe cada entrega; Identificar todas as atividades que devem ser realizadas para concluir cada entrega Fácil de ser gerenciado Garantir que todo trabalho será executado Determinar a duração de cada atividade listada; Estimar o tempo de duração de cada atividade

56 ESTUDO DE CASO Elaborando um cronograma 7. Listar as atividades Estrutura Analítica do Projeto Cronograma Atividades Cerimonial de Abertura 1. Identificar possibilidades 1.1. Definir local e horário Visitas para identificar opções Elaborar relatório das opções levantadas Realizar reunião com partes interessadas Apresentar relatório de opções pontos positivos e negativos Decidir coletivamente 1.2. Agendar e pagar Reservar espaço Iniciar procedimentos administrativos para pagamento Pagar 1.3. Planejar ambientação Visita de vistoria e produção estabelecer peças a serem produzidas aprovação da proposta Produção 1.4. Programar limpeza Identificar equipe de limpeza necessária Definir equipe (quem?) Definir data e horário para limpeza antes e depois do evento 1.5. Programar montagem Elaborar cronograma de montagens e desmontagens Acompanhar montagens e desmontagens

57 ESTUDO DE CASO Estrutura Analítica do Projeto Cronograma Data Início Data Fim Atividades Cerimonial de Abertura 01/0323/11 1. Identificar possibilidades 01/0323/ Definir local e horário 01/0319/03 Visitas para identificar opções 01/0305/03 Elaborar relatório das opções levantadas 08/0312/03 Realizar reunião com partes interessadas 15/0319/03 Apresentar relatório de opções pontos positivos e negativos 15/0319/03 Decidir coletivamente 15/0319/ Agendar e pagar 22/0310/04 Reservar espaço 22/03 Iniciar procedimentos administrativos para pagamento 23/0307/04 Pagar 10/ Planejar ambientação 16/0430/09 Visita de vistoria e produção 16/0418/04 estabelecer peças a serem produzidas 20/0430/04 aprovação da proposta 02/0505/05 Produção 01/0930/ Programar limpeza 01/0808/08 Identificar equipe de limpeza necessária 01/08 Definir equipe (quem?) 02/0804/08 Definir data e horário para limpeza antes e depois do evento 08/ Programar montagem 10/1023/11 Elaborar cronograma de montagens e desmontagens 10/1014/10 Acompanhar montagens e desmontagens 20/1123/11 Elaborando um cronograma 8. Definindo duração

58 ESTUDO DE CASO Elaborando o orçamento Verificar o custo de cada atividade Agregar os custos e verificar o valor de cada entrega Estimar um valor de reserva de gerenciamento Verificar o orçamento total do projeto

59 ESTUDO DE CASO Estrutura Analítica do Projeto Cronograma Data Início Data Fim Custos Atividades Cerimonial de Abertura 1. Identificar possibilidades 01/0323/ , Definir local e horário 01/0319/030 Visitas para identificar opções 01/0305/030 Elaborar relatório das opções levantadas 08/0312/030 Realizar reunião com partes interessadas 15/0319/030 Apresentar relatório de opções pontos positivos e negativos 15/0319/030 Decidir coletivamente 15/0319/ Agendar e pagar 22/0310/045000,00 Reservar espaço 22/03 0 Iniciar procedimentos administrativos para pagamento 23/0307/040 Pagar 10/ , Planejar ambientação 16/0430/ ,00 Visita de vistoria e produção 16/0418/040 estabelecer peças a serem produzidas 20/0430/040 aprovação da proposta 02/0505/050 Produção e montagem 01/0930/ , Programar limpeza 01/0808/082000,00 Identificar equipe de limpeza necessária 01/08 0 Definir equipe (quem?) 02/0804/082000,00 Definir data e horário para limpeza antes e depois do evento 08/ Programar montagem 10/1023/110 Elaborar cronograma de montagens e desmontagens 10/1014/100 Acompanhar montagens e desmontagens 20/1123/110 Elaborando um orçamento 9. Estimando e agregando custos

60 ESTUDO DE CASO Estrutura Analítica do Projeto Cronograma Data Início Data Fim Custos Atividades Cerimonial de Abertura ,00 1. Identificar possibilidades37000,00 2. Documentações12000,00 3. Convites600,00 4. Serviços150000,00 5. Desfile30400,00 6. Contingências20000,00 Elaborando um orçamento 10. Determinando o orçamento PL_Orcamentaria_2013_Org_Eventos.xls

61 ESTUDO DE CASO Riscos Os riscos de um projeto são um conjunto de eventos que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de oportunidades que, caso se concretizem, influenciam o objetivo do projeto. Identificar riscos durante o todo grupo de processo planejamento e monitorá-los ao longo do projeto. Documentar os riscos identificados. Determinar ações que possam MITIGAR, ELIMINAR ou TRANSFERIR o risco identificado. Em alguns casos, o melhor será ACEITAR o risco.

62 ESTUDO DE CASO 11. Analisar riscos Risco 1 - Chuva. Alugar tenda grande para abrigo das delegações antes do evento. Contingência – acompanhar os sites especializados e ter uma empresa contatada para montagem em 24hs. Risco 2 – Queda de energia Alugar gerador ligado em sistema By Pass. Havendo queda ou oscilação de energia o gerador entra em atuação. Risco 3 – Ausência de público Elaborar uma boa comunicação, promovendo o jogo após a cerimônia como atrativo para o evento. Risco 4 – Excesso de público Ter uma boa equipe de segurança, articulada com a segurança pública, promovendo rigoroso controle de acesso ao Ginásio.

63 Gerenciamento de Projetos Elaborando um PLANO DE PROJETO (Processos Iniciação + Planejamento – 11 passos) 1. Definir o Projeto (Objetivo Smart) 2. Definir as principais entregas 3. Verificar as restrições do Projeto 4. Elaborar o Termo de Abertura do Projeto 5. Elaborar a estrutura analítica do projeto (EAP) 6. Definir Responsabilidades 7. Definir as atividades 8. Determinar a duração 9. Estimar e agregar custos 10. Determinar o orçamento 11. Analisar os riscos Legenda: Integração Escopo RH Tempo Custo Risco

64 PERGUNTAS

65 ATIVIDADE COLETIVA 1. Definir o Projeto Sediar uma Regional dos Jogos Abertos do Paraná OBJETIVO SMART S – eSpecífico M – Mensurável A – Alcançável R – Realista T – Tempo definido PARA QUEM ? ONDE ? O QUÊ ? QUANTO ? COMO ? (tratar restrições, viabilizar a operação e mitigar riscos) QUANDO ? PORQUÊ ?

66 1. Projeto – Sediar uma Regional dos Jogos Abertos do Paraná Gerente do Projeto: Objetivo do Projeto: ATIVIDADE COLETIVA

67 2. Definir as principais entregas ATIVIDADE COLETIVA

68 3. Verificar as restrições do Projeto ATIVIDADE COLETIVA

69 4. Termo de Abertura do Projeto: Nome do Gestor do Projeto Nome do projeto Objetivo Entregas Principais Restrições Assinaturas ATIVIDADE COLETIVA

70 5. Elaborar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)

71 ATIVIDADE COLETIVA 6. Definir responsabilidades

72 ATIVIDADE COLETIVA Elaborando um cronograma 7. Listar as atividades

73 ATIVIDADE COLETIVA Elaborando um cronograma 8. Definindo duração

74 ATIVIDADE COLETIVA Elaborando um orçamento 9. Estimando e agregando custos

75 ATIVIDADE COLETIVA Elaborando um orçamento 10. Determinando o orçamento

76 ATIVIDADE COLETIVA 11. Analisar riscos

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