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Sistema DocFlow Ministério de Minas e Energia. Índice Pré-Implantação Implantação Pós-Implantação Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow Dados Estatísticos.

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1 Sistema DocFlow Ministério de Minas e Energia

2 Índice Pré-Implantação Implantação Pós-Implantação Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow Dados Estatísticos sobre o Sistema DocFlow

3 Período:

4 Projeto Piloto Objetivos Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste Treinamento de usuários SEE: 25 pessoas Protocolo Geral: 7 pessoas Secretaria-Executiva: 3 pessoas Período 16 a 27 de março de 2009

5 Validação no Protocolo Objetivos Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste 1º dia Observação das rotinas de protocolo 2º dia Simulado das rotinas utilizando o Sistema DocFlow

6 Levantamento de Templates Objetivos Padronizar os modelos de documentos Grupo Estratégico Grupo de Gerenciamento da Informação e de Documentos - GIDOC Coordenação de Modernização Administrativa - CMA

7 Divulgação Objetivos Divulgar a implantação do novo Sistema de Gerenciamento de Documentos e substituição do sistema anterior, entre os servidores do MME informando suas características técnicas e a data provável de sua implantação. Despertar o interesse dos servidores na participação dos treinamentos, minimizando a resistência com o ambiente digital a fim de sensibilizar os futuros usuários e atrair a máxima atenção possível do público interno. Além de garantir a assimilação do conteúdo do treinamento com a interface do ambiente on-line.

8 1º Comunicado (17 e 18/06/2009): Informações do DocFlow e etapas concluídas

9 2º Comunicado (26 e 29/06/2009): Informou as ações já realizadas para implantação do DocFlow e próximas ações

10 3º Comunicado (30/06 e 01/07/2009): Convocação e Memorando SPOA/SE convidando Secretários para a palestra de sensibilização

11 4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do projeto. As etapas concluídas e as próximas a serem realizada

12 5º Comunicado (16/09/2009): informou a capacitação de usuários e informações gerais sobre a gestão de documentos

13 Treinamento de usuários Utilização do Sistema Multiplicador (40) Protocolo (35) Usuário Padrão (313) Assinante (64) Utilização do scanner 28 colaboradores de protocolo Período: 30/11 a 18/12/2009

14 Preparação para Implantação Cadastro de: unidades; usuários e assinaturas; municípios; modelos de documentos; Código de Classificação; instituições externas; última numeração de documentos/processos; e outros dados. Observação: não foi realizada importação dos dados do Sistema anterior (SICPD)

15 30 de agosto de 2010.

16 DocFlow implantado Acompanhamento técnico da empresa de manutenção Norma Operacional 001/2010 SPOA Disponibilização de Guia Prático Disponibilização de Manual on-line Suporte do Sistema: e presencial Recadastro de documentos/processos

17 Monitoramento/Aperfeiçoamento do Sistema

18 Gestão do Sistema Gestora do Sistema Equipe de Suporte Atendimentos aos usuários; Reclassificação de Documentos; Monitoramento do Sistema Registros de pendências no JIRA; Relatório gerenciais; Criação de Modelos de Documentos, quando há demanda. Manutenção

19 Treinamento de usuários Treinamento individual Turmas de treinamento 92 usuários capacitados Período: 31/01 a 17/02/2012

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21 Benefícios Cultura de classificação arquivística Padronização de procedimentos de gestão documental Padronização de modelos de documentos Registro/controle da produção documental Controle de tramitação/localização Transparência: acesso amplo, ressalvando os casos de sigilo

22 Normas atendidas Portaria Normativa SLTI nº5, de 19 de dezembro de 2002 Resolução CONARQ nº14, de 24 de outubro de 2001

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24 Dados quantitativos do Sistema Usuários ativos: 655 Unidades cadastradas: 141

25 ATENDIMENTOS DO SUPORTE

26 MÉDIA DE ACESSOS DIÁRIOS

27 PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PRODUZIDOS

28 PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PROTOCOLADOS

29 Análise da aderência ao E-Arq Brasil

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