Ministério de Minas e Energia

Apresentação em tema: "Ministério de Minas e Energia"— Transcrição da apresentação:

1 Ministério de Minas e Energia
Sistema DocFlow Ministério de Minas e Energia

2 Índice Pré-Implantação Implantação Pós-Implantação
Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow Dados Estatísticos sobre o Sistema DocFlow

3 Pré-Implantação Período:

4 Projeto Piloto Objetivos Treinamento de usuários Período
Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste Treinamento de usuários SEE: 25 pessoas Protocolo Geral: 7 pessoas Secretaria-Executiva: 3 pessoas Período 16 a 27 de março de 2009

5 Validação no Protocolo
Objetivos Validar o Sistema Identificar as possíveis necessidades de ajuste 1º dia Observação das rotinas de protocolo 2º dia Simulado das rotinas utilizando o Sistema DocFlow

6 Levantamento de Templates
Objetivos Padronizar os modelos de documentos Grupo Estratégico Grupo de Gerenciamento da Informação e de Documentos - GIDOC Coordenação de Modernização Administrativa - CMA

7 Divulgação Objetivos Divulgar a implantação do novo Sistema de Gerenciamento de Documentos e substituição do sistema anterior, entre os servidores do MME informando suas características técnicas e a data provável de sua implantação. Despertar o interesse dos servidores na participação dos treinamentos, minimizando a resistência com o ambiente digital a fim de sensibilizar os futuros usuários e atrair a máxima atenção possível do público interno. Além de garantir a assimilação do conteúdo do treinamento com a interface do ambiente on-line.

8 1º Comunicado (17 e 18/06/2009): Informações do DocFlow e etapas concluídas

9 2º Comunicado (26 e 29/06/2009): Informou as ações já realizadas para implantação do DocFlow e próximas ações

10 3º Comunicado (30/06 e 01/07/2009): Convocação e Memorando SPOA/SE convidando Secretários para a palestra de sensibilização

11 4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do projeto
4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do projeto. As etapas concluídas e as próximas a serem realizada

12 5º Comunicado (16/09/2009): informou a capacitação de usuários e informações gerais sobre a gestão de documentos

13 Treinamento de usuários
Utilização do Sistema Multiplicador (40) Protocolo (35) Usuário Padrão (313) Assinante (64) Utilização do scanner 28 colaboradores de protocolo Período: 30/11 a 18/12/2009

14 Preparação para Implantação
Cadastro de: unidades; usuários e assinaturas; municípios; modelos de documentos; Código de Classificação; instituições externas; última numeração de documentos/processos; e outros dados. Observação: não foi realizada importação dos dados do Sistema anterior (SICPD)

15 Implantação 30 de agosto de 2010.

16 DocFlow implantado Acompanhamento técnico da empresa de manutenção
Norma Operacional 001/2010 SPOA Disponibilização de Guia Prático Disponibilização de Manual on-line Suporte do Sistema: e presencial Recadastro de documentos/processos

17 Pós-Implantação Monitoramento/Aperfeiçoamento do Sistema

18 Gestão do Sistema Gestora do Sistema Equipe de Suporte Manutenção
Atendimentos aos usuários; Reclassificação de Documentos; Monitoramento do Sistema Registros de pendências no JIRA; Relatório gerenciais; Criação de Modelos de Documentos, quando há demanda. Manutenção

19 Treinamento de usuários
Treinamento individual Turmas de treinamento 92 usuários capacitados Período: 31/01 a 17/02/2012

20 Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow

21 Benefícios Cultura de classificação arquivística
Padronização de procedimentos de gestão documental Padronização de modelos de documentos Registro/controle da produção documental Controle de tramitação/localização Transparência: acesso amplo, ressalvando os casos de sigilo

22 Normas atendidas Portaria Normativa SLTI nº5, de 19 de dezembro de 2002 Resolução CONARQ nº14, de 24 de outubro de 2001

23 Dados Estatísticos sobre o Sistema

24 Dados quantitativos do Sistema
Usuários ativos: 655 Unidades cadastradas: 141

25 ATENDIMENTOS DO SUPORTE

26 MÉDIA DE ACESSOS DIÁRIOS

27 PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PRODUZIDOS

28 PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PROTOCOLADOS

29 Análise da aderência ao E-Arq Brasil

30 Análise da aderência ao E-Arq Brasil

31 Análise da aderência ao E-Arq Brasil