ESCRITÓRIO DE PROCESSOS

Apresentação em tema: "ESCRITÓRIO DE PROCESSOS"— Transcrição da apresentação:

1 ESCRITÓRIO DE PROCESSOS
GARANTIA PELLEGRINO Friday, April 07, 2017

2 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
DIFICULDADES / IMPACTOS Cliente emite NF de simples remessa Pellegrino confere e recebe mercadoria Documentação processo é manual (ficha controle de garantia + etiqueta Bosch) e não existe associação / vinculação de dados Pellegrino faz inspeção prévia (regras do fabricante) Fornecedor faz análise técnica na Pellegrino (Affinia, Mahle, Aplic e Sachs), demais fornecedores na fábrica Pellegrino envia peças (remessa ou devolução) para Fornecedor Pellegrino aguarda reposição peças / crédito do Fornecedor Pellegrino emite NF de simples remessa e envia peça ao cliente Pellegrino desconhece problemas / defeitos alegados pelo cliente Pellegrino não tem informações a respeito do que está em transito São utilizadas 6 telas / transações Funcionário para inspeção visual / prévia Bosch – lançamento site Aguardar vinda dos técnicos (Affinia, Mahle, Aplic e Sachs) Tempo resposta fornecedor Retirada de peças estoque de Vendas Custo do frete: Cliente – Pellegrino + Pellegrino - Cliente Processo não amarrado no sistema e dados não são validados Falta de informações quantitativas e qualitativas (relatórios) PONTOS POSITIVOS Atendimento ao cliente ao preço de custo Affinia | Friday, April 07, 2017

3 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
Alguns clientes possuem alta representatividade em valores financeiros, mas não estão entre os clientes com maior número de peças enviadas. (Peças de alto valor comercial – acima de R$ 2.000,00) INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO Affinia | Friday, April 07, 2017

4 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO 47,74% (328 NF'S) de remessas de garantia de clientes recebidas no período, foram registradas após o 6º dia da data do recebimento Qtde de NF's / Mês: Jan.2011 96 Fev.2011 79 Mar.2011 177 Abr.2011 92 Mai.2011 143 Jun.2011 100 Total NF's 687 Das 328 NF'S registradas após o 6º dia do recebimento, 52 NF'S foram lançadas após 30 dias da data do recebimento , o que corresponde a 15,85% deste total Affinia | Friday, April 07, 2017

5 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
Existem peças retornadas a clientes que referem se a peças enviadas em Ex: Salber 110 peças enviadas em 2010 e retornadas no início do 1º semestre INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO Affinia | Friday, April 07, 2017

6 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
Se considerarmos que as 507 peças deram entrada na Pellegrino em Dez/2010, podemos concluir que 52,66% dos retornos ocorreram após 60 dias da entrada das peças INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO Affinia | Friday, April 07, 2017

7 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO 76,14% das peças retornadas aos clientes no 1º semestre de 2011, referem se a peças que deram entrada no mesmo período. Affinia | Friday, April 07, 2017

8 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO 55,19% das peças enviadas aos clientes no período analisado, foram retornadas com mais de 60 dias do recebimento da peça Affinia | Friday, April 07, 2017

9 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO O tempo médio para atendimento do cliente (retorno de peças) é de 57 dias. Affinia | Friday, April 07, 2017

10 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO Os cinco fornecedores com maiores volumes de peças em garantia, corresponderam a 72,25% do total de peças recebidas no período A Affinia, que possui grande representatividade no volume de peças e valores financeiros, trata peças em garantia, através de NF de Devolução. Affinia | Friday, April 07, 2017

11 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
Os cinco fornecedores com maiores volumes de peças recebidas em garantia, corresponderam a 77,66% do valor (R$) das peças enviadas no período INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO Affinia | Friday, April 07, 2017

12 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO Alguns fornecedores realizam o tratamento para peças em garantia através de Notas Fiscais de Devolução, como a Affinia, Dynapar e Fras-Le Affinia | Friday, April 07, 2017

13 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
Fornecedores como a Schaeffler, Fania e Eaton, podem realizar o tratamento para peças em garantia através de Notas Fiscais de Devolução ou Remessa INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO Affinia | Friday, April 07, 2017

14 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
INFORMAÇÕES: UNIDADE SÃO PAULO R$ ,09 ou 3,04% do total de pendências, referem se a peças enviadas em 2009, R$ ,21 ou 19,03% do total pendente em todas as unidades, referem se a peças enviadas aos fornecedores em 2010. A pendência de retorno de devoluções de garantia somando todas as unidades é de R$ ,66; Affinia | Friday, April 07, 2017

15 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
INFORMAÇÕES: OUTRAS UNIDADES Affinia | Friday, April 07, 2017

16 Garantia Pellegrino -> Processo atual – Reposição em peças
INFORMAÇÕES: OUTRAS UNIDADES A tabela ao lado representa a soma das pendências por fornecedores em todas as unidades. (exceto SPO) Affinia | Friday, April 07, 2017

17 Garantia Pellegrino -> Processo proposto – Pagamento em espécie
RECEBIMENTO GARANTIA EXPEDIÇÃO 2. Recebimento peças (cliente) Processo Garantia SDP 1.Autorização processo de garantia Portal Solicitação Cliente 2.1 Geração automática de crédito 3. Inspeção prévia de peças 3.1 Acompanhamento 4.1. Análise fornecedor na Pellegrino 4. Devolução ao fornecedor 4.2. Geração de Crédito 4.3. Análise fornecedor na Fábrica 5. Liquidação débitos Fornecedores Liquidação créditos Cliente FINANCEIRO FORNECEDOR Affinia | Friday, April 07, 2017

18 Garantia Pellegrino -> Processo proposto – Pagamento em espécie
DIFICULDADES / IMPACTOS Cliente informa itens para envio garantia - Portal Pellegrino valida dados e emite autorização Cliente emite nota fiscal de devolução Pellegrino recebe mercadorias Documentação processo é informatizada e dados são associados / vinculados eletronicamente Pellegrino gera crédito para pagamento ao cliente Pellegrino faz inspeção prévia (regras do fabricante) Fornecedor faz análise técnica na Pellegrino (Affinia + Sachs) ou na fábrica Pellegrino envia peças (devolução) para Fornecedor Pellegrino aguarda crédito do Fornecedor Funcionário para inspeção visual / prévia Bosch – lançamento site Aguardar vinda dos técnicos (Affinia + Sachs) Tempo resposta fornecedor Custo do frete: Cliente – Pellegrino Atendimento ao cliente ao preço da venda PONTOS POSITIVOS Pellegrino tem informação prévia dos problemas / defeitos alegados pelo cliente Pellegrino tem informações a respeito do que está em transito Será criado uma única tela para controle da ocorrência contemplado o processo na íntegra (autorização – entrada – disposição – atendimento) Não utilização do estoque de Vendas Eliminação do custo do frete: Pellegrino – Cliente Processo controlado via sistema do início ao encerramento do processo Disponibilidade de informações quantitativas e qualitativas (relatórios) Redução de tempo e melhor atendimento ao cliente Affinia | Friday, April 07, 2017

19 Garantia Pellegrino -> Processo proposto – Pagamento em espécie
PROCESSO ATUAL PROCESSO PROPOSTO Cliente emite NF de simples remessa Pellegrino recebe mercadoria Documentação processo é manual (ficha controle de garantia + etiqueta Bosch) e não existe associação / vinculação de dados Pellegrino faz inspeção prévia (regras do fabricante) Fornecedor faz análise técnica na Pellegrino (Affinia + Sachs) ou na fábrica Pellegrino envia peças (remessa ou devolução) para Fornecedor Pellegrino aguarda reposição peças / crédito do Fornecedor Pellegrino emite NF de simples remessa e envia peça ao cliente Cliente informa itens para envio garantia - Portal Pellegrino valida dados e emite autorização Cliente emite nota fiscal de devolução Pellegrino recebe mercadorias Documentação processo é informatizada e dados são associados / vinculados eletronicamente Pellegrino gera crédito para pagamento ao cliente Pellegrino faz inspeção prévia (regras do fabricante) Fornecedor faz análise técnica na Pellegrino (Affinia + Sachs) ou na fábrica Pellegrino envia peças (devolução) para Fornecedor Pellegrino aguarda crédito do Fornecedor Affinia | Friday, April 07, 2017

20 Garantia Pellegrino -> Processo proposto – Pagamento em espécie
PORTAL SDP Hospedagem site Pellegrino - WEB Cliente acessa com login (CNPJ) + senha (gerada pela Pellegrino) Área acesso específica / segregada / independente Formulário padrão para preenchimento Validação automática pelas compras realizadas Definição de preço e impostos já padronizadas Informações sobre defeitos / problemas alegados Instruções específicas para envio, documentação e atendimento Nº de Processo Garantia (espelho da nota de devolução a ser emitida Acompanhamento do “status” da ocorrência Pré-carga da nota fiscal (pré-nesm) Validação da nota fiscal Impressão de etiquetas para acompanhamento peças (fichas de garantia) Seleção automática por fornecedor para geração de Ordem de Garantia - solicitação de nota fiscal (senf) Geração automática do título de crédito (tipo a definir) ao cliente para integração no Financeiro (pela parametrização do tipo de nota fiscal de entrada – (Dev-G) Relatórios : informações por cliente, por fornecedor, por item, por disposição – físico e financeiro Controle do processo na totalidade

21 Garantia Pellegrino -> Processo proposto – Pagamento em espécie
PROCESSO DE GARANTIA PELLEGRINO Nº 0001/2011 Data: CNPJ - Razão Social Cliente INSTRUÇÕES: NF de Devolução - CFOP Nº de Processo de Garantia (Cópia do espelho da nota) Peças acompanhadas de certificado de garantia preenchido Bosch: cópia de NF de venda ao consumidor ou NF de compra Pellegrino? Ressarcimentos: indicar necessidade de análise especial? Garantia antecipada? Master Power? Cupom Fiscal? Etc... MODELO Seq Item Qtde NF de Compra Preço Problema alegado 1 123545 01 13567 25,00 Rosca danificada 2 134564 14567 20,00 Falta componente 3 145367 14637 15,00 Total 60,00 Affinia | Friday, April 07, 2017

22 Garantia Pellegrino -> Processo proposto – Pagamento em espécie
MODELO Observação: Ficha de Garantia gerada através de dados e informações inseridas no Portal, impressa e anexada a peça (EXEMPLO) Affinia | Friday, April 07, 2017

23 Garantia Pellegrino -> Processo proposto – Pagamento em espécie
CONSIDERAÇÕES Recursos humanos – pessoal dedicado ao acompanhamento e controle do processo Módulo Garantia no SDP independente das operações de Compra e Venda Local de estoque específico para itens Garantia (físico + sistema) Redefinição das listas de opções: problemas alegados, disposição Cortesia: Fornecedor e Pellegrino Indicar CFOP´s nova modalidade Informações sobre alíquotas e valores de impostos Mais de uma peça por itens “vs” problema alegado Lista padrão de problemas alegados Possibilidade de estender modelo Portal para processo de Devolução Comercial (SAC) Definição Gestor Processo Garantia Comunicação do novo processo aos clientes e determinação de prazo para enquadramento Definição de frequência pagamento créditos ao cliente (semanal / quinzenal) Risco de pagar improcedente + necessidade de refaturamento Avaliar processo Garantia Expressa Bosch e verificar possibilidade de integração de dados do SDP no site Negociação com Fornecedor para pagamento créditos: forma , prazo / frequência + eventual refaturamento Relação Custo – Benefício Recursos físicos – espaço segregado + estrutura: bancada e prateleiras + identificação visual