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MS Excel Pequena revisão e alguns erros comuns. 2 TM MS Excel Aspectos Gerais Principais assuntos a abordar: Formatação Formulas Funções Gráficos Objectivo:

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1 MS Excel Pequena revisão e alguns erros comuns

2 2 TM MS Excel Aspectos Gerais Principais assuntos a abordar: Formatação Formulas Funções Gráficos Objectivo: Não ter medo dos números e saber construir correctamente gráficos.

3 3 TM MS Excel Formatação Importante. O sinal que diferencia a unidade da decima, depende de cada computador. Para se saber qual é o sinal : –virgula ou ponto –Escreve-se dois números com os sinais –Se o número ficar à direita da célula, o excel interpreta como numero logo esse sinal é o correcto –Se o número ficar à esquerda da célula, o excel interpreta como texto logo esse sinal não é o correcto Neste caso o ponto é o sinal correcto

4 4 TM MS Excel Formatação Noção muito importante no excel o que se escreve, pode ser diferente do que se vê escrito. O que se escreve O que se vê

5 5 TM MS Excel Formatação Escreve-se, sempre o mais simplificado possível, depois formata- se como se quer. Pode-se formatar: –Números –Valores monetários –Datas –Horas –Percentagens –Fracções –E podemos formatar à nossa medida Menu Format - Cell

6 6 TM MS Excel Cuidado ao usar a percentagem: se escrevemos o valor primeiro ( por ex.: 35 ) e formatamos depois vamos ter % ( o valor é multiplicado por 100. Temos duas soluções: formata-se primeiro e escreve-se depois escreve-se com valores entre 0 e 1 e formata- se Formatação Criar a nossa própria formatação No custom No type – escreve-se o seguinte: para representar um numero pôe-se um zero para representar algo fixo, escreve- se entre aspas

7 7 TM MS Excel Formulas É necessário por o sinal de = no inicio da expressão. Para não repetir a formula em cada linha: Pode-se clickar no canto inferior direito e arrastar, até preencher as células necessárias =A2+B2 =A3+B3 =A4+B4

8 8 TM MS Excel Formulas À alturas que se quer arrastar, mas existem células que não podem mudar =(A2+B2)*b7 =(A3+B3)*b8 =(A4+B4)*b9 =(A2+B2)*$b$7 =(A3+B3)*$b$7 =(A4+B4)*$b$7 Precisamos de por o $ antes da linha e do número para fixar a célula

9 9 TM MS Excel Funções Existem funções pré-definidas, que nos ajudam nos cálculos. Menu Insert –Function ou no botão fx Sum – somar Average – Média Count - contar Countif – contar se If - se

10 10 TM MS Excel Funções Nas funções count e sum, têm- se de introduzir as células que se quer contar ou somar. Introduz-se a primeira célula : a última célula Neste exemplo A3:A10 Nas funções countif e sumif, têm-se de introduzir as células que se quer contar ou somar e o Critério. Neste exemplo está-se a contar as células de A3 até A11 que tenham um valor superior a 5

11 11 TM MS Excel Funções Logical_teste – é a condição, neste exemplo têm-se a expressão B1>5 Value_if_true – se for verdadeira a expressão então o resultado é igual a B1 Value_if_false – se for falsa a expressão então o resultado é igual ao dobro de B1 A função se tem 3 argumentos:

12 12 TM MS Excel Seleccionar os dados que se quer que apareça no gráfico Menu Insert – chart Pode-se formatar: Tipo de Gráfico Ajustar aos eixos Por legendas Por títulos Gráficos Quando se quer mudar algo no gráfico, clicka-se em cima do pretendido com o botão do lado direito e aparece Format…

13 13 TM MS Excel Problemas em gráficos Versão original (errada) Versão corrigida Publicidade do BPI Manipulação dos gráficos. Problemas: Não existe escala Escala não começa no zero

14 14 TM MS Excel Problemas em gráficos Audiências da SIC Manipulação dos gráficos. Problemas: Não existe escala Escala não começa no zero Reparem na diferença que há entre 2Q e 3Q no gráfico de cima e no gráfico de baixo

15 15 TM MS Excel Problemas em gráficos Relatório de contas da Jerónimo Martins Manipulação dos gráficos. Problemas: Ordem cronologia ao contrario, primeiro 2006 depois 2005 Não se consegue ver as diferenças entre gráficos ( neste caso não se deve de usar o circular ) A cor azul escura destaca-se em relação às outras ( as cores não estão bem distribuídas)

16 16 TM MS Excel Problemas em gráficos Relatório de contas da Brisa Problemas: Cores muito parecidas Quando por questões gráficas ( só usar uma cor, ou preto e branco ) não podemos utilizar muitas cores, usa-se padrões diferentes

17 17 TM MS Excel Problemas em gráficos Problemas: Este tipo de gráfico não tem sentido, não se consegue saber se por exemplo do 1Q para o 2Q em Beja houve aumento ou diminuição.

18 18 TM MS Excel Problemas em gráficos Problemas: São muitos gráficos num só. Compara-se unidades diferentes ( litros, Quilogramas)

19 19 TM MS Excel Problemas em gráficos Problemas: Usar duplo eixo, podemos manipular para o que no interessa.

20 20 TM MS Excel Problemas em gráficos


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