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Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Neusa Gonçalves Vieira Chefe do Setor de Análise Administrativa e Financeira Suprimento de Fundos.

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1 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Neusa Gonçalves Vieira Chefe do Setor de Análise Administrativa e Financeira Suprimento de Fundos

2 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Introdução Esta apostila consiste num apanhado de Leis, Decretos, Instruções Normativas e Portarias do Governo Federal, tendo por finalidade consolidar os dispositivos legais e estabelecer normas e procedimentos gerais para concessão, aplicação e prestação de contas do suprimento de fundos.

3 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Conceitos Básicos Suprimento de Fundos Suprido Ordenador de Despesas Nota de Empenho Nota de Sistema Ordem Bancária Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF Guia de Recolhimento da União - GRU Autônomo Nota Fiscal Carta de Correção Prazo de Aplicação Prazo para Prestação de Contas

4 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Suprimento de Fundos art. 68º e 69º da Lei nº 4.320/64art. 74º, § 3º do Decreto-Lei nº 200/67art. 45º e 47º do Decreto nº /86Decreto /88Portaria nº 492/93 art. 68º e 69º da Lei nº 4.320/64art. 74º, § 3º do Decreto-Lei nº 200/67art. 45º e 47º do Decreto nº /86Decreto /88Portaria nº 492/93 Regime de adiantamento aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei. (art. 68º e 69º da Lei nº 4.320/64, art. 74º, § 3º do Decreto-Lei nº 200/67, art. 45º e 47º do Decreto nº /86 com alterações do Decreto /88 e Portaria nº 492/93 do Ministério da Fazenda).art. 68º e 69º da Lei nº 4.320/64art. 74º, § 3º do Decreto-Lei nº 200/67art. 45º e 47º do Decreto nº /86 Decreto /88 Portaria nº 492/93 Consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedido de empenho, para realização de despesas que não possam subordinar- se ao processo normal de aquisição, sob inteira responsabilidade do ordenador de despesas.

5 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I A despesa executada por meio de suprimento de fundos, procedimento de excepcionalidade dentro do processo normal de aplicação do recurso público, deverá, na mesma forma que no processo licitatório, observar os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade e da igualdade, além de garantir a aquisição mais vantajosa para a administração pública. Excepcionalmente, a critério da autoridade de nível ministerial, desde que caracterizada a necessidade em despacho fundamentado, poderão ser concedidos suprimento de fundos em valores superiores aos fixados.

6 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I 1.2 – Suprido art. 45º do Decreto nº art. 45º do Decreto nº Servidor detentor do Suprimento de Fundos, em qualquer esfera de governo. (art. 45º do Decreto nº de 23 de dezembro de 1986).art. 45º do Decreto nº Ordenador de Despesas art. 80º, § 1º do Decreto-Lei nº 200 art. 80º, § 1º do Decreto-Lei nº 200 Toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem na emissão de empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos da união ou pela qual esta responda. (art. 80º, § 1º do Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967)art. 80º, § 1º do Decreto-Lei nº 200

7 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Nota de Empenho (NE) Nota de Empenho (NE) art. 61º da Lei nº art. 61º da Lei nº Documento utilizado para registrar as operações que envolvem despesas orçamentárias realizadas pela administração pública e que indica o nome do credor, a especificação e a importância da despesa, bem como a dedução desta do saldo da dotação própria. (art. 61º da Lei nº de 17 de março de 1964).art. 61º da Lei nº Nota de Sistema (NS) art. 09º da IN STN nº 04 art. 09º da IN STN nº 04 Documento utilizado para registro no SIAFI dos movimentos financeiros efetuados pelo Banco Central do Brasil na conta única, mediante autorização da Secretaria do Tesouro Nacional.(art. 09º da IN STN nº 04 de 31 de julho de 1998).art. 09º da IN STN nº 04

8 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Ordem Bancária (OB) art. 3º e 4º da Instrução Normativa STN nº 04 art. 3º e 4º da Instrução Normativa STN nº 04 Documento hábil para utilização dos recursos financeiros constantes de disponibilidade da conta única. (art. 3º e 4º da Instrução Normativa STN nº 04, de 31 de julho de 1998).art. 3º e 4º da Instrução Normativa STN nº 04

9 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Cartão de Pagamento do Governo Federal – CPGF O cartão é uma ferramenta que oferece soluções mais transparentes na gestão dos processos de pagamento e controle das despesas de Suprimento de Fundos do Governo Federal, Estados e Municípios. Deve ser utilizado em estabelecimentos afiliados à rede VISA, e são emitidos pelo Banco do Brasil contendo o nome da unidade governo e do portador por ela indicado. rt. 13º da Instrução Normativa nº 04 ecreto nº ortaria nº 41 rt. 13º da Instrução Normativa nº 04 ecreto nº ortaria nº 41 A sua utilização permite o monitoramento detalhado dos gastos em tempo e hora, aumentando a transparência no processo de compras, e no controle das despesas. (art. 13º da Instrução Normativa nº 04 de 30 de agosto de 2004, Decreto nº de 25 de janeiro de 2005 e Portaria nº 41, de 04 de março de 2005).art. 13º da Instrução Normativa nº 04 Decreto nº Portaria nº 41

10 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I

11 1.8 - Guia de Recolhimento da União - GRU art. 98º, da Lei nº Portaria MF nº 250 art. 98º, da Lei nº Portaria MF nº 250 Documento utilizado na arrecadação de recursos do Governo Federal decorrentes da prestação de serviços à sociedade, com objetivo de atender o disposto no art. 98º, da Lei nº , de 30 de julho de 2003 e constante da Portaria MF nº 250, de 30/04/2003.art. 98º, da Lei nº Portaria MF nº 250

12 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I

13 1.9 - Autônomo Indivíduo que exerce habitualmente e por conta própria atividade profissional remunerada, sem contrato assinado, horário a cumprir ou subordinação de chefia, para realizar tarefas específicas de curta duração, exemplo: serviços de pedreiro, pintura, encanamento, eletricidade, auditorias etc Nota Fiscal Documento fiscal que comprova a compra de um determinado produto ou serviço e também destina-se ao recolhimento de impostos. A não utilização caracteriza sonegação fiscal.(Lei nº de 25 de outubro de 1966). Lei nº de 25 de outubro de 1966Lei nº de 25 de outubro de 1966

14 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Carta de Correção O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) tornou regular a carta de correção, através do Ajuste Sinief 01, de 30 de março de 2007, o que permite a utilização de carta de correção, para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com: O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) tornou regular a carta de correção, através do Ajuste Sinief nº 01, de 30 de março de 2007, o que permite a utilização de carta de correção, para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro não esteja relacionado com:Ajuste Sinief 01, de 30 de março de 2007Ajuste Sinief nº 01, de 30 de março de Valores tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação; -Correção de dados cadastrais que impliquem em mudança do remetente ou do destinatário; -A data de emissão ou de saída. -O contribuinte pode usar a Carta de Correção em casos de erros no preenchimento do CNPJ, Códigos de produtos, descrição de endereços, entre outros.

15 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Prazo de Aplicação Período que o suprido tem para realizar as despesas. O prazo máximo é de 90 dias (corridos) Prazo de Prestação de Contas Período que o suprido tem para comprovar junto à Divisão Financeira as despesas efetuadas. O prazo máximo é de 30 dias (corridos).

16 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I 2 – Procedimentos para Solicitação, Utilização e Prestação de Contas de Suprimento de Fundos 2.1 – Solicitação 2.2 – Utilização 2.3 – Prestação de Contas 2.4 – Como é vedado Suprimento de Fundos 2.5 – Condições Gerais 2.6 – Das Excepcionalidades

17 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I 2.1 – Da Solicitação O fornecimento do numerário ao suprido será feito através de nota de sistema (NS) em nome do suprido, autorizada pelo ordenador de despesas Será concedido no máximo 02 (dois) suprimentos de fundos por período de aplicação e prestação de contas por UP, sendo um para consumo e outro para serviços. § 1º, do art. 1º, da portaria nº 95 § 1º, do art. 1º, da portaria nº O valor máximo de suprimento de fundos será de R$ 4.000,00 para consumo e R$ 4.000,00 para serviços, de acordo com o § 1º, do art. 1º, da portaria nº 95, de 19 de abril de 2002, do Ministério da Fazenda).§ 1º, do art. 1º, da portaria nº – Na concessão deverá ser apresentado justificativa da excepcionalidade da despesa, indicando fundamento normativo.

18 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Nota: Somente autoridade ministerial poderá autorizar a concessão de suprimento de fundos acima dos valores estabelecidos, e o ordenador de despesas poderá adequar os valores à realidade da instituição. Formulário nº 089 Formulário nº Os campos de n° 1 a 14 do Formulário nº 089 (SCS -Solicitação e Concessão de Suprimento de Fundos) devem ser preenchidos com os dados do suprido. O chefe imediato, assina o campo n° 15 autorizando a concessão.Formulário nº 089 nº nº O Formulário nº 143 (Informações do Suprido), deve ser preenchido e assinado pelo próprio.Formulário nº O solicitante deve montar o processo anexando os dois formulários em duas vias e encaminhá-los ao Setor de Análise. Nota: O formulário deve ser preenchido conforme instruções contidas no mesmo.

19 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Não poderá receber suprimento de fundos o servidor que: a) Seja ordenador de despesas; b) Seja formalmente responsável pela guarda ou utilização do material de consumo a ser adquirido, no caso do almoxarifado, salvo quando não houver na instituição outro servidor que possa ser responsável; c) Esteja em atraso na prestação de contas de suprimento de fundos anteriores; d) Esteja formalmente em alcance, entendendo-se como tal, prestação de contas impugnadas, total ou parcial ou esteja respondendo inquérito administrativo; e) Esteja em processo de aposentadoria, férias ou desligamento de outra natureza de serviço ativo, já em andamento; e f) Seja responsável por dois suprimentos.

20 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Da utilização O suprimento de fundos deve ser utilizado para atender despesas eventuais, de pequeno vulto e pronto pagamento classificadas em um dos seguintes elementos de despesas; Material de consumo Material de consumo; Passagens e despesas com locomoção; Passagens e despesas com locomoção; ou Aquisição de serviços. § 1º, do art. 2º, da portaria nº 95 § 1º, do art. 2º, da portaria nº O valor máximo por nota fiscal é de R$ 800,00 (oitocentos reais), de acordo com o § 1º, do art. 2º, da portaria nº 95, de 19 de abril de 2002, do Ministério da Fazenda.§ 1º, do art. 2º, da portaria nº Na utilização devem ser observadas as condições e as finalidades previstas no ato de concessão O prazo máximo para aplicação será de até 60 (dias) a contar da data do ato de concessão e não ultrapassará o término do exercício financeiro.

21 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I A despesa deve ser efetuada por meio de pagamento a um estabelecimento afiliado, utilizando-se a modalidade de fatura (crédito). Somente na impossibilidade da utilização em estabelecimento afiliado é que deve haver o saque, desde que autorizado em cada concessão de suprimento de fundos, e que não ultrapasse á 30% do valor suprimento liberado, sempre sendo evidenciado que se trata de procedimento excepcional e carente de justificativa formal. Obs.: As despesas efetuadas com o cartão corporativo federal serão exclusivamente na modalidade crédito No ato da despesa o suprido deverá exigir a nota fiscal da compra, bem como o comprovante VISA de utilização do cartão, uma vez que ambos serão apresentados na prestação de contas.

22 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Nota Fiscal

23 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Comprovante VISA

24 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I O suprimento de fundos deve ser utilizado somente para compras de materiais e serviços do interesse da instituição, nas seguintes ocasiões: a) Despesas de viagem que exijam pronto pagamento em espécie; b) Material que faz parte da linha regular de estoque do almoxarifado, mas que no momento da aquisição não esteja disponível no estoque, devendo ser anexado ao processo o documento comprobatório da consulta ao almoxarifado; c) Aquisição de material que não faça parte da linha regular de estoque do almoxarifado ou haja impossibilidade ou impropriedade de mantê-lo estocado; d) Realização de serviços que não permitam a emissão de empenho prévio específico; Nota: Quando a despesa realizada por procedimento normal, venha causar prejuízo ao erário ou prejudicar o atendimento público, deverá ser justificada.

25 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I As notas fiscais deverão atender às seguintes exigências: Nome e CNPJ da instituição; A especificação e a quantidade do material adquirido ou serviço prestado; O valor unitário, o total de cada item e o total da nota; A via do cliente do cartão VISA A data de emissão; Não podem ser emitidas com data anterior à do recebimento do suprimento de fundos, nem posterior ao último dia para a realização das despesas; Só serão aceitas se preenchidas com a mesma grafia; Carta de Correção Carta de Correção Não devem estar rasuradas, emendadas ou dilaceradas. Quando houver rasuras ou emendas, o suprido deve solicitar à empresa Carta de Correção (MOD-DIRAF-021), a qual não corrige o valor; eCarta de Correção devem ser atestadas de forma legível, apondo-se carimbo ou escrevendo-se em letra de forma, o nome do servidor.

26 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Nota 1: Só serão aceitas notas fiscais de produtos e serviços, em cujo rodapé esteja contido nome, endereço e o número da inscrição estadual e/ou municipal, CNPJ da gráfica impressora da nota, o número de ordem da primeira e última nota impressa, e o número da autorização concedida pela Secretaria de Fazenda Estadual, respeitada a data de emissão da mesma, conforme Decreto /91.Decreto /91 Nota 2: A data do atesto não pode ser anterior à data de emissão da nota fiscal. Nota 3: Como complemento ao atesto, deve ser adicionada uma justificativa resumida da destinação do material ou serviço adquirido. nº 480, de 15 de dezembro de 2004nº 480, de 15 de dezembro de 2004, os pagamentos efetuados por meio de suprimento de fundos à pessoa jurídica, por prestação de serviço ou aquisição de material de consumo, são isentos de retenção na fonte do imposto de renda e das contribuições de que trata o artigo 64 da Lei 9.430, de 27 de dezembro de Nota 4: De acordo com a IN/SRF nº 480, de 15 de dezembro de 2004, os pagamentos efetuados por meio de suprimento de fundos à pessoa jurídica, por prestação de serviço ou aquisição de material de consumo, são isentos de retenção na fonte do imposto de renda e das contribuições de que trata o artigo 64 da Lei 9.430, de 27 de dezembro de 1996.artigo 64 da Lei 9.430, de 27 de dezembro de 1996IN/SRF nº 480, de 15 de dezembro de 2004artigo 64 da Lei 9.430, de 27 de dezembro de 1996

27 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I A utilização do suprimento deverá observar os seguintes prazos: a) O prazo para aplicação do suprimento de fundos, não pode exceder a sessenta dias (corridos) a partir da autorização do ordenador de despesas. Informação sobre esta data será feita via ao suprido, na data da liberação do crédito. Sua prestação de contas será cumprida em até dez dias subseqüentes ao término do prazo de aplicação. b) Quando se destinar a atender despesas com viagem, o prazo de aplicação será o de duração da mesma, e a prestação de contas até 03 dias úteis do retorno.

28 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Se o valor do saque exceder ao da despesa a ser realizada, o valor excedente deverá ser devolvido, por intermédio da GRU, código de recolhimento – devolução de suprimento de fundos, no prazo máximo de três dias úteis a partir do dia seguinte da data do saque, diminuindo o valor do suprimento a ser utilizado Se o valor excedente do saque a que se refere o item anterior não for maior que R$ 30,00 (trinta) reais, poderá o suprido permanecer com o valor excedente além do prazo estipulado de 3 (três) dias úteis. Na data em que o valor excedente somar R$ 30,00 (trinta) reais, deverá efetuar a devolução Caso algum valor em espécie permaneça com o suprido sem justificativa formal, por prazo maior que o indicado no item acima, autoridade competente deverá apurar responsabilidades Nos casos em que o suprido ausentar-se por prazos extensos ou estiver impossibilitado de efetuar saques por períodos longos, poderá permanecer com valores em espécie acima do prazo, justificando formalmente as circunstâncias que impediram os procedimentos normais.

29 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Da Prestação de Contas Na prestação de contas do suprimento de fundos, o suprido deve: a) Preencher o Formulário-090, em duas vias, conforme instruções contidas no mesmo, que deverá ser datado e assinado;Formulário-090 b) Caso haja saldo remanescente de saque ou devolução de despesas glosadas, preencher e imprimir a GRU disponível no site e pagar no Banco do Brasil. c) Encaminhar para o Setor de Análise Financeira as seguintes documentações: Formulário-090 Formulário O Formulário-090 preenchido;Formulário Notas fiscais e/ou recibos originais atestados e justificados; - Todos os documentos deverão ser relacionados no PCS em ordem crescente de data de emissão e grampeadas em folha de papel A4;

30 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I - O suprimento de fundos deverá ser classificado em função do objeto do gasto, respeitada a natureza de despesa, e classificada no subitem O saldo no subitem 96, registrado na liquidação do suprimento de fundos, poderá permanecer até 30 (trinta) dias após a prestação de contas, devendo a despesa ser reclassificada para o subitem da despesa de acordo com o plano de contas. - A permanência do saldo no subitem 96 por mais de 30 (trinta) dias, após a prestação de contas, é fato para registro contábil.

31 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I É vedado no Suprimento de Fundos Realizar despesas classificadas no elemento de despesa material permanente material permanente Realizar despesas com prestação de serviços por pessoa física (RPA).RPA Sua utilização para aquisição de grande quantidade de materiais de consumo, caracterizando estoque Fracionamento de despesas, ou seja aquisição de mesma natureza funcional É vedado o uso do Cartão Corporativo para compras não presenciais (tais como, internet, telefone e TV) Atesto pelo próprio suprido.

32 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Condições Gerais O saque só será liberado em casos eventuais, desde que haja prévia justificativa e autorização do administrador do sistema. O valor não pode ultrapassar 30% (trinta por cento) do total da despesa anual, do órgão ou entidade, efetuada com suprimento de fundos, (Decreto nº 6.370, de 1º de fevereiro de 2008).Decreto nº 6.370, de 1º de fevereiro de 2008) O prazo máximo para aplicação e prestação de contas deve ser cumprido. O não cumprimento acarretará em abertura de tomada de contas, sem prejuízo das providências administrativas para apuração das responsabilidades e penalidades cabíveis O suprimento se extinguirá em 31/12. O suprido deverá encaminhar a prestação de contas ao setor financeiro até o décimo quinto dia útil do mês de dezembro (NIG-DIRAF-04).

33 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I 2.6 – Das excepcionalidades – Perda do cartão O portador do cartão tem a responsabilidade de comunicar à central de atendimento do BB Cartões, o mais rápido possível, da ocorrência de roubo, perda ou extravio do cartão em vigor;

34 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Documentos Complementares Código Penal Brasileiro artigo 171 – inciso VI, parágrafo 3º, e Artigo 172 Contrato Governo Federal, Estadual e Municipal com Banco do Brasil Ajuste Sinief Nº 01, de 30 de março de 2007 Lei Nº 4.320, de 17 de março de 1964 Decreto Lei Nº 200, de 25 de fevereiro de 1967 Portaria Nº 95, de 19 de abril de 2002 Portaria Nº 492, de 31 de agosto de 1993 Portaria Nº 265, de 16 de novembro de 2001 Lei Nº 8.666, de 21 de junho de 1993 Decreto Nº , de 23 de dezembro de 1986 Decreto Nº 5.355, de 26 de janeiro de 2005 Lei Nº 5.172, de 25 de outubro de 1966 Decreto Nº 3.892, de 20 de agosto de 2001 Decreto Nº 4.002, de 07 de novembro de 2001 Portaria Nº 448, de 13 de setembro de 2002 Decreto Nº 6.370, de 01 de fevereiro de 2008 MOD-021 – Carta de Correção FOR-089 – Solicitação e Concessão de Suprimento de Fundos – SCS FOR-090 – Prestação de Contas de Suprimento de Fundos – PCS FOR-143 – Informações do Suprido

35 Nivelamento de Procedimentos Administrativos com a RBMLQ-I Siglas CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica CPF - Cadastro de Pessoa Física INMETRO - Instituto Nacional de Metrologia, Normalização e Qualidade Industrial RBMLQ-I - Rede Brasileira de Metrologia Legal e Qualidade do Inmetro SIAFI - Sistema Integrado de Administração Financeira SISBB - Sistema do Banco do Brasil UP – Unidade Principal


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