Comunicação Empresarial UPIS – FACULDADES INTEGRADAS Administração Noturno B

Equipe Anastacio Daniel Fernanda Francisco Junior Greice Mineia Sabrina de Castro

Documentos Administrativos Técnicas de elaboração de documentos administrativos

Programação Dinâmica de Grupo Introdução Conceitos de: Correspondência e Informação Importância dos textos comerciais e administrativos Espécies e formatos Introduções comuns nas correspondências comerciais Elaboração/construção do texto Técnicas de simplificação Fechos de cortesia Componentes do corpo da correspondência Correção da dinâmica de grupo Conclusão

Dinâmica de Grupo Utilizando os seus conhecimentos gramaticais, os conceitos assimilados nas apresentações anteriores, bem como o seu bom senso, identifique nos textos apresentados os erros mais comuns nos documentos administrativos. Tempo: 15 minutos

Conceitos Correspondência É um meio de comunicação escrita entre pessoas. É o ato ou estado de corresponder, adaptar, relatar ou o acordo de uma pessoa com outra; é uma comunicação que se efetiva por meio de papéis, cartas ou documentos.

Conceitos Informação É tudo aquilo que reduz a incerteza sobre um determinado estado de coisas por intermédio de uma mensagem.

Importância dos textos comerciais e administrativos Cliente Melhorar ou estabelecer um bom relacionamento com o seu cliente. Prospectar novos mercados. Divulgar as vantagens de seu produto. Ser o veículo condutor da imagem de sua empresa junto ao seu público alvo.

Importância dos textos comerciais e administrativos Empresa Melhorar a comunicação interna. Servir de meio de informação para as tomadas de decisão. Divulgar e padronizar os procedimentos através de veículos apropriados (circulares, notas, etc).

Espécies Particular, familiar ou social Trocada entre particulares. Os assuntos são particulares, íntimos, pessoais. Bancária Enfoca assunto relativo à vida bancária. Comercial Ocupa-se de transações comerciais ou industriais. Oficial Tem origem no serviço público, civil ou militar.

Formatos 1 – papel de 21 x 29,7 cm (A4) 2 – Texto impresso apenas em um dos lados do papel. 3 – 20 a 25 linhas por folha. 4 – 60 a 70 toques por linha. 5 – Margem direita 2 cm, esquerda 3 cm, superior 2 cm e inferior 2 cm. 6 – Espaço 1 ½. Entre parágrafos pode-se duplicar este espaço interlinear. 7 – O vocativo de uma carta tem depois de si dois pontos.

Introduções comuns nas correspondências As introduções devem ser criativas e estimular a leitura. As mais comuns são: Participamos-lhes que... Cientificamos-lhes que... Com relação aos termos de sua carta de... Atendendo às solicitações constantes de sua carta... Solicitamos-lhes a fineza de... Em vista do anúncio publicado no...

Técnicas de Elaboração/construção do texto Exatidão Coerência de idéias Clareza Concisão

Técnicas de simplificação Acusamos o recebimento – recebemos Anteriormente citado – citado Segue anexo a esta – anexamos Sua correspondência datada de – usar índice Será prontamente atendido – será atendido Na expectativa de – esperamos Um cheque nominal de – um cheque de No decorrer do ano em curso – durante... O corrente mês de julho – neste mês

Componentes do corpo do texto Timbre Índice e número Local e data Referência Invocação Texto Cumprimento final Assinatura Anexos Iniciais Cópia

Timbre Timbre ou logomarca da empresa Índice e nr. DPV/25 Local e data Florianópolis (SC), 23.10.2000 Referência Notícia sobre lançamento de livro Invocação Sr. Vieira, Texto Meus livros receberam de sua parte atenção ímpar e o Sr. Fez publicar em sua gazeta recensão das mais agradáveis. Agora, envio-lhe um exemplar de meu mais recente trabalho, na esperança de que venha a lhe agradar e possa, mais uma vez, ser publicado por sua prestigiosa editora. Cumprimento final Atenciosamente. Assinatura João Bosco Medeiros Anexos Anexos: Press-release e livro Iniciais JBM/MS Cópia c/c: Gerência de Comunicação Social.

Fechos de cortesia Atenciosamente Respeitosamente Com elevada consideração Cordiais saudações Saudações Com distinta consideração Abraços

Estilos e modelos Comerciais Oficiais Comunicado Circular Ata Atestado Ordem de serviço Procuração Contrato Edital Relatório Memorando Acórdão Alvará Certidão Emenda Norma Despacho Parecer Portaria Regimento Petição

Erros mais comuns nas correspondências comerciais Agradecemos-lhes antecipadamente Ansiosamente aguardamos resposta Pedimos-lhe bondosamente que nos responda às perguntas formuladas Serve esta para inteirá-lo Lamentamos informar Pela presente acusamos Rogamos acusar recebimento

Correção da dinâmica de grupo

Dicas de apresentação e atualização Os redatores de texto administrativos devem ter e em mente o seguinte: Manter leitura constante de maneira a exercitar o domínio da linguagem Atualização constante sobre os produtos de sua empresa bem como de sua concepção Rigor na escrita, mas sem prolixidades – a linguagem deve ser a mais fácil e compreensível possível sem perder a estética e o padrão Apresentação visual da correspondência deve ser compatível com produto e transmitir a imagem da empresa

Importância dos conteúdos dos textos para tomada de decisão Eficiência Agilidade Maior índice de acerto Vantagem competitiva Ganho de mercado

Conclusão Para aprender a escrever é preciso aprender a pensar, encontrar idéias e concatená-las. A comunicação só se torna eficaz quando atinge seu objetivo. Comunica-se bem quem atinge seu destinatário e torna comum as suas idéias. A habilidade de escrever é adquirida com treinamento. O redator profissional deve ter consciência de que as informações que transmite serão retidas somente se tiverem conteúdo significativo para o destinatário.

Fim