Preservação de Documentos Digitais Sérgio Falcão

Gestão Estratégica Objetivos Governança Patrocínio Conformidade? Agilidade? Publicidade? Redução de custos? Modernidade? Indicadores Governança Definição de políticas e de responsabilidades Revisão normativa Integração: gestão, negócio, informação, TI Alinhamento programas e projetos Patrocínio RH recrutamento treinamento Estrutura organizacional Infraestrutura tecnológica Instalações, sistemas, redes, armazenamento

Peopleware Equipes de governança de informação e gestores de informação são papéis que deverão ser preenchidos e compartilhados pelas áreas de negócio e de TI. Atue junto às unidades de negócio e explique que elas precisarão de quadros que lidem diretamente com informação: criação, uso e ciclo de vida. Recrute gerentes de informação, gerentes de registros, arquivistas digitais e profissionais de direito de informática — e “cross train them”. Gartner Organizing for Information Governance 6 November 2009

MIKE2.0 - Method for an Integrated Knowledge Environment mike2.openmethodology.org

Por que Documentos Digitais?

Propriedades dos Documentos Digitais Vantagens na produção, transmissão, armazenamento e acesso Permite cópias sem perda Publicável na Internet Acesso independente de dia, horário, localização do usuário Integração com BPM Melhoria de processos Não residente em gavetas ou prateleiras ‘Editável’: reuso da informação

Propriedades dos Documentos Digitais Dependência do contexto tecnológico Não é legível a olho nu Pode se apresentar de formas diferentes, dependendo do dispositivo de leitura Degradação das mídias digitais (perecível) Obsolescência de formatos Editável, se não controlado Pode ser composto por múltiplos componentes

Preservação

Um byte numa cadeia de bits pode representar qualquer coisa... caracter “U” som inteiro “21” cadeia de bits: 01011100000000101010000000001000001111101001101101 número real “1.3125” Um mapa de bit “não, não, não,sim não, sim, não, sim” imagem Luis Fernando Sayão ... e deve ter o seu significado interpretado! copiado de Jeff Rothenberg Scientific American – Jan. 1995

Paradoxo da Preservação Digital Tradicionalmente: Preservar: manter imutável e intacto No ambiente digital: Preservar: mudar, recriar, renovar: mudar formatos, renovar mídias, hardware e software por um lado, queremos manter a informação intacta, como ela foi criada por outro, queremos acessá-la dinamicamente e com as mais avançadas ferramentas Luis Fernando Sayão

No mundo digital a noção de conteúdo é complexa e estratificada Fixar os limites do objeto um livro é um livro, mas qual é o limite de um objeto digital? Armazenar a cadeias de bits presença física, formada por séries de “0”s e “1”s 001101001100011 011011000010010 110011000110010 001001011000111 011110001001011 000011001110110 111001101100011 001001100010010 011011000010010 Preservar o conteúdo capacidade de acessar o conteúdo no seu nível mais baixo tal como um texto ASCII Preservar a apresentação forma, layout, fontes, tamanho, margens, colunas, cores, paginação... em muitos casos está especificado separadamente – folha de estilo 001001100010010 011011000010010 110011000110010 001001011000111 011110001001011 000011001110110 111001101100011 001001100010010 011011000010010 110011000110010 001001011000111 011110001001011 000011001110110 111001101100011 Preservar as funcionalidades componentes multimídia, conteúdo dinâmico, interoperabilidade,busca Preservar a autenticidade verificar se o documento é o que diz ser, se as transformações preservaram a sua forma original; se sofreu mudanças não autorizadas Localizar e referenciar ao longo do tempo nomear e referenciar um objeto digital de forma a distingui-lo de outras versões, cópias e e edições Preservar a proveniência origem e cadeia de custódia confirmam a autenticidade e a integridade Preservar o contexto objetos digitais são também definidos por suas dependências a hardware, software, modo de distribuição e links com outros objetos Luis Fernando Sayão

OAIS OAIS (archive) Produtor Consumidor Gestão Reference Model for an Open Archival Information System (ISO 14.721:2003, ABNT NBR 15.472:2007) OAIS (archive) Produtor Consumidor ISO 14721:2003 specifies a reference model for an open archival information system (OAIS). The purpose of this ISO 14721:2003 is to establish a system for archiving information, both digitalized and physical, with an organizational scheme composed of people who accept the responsibility to preserve information and make it available to a designated community. This reference model addresses a full range of archival information preservation functions including ingest, archival storage, data management, access, and dissemination. It also addresses the migration of digital information to new media and forms, the data models used to represent the information, the role of software in information preservation, and the exchange of digital information among archives. It identifies both internal and external interfaces to the archive functions, and it identifies a number of high-level services at these interfaces. It provides various illustrative examples and some "best practice" recommendations. It defines a minimal set of responsibilities for an archive to be called an OAIS, and it also defines a maximal archive to provide a broad set of useful terms and concepts. The OAIS model described in ISO 14721:2003 may be applicable to any archive. It is specifically applicable to organizations with the responsibility of making information available for the long term. This includes organizations with other responsibilities, such as processing and distribution in response to programmatic needs. Sistema Aberto de Arquivamento de informações (SAAI) ABNT 15472:2007 Gestão Sistema Aberto de Arquivamento de informações (SAAI) ABNT 15472:2007

O Modelo OAIS SIP – pacote de submissão de informação :: SIP – PACOTE DE SUBMISÃO DE INFORMAÇÃO [é o Pacote de Informação que entregue pelo Produtor a um OAIS para construção de um ou mais AIP, Pacote de Arquivamento de Informação] :: AIP- PACOTE DE ARQUIVAMENTO DE INFORMAÇÃO [ é o pacote de informação que será objeto de preservação] :: DIP- PACOTE DE DISSEMINAÇÃO DE INFORMAÇÃO [é o Pacote de Informação derivado de um ou mais AIP, recebido pelo Consumidor em resposta a uma requisição dirigida ao OAIS] SIP – pacote de submissão de informação AIP – pacote de arquivamento de informação DIP – pacote de disseminação de informação

Referências

CTDE www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br

Formatos www.digitalpreservation.gov/formats

Web Archiving www.loc.gov/webarchiving

Cópias de Acervos Library of Congress Stanford University www.digitalpreservation.gov/ Stanford University LOCKSS (Lots of Copies Keep Stuff Safe), based at Stanford University Libraries, is an international community initiative that provides libraries with digital preservation tools and support so that they can easily and inexpensively collect and preserve their own copies of authorized e-content. LOCKSS, in its eleventh year, provides libraries with the open-source software and support to preserve today’s web-published materials for tomorrow’s readers while building their own collections and acquiring a copy of the assets they pay for, instead of simply leasing them. LOCKSS provides 100% post cancellation access. The ACM award-winning LOCKSS technology is an open source, peer-to-peer, decentralized digital preservation infrastructure. LOCKSS preserves all formats and genres of web-published content. The intellectual content, which includes the historical context (the look and feel), is preserved. LOCKSS is OAIS-compliant; the software migrates content forward in time; and the bits and bytes are continually audited and repaired. Lots of Copies Keep Stuff Safe www.lockss.org/

Preservação http://xena.sourceforge.net http://dpr.sourceforge.net XENA – XML Electronic Normalising of Archives The core software application used in the digital preservation process is the Xena software. While Xena exists as a standalone application, within the National Archives we use it via its Application Programming Interface (API) and DPR. Xena converts digital documents from their original format into selected open, fully-documented formats used for archival preservation by the National Archives – bitstream and normalised. The resulting data objects are referred to as Archival Information Packages (AIPs).  Bitstream The bitstream version that Xena creates is a metadata-wrapped bitstream – which is considered a secure original copy of the record. This version contains all of the information from the original, but can only be read with the original hardware, operating system and software. Normalised The normalised version that Xena creates is also wrapped in metadata. The process of normalising converts the record from its original format into an open, standards-based format. The normalised version is not considered to be an original copy of the record as some information may be lost during the normalisation process. However, the performance of the normalised object is the closest to the original that is currently possible. Xena is being continually improved so, over time, the performance of normalised versions is expected to replicate the original more closely. DPR – Digital Preservation Recorder Digital Preservation Recorder (DPR) is the workflow tool that guides our digital preservation process. DPR calls on Xena to perform file conversions into preservation formats. DPR is also an audit tool that records metadata associated with every step of the preservation process. By capturing this preservation metadata we can ensure the authenticity of the digital records. http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx

Gartner Hype Cycle for Content Management 24 July 2009

TCU – Nível de Maturidade ECM Ricardo de Farias Junia Beatriz O de Souza Flávia L Oliveira de Macedo Maria Aparecida Vieira Ismael Soares Miguel Marcia Martins de Araújo Altounian Claudio Holanda Fabiana Ruas

TCU – Nível de Maturidade ECM Ricardo de Farias Junia Beatriz O de Souza Flávia L Oliveira de Macedo Maria Aparecida Vieira Ismael Soares Miguel Marcia Martins de Araújo Altounian Claudio Holanda Fabiana Ruas

TIControle – SG Docs Digitais Algumas conclusões Há decisão estratégica de implementar o processo eletrônico: pressão de prazo resultados esperados são incertos (eliminar papel?, modernização? agilidade? custos?) abordagem inicial: transpor a realidade atual para o meio digital Revisão dos processos e normas de gestão documental Pouca atenção à guarda e preservação a longo prazo Mapear processos (Negócio e/ou TI?) Integração do ECM com BPM, serviço de diretórios (LDAP) De repositórios departamentais para centralizados Uso de ferramentas especializadas ou filesystem, ao invés de BD relacional; Certificação digital nem sempre é usada Predominância de formato PDF para textos Necessidade de aproximar as áreas de negócio, informação e TI

Muito Obrigado Sérgio Falcão Câmara dos Deputados Centro de Informática Coordenação de Planejamento e Gestão de TIC sergio.falcao@camara.gov.br www.TIControle.gov.br www.Camara.gov.br