Da Biblioteca Virtual para a Biblioteca Real Apresentação pelo pres. de mesa, saudações, agradecimentos; Breve explicações sobre o trabalho; Sistemática e Metodologia empregadas a seguir; Carlos Marcelo Bianchi V. da Silva carlos@lab245.com

Introdução Local da Aplicação: Principais Objetivos: Biblioteca de periódicos de um escritório de advocacia (VRBG/RJ), inicialmente com mais de 500 periódicos digitalizados, com acervo sempre em expansão. Principais Objetivos: A partir do acervo de uma biblioteca real, disponibilizar uma biblioteca virtual para consultas de seu conteúdo. A finalidade do acesso a biblioteca real passa a ser unicamente o empréstimo. Falar da VRBG e de sua biblioteca, como ela é. Objetivos: transformar o real no virtual através da digitalização e catalogação. Empréstimos só na real.

Introdução Necessidades da empresa: Ganho de tempo nas consultas. Facilidade de pesquisa. Agilidade. Confiança. Economia de espaço físico. Melhorar o atendimento. -> Comparações entre o tradicional e o novo; O usuário não mais folhear páginas de periódicos lendo-as em busca da informação desejada. Relacionar um conjunto através de características como título, data de publicação, volume ou período. Exemplos... Um número maior de pesquisas poderem ser feitas, por várias pessoas de pontos diferentes da empresa, simultaneamente. Ver o conteúdo do sumário que está pesquisando, não deixar passar nada... Tornar desnecessário a ampliação do ambiente para que muitos usuários estejam presentes na biblioteca real realizando consultas.

Metodologia Empregada Sistemática de trabalho: Catalogação cuidadosa e eficiente. Base de dados para armazenamento das informações (incluindo o conteúdo textual) e um sistema gerenciador dessa base no servidor. Interface web: formato bem difundido, alcance controlável, personalizável. Aproveitamento da implementação para outras aplicações semelhantes. Possibilidade de expansão posterior e personalização do sistema. É importante ter uma sistemática definida na implementação de um trabalho, pois este pode ser aproveitado para outras aplicações semelhantes, reduzindo seu tempo de preparação em função de uma organização pré-definida. Assim, os métodos empregados para um cliente podem ser, de forma prática, ajustáveis às suas necessidades e expansíveis, segundo o nível de uso do sistema. Ambiente familiar, internet/intranet

Metodologia Empregada Conceitos empregados: Tópico. Indexação. Exportação. Importação em dois passos. Lista de valores pré-definida. Construção da interface de consulta para o usuário. Utilização de ferramenta própria do tipo WYSWYG (What You See is What You Get) para montar a interface. Associar a digitalização do periódico a informações relativas à ele. Exportação: remotamente ou não. Importação é a inclusão dos documentos na base pelo software GED que está instalado no servidor. Título do periódico, periodicidade, data: indexação precisa. Fechada ou não. Recursos próprios para montar a página visualmente, selecionando objetos e estabelecendo funções para sem programação html ou javascript: ele próprio constrói as páginas da melhor forma que atenda às requisições do software de GED para responder às consultas.

Metodologia Empregada Conceitos empregados: Pesquisa por conteúdo. Utilização de Conectivos E, OU e a opção de pesquisar por uma EXPRESSÃO ajudam a encontrar a informação desejada. Histórico e geração de gráficos. Todas as operações consultas são registradas com detalhes numa base de dados para fins estatísticos. Gerado um arquivo em um formato doc, txt ou rtf. No momento da indexação, este arquivo pode ser incorporado ao registro do documento e à sua imagem, compondo a unidade do documento no sistema. Pesquisa textual é muito poderosa, mas ao mesmo tempo necessita de conectivos. Após análise, extrair gráficos de amostra através de uma aplicação relacionada ao sistema GED do servidor, e estabelecer quaisquer conclusões que sejam desejadas.

GED aplicado aos periódicos da biblioteca Objetivos da aplicação: Diminuir o tempo que os advogados gastavam na procura de informações no acervo, que era feita manualmente: baixa confiabilidade. Permitir que os usuários, antes de se deslocarem para a biblioteca real na VRBG, já efetuassem a pesquisa do local onde estavam, através da Intranet, numa espécie de biblioteca virtual. Necessitava fazer uma consulta sobre um determinado assunto em que ele estava trabalhando, se dirigia à biblioteca da empresa.

GED aplicado aos periódicos da biblioteca Processo de implementação: Organização da digitalização. Indexação empregando: Lista de valores; Integração do arquivo texto (sumário adquirido via OCR), ao item que está sendo indexado; Acréscimos mensais ao acervo. Interface de consulta: Opções de ordenação e formato de exibição; Visualização no sumário da palavra pesquisada grifada em negrito. OCR do sumário, capa Existe a possibilidade da própria VRBG realizar estas operações. Atualmente é terceirizado. Mostrar uma indexação no plus

GED aplicado aos periódicos da biblioteca Processo de implementação: Interface de consulta (cont.): Possibilidade de fazer alterações, mediante apresentação de login e senha, no que já está na base; Funcionamento básico: O advogado, diretamente de sua mesa de trabalho, poderá fazer uma consulta pelo conteúdo ou pelo título do periódico. Ao final da apresentação, será mostrado o funcionamento do sistema de consulta. bibliotecário responsável pode fazer alterações, mediante apresentação de login e senha, no que já está na base, apagando ou modificando registros, de maneira prática Descrever o funcionamento básico, mas só apresentar no final.

GED aplicado aos periódicos da biblioteca Benefícios diretos: Redução do tempo de permanência na biblioteca. Controle de quais periódicos são mais requisitados. Menor manuseio dos periódicos. Possibilidades de Expansão: Disponibilidade para Internet. Restrições de acesso e segurança. Geração de gráficos e relatórios de uso. Sistema de controle de empréstimo. Em função do ganho de agilidade e rapidez na consulta. Através da tabela histórico. Preservação do acervo. Permite outras possibilidades que não foram habilitadas: nível baixo de configuração para habilitar.

Conclusão Conceitos de GED + Tecnologia Internet = Biblioteca Virtual. Liberdade e facilidades para o utilizador (bibliotecário responsável) determinar sua necessidade e assim expandir o sistema. Como podemos ver, com os conceitos de GED que foram aplicados juntamente com as facilidades que a Internet nos proporciona, foi possível construir uma poderosa biblioteca virtual de consulta para os advogados da VRBG, otimizando suas horas de pesquisa por leis, decretos e outros assuntos diversos