Gerenciamento de Aquisições Conteúdo Prof Gerenciamento de Aquisições Conteúdo Prof. Carlos Vinícius cvalves@senacrs.edu.br SERVIÇO NACIONAL DE APRENDIZAGEM COMERCIAL FACULDADE DE TECNOLOGIA SENAC PELOTAS

Introdução O que é??? Gerenciamento de Aquisições inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários fora da equipe do projeto para realizar o trabalho. Engloba os processos de gerenciamento de contratos e de controle de mudanças necessários para administrar os contratos ou pedidos de compra emitidos por membros da equipe do projeto autorizados.

Introdução Inclui ainda, a administração de qualquer contrato e a administração de obrigações contratuais estabelecidas para a equipe do projeto pelo contrato.

Introdução Contrato – relação legal sujeita a remediação nos tribunais. O acordo gerado (contrato) pode ser simples ou complexo e pode refletir a simplicidade ou a complexidade das entregas. Contratos “turbulentos” tendem a dar problemas nas entregas... Órgãos públicos e privados...

Introdução Um contrato inclui termos e condições e pode incluir outros itens como a proposta ou publicações de marketing do fornecedor e quaisquer outras documentações em que o comprador esteja se baseando para estabelecer o que o fornecedor deve realizar ou fornecer. Precaução e defesa do GP para garantia de entregas e do que foi acertado...

Introdução Adaptar o contrato às necessidades específicas do projeto é RESPONSABILIDADE da equipe de gerenciamento de projetos. Dependendo da área de aplicação, os contratos também podem ser chamados de acordo, subcontrato, serviço ou pedido de compra.

Introdução A maior parte das organizações possui políticas e procedimentos documentados que definem especificamente quem pode assinar e administrar esses acordos em nome da organização. Fiscais... Embora todos os documentos do projeto estejam sujeitos a alguma forma de análise e aprovação, a natureza de obrigação legal de um contrato geralmente significa que estará sujeito a um processo de aprovação mais amplo.

Introdução Porque a aprovação mais ampla? O foco principal do processo de análise e aprovação garante que a linguagem do contrato descreva os produtos, serviços ou resultados que irão ser vitais para a necessidade do projeto. Não é feio a equipe de GP buscar ajuda com especialistas e suportes nas áreas de contratação, compras e legislação!

Introdução Todo contrato possui um ciclo de vida... Satisfazem condições necessárias para serem considerados projetos: Objetivos definidos; Coordenação de atividades inter-relacionadas; Princípio, meio e fim; São únicos. Evita-se riscos identificáveis do projeto gerenciando ativamente o ciclo de vida do contrato e redigindo cuidadosamente os termos e condições do contrato. Multas, cambio...

Introdução Assinar um contrato de produtos ou serviços é a alocação de responsabilidade do gerenciamento ou de assumir riscos potenciais. Um projeto complexo pode envolver o gerenciamento de vários contratos ou subcontratos simultaneamente ou em sequência.

Introdução O ciclo de vida do contrato pode terminar durante qualquer fase do ciclo de vida do projeto. A relação comprador-fornecedor pode existir em muitos níveis em qualquer projeto e entre organizações internas e externas à organização contratante.

Introdução O fornecedor pode ser chamado de: contratado, subcontratado, vendedor, prestador de serviços ou distribuidor. Pausa para reflexão... GP terceirizando... Fornecedores certos... Editais... Licitações...

Introdução Dependendo da posição do comprador no ciclo de aquisições do projeto ele pode ser chamado de cliente, usuário, contratada principal, contratada, organização contratante, agência governamental, solicitador de serviços ou adquirente. No ciclo de vida do contrato, o fornecedor pode ser considerado primeiramente um licitante, após uma fonte selecionada e, em seguida o fornecedor ou vendedor contratado.

Introdução O fornecedor irá gerenciar o trabalho como um projeto se a aquisição não for apenas de material, ben ou produtos comuns. DEVER do GP orientar ou solicitar a postura projetizada do fornecedor, com cronograma de entregas. O comprador nesse ponto tornou-se cliente, portanto, é uma importante parte interessada no projeto para o fornecedor, cabe o GP orientar a postura do “cliente”. A equipe de GP DEVE se preocupar com todos os processos de GP... Entregas, compras...

Introdução Os termos e condições do contrato tornam-se entradas importantes para muitos processos de gerenciamento do fornecedor. Lembrete: FORNECEDOR é externo à equipe do projeto. Antes de qualquer aquisição de bens e serviços, é fundamental ter a estimativa prévia do valor contratual, ou seja, um ORÇAMENTO prévio baseado nos métodos de GP para Estimativa de Custos e Prazos.

Introdução A estimativa de custo do valor contratual possibilita: Avaliar se os recursos orçamentários são suficientes para a aquisição pretendida; Definir o tipo de instrumento contratual; Definir a quem competirá a autorização prévia para instauração de licitação ou negociação direta para a aquisição de bens e serviços; Definir a quem competirá dar a autorização prévia para assinatura do intrumento contratual ou execução de pequenas aquisições de bens e serviços.

Departamento de Compras Introdução Estrutura Matricial X Estrutura por Projetos Matricial Projeto Departamento de Compras Projeto Gerenciamento de Aquisições

Introdução Estrutura Matricial X Estrutura por Projetos Matricial Centralizada Descentralizada

Introdução Estrutura Matricial - CENTRALIZADA Vantagens Desvantagens Aumento de expertise Ilhas de conhecimento Práticas padrão Prioridade estabelecida pelo departamento de compras, podendo ou não atender as necessidades do projeto Menor custo administrativo Melhor controle sobre o processo Melhores vantagens nas negociações com fornecedores

Introdução Estrutura por Projetos - DESCENTRALIZADA Vantagens Desvantagens Maior conhecimento técnico do que será adquirido Maior dificuldade de estabelecimento de padrões Prioridade é dada pelo projeto Menor controle Maior agilidade Duplicidade de função comprometendo a eficácia e os resultados

Introdução Dúvidas

Introdução Exercício: Você é o GP do Projeto “Construindo um novo bairro – The Palace” e a estrutura da empresa é MATRICIAL. Quais os pontos de maior preocupação para você na contratação da empresa de obras?

Processos Selecionar Fornecedores Solicitar Propostas de Fornecedores Encerramento do Contrato Administração dos Contratos Planejar Contratações Planejar Compras e Aquisições

Processos 1. Planejar compras e aquisições 2. Planejar Contratações 3. Selecionar Resposta de Fornecedores 4. Selecionar Fornecedores 5. Administração dos Contratos 6. Encerramento dos Contratos

Processos Fases: Pré contratação Contratação Pós contratação Planejamento de Compras e Aquisições Planejamento de Contratação Solicitação de Resposta dos Fornecedores Contratação Solicitação dos Fornecedores Pós contratação Administração do Contrato Encerramento do Contrato

Processos E na visão do fornecedor? Pré contratação Contratação Pré-venda Preparo de respostas Contratação Negociação do contrato Pós contratação Administração do contrato Encerramento do contrato

Processos Planejar compras e aquisições Planejar contratações Determinação do que comprar ou adquirir e de quando e como fazer isso. Planejar contratações Documentação dos requisitos de produtos, serviços e resultados e identificação de possíveis fornecedores. Solicitar respostas de fornecedores Obtenção de informações, cotações, preços, ofertas ou propostas, conforme adequado.

Processos Selecionar fornecedores Administração do contrato Análise de ofertas, escolha entre possíveis fornecedores e negociação de um contrato por escrito com cada fornecedor. Administração do contrato Gerenciamento do contrato e da relaçao entre o comprador e o fornecedor Análise e documentação do desempenho atual ou passado de um fornecedor a fim de estabelecer ações corretivas necessárias e fornecer uma base para futuras relações com o fornecedor.

Processos Cont. - Administração do contrato Gerenciamento de mudanças relacionadas ao contrato. Gerenciamento da relação contratual com o comprador externo do projeto.

Processos Encerramento do contrato Terminar e liquidar cada contrato, inclusive resolução de quaisquer itens em aberto, e encerrar cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto. Dica: Gestão da Documentação Esses processos interagem entre si e também com os processos em outras áreas de conhecimento.

Processos Cada processo pode envolver o esforço de uma pessoa ou de grupos de pessoas, com base nas necessidades do projeto. Cada processo ocorre pelo menos uma vez em todos os projetos e também em uma ou mais fases do projeto. Os processos de gerenciamento de aquisições do projeto envolvem contratos que são documentos legais entre um comprador e um fornecedor.

Processos Dúvidas

Contato cvalves@senacrs.edu.br viniciusrasch @cvrasch