Sistema de Protocolo Eletrônico Integrado do Poder Executivo - UPO novembro/2012

O que é o UPO? É o sistema de controle de tramitação dos processos e documentos da administração pública estadual. Ele registra movimentações internas, entre os setores de cada entidade, e as tramitações externas, entre os órgãos da Administração Pública Estadual.

Legislação Decreto 43.871 de 08 de outubro de 2012 Art. 11 Todos os órgãos e entidades da administração direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro deverão utilizar o sistema de protocolo informatizado para registro da tramitação de processos administrativos e expedientes de qualquer natureza. Decreto 43.897 de 15 de outubro de 2012 Institui o Sistema de Numeração Única de Protocolo, gerenciado pelo APERJ. § 1.º A numeração única de protocolo será utilizada como elemento identificador de processos administrativos e documentos com tramitação externa.

Benefícios da utilização do UPO Registro das tramitações Histórico das tramitações Busca das informações Agilidade no envio e recebimento de documentos Diminui a utilização de guias de remessa em papel Facilita o registro da tramitação dos processos e documentos produzidos; Mantém o histórico das tramitações; Permite busca aos usuários e interessados; Diminui a utilização de guias de remessa em papel; Torna o recebimento e envio de documentos e processos mais ágil e célere.

Quem pode ser usuário? Funcionários de protocolo; Funcionários de Unidades Administrativas onde os documentos e processos tramitam.

Como se tornar usuário? Para ter acesso ao UPO o servidor deve obter um perfil, ou seja, login e senha; Esse perfil é disponibilizado pelo PRODERJ, por meio de solicitação à Gerência do Processo Digital. PRODERJ

Acesso Entrar no site do PRODERJ: http://www.proderj.rj.gov.br clicar em Portal Corporativo Ou entrar no site: https://marianinha.proderj.rj.gov.br/jsp/

Identificação do Usuário

Identificação do Usuário SUA IDENTIFICAÇÃO DE USUÁRIO NO SISTEMA

Identificação do Usuário SUA CHAVE DE SEGURANÇA PARA ENTRADA NO SISTEMA

Alteração de senha do usuário

Identificação do órgão

Identificação do órgão SIGLA DO SEU ÓRGÃO

Identificação do órgão A SIGLA DA SUA UNIDADE ADMINISTRATIVA

Identificação do órgão SUA SIGLA DE USUÁRIO

Identificação do órgão SUA SENHA NUMÉRICA DE ATÉ TRÊS DÍGITOS

Atividades realizadas pelo UPO Autuação de processos; Exclusão de processo e documentos; Cadastro de documentos; Tramitação de processos e documentos; Apensação, desapensação e juntada; Emissão de guias impressas e eletrônicas.

Autuação

Inclusão de Documentos

Listagem das espécies documentais originadoras

Apensação e Juntada de Processos O sistema só permite estas atividades em processos que estejam com a carga (tramitação) para o órgão que está procedendo estas atividades. Estes procedimentos são feitos na mesma tela, para tal observem os procedimentos no Manual de Gestão de Documentos.

Apensação e Juntada de Processos

Apensação e Juntada de Processos Na tela de anexação, deve-se escolher qual ação a ser tomada: JUNTAR ou APENSAR.

Tramitação de processos

Este é um campo de pesquisa, onde deve ser preenchido o nº do processo o qual se quer dar carga, ou seja, tramitar!

Guia de Remessa Eletrônica A guia de remessa eletrônica substitui a guia impressa em 3 vias entregues as partes envolvidas. A guia eletrônica é gerada e recebida por meio do sistema e mantém o histórico, isto é, quem enviou, para quem enviou, quando (data e hora) e quem recebeu e quando recebeu (data e hora). UPO Guia eletrônica

Emissão de guia de remessa Ao dar carga a um documento ou processo, deve-se solicitar a geração de uma guia de remessa, como demonstrado anteriormente; Após gerado é necessário emitir a guia para o recebimento da mesma.

A guia de remessa pode ser emitida por documento/processo, documento gerador, e por órgão.

Esta tela permite a emissão de guia de remessa para processos e documentos.

Na emissão de guias para DOCUMENTO GERADOR, é necessário especificar o tipo e o número do documento.

Na emissão de guias por ÓRGÃO, basta digitar a palavra TUDO, e serão emitidas todas as guias de seu órgão.

Ao clicar em CONFIRMAR, surgirá o código da guia Ao clicar em CONFIRMAR, surgirá o código da guia. Anote esse número, pois ele será útil para o recebimento pelo destinatário.

Recebimento de Guia de Remessa

É possível pesquisar a guia de remessa por número de processo, documento, ou pelo código da guia.

Antes de receber um documento, é preciso verificar se ele está correto e íntegro, e só então marcar um X no campo correspondente. A senha que deve ser inserida é a mesma que foi utilizada para entrar no UPO, uma senha numérica de no máximo 3 dígitos.

As guias que foram recebidas ficam registradas, junto com o responsável pelo recebimento.

Entre em contato com o APERJ! (21) 2332-1444 DÚVIDAS? Entre em contato com o APERJ! (21) 2332-1444