TREINAMENTO ATENDIMENTO Attendance Atendente

Attendance Atendente Primeiro Acesso O primeiro acesso ao sistema deverá ser feito através do sistema web acessando, por meio do seu navegador, com o endereço: http://10.1.1.99/atendimento/ ou via ícone “Acesso Web Attendance” na área de trabalho. Ao conectar-se ao sistema web por meio de seu usuário e senha, será possível visualizar a tela principal assim como o menu a esquerda da tela, onde estará disponibilizada as funções permitidas para você, como por exemplo baixar as aplicações de atendente, recepção e painel além de alterar sua senha de acesso. Acesso padrão: login de rede e senha: 123456

Baixando o módulo Attendance Atendente. A opção + Atendimento+ Download -> Atendente, baixa para sua máquina a aplicação do atendente permitindo ainda a criação do ícone para acesso direto ao sistema. Clique em executar para baixar.

Attendance Atendente. Acessando a Aplicação Login Manual O primeiro passo para utilizar o sistema através deste tipo de acesso é solicitar ao seu supervisor/coordenador responsável a abertura de sua mesa no sistema, essa abertura consiste na associação do seu usuário a uma mesa de atendimento da agência, após feita essa associação basta utilizar o ícone “Atendente Attendance” existente em sua área de trabalho. O aplicativo irá verificar a existência de versões mais atuais do sistema e só então abrirá a tela de autenticação do usuário onde será exigido seu usuário e senha.

Attendance Atendente. Caso seu usuário não esteja associado a uma mesa de atendimento ao tentar se conectar ao aplicativo de atendimento, seu acesso será negada pelo sistema e a mensagem “Acesso não autorizado” será exibida na tela. Após acessar com sucesso o aplicativo através da tela de autenticação do usuário, será exibida a tela principal da aplicação de atendente. E havendo alguma senha disponível para atendimento você a receberá para iniciar seu atendimento, caso contrário um aviso de “Nenhuma senha em Espera” será exibido na tela.

Attendance Atendente. Visão Geral A barra azul claro superior exibe um sumário da mesa de atendimento. Mostra o nome do usuário logado, número da mesa, quantidade totais de senhas na fila e congeladas, além de possuir os botões de comando: Possibilita que o atendente envie mensagens para todos os outros atendentes ou para o painel. Exibe a estatística diária do atendente logado. Muda o painel para o qual a mesa irá fazer chamada de senhas. Este tópico será explorado mais adiante. Checa e ajusta a configuração da caixa de conceito (Opine) da mesa. Saí do sistema.

Attendance Atendente. Na área central da tela, irão aparecer as informações a respeito do atendimento. A descrição de cada campo segue abaixo: Senha – o número da senha em atendimento. Cliente – o nome e número do cliente (se preenchido na recepção). Representante – o nome do procurador (se preenchido na recepção). Serviço – o serviço solicitado pelo cliente (selecionado na recepção). Tempo – o tempo decorrido do atendimento corrente e o tempo de atendimento sugerido para execução do serviço em questão. Observação – observações inseridas no momento da emissão da senha. Espera – tempo que o cliente efetivamente aguardou e o tempo de espera estimado quando a senha foi emitida. A área central da tela também possui os botões: - Serve para adicionar um novo serviço ao atendimento, podendo ser usado quantas vezes forem necessárias pelo atendente. NOTA: Só serão visualizados os serviços cadastrados/permitidos para o Atendente. - Muda o serviço atual, muito usado quando a recepção emite uma senha com um serviço que não é o que realmente o cliente veio realizar.

Attendance Atendente A área abaixo da área central da tela é reservada para a leitura das mensagens enviadas entre os atendentes. A barra de botões do lado esquerdo irá manipular o atendimento, e os botões serão habilitados ou desabilitados de acordo com a funcionalidade e fase do atendimento. O funcionamento de cada botão é explicado abaixo: Finalizar – finaliza o atendimento corrente. Caso a posição de atendimento tenha uma caixa de conceito, o aplicativo irá aguardar pela avaliação do cliente para finalizar o atendimento. Repetir – repete a chamada de uma senha no painel. Caso repetida 3 vezes, a senha será cancelada e a próxima senha da fila será chamada automaticamente. Note que esta função exibirá chamada em todos os painéis disponíveis na agência para evitar confusões com a função “trocar painel”. A função repetir irá mostrar a senha em cor azul em todos os painéis da agência, enquanto as demais senhas serão chamadas em amarelo.

Attendance Atendente. Transferir – transfere um atendimento para outra mesa. Caso a mesa esteja ocupada, a senha volta para a fila e será chamada novamente no painel quando a mesa desocupar. Transferências têm preferência sobre outros atendimentos. O tópico também será detalhado mais adiante. Congelar – congela o atendimento da senha corrente, paralisando ou não o tempo de atendimento e prossegue para atender outras senhas da fila. Este tópico será mais explorado adiante. Descongelar – descongela o atendimento de uma senha previamente congelada. Este tópico será explorado mais adiante. Fora de ordem – efetua a chamada de uma senha fora de ordem. Útil quando a fila de preferencial está vazia, e há fila em atendimento normal. Iremos falar mais sobre esse tópico adiante. Intervalo – solicita um intervalo para a mesa de atendimento. Um intervalo pode ser uma ida ao banheiro, saída para almoço, etc.

Attendance Atendente. RECEBENDO UM ATENDIMENTO Dependendo da configuração da agência, o comportamento para receber uma nova senha de atendimento poderá ser: Chamar uma senha da fila para atendimento via botão “Próxima” A chamada é feita automaticamente para uma mesa quando ela está disponível. Em ambos os casos, quando o aplicativo de atendimento recebe a senha, serão exibidos os dados do atendimento e os botões que serão necessários para efetuar um atendimento serão habilitados.

Attendance Atendente. FINALIZANDO UM ATENDIMENTO Para finalizar um atendimento, clique no botão ‘Finalizar’ no aplicativo de atendimento. Caso a posição de atendimento tenha uma caixa de conceito, o aplicativo irá esperar pela avaliação do cliente. Após a avaliação do cliente, ou caso a posição não tenha a caixa de conceito, após apertar o botão finalizar, uma nova senha será chamada, caso não exista uma nova senha um aviso será mostrado “Nenhuma senha em espera.

Attendance Atendente. CHAMANDO FORA DE ORDEM É possível chamar uma senha fora de ordem, ou seja, uma mesa de atendimento pode chamar uma senha da espera, a sua escolha. Para poder efetuar uma chamada fora de ordem a mesa não pode estar em atendimento. Ao clicar em fora de ordem a relação das senhas em espera irá aparecer. Para chamar a senha, clique em cima do número da senha e clique em confirmar. A sua mesa assumirá o atendimento desta senha a irá retirá-la da fila de atendimento.

Attendance Atendente. ALTERANDO O SERVICO RECEBIDO Serve para alterar o serviço informado no atendimento, quando este veio errado da recepção. É só clicar no botão alterar serviço escolher o novo serviço no campo e clicar uma vez no botão ao lado. ADICIONANDO MAIS SERVIÇOS AO ATENDIMENTO Deve ser usado quando um cliente solicita dois ou mais serviços durante seu atendimento, para adicionar um serviço basta clicar no botão adicionar na tela central da aplicação, uma tela com todos os serviços disponíveis para o atendente surgirá, selecione o serviço e clique uma vez no botão ao lado. Nota: para facilitar coloque no campo a letra inicial do serviço.

Attendance Atendente ENVIANDO MENSAGENS Pela aplicação do atendente é possível enviar mensagens, para os outros atendentes ou para o painel. Para enviar uma mensagem, clique em “Mensagem”, escolha para onde você deseja enviar mensagens (painel ou atendentes), escreva sua mensagem e clique em enviar. Não é possível enviar mensagens para um atendente específico, portanto todos os atendentes da agência poderão ler as mensagens enviadas. É recomendado cuidado na utilização desta funcionalidade, principalmente para evitar, por engano, que informações de clientes vão parar no painel.

Attendance Atendente SOLICITANDO INTERVALOS Uma mesa em intervalo não receberá senhas para atendimento. O intervalo tem tempo pré-definido pelo gestor da agência, assim como os motivos. Para solicitar um intervalo, basta clicar em “intervalo” e escolher o motivo do intervalo. Ao solicitar o sistema entrará em intervalo assim que o atendente finalizar o atendimento atual, caso ele não esteja atendendo a aplicação entrará em intervalo imediatamente. Para sair de intervalo, basca clicar em “continuar”. Caso o tempo do intervalo tenha sido excedido, o atendente terá que informar o motivo, por meio de uma caixa de diálogo.

Attendance Atendente TRANSFERINDO SENHAS Transferir senhas move o atendimento de uma mesa para outra. Esta função é útil caso o atendimento precise ser movido fisicamente de uma mesa para outra, por qualquer motivo que exija a mudança. Para transferir uma senha de uma mesa para outra, clique no botão transferir do menu lateral. O aplicativo irá mostrar uma listagem das mesas logadas no sistema que podem receber a transferência da senha. Escolha a mesa e clique em confirmar. Caso a mesa já esteja em atendimento, a transferência será efetuada assim que o atendente ficar disponível.

Attendance Atendente CONGELANDO/DESCONGELANDO ATENDIMENTOS Congelar um atendimento é útil quando o cliente precisa se ausentar da agência no meio do atendimento. Neste caso, sua senha é congelada e ele terá preferência no atendimento quando sua senha é descongelada. Após o congelamento da senha corrente, a mesa será liberada para atender outra senha. Os descongelamentos serão efetuados em geral pela recepção. O motivo do congelamento pode ser cadastrado pelo Gestor da agência. Caso a mesa esteja em atendimento quando o cliente com o atendimento congelado voltar à agência e houver fila no atendimento, o atendente que congelou a senha deve descongelar antes de finalizar o atendimento que ele está atendendo no momento.

Attendance Atendente

Attendance Atendente CALIBRANDO A CAIXA CONCEITO Para calibrar a caixa conceito você deve em primeiro lugar escolher o tipo de leitor a ser utilizado, geralmente Porta Paralela, depois calibrar os botões da tela com os da caixa conceito, pressionando antes uma opção no sistema e logo em seguida o botão correspondente na caixa conceito.

Attendance Atendente Dicas Rápidas: - Sempre solicite a sua supervisora ou pessoa responsável para abrir sua mesa no sistema. - Só efetue o login no Attendance quando estiver realmente apto para iniciar o atendimento. - Não esqueça de solicitar a avaliação através da caixa conceito, caso o tenha. (Sr(a). Por favor conceitue o meu atendimento). - Ao final do dia de trabalho solicite a supervisora ou pessoa responsável que sua mesa seja fechada.

Attendance Atendente. Revisão das funcionalidades.

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MUITO OBRIGADO! Attendance Jackson Souza de Oliveira Contatos: Ramal: 8208 Cel. Corporativo: 98 88984486(Logos)/ 98 84277715(Provider) E-mail: checklist@logos-ma.com.br