Agenda, otimize seu atendimento tornando-o rápido e inteligente

Apresentação em tema: "Agenda, otimize seu atendimento tornando-o rápido e inteligente"— Transcrição da apresentação:

1 Agenda, otimize seu atendimento tornando-o rápido e inteligente
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2 Objetivos do Treinamento
INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Objetivos do Treinamento O objetivo desse treinamento é apresentar as diferentes formas de se trabalhar com a agenda do X-Clinic, e definir, para cada caso, qual a maneira mais eficaz de agendar um paciente. O treinamento é voltado para os responsáveis pelo call center e pela manutenção do X-Clinic, abrangendo temas como os cadastros de livros, intervalos, tempos de execução, e a utilização da agenda no dia a dia.

3 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Agendamento Visual A agenda visual é a maneira mais comum de agendar um paciente. Os dados dessa tela estão dispostos de maneira organizada, ordenada pelo horário inicial do dia selecionado. Com o botão direito do mouse é aberto um menu de funcionalidades, como confirmação de agendamento, transferência e impressão de protocolo. Existe ainda uma pré-visualização dos dados de agendamento do paciente.

4 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Cadastro de Livros Intervalos: São cadastrados cada um dos intervalos de trabalho da agenda, ou seja, segunda-feira pela manhã, terça-feira à tarde. Para cada intervalo criado, podemos indicar qual a duração de cada atendimento e o médico que realizará o atendimento Procedimentos: Podemos também vincular quais os procedimentos serão permitidos agendar para cada livro, por exemplo, no livro US somente procedimentos de US Convênios: Assim como os procedimentos, é possível também vincular cada um dos convênios que serão permitidos agendar.

5 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Agendamento Global O Agendamento Global permite a visualização rápida de 1, 2, 3 ou N livros ao mesmo tempo. A finalidade desse modo de agendamento, é acessar vários livros ao mesmo tempo, seja para agendar pacientes com mais de um exame a ser realizado, seja para buscar um horário mais próximo para um paciente que tenha urgência na realização do procedimento

6 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Triagem Simples: A Triagem Simples é utilizada para a procura de um horário disponível, seguindo critérios de filtro, por exemplo, um determinado médico, convênio, ou ainda a disponibilidade de horários de unidade de atendimento A ou B Completa: A tela de agenda completa facilita o agendamento de 2 (dois) exames ou mais, sendo necessário apenas realizar um breve filtro, selecionar o paciente, data e exames a agendar, logo o sistema automaticamente trará os horários e agendas disponíveis

7 Seleção do grupo de livros
INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Grupos de Livros O cadastro de Grupos de Livros, é uma forma de facilitar a busca de horários, para uma determinada especialidade de exames, seja pela agenda visual ou global. Com os grupos de livros, a procura por um horário livre fica mais ágil, já que o usuário poderá filtrar os livros que serão exibidos, de acordo com o grupo selecionado Seleção do grupo de livros

8 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Feriados É possível cadastrar os feriados nacionais, ou de determinado estado ou cidade, para os casos onde não haverá atendimento. Com os feriados cadastrados, o sistema bloqueia os dias, não permitindo agendar pacientes.

9 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Equipamentos Esse recurso possibilita o controle da clínica com relação ao equipamento utilizado na realização dos exames. Para os casos onde é alocado um equipamento mais antigo, que não realiza determinados exames, podemos cadastrar cada um dos equipamentos e vincular quais os procedimentos que cada equipamento pode realizar.

10 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Tempos de Execução Podemos configurar o tempo de execução do exame, para que no momento de um agendamento, o sistema já calcule o tempo somado dos exames a serem realizados, e se preciso, irá alertar a necessidade de duplicar o agendamento, ocupando dois horários. Essa configuração pode ser realizada por procedimento, setor ou por médico.

11 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Apelidos dos Médicos No cadastro de apelidos dos médicos, podemos cadastrar a forma com que os médicos gostam de ser chamado, por exemplo seu sobrenome, ou ainda um nome composto. O cadastro dos apelidos dos médicos, irá alterar a forma com que o nome do médico é visualizado na grade da agenda

12 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Preferências Os horários criados para um livro da agenda podem conter preferências de acordo com o horário de atendimento, por exemplo, pela manhã deve-se dar preferências para pacientes em jejum, ou no final da tarde, preferência para realização de exames com contrastes. Essa preferência pode ser apontada no livro, assim o usuário que realizar o agendamento, sempre terá na sua tela uma indicação, para não correr o risco de realizar um agendamento incorreto

13 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Limites O X-Clinic permite que criemos regras para limitar o número de agendamentos para um determinado convênio, ou de um procedimento qualquer, onde exista uma regra criada em contrato de número ou valor máximo. Com o cadastro de limites, o X-Clinic irá avisar ao usuário quando o agendamento que está sendo realizado não está excedendo o número contratado.

14 Observações Observações de Livros
INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Observações Observações de Livros: É possível cadastrar uma mensagem em cada um dos livros, para os usuários que realizam os agendamentos. A mensagem pode ser visualizada na tela principal da agenda Observações de Livros Observações de Agendamento: Podemos também cadastrar mensagens e observações para cada agendamento realizado. Essas mensagens serão depois visualizadas durante o atendimento do paciente na recepção

15 Protocolo de Agendamento
INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Protocolo de Agendamento No X-Clinic existe a possibilidade de impressão do protocolo de agendamento. Esse protocolo serve para lembrar o paciente de que há um agendamento de exame, e traz informações como a data e hora do exame, o exame a ser realizado e endereço e telefone da sua clínica, caso o paciente necessite entrar em contato

16 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Pré-ficha Para facilitar o atendimento e diminuir o tempo de espera do paciente na recepção, existe a possibilidade de cadastrar os dados do paciente durante o agendamento. É a chamada pré-ficha, onde as informações de endereço e contato do paciente, que normalmente são inseridas durante o atendimento na recepção, serão cadastradas na tela da Agenda do X-Clinic. Quanto mais informações preenchermos durante o agendamento, menor será o tempo de atendimento do paciente

17 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Guia e Senha Assim como a Pré-ficha, há a possibilidade de preencher os dados de atendimento do paciente, como o número de guia e senha, durante o agendamento. Isso para que o tempo de atendimento na Recepção seja o menor possível

18 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Encaixes Sempre que estamos com um livro com 100% de ocupação, podem aparecer casos onde um paciente tenha urgência de atendimento, ou mesmo casos em que o médico que está realizando os atendimentos solicite que seja atendido um paciente em um intervalo de um atendimento e outro. Para isso existe o encaixe. Com essa funcionalidade podemos criar um novo horário em um livro, independente de seus horários estarem todos ocupados

19 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Orçamento Para encaminhar ao paciente a previsão do custo dos exames que serão executados, quando esses forem pagos pelo próprio paciente, podemos realizar um orçamento no X-Clinic. Esse orçamento pode ser impresso ou enviado para o paciente por , e podemos realizá-lo no módulo Agenda ou na Recepção

20 INTRODUÇÃO MODOS DE AGENDAMENTO CADASTROS FUNCIONALIDADES CONFIGURAÇÕES Configurações A tela de configurações diversas permite que configuremos alguns campos que serão exibidos na grade da agenda, mensagens e avisos que serão exibidos, e ainda habilitar determinadas configurações como a opção de um único médico estar presente em mais de uma agenda ao mesmo tempo por exemplo.

21 Produtos Complementares
Central de Comunicação – Com a Central de Comunicação é possível confirmar um agendamento de exame que acabou de ocorrer, ou ainda lembrar o paciente sobre um exame agendado. Também há a possibilidade de avisar quando o laudo do exame já está pronto, e o paciente pode-se dirigir a clínica para a sua retirada. Esse aviso pode ser realizado via SMS ou . Com a Central de Comunicação você reduz o custo com ligações em sua clínica, e diminui o número de faltas da sua agenda, provendo assim maior lucro para o seu negócio e um maior contato com seu cliente

22 Produtos Complementares
Totem – O totem de pré-atendimento é um terminal que pode ser utilizado pelos pacientes da clínica para organizar e agilizar o atendimento. O totem faz o controle de atendimento da recepção para pacientes agendados, normais e preferências. Com a utilização do Totem, o paciente retira uma senha, o que permite manter uma fila organizada e com isso o paciente sabe exatamente quantas pessoas existem à sua frente. O usuário por sua vez possui uma tela com a ordem de chegada dos pacientes. Quando a atendente chamar o paciente via X-Clinic, será exibida sua senha e o guichê de atendimento, no painel de chamada que faz integração com a programação de TV

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24 Fiquem atentos ao nosso treinamento de JANEIRO com o tema DMED – Declarações de Serviços Médicos. Maiores informações em nosso site. Centro de Treinamentos Medical Systems, todo mês um tema sob medida para você Deixe seu recado em nossa página no