Projeto SIMAP SISTEMA DE INFORMAÇÃO MUNICIPAL ATIVA E PERMANENTE Concepção : Sílvia Mendes Masson Prefeitura Municipal de Indaiatuba São Paulo - Brasil Orientação: Prof. Dr. Armando Malheiro da Silva Universidade do Porto - Portugal

Localização de Indaiatuba

INDAIATUBA

INDAIATUBA

PAÇO MUNICIPAL DA PREFEITURA DE INDAIATUBA

Administração Municipal Projeto SIMAP Sociedade Humana  NECESSIDADES Organização Comunidade Administração Municipal

Projeto SIMAP  Contexto social: - A Sociedade da Informação apresenta: convívio das especializações com a pluralidade; alteração contínua de dogmas vigentes; leitura polivalente do real.

Projeto SIMAP  Proposta de abordagem de estudo e de implantação nas Organizações de um Sistema de Informação global, abarcando todo o tipo de informação e de suportes.  Proposta de matriz transdisciplinar para estudar um objeto por diversos ângulos, diante de um paradigma emergente.  Proposta inspirada em metodologia científica nascida das ciências físicas e adotadas no campo das ciências sociais.

Projeto SIMAP Propõe:  revisão dos conceitos e práticas arquivísticas e adoção de metodologia de abordagem, sob o conceito de sistema.  inversão da idéia de “ gestão da informação” para a “informação na gestão.”

Projeto SIMAP Visa:  atuar no tratamento da informação, desde a sua concepção;  avaliar e criar metadados e procedimentos para garantir a preservação e estabilidade da informação;  estabelecer workflows e funcionalidade aos sistemas organizacionais;  gerar informação consolidada, integrando a informação administrativa a toda informação contextual e referencial banco de dados.

Projeto SIMAP  OBJETIVO ESPECÍFICO: “Sob o enfoque sistêmico, integrar uma análise das funções do sistema de organização da Administração Municipal com o sistema de informação dele decorrente, objetivando atender ao estabelecido pela legislação que a rege e ao seu objetivo/missão, garantindo, segundo metodologia avançada, a efetiva comunicação informacional interna e externamente.”

Projeto SIMAP  Fundamenta-se nos conceitos:  de informação em substituição ao conceito de documento;  de informação distinto, mas integrado ao conceito de conhecimento e comunicação;  da integração da Arquivística à área científica da Ciência da Informação;  da abordagem sistêmica ;  de memória institucional.

Projeto SIMAP  Pilares da proposição - Visando:  Arquivística integrada à área científica da Ciência da Informação, obedecendo a princípios de caráter universal e ao método de investigação quadripolar, proposto por Bruyne.  Inclui quatro pólos: - epistemológico: dos princípios; - teórico: da teoria e pensamento sistêmico; (P. Mella, 1997) - técnico: abordagem operacional; - morfológico: da forma ou apresentação dos resultados.

Projeto SIMAP Abordagem sistêmica , considerando principalmente: - teoria da forma (Gestalt) - a finalidade do conjunto define a natureza de suas partes; - teoria dos sistemas (Bertalanffy) - os sistemas conservam sua organização a partir das relações de suas partes e com outros sistemas, auto-organizando-se. - cibernética (Wiener) - autocontrole de desempenho, visando o alcance de um objetivo.

Projeto SIMAP  Pilares da proposição - Visando:... o conceito de memória institucional...  o conceito de memória institucional, espelhando a trajetória da organização e utilizada como ferramenta de gerência, administração e de tomada de decisão, sendo a memória institucional garantida pela avaliação da informação desde o momento de geração da informação segundo critérios objetivos proposto por Silva e Ribeiro (2000).

Projeto SIMAP Avaliar para o acesso e para preservar:  valorização da informação, independente do suporte, destinada não ao passado, mas ao presente e ao futuro, analisada previamente à sua geração;  preservar a historicidade da origem orgânico-contextual; conforme a riqueza patrimonial/cultural, e o potencial de uso para a sociedade e organização que a gerou;  substituir os “guardiães de memória” para a acessibilidade à informação  superar a “síndrome” “sociedades da memória” (Simson, 2000)

Projeto SIMAP - Estrutura

Projeto SIMAP - Estrutura :  Centro de Coordenação da Informação - CCI: - área de concentração da gerência da informação. Por coordenar, entende-se: - o estudo; - a revisão e acompanhamento constante do processo de produção e acesso; - a avaliação e controle estatístico; - o monitoramento da transferência e recolhimento, mediante os critérios e prazos estabelecidos pela CIAI.

Projeto SIMAP - Estrutura : - Núcleo de Uso da Informação - NUI Corresponde a área de armazenamento físico da informação produzida e conservada fora da área do produtor, ou concomitante a ela, devido: - a natureza do suporte; - conter informação a ser compartilhada ou consultada por outros setores; - aguardar prazo previsto pelos Quadros Sistêmicos e de Temporalidades.

Projeto SIMAP - Estrutura:  - Serviço de Informação ao Usuário Localizado dentro do NUI: - Destinado a propiciar o acesso à informação e sua disponibilização sob a forma de conhecimento integrado. - É responsável em transformar informação em conhecimento e objeto de comunicação.

Projeto SIMAP - Estrutura :  - Comissão Interdisciplinar de Avaliação da Informação - CIAI Competências: - Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comissões Setoriais de Avaliação, criadas dentro das UPGIS. - Avaliar, adequar e aprovar os Quadros Sistêmicos e de Temporalidades elaborados pela CCI aplicados à informação gerada em cada órgão. - Supervisionar as eliminações e o tratamento informacional estabelecidos no QST.

Projeto SIMAP - Estrutura:  Unidades de Produção e Gestão da Informação Setorial (UPGIS) - órgãos geradores de informação ativa em função das atividades estabelecidas em lei de criação; - armazena informação ativa em fase decisória e funcional; - coincidem com os produtores dos atos informacionais e estarão conectados em rede interna (tecido vivo do SIMAP).

1. Quadro Estrutural Orgânico Funcional e Organograma Projeto SIMAP Produtos: 1. Quadro Estrutural Orgânico Funcional e Organograma  Levantamento da origem e evolução de cada órgão, recuperando o organograma e leis de criação e alterações, competência, atribuições e atividades.

Projeto SIMAP 2. Fluxograma e análise do trâmite da informação Levantamento dos atos informacionais e seus fluxos acompanhando os processos de trabalho, para a adoção de workflow e GED.

Projeto SIMAP 3. Quadro Sistêmico e de Temporalidades Tratamento da informação desde o momento da concepção, através da avaliação e seleção, sob parâmetros científicos - segundo o método quadripolar de abordagem científica - proposto por Silva e Ribeiro, propiciando tratar, com segurança, inclusive a informação em meio eletrônico, pois a informação nasce avaliada e a seleção é incorporada à rotina de produção.

Projeto SIMAP-SIMAI 4. Serviço de Informação - dados cartográficos, gráficos, estatísticos  Consolidação da informação administrativa com toda informação referencial e contextual, pertinente, utilizando tecnologias da informação e informação geoespacial, constituindo uma base de dados para subsidiar e agilizar a tomada de decisão.(Serviço de Uso da Informação)

Projeto SIMAP  Algumas reflexões:  SIMAI é o modelo de SIMAP adaptado à realidade de um Município: Indaiatuba.  SIMAP , como toda proposta de mudança, tem sua curva de aprendizado e de aceitação, por isso tem que ser atentamente monitorado;  É indispensável o treinamento e divulgar a proposta para diminuir o impacto e a resistência às mudanças;  Conhecer a cultura organizacional anterior e implantar a nova, conquistando simpatizantes;

Indicação bibliográfica: Projeto SIMAP Indicação bibliográfica:  Silva, Armando B. Malheiro da; Ribeiro, Fernanda; Ramos, Júlio; Real, Manuel Luís. Arquivística - Teoria e prática de uma ciência da informação. 1998, Afrontamento, 254 p.  Silva, Armando Malheiro da. Ribeiro, Fernanda. “Das Ciências Documentais à Ciência da Informação: ensaio epistemológico para um novo modelo curricular”. Afrontamento. Porto, 2002. 174 p.

Projeto SIMAP Contato: Sílvia Mendes Masson masson.idt@terra.com.br Fone: [55] - 0 xx 19- 3894-5516 19- 9779-0473