Electronic Patient Records Who should access What? – Doctors view Class 8 / 1st Year Introdução à medicina 3rd Presentation Faculdade de Medicina da Universidade do Porto Serviço de bioestatística e informática médica

Third Presentation Contents Introduction Objective Methods Gantts Map Questionnaire Flow-Chart Questionnaire Results Discussion of results Most Consensual Opinions Possible Relations Between Variables Conclusions Main Difficulties Authors

Introduction Good communication high quality health care; Technology that constitutes the informational basis for communication and cooperation in and between healthcare organizations EPRs; objectives to achieve and processes to execute Information security and access control EPRs depend on computer technology Easier processing and communication of data The equipment may fail or become obsolete

Objective The purpose of this study is to assess the opinions of doctors about the access control to EPRs.

Methods (1)

Methods (2)

Gantts Map

Questionnaire Flowing Chart

Questionnaire (1) Este inquérito tem como objectivo avaliar a opinião dos médicos do H. de S. João acerca do controlo do acesso aos registos electrónicos contendo informação clínica dos utentes do Serviço de Saúde. A informação recolhida neste inquérito é estritamente confidencial e apenas será utilizada para fins de investigação científica. Já tendo sido testado, garantimos que apenas precisamos de 5min do seu tempo. 1. Já alguma vez utilizou registos electrónicos, contendo informação clínica dos utentes dos serviços de saúde? Não; Sim; (Se não, avançar para a pergunta 2) 1.1 Se sim, com que frequência utiliza? Diariamente, todos ou quase todos os dias; Regularmente, de 1 a 3 vezes por semana; Raramente, de 1 a 3 vezes por mês. 2. Está de acordo com a existência de vários níveis de acesso à informação consoante a categoria do profissional de saúde? Não; Sim; Não tenho opinião.

Questionnaire (2) Em relação aos médicos 3. Em relação ao acesso por parte dos médicos: 3.1 Todos os médicos devem ter a acesso à informação de todos os utentes? Não; Sim; Não tenho opinião. (Se sim, ou não tem opinião, avançar para a pergunta 4) 3.2 Se não: Quais as limitações de acesso? Devem aceder apenas à informação dos utentes com os quais teve contacto directo; Devem aceder à informação de todos os utentes do seu serviço, quer sejam do internamento ou das consultas externas; Devem aceder à informação de todos os utentes do seu hospital que tenham dado entrada nas urgências; Devem aceder à informação de todos os utentes do seu hospital, quer sejam do internamento ou das consultas externas; Devem aceder à informação de todos os utentes do seu hospital, quer sejam do internamento, das consultas externas ou das urgências; Não tenho opinião.

Questionnaire (3) Na sua opinião, o acesso à informação deverá ser tanto mais alargado quanto mais elevada for a categoria profissional (interno complementar, interno geral, assistente hospitalar, assistente hospitalar graduado e chefe de serviço)? Não; Sim; Não tenho opinião. 4. Pensa que a informação mais sensível (como, por exemplo, testes de HIV, doenças venéreas, doenças cancerígenas, etc.) deve ser acedida apenas pelos médicos que tratem destes doentes? Não; Sim; Não tenho opinião.

Questionnaire (4) Em relação aos enfermeiros 5. Em relação ao acesso por parte dos enfermeiros? 5.1 Acha que devem poder aceder a toda a informação clínica dos utentes dos serviços de saúde? Não; Sim; Não tenho opinião. (Se sim, ou não tem opinião, avançar para a pergunta 6) 5.2 Se não: Quais as limitações de acesso? Devem aceder apenas à informação dos utentes com os quais teve contacto directo; Devem aceder à informação de todos os utentes do seu serviço, quer sejam do internamento ou das consultas externas; Devem aceder à informação de todos os utentes do seu hospital que tenham dado entrada nas urgências; Devem aceder à informação de todos os utentes do seu hospital, quer sejam do internamento ou das consultas externas; Devem aceder à informação de todos os utentes do seu hospital, quer sejam do internamento, das consultas externas ou das urgências; Não tenho opinião.

Questionnaire (5) Outras Situações 6. Em caso de emergência, deverão médicos ou enfermeiros não autorizadas aceder aos registos dos doentes? Não, em nenhuma situação; Sim, desde que esse acesso fique registado; Sim, independentemente dos acessos serem, ou não, registados; Não tenho opinião. 7. Parece-lhe pertinente o uso destes registos para outros fins (exemplo, fins de investigação clínica ou epidemiológica, aprendizagem, etc.), mantendo o anonimato dos pacientes em causa? Não; Sim; Não tenho opinião. (Se não, ou não tem opinião, avançar para a pergunta 8)

Questionnaire (6) 7.1 Se sim, que fins justificariam a sua utilização? 7.1 Investigação clínica? Não; Sim; Não tenho opinião. 7.2 Investigação epidemiológica? Não; Sim; Não tenho opinião. 7.3 Investigação económica? Não; Sim; Não tenho opinião. 7.4 Aprendizagem (alunos de medicina e enfermagem) e Formação profissional (acções de formação)? Não; Sim; Não tenho opinião. 7.5 E para outros fins? Não; Sim.Quais? ____________________________

Questionnaire (7) 8. Devem os utentes poder aceder a todo o seu historial clínico? Não; Sim; Não tenho opinião. Informação acerca do participante: Idade: _______ Sexo: Feminino Masculino Categoria Profissional: ___________ Serviço/ Departamento: __________

Results(1) Initial Sample (92 doctors) 45 answered the questionnaire (78%) 10 were not available in the department for 3 consecutive times (17 %) 3 refused to answer questionnaire (5%) 10 didnt work in HSJ anymore; 5 were already retired Real sample: 58 doctors

Results (2)

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Discussion of results (1) Most consensual opinions Nurses should not have access to the information of every patient (91.1%) The information contained in the EPRs can be used for other purposes shuch as investigation and education(73.3%) More sensible information such as HIV test results should be accessed only by the doctors treating those patients (68.9%) Patients should not be able to access their own information(66.7%)

Possible relations between variables Discussion of results (2)

Discussion of results (3)

Discussion of results (4)

Discussion of results (5)

Discussion of results (6)

Conclusions Some tendencies shown but none statisticaly significative Reduced sample difficult to generalize Interesting subject of study that deserves a broader and intensive study

Elaboration of the questionnaire Finding the right questions to ask Making sure the questions efficiently measerued the variables Main Difficulties Applying the questionnaire Finding the departments inside the hospital Finding the doctors inside departments

Authors Class 8: Catarina Pinho Catarina Sá; Edite Mendes; Emanuel Valpaços; Fátima Silva; Fernando de Abreu; Fernando Mota; Filipa Sousa; Filipe Gomes; Francisca Aguiar; Francisco Faria; Francisco Macedo; Simão Martins. Dra. Ana Margarida Ferreira Prof. Dr. Altamiro da Costa Pereira