Protocolo

Quem assume esse cargo tem por responsabilidade zelar desde o bom desenrolar da reunião até o bom estado do local a ser realizado a mesma. O Diretor de Protocolo deve estar atento aos mínimos detalhes. Também deve saber e orientar as falas e ações de quem vai presidir a reunião, se for uma reunião com um protocolo especial. Ainda também cuida do bom estado de aparência do local a ser realizado a reunião

AS QUALIDADES DE UM DIRETOR DE PROTOCOLO: Tato: Deve ser discreto e simpático e desembaraçado. Sutil com as palavras e colocações. – Dicção: É o tom de voz, ritmo, ênfase, a clareza da voz e regular domínio do vernáculo. – Minuciosidade: O importante não é como a obra é feita mais os detalhes como é feita. É a capacidade de dar valor aos pequenos pormenores. Adaptabilidade: É a capacidade de, o mais rápido possível, resolver necessidades, imprevistos, dando soluções. – Objetividade: É a capacidade de síntese e o poder de concisão do Protocolo. em hipótese alguma servir de animador ou vedete da reunião.

PROTOCOLO: ANTES DA REUNIÃO Conversar com o organizador do evento, para determinar quantos lugares são necessários e qual seus horários de trabalho e demais providências, tais como : som, luz. data - show, e outros recursos que se fizerem necessários. Conferindo e testando tudo, antes do evento. Coordenar o público : mostrar os assentos aos participantes, dirigir os convidados aos lugares que lhes foram reservados na mesa principal e monitorar o palco. Recepcionar os convidados apresentando-se e aos demais. Anotar os nomes para posterior citação. Sempre lembrar-se de incluir um momento para a palavra dos convidados. Administrar o tempo : tocar um sino ou gongo para pedir que os participantes sentem-se antes do início de cada reunião. Manutenção da ordem: fechar as portas das salas no início de cada reunião e dar informações sobre a localização de banheiros, telefones, interruptores elétricos, etc.

D URANTE A REUNIÃO Manter um bom andamento da reunião, fazer mensão aos visitantes presentes, anunciar as datas comemorativas da semana e os aniversariantes da semana e do mês. Ordenar o programa, sendo o responsável pela passagem da palavra segundo o programa preestabelecido. (Em alguns clubes é o próprio presidente quem faz isso). Anotar lembretes que forem surgindo, principalmente datas de projetos, eventos do clube, etc., para posterior citação. Agradecer a presença ou participação dos convidados, citando-os nominalmente e convidando-os a regressar à reunião.