Ampliando Funcionalidades com Microsoft Exchange 2003 3/24/2017 Ampliando Funcionalidades com Microsoft Exchange 2003 Ricardo Matos, IT Consultant Ricardo.Matos@Novabase.pt Novabase

Agenda Desafio e Visão – Messaging 3/24/2017 Agenda Desafio e Visão – Messaging Análise de Benefícios – Microsoft Exchange 2003 Migração para Exchange 2003 Próximos passos

Desafio e Visão – Messaging 3/24/2017 Desafio e Visão – Messaging

Custo e Complexidade de IT 3/24/2017 Custo e Complexidade de IT Budgets de IT Source: Forrester

Os clientes exigem cada vez mais… 3/24/2017 Utilizadores Finais querem… Tecnologia para se ligarem, comunicarem e colaborarem – onde e quando quiserem Maior facilidade e disponibilidade: basta ligar e funciona Acesso às últimas tecnologias e ferramentas O Management exige… Maior retorno nos investimentos de IT Uma previsibilidade financeira e uma estratégia de evolução Capacidade rápida de adaptação às necessidades do negócio O desafio dos IT Managers Aumento da diversidade da tecnologia e complexidade Custos mais elevados gerados por soluções ad-hoc Ir de encontro aos SLA’s com recursos limitados For the workforce, technology has become a key enabler; in order to do their jobs, today’s knowledge workers rely on the technology to be there for them. They want technology to make their work-life simpler, not more complex. While end users are looking for a hassle-free, reliable, efficient work environment, management is looking to control the costs of managing and supporting the environment, while maintaining productivity and gaining the competitive edge that technology promises. IT is often caught in the middle, trying to manage an increasingly complex environment and growing demands for support with resources that are stretched to the limit. Proliferation of technology to the workforce has led to productivity gains, but the complexity of managing and supporting the technology can drive up costs, while users clamor for improved service levels in terms of reliability and support. The distributed nature of the technology can make it difficult to enforce standards, further driving up inefficiency, complexity, and costs, and ultimately impacting user productivity.

Paradigma da Mobilidade 3/24/2017 Paradigma da Mobilidade Surgem novas formas de acesso: Terminais Convergentes Capacidade de acesso a informação e ferramentas de suporte ao negócio com informação em tempo real em “qualquer lugar”. Reforço da produtividade: Aproximar as ferramentas de backlog e informação junto do colaborador, levando-as até aos terminais móveis.

Messaging é apenas a ponta do Iceberg 3/24/2017 Messaging é apenas a ponta do Iceberg Messaging Básico Calendário Partilha via Public Folders Unified messaging Instant Messaging Acesso Wireless Intranet Project Collaboration Conferência Messaging and collaboration services are more than just email. They include tools which enable anytime, anywhere communication and enhanced teamwork across boundaries. Companies today have globally disbursed employees who need to communicate 24/7 with colleagues, partners and customers worldwide. Messaging services are a lifeline for businesses today and are as mission critical as the telephone. Messaging & collaboration tools are critical in keeping businesses up and running. So what are these messaging and collaboration services? Email is a service with which we should all be familiar. Group calendaring and scheduling allows for easy meeting and conference planning for virtual teams located in dispersed locations. And what about additional collaboration features? Real-time conferencing enables employees to share applications and files, conduct discussions, and exchange white board diagrams through dynamic, on-demand data conferencing. It is also possible to have complete audio and video conferencing using technology designed for the enterprise Unified messaging enables employees to access a single inbox containing e-mail, voice-mail, fax, and page messages, using any device. So while an employee is in his or her car, on the way to work or to a meeting, all messages can be checked through a single phone call Exchange provides Integrated messaging and collaboration solutions which can include most of these messaging and collaboration services, other than unified messaging. Avaya is the unified messaging solution which is currently available as an add-on for Exchange. HP’s Critical path is a standalone email environment which has calendaring and instant messaging capabilities. E12 – the next major version of Exchange will include a unified messaging option.

Comunicações Integradas 3/24/2017 Unified Messaging Infra-estrutura de Comunicação E-mail Calendário e reuniões Instant Messaging Voicemail/Unified Messaging Fax SMS Gestão de tarefas Gestão de contactos Mobilidade Acesso wireless seguro aos dados a partir de qualquer dispositivo Procura/Sincronização Notificações Comunicações Integradas So, once you've given employees personal productivity tools, and built some basic infrastructure to support their use of those tools, what's next? Building a communication infrastructure is about connecting everybody in your organization together, regardless of the role they play and the way in which they are connected to your network. They may spend their entire day sitting behind a desk, they may be users who are in the office sometimes, but also spend time away, on the road, visiting with your customers and partners, or they may be information workers on a shop floor who only occasionally need to tap into the corporate infrastructure to retrieve or share information with others in the organization. The functional components of a robust communication infrastructure include email, calendars, both for managing an individual’s time and for enabling users to schedule time with one another to collaborate on projects or tasks, instant messaging for presence awareness and synchronous communication, and task and contact management, again both for individuals and to enable sharing and delegation. Of course, you need voicemail to capture missed phone calls, and unified messaging provides the capability for a user to manage those messages and even faxes in their inbox in the same fashion, and using the same tools that they use to manage email. The different working modes of your employees (always in the office, sometimes mobile, always mobile, shop floor) require that you provide an infrastructure that is flexible enough to ensure that they have access to the information they need, and the ability to communicate, without regard to their mode of access. For example, a sales rep just arriving on a flight from another city may want to be able to receive a notification on their mobile phone or wireless PDA that they’ve gotten an important email from their manager while they were in flight. They may be able to respond quickly using that device, or they may walk up to an airport kiosk and use a browser to access their inbox and create a more detailed response. When they arrive at their hotel room, they will want to connect in to your corporate network and synchronize all of their information using a rich client on their pc. In any of these scenarios, you need to be able to ensure that that transaction is secure, regardless which client device and which mode of connection is used. By contrast, an information worker (e.g., somebody who works on a shop floor in a production line) may not require mobile access, and may not even have their own dedicated pc. Yet, these users still need to send and receive messages. For them, access via a browser from a shop floor kiosk may be sufficient to meet their needs. Finally, those employees in your organization who are always connected with a dedicated pc at their desk, people we call knowledge workers, will want and need to leverage all of the capabilities of a rich client. But, having your employees connected to one another and able to communicate with each other only partially addresses their needs and the needs of the business. Your employees will come together in teams to collaborate on projects that may last a month, or six months, or a year. They need to route information to one another for approvals. They need to work together to create documents. They need to meet with one another, even though the members of the team may be geographically distributed. Creating an infrastructure which supports collaborative work will not only facilitate those interactions, but can reduce the associated costs. For example, enabling a team to meet electronically, using rich voice, video, and data conferencing technology, is more cost effective than paying for airfare, hotel, and meals to bring all of those team members together physically.

ActiveSync, POP, IMAP, RPC / HTTP, MAPI, … 3/24/2017 Unified Messaging I PBX / VoIP N T E Unified Messaging Applicações: OWA, OMA R Protocolos: ActiveSync, POP, IMAP, RPC / HTTP, MAPI, … N Voice Mail Mailbox E Programmability: Web services, Web parts Fax Client Access T Mailbox IM Public Folders Rede Interna

Em suma… Soluções de IT que permitam: 3/24/2017 Em suma… Soluções de IT que permitam: Aumentar os níveis de colaboração Incremento da produtividade individual dos colaboradores Efectiva redução de custos / Retorno de Investimento Alinhamento com o negócio

Análise de Benefícios Microsoft Exchange 2003 3/24/2017 Análise de Benefícios Microsoft Exchange 2003

Resumo de Benefícios Uma solução de Messaging tem de oferecer: 3/24/2017 Resumo de Benefícios Uma solução de Messaging tem de oferecer: Aumento da produtividade do IW através de funcionalidades de colaboração Acesso à Informação a partir de qualquer local Níveis de disponibilidade adequados aos requisitos de Negócio Redução dos custos operacionais Segurança da Informação Estes factores traduzem-se num rápido ROI

Aumento da Produtividade do IW 3/24/2017 Aumento da Produtividade do IW Online Meetings Documents Contacts Tasks Team Calendar Discussions … Members Características Mais do que e-mail Tarefas Reuniões Listas de contactos e de distribuição Funcionalidades do cliente outlook - Reading panes, fonts, favorites, search, threaded email, follow-up folders, … Plataforma integrada (Sharepoint, IM, AD, etc) Inúmeros add-ons (fax, sms, voice mail, etc) Benefícios Aumento da produtividade do Information Worker Sistematização da forma de colaboração entre os diversos colaboradores & Active Directory

Acesso à Informação de qualquer local 3/24/2017 Acesso à Informação de qualquer local Utilizar Outlook Web Access remotamente Manter-se em contacto com um dispositivo Windows Mobile via ActiveSync Utilizar o Outlook 2003 remotamente de forma segura sem VPN Percorrer a sua mailbox com o Outlook Mobile Access Direct Push Technology HTML RPC/HTTPS WAP This deck focuses on the anywhere scenario depicted in yellow: direct synchronization from Exchange 2003 to Windows Mobile devices such as Smartphones and Pocket PCs. There are several options for mobile and remote access to the enterprise. Mobile users working from a client site or kiosk can access both messaging and portal services through services such as Outlook Web Access. Mobile users using a laptop or home computer can connect to the enterprise using the same applications they use when at the office – Outlook 2003 and IE. Outlook 2003 using RPC over HTTP and Cached Mode give the user an experience very similar to the one they have at work. With a Windows Mobile device, users can stay connected while on the move. With ActiveSync built into Exchange Server 2003, Windows Mobile devices can synchronize with an Exchange mailbox using existing software on the device, and with very little configuration. Finally, users with any hand-held device connected to the Internet, such as a mobile phone, can access mailbox data using Outlook Mobile Access. Yet another connection choice keeping users in touch with the organization and their collaboration environment. HTTPS Exchange 2003 Enterprise

Acesso à Informação de qualquer local 3/24/2017 Acesso à Informação de qualquer local Desafio Solução Resultados Acesso ao Mail: de um kioske do seu pc de casa com o seu portátil, fora da empresa através de dispositivos móveis e convergentes clientes hetrerogéneos Instantaniedade na recepção de e-mails Disponibilização destes serviços a baixo custo Reduzido esforço de operação Outlook Web Access (OWA) RPC sobre HTTP ActiveSync over the air Outlook Mobile Access Allways up-to-date Push e-mail Remote Wipe, Policies Solução de certificados Nativos na própria solução Reforço da produtividade individual Solução segura e alinhada com os requisitos de negócio Formação de utilizador nula - Interface familiar Esforço reduzido de implementação e administração Instantaniedade no acesso à informação Maior Flexibilidade para a presença nos negócios

Acesso à Informação de qualquer local ActiveSync e Push e-mail 3/24/2017 Acesso à Informação de qualquer local ActiveSync e Push e-mail 3. O dispositivo envia imediatamente um pedido para receber o e-mail Servidor a correr Exchange 2003 SP2 1. Um mail é enviado para a mailbox do utilizador que se encontra no servidor Exchange 2003 4. O Mail é enviado pelo servidor de Exchange para o dispositivo Dispositvo com Windows Mobile e MSFP 2. O Exchange 2003 notifica o dispositivo que alterações ocurreram na mailbox

Disponibilidade do Serviço 3/24/2017 Disponibilidade do Serviço O e-mail é mission critical!! O Downtime tem um custo elevado… Perda de tempo e dinheiro Quebra de produtividade dos colaboradores Insatisfação do utilizador final & clientes Necessidade de garantir a disponibilidade da plataforma: Através de mecanismos de redundância 2 servidores de entrada para front-end (smtp e acesso web) Cluster de 2 nós para o back-end Benefícios Plataforma mais resiliente, aumentando a disponibildiade do serviço de mail Menor necessidade de intervenções urgentes por parte da equipa de IT ISA Firewall Perimeter Network (DMZ) Ti Front-End Servers Ti Back-End Servers

Disponibilidade do Serviços 3/24/2017 Disponibilidade do Serviços Necessidade de monitorizar a plataforma 24x7: Existência de um vasto conjunto de ferramentas e monitorização para Microsoft Exchange (e.g. MOM, OpenView, etc) Para monitorizar o Microsoft Exchange: Inteligência embutida out-of-the-box – mais de mil regras de monitorização Capacidade de analisar todos os componentes do sistema Monitorização das dependências Conhecimento de base para reduzir o tempo de resolução Reporting Monitorização da experiência do utilizador final Benefícios: Redução de custos de operação por via da automação da gestão Aumento da disponibilidade da plataforma Pró-actividade via análise de desempenho e planeamento de capacidade – maior previsibilidade de custos

Diminuição de Custos Operacionais 3/24/2017 Diminuição de Custos Operacionais Redução de Custos via Consolidação: Flexibilidade de arquitectura e suporte até 4.000 mailboxes / server Funcionalidades de gestão de quotas para optimização do storage Optimização da Largura de banda: Cache local da mailbox, calendário, contactos, tarefas, … Maior compressão na comunicação e sincronismos inteligentes Integração Single Sign-on: Integração com a Active Directory Estratégia integrada com outras plataformas de colaboração Benefícios Diminuição dos custos de hardware e software Maior escalabilidade para acomodar o dinamismo do negócio Melhor experiência de utilizador final – aumento de produtividade Funcionamento sobre links mais lentos e com menor custo Menor complexidade a gerir e redução dos custos de operação

Segurança A Segurança é uma prioridade!! 3/24/2017 Segurança A Segurança é uma prioridade!! Necessidade de encriptação da informação. Segurança dos dispositivos móveis Remote Wipe Policies Mecanismos de antivírus e anti-spam (Antigen) Recuperação de mailboxes Benefícios Garantia da confidencialidade da informação Menor número de problemas Optimização dos recursos Recuperação simples da Informação Compliance com normas internacionais ISA Server Antigen Exchange Site 1 Exchange Front End Exchange Site 2 Antigen Antigen Exchange Public Folder Server Exchange Mailbox Server

Migração para Exchange 2003 3/24/2017 Migração para Exchange 2003

Migração para Exchange 2003 3/24/2017 Migração para Exchange 2003 Consiste na conversão da plataforma existente numa solução de Microsoft Exchange 2003 Este processo pressupõe: Análise de mais valias e verificação de ROI e TCO Definição de um Road Map de evolução Validação de competências do parceiro e casos reais de implementação Garantia de que o processo de migração tem um impacto residual ou nulo na produtividade dos colaboradores Garantia da existência de mecanismos para medir o sucesso da Implementação Garantia de formação ao staff nas novas tecnologias Obtenção do apoio e suporte do Management Comunicação ao longo da empresa

Processo de Migração Uma vez tomada a decisão de migrar, é necessário: 3/24/2017 Processo de Migração Uma vez tomada a decisão de migrar, é necessário: Criar uma base sólida para a migração Garantir a coexistência com a plataforma existente Executar uma migração simples Em suma, é necessário assentar numa metodologia simples, concreta e comprovada

Definição de Requisitos 3/24/2017 Metodologia Metodologia de Migração @ Novabase Levantamento da Infra-estrutura e Definição de Requisitos Desenho de Arquitectura e Plano de HW Recomendado Protótipo da Solução e Testes de Validação Plano de Implementação Implementação da Solução e Acompanhamento / Formação on-job Análise do as-is state e definição do to-be state, quer em termos técnicos, quer em termos organizacionais Desenho lógico e físico da infra-estrutura de sistemas e dos serviços a implementar Execução, após planeamento, de testes de validação da solução em ambiente de qualidade Definição de estratégias, processos e planeamento da implementação da arquitectura proposta Instalação, configuração, migração e tuning de sistemas, serviços e dados. Documento “Levantamento da Infra-estrutura e Requisitos” Documento “Arquitectura da Infra-estrutura” Documentos “Plano de Testes” e “Relatório de Testes” Documento “Plano de Implementação” Documento “Relatório de Implementação”

3/24/2017 Levantamento Levantamento de informação sobre a actual arquitectura e objectivos a atingir com a migração Documentação de: Servidores, Mailboxes, sites, links e gateways de SMTP Administração e responsabilidades Ambiente de cliente Requisitos e objectivos

Desenho Desenho da arquitectura da nova plataforma 3/24/2017 Desenho Desenho da arquitectura da nova plataforma Documento de Arquitectura Interligação com a infra-estrutura Windows 2003; Desenho geral do sistema: Topologia da rede de correio electrónico; Atribuição de servidores a “Routing Groups” Atribuição de utilizadores a servidores; Localização de servidores; Dimensionamento de servidores; Protocolos de acesso interno e externo; Desenho dos “Routing Groups”: Características do “Routing Group”; Configuração; Salvaguarda e recuperação de informação; Ligação à Internet do ponto de vista do correio electrónico; Definição de funcionalidade do E-Mail, Calendar e Meeting Scheduling; Requisitos de hardware e software.

3/24/2017 Piloto de Testes Juntamente com a fase anterior, tem uma importância fulcral no sucesso do projecto Envolve a realização de um protótipo em ambiente de laboratório, com o objectivo de: Assegurar a correcta adequação da arquitectura proposta a todas as condicionantes do projecto Simulação do ambiente real para validação do processo de migração Validar cenários de coexistência Testar processo de roll-back Documentação: Plano de Testes Relatório de Testes

Plano de Implementação 3/24/2017 Plano de Implementação Definição do plano de migração Pré-requisitos; Faseamento e cronograma geral da instalação; Identificação de riscos e plano de contingência Lista de pontos a verificar para implementação completa do sistema Identificação clara de paragens e envolvimento de staff do cliente Plano de formação

Implementação e Acompanhamento 3/24/2017 Implementação e Acompanhamento No seguimento das fases anteriores tem-se um ambiente estável de coexistência (mails, directório, calendário, contactos) Migração faseada de acordo com o plano definido Utilizadores piloto Departamentos Localizações Avaliação e controlo constante da migração Migração em paralelo de mailboxes e postos de trabalho Acompanhamento permanente por parte do staff do cliente Formação on-job Testes finais Elaboração do manual de operação e relatório de implementação Acompanhamento ao início de produção

Migração de Lotus Notes para Microsoft Exchange 3/24/2017 Casos Típicos Migração de Lotus Notes para Microsoft Exchange Cenário Solução Resultados Infra-estrutura de Lotus Notes Problemas: Utilizadores acham a interface pouco amigável Investimento em formação Necessidade de manter dois directórios Estratégia da IBM (Websphere vs Wokplace family) Suporte para utilizadores móveis “Corte” com a casa-mãe Migração para Active Directory e Exchange 2003 Serviços de Desenho, Teste e Implementação Cenários puros de coexistência com as duas plataformas a funcionar em simultâneo Sincronização com o roll-out de Outlook 2003 Satisfação dos utilizadores (outlook) Sem necessidade de formação aos novos colaboradores Manutenção mais simples - IT Acesso de utilizadores externamente Passagem de know-how para o cliente

Migração de SendMail para Microsoft Exchange 3/24/2017 Casos Típicos Migração de SendMail para Microsoft Exchange Cenário Solução Resultados Infra-estrutura de Linux SendMail Pretendem um sistema de comunicação mais sofisticado: Acesso externo Mobilidade Colaboração (contactos, agendas, etc) Pretendem ainda: Maior segurança (AV e anti-spam) Melhor suporte Operação mais standard Migração para Active Directory e Exchange 2003 Serviços de Desenho e Implementação Efectivação da Migração realizada ao fim de semana Scripts para a configuração dos clientes Redução dos custos de operação da plataforma Aumento da colaboração Aumento da produtividade através do acesso externo Melhorias de segurança e backup Suporte à plataforma Base para futuros projectos (portal, fax) Passagem de know-how para o cliente

3/24/2017 Próximos passos

3/24/2017 Próximos passos Demonstração do processo de Migração no Demo Room da Novabase IIS POC – Proof of Concept Dimensionamento de um projecto Realização de Case Study / Análise de ROI para viabilização do projecto

Resumindo A adopção de uma plataforma Exchange Server 2003 oferece: 3/24/2017 Resumindo A adopção de uma plataforma Exchange Server 2003 oferece: Aumento de produtividade através de funcionalidades avançadas de colaboração Uma redução efectiva de custos de operação Previsibilidade / RoadMap de evolução A sua avaliação deve sempre passar por uma análise de ROI Migração: Planear correctamente e testar e a migração será fácil e eficiente A selecção criteriosa do parceiro permite auxiliar na demonstração do valor da plataforma mitigar o risco do processo

Perguntas e Respostas? 3/24/2017 This slide can be used if Q&A will exist in the session

3/24/20173/24/20173/24/20173/24/20173/24/20173/24/20173/24/20173/24/20173/24/2017 3/24/2017 Recursos Úteis Casos Práticos http://www.microsoft.com/portugal/grandesempresas/referencias/ Cenários de Migração http://www.microsoft.com/portugal/factos Cenários de Migração (Inglês) http://www.microsoft.com/windowsserversystem/migrate IT’s Showtime Webcasts http://www.microsoft.com/portugal/technet/itshowtime Oferta Novabase www.novabase.pt Links for ITPRO Community 36

3/24/2017 © 2006 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.