CONCEITOS BÁSICOS E INSTITUCIONALIZAÇÃO

Apresentação em tema: "CONCEITOS BÁSICOS E INSTITUCIONALIZAÇÃO"— Transcrição da apresentação:

1 CONCEITOS BÁSICOS E INSTITUCIONALIZAÇÃO
AVALIAÇÃO: CONCEITOS BÁSICOS E INSTITUCIONALIZAÇÃO

2 GERENCIAMENTO DE PROCESSOS
MÉTODO CIENTÍFICO DE GERENCIAMENTO DE PROCESSOS 6. Padronizar e treinar no sucesso 1. Localizar problemas e estabelecer metas A C P D 2. Estabelecer Plano de ação 5. Tomar ação corretiva no insucesso 4. Verificar o atingimento da meta 3. Conduzir a execução do plano

3 AVALIAR “Avaliar significa ir além do ato de diagnosticar (verificar) o que implica, prioritariamente, tomada de decisão em qualquer situação detectada”. (Luckesi)

4 AVALIAR “Avaliar consiste fundamentalmente em fazer um julgamento de valor a respeito de uma intervenção ou sobre qualquer um de seus componentes, com o objetivo de ajudar na tomada de decisões ”. (Vários autores com amplo conseno.)

5 ATINGIMENTO DAS METAS Por que verificar o atingimento das metas?
É necessário verificar continuamente os itens de controle (indicadores)que tem a função de sinalizar a necessidade de analise para identificar as causa do não-atingimeto da meta. Caso o item de controle (indicadores)indique que a meta não está sendo atingida, é sinal de que podem existir outros fatores importantes no processo. Estes fatores precisam ser encontrados através da analise de processo. (ex:diagrama causa-efeito = espinha de peixe ou Matriz de GUT).

6 COMO LOCALIZAR OS DESVIOS DA META
O Acompanhamento do Planejamento Estratégico é feito pelo atingimento (superação ou não) das metas, e da execução das medidas constantes dos planos de ação. É importante que se faça uma boa identificação do efeito da execução de cada medida sobre o resultado alcançado.

7 No acompanhamento, uma ANOMALIA é uma meta não atingida.
A questão é: em que circunstância deve-se atuar corretivamente? Quando o valor mensal situa-se fora da faixa de valores admissíveis então deve ser tomada uma ação corretiva sobre o desvio, seja ele positivo ou negativo. Para tanto é necessário padronizar o índice aceitável tanto para mais ou para menos.

8 ANOMALIA Exemplo: Índice definido pela instituição como aceitável foi de 2%, tanto para mais como para menos em relação a meta proposta. Meta – Ampliar a cobertura de hipertensos cadastrados e acompanhados no SISHIPERDIA de 70% para 95% até dezembro de 2010. Meta Mensal- Ampliar a cobertura de hipertensos cadastrados e acompanhados no SISHIPERDIA em 1,7% ao mês. Resultado da meta em Junho- 1,68% (Atingida)

9 AVALIAR Avaliar o resultado da meta planejada e;
Corrigir os desvios, replanejar as ações. Estabelecer uma sistemática de avaliação. Pode ser mensal, trimestral e anual.

10 EXEMPLOS DE INSTRUMENTOS DE AVALIAÇÃO
RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE OU ANOMALIAS – MENSAL RELATÓRIO DE REFLEXÃO OU RESULTADOS - TRIMESTRAL

11 RELATÓRIO DE NÃO-CONFORMIDADE
UNIDADE: PERIODO: MEDIDA ESTRATÉGICA: RESP: META TÁTICA/OPERACIONAL: IA: SITUAÇÃO DA META (IA ATUALIZADO): AÇÃO QUE APRESENTA DIFICULDADE SITUAÇÃO ATUAL DAS ATIVIDADES/PROCEDIMENTOS QUE APRESENTAM DIFICULDADES PROBLEMA (S) IDENTIFICADO (S): ANÁLISE DAS CAUSAS DO PROBLEMA: (Ver diagrama causa-efeito = espinha de peixe ou Matriz GUT) CAUSAS FUNDAMENTAIS PLANO DE AÇÃO (PROPOSIÇÕES PARA SOLUCIONAR ANOMALIAS) AÇÕES/ATIVIDADES ADICIONAIS RESPONSÁVEL PRAZO

12 RELATÓRIO DE RESULTADOS
UNIDADE:_____________________________PERÍODO:_________ MEDIDA ESTRATÉGICA: Responsável: META ESTRATÉGICA : RESULTADO : SITUAÇÃO DA META ESTRATÉGICA: MEDIDA TÁTICA: META TÁTICA: RESULTADO META TÁTICA: SITUAÇÃO DA META TÁTICA: INDICADORES DE ACOMPANHAMENTO (IA) META (IA) RESULTADO (IA) SITUAÇÃO DA META (IA) ATIVIDADES PLANEJADAS ATIVIDADES EXECUTADAS PONTOS PROBLEMÁTICOS PROPOSIÇÕES

13 RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE
INSTRUÇÕES GERAIS DE PREENCHIMENTO: O insumo principal para o preenchimento do relatório de não conformidade é o Plano de Ação. Para preencher os campos utilizar letras no formato Arial, tamanho 10, na cor automática. Não alterar os campos fixos. Para fazer a análise, a equipe deverá utilizar o diagrama de causas e efeitos (espinha de peixe). INSTRUÇÃO DE PREENCHIMENTO DO RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE ATENÇÃO: Neste formulário deverão estar registradas as Não conformidades no período de um mês e as ações/atividades adicionais que resolvam os problemas identificados, após a análise das causas. UNIDADE: Identificar qual o setor- Gerência/Coordenadoria está sendo avaliado PERÍODO: o período (mês e ano) de referência. MEDIDA ESTRATÉGICA: Preencher com o nome da medida estratégica do plano anual (PTA). RESPONSÁVEL: Preencher com o nome do responsável pela meta que estará sendo apresentada. META TÁTICA/OPERACIONAL: Preencher com a meta que deu origem ao relatório de não conformidade. IA = INDICADOR DE ACOMPANHAMENTO: Preencher com o IA referente a Meta Tática/Operacional de acordo com o Plano de Ação. SITUAÇÃO DA META: Informar a situação atual da meta e/ou do(s) IA (resultado alcançado). AÇÃO DO PLANO QUE APRESENTA DIFICULDADE: Informar somente as AÇÕES do Plano de Ação da meta que apresentam não conformidade, no período em análise. SITUAÇÃO ATUAL DAS ATIVIDADES QUE APRESENTAM DIFICULDADES: Informar a posição atual de tais ATIVIDADES descritas no Plano de Ação. PROBLEMAS IDENTIFICADOS: Informar o(s) problema(s) que estão causando a não conformidade da meta de acordo com a análise da equipe. ANÁLISE DAS CAUSAS DO PROBLEMA: Informar as causas prováveis que deram origem ao problema, com base na análise do diagrama de causas e efeitos(espinha de peixe). CAUSAS FUNDAMENTAIS: Relacionar as principais causas do problema que fujam à sua governabilidade, especialmente aquelas que dependam de medidas adicionais do Secretário, ou de outros Coordenadores/Diretores. Aquelas causas que estão sobre sua governabilidade, deverão ser discutidas e resolvidas com a equipe. AÇÕES/ATIVIDADES ADICIONAIS: Informar as medidas (ações) que serão adicionadas ao Plano de Ação, já existente e que necessitam de decisões estratégicas urgentes. RESPONSÁVEL: Informar o nome da pessoa responsável pela ATIVIDADE/AÇÃO. PRAZO: Informar a data de início e de término da execução para cada ATIVIDADE/AÇÃO adicional e o prazo para que o responsável a execute. FLUXO Este RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE deverá ser entregue ao Diretor na primeira 3ª feira do mês subsequente. Ex.: Relatório do mês de abril deverá ser entregue ao Diretor no dia 03 de maio. Cada Coordenador deverá fazer cronograma de envio do RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE para suas Unidades operacionais (gerencias) considerando o fluxo e data acima descritos.

14 RELATÓRIO DE RESULTADOS
INSTRUÇÕES GERAIS DE PREENCHIMENTO: O insumo principal para o preenchimento do RELATÓRIO DE RESULTADOS são o PTA e os RELATÓRIOS DE ACOMPANHAMENTO e de NÃO CONFORMIDADE. Para preencher os campos utilizar letras no formato Arial, tamanho 10, na cor automática. Não alterar os campos fixos. INSTRUÇÃO DE PREENCHIMENTO DO RELATÓRIO DE ACOMPANHAMENTO: ATENÇÃO: Neste formulário, elaborados pelos GERENTES/COORDENADORES/DIRETORES/ASSESSORES deverão estar registrados os consolidados dos RELATÓRIO DE NÃO CONFORMIDADE e das AÇÕES PLANEJADAS para o trimestre de referência (verificar as ações/atividades pelo PTA) UNIDADE: Identificar qual a Gerencia/Coordenadoria/Diretoria/Assessoria está sendo avaliado PERÍODO: o período (trimestre e ano) de referência. MEDIDA ESTRATÉGICA: Preencher com o nome da medida estratégica do plano anual (PTA). RESPONSÁVEL: Preencher com o nome do responsável pela meta que estará sendo apresentada. META ESTRATÉGICA: Preencher com a meta estratégica definida no PTA. RESULTADO DA META ESTRATÉGICA: Preencher com o resultado (numérico = indicador, percentual) alcançado. SITUAÇÃO DA META ESTRATÉGICA: : Informar a situação atual da meta e/ou do(s) IA (resultado alcançado – atingido ou não a meta). MEDIDA TÁTICA: Preencher com o nome da medida tática do plano anual (PTA). META TÁTICA: Preencher com a meta tática definida no PTA. RESULTADO DA META TÁTICA:Preencher com o resultado (numérico = indicador, percentual) alcançado. SITUAÇÃO DA META TÁTICA : Informar a situação atual da meta (resultado alcançado – atingido ou não a meta). INDICADOR DE ACOMPANHAMENTO (IA): Preencher com o NOME, META, RESULTADO e SITUAÇÃO do IA referente a Meta Tática de acordo com o PTA AÇÕES PLANEJADAS: Descrever as ações planejadas de acordo com o que estava estabelecido pelo PTA/PLANO DE AÇÃO ou que foi planejada posteriormente (de acordo com a necessidade que se verificou após análise dos resultados- ações/atividades adicionais). AÇÕES EXECUTADAS: Relate aquilo que foi feito em cada AÇÃO listada na coluna anterior, pois nem sempre o executado sai como foi planejado. Pode ser descrito ações executadas para efetivar a AÇÃO. RESULTADOS: Coloque aqui um gráfico mostrando o item de controle (indicadores de controle) e se a meta foi atingida ou não. Se a meta foi atingida, ótimo. Receba os elogios. Se não, faça uma analise para saber porque a meta não foi alcançada. PONTOS PROBLEMÁTICOS: Liste aqui o resultado da analise conduzida mostrando as causas do não atingimento da meta - Descrever os pontos de estrangulamento ou de dificuldade em cumprir a meta ou realizar as ações/atividades. PROPOSIÇÕES: Liste aqui as contramedidas para cada causa listada no item anterior. Estas contramedidas se ajuntarão a outras ainda não totalmente executadas da coluna planejada, constituindo assim a coluna planejado do próximo período. Apresentar propostas para concretizar as ações/atividades que não foram executadas a contento, seja proposições para a área da referida Diretoria ou para outras áreas da SMS. FLUXO Este relatório será apresentado, pelos Diretores/Assessores, ao Colegiado de Diretores, todas as segundas 3ª feiras do mês (trimestralmente) e posteriormente encaminhado ao Secretário e a ASPLAN . Através deste, trimestralmente, a ASPLAN fará a disseminação aos clientes internos e externos dos resultados da Secretaria –GESTÃO A VISTA