Portal do Fornecedor Vale Manual de Medidas Operacionais Outubro | 2016.

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1 Portal do Fornecedor Vale Manual de Medidas Operacionais Outubro | 2016

2 Manual de Medidas Operacionais Instruções de leitura do Manual de Medidas Operacionais 4 Processo de Cotação 5 Processo de cotação pré Go Live 6 Processo de cotação pós Go Live 7 Perguntas frequentes sobre o cutover 9 Processo de Pedido 11 Processo de pedido pré Go Live 12 Processo de pedido pós Go Live 13 Perguntas frequentes sobre o cutover 15 Processo de Medição 17 Processo de medição pré Go Live 18 Processo de medição pós Go Live 19 Perguntas frequentes sobre o cutover 20 Processo de Coleta de Material 21 Processo de coleta de material pré Go Live 22 Processo de coleta de material pós Go Live 23 Perguntas frequentes sobre o cutover 24 Processo de NF-e, NFS-e e CT-e 28 Processo de NF-e, NFS-e e CT-e pré Go Live 29 Processo de NF-e, NFS-e e CT-e pós Go Live 30 Perguntas frequentes 31 (continua na próxima pagina) Índice do Manual

3 Manual de Medidas Operacionais Processo de GRN 33 Processo de GRN pré Go Live 34 Processo de GRN pós Go Live 35 Perguntas frequentes 36 Processo de Pagamento 37 Processo de pagamento pré Go Live 38 Processo de pagamento pós Go Live 39 Perguntas frequentes 42 Links úteis e Treinamentos 43 Índice do Manual

4 Procedimento de utilização do Manual FornecedorValeQuadremNimbi Processo de certificação anterior ao Go Live 1.Processo 1 2.Processo 2 3.Processo 3 4.Processo 4 5.Processo 5 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 1 3 4 Como utilizar este manual? Este material tem como objetivo auxiliá-lo com o procedimento de cutover relacionado à substituição de dados, integrações, transações e serviços da Plataforma Quadrem para o novo Portal do Fornecedor Vale. Verifique abaixo como seguir as instruções do Manual de Medidas Operacionais. Legenda de Formas 2 1 3 4 2 No campo 1, há uma breve descrição do cenário apresentado No campo 2, há o detalhamento de como os processos deverão ocorrer dentro do cenário de cutover em questão. Para facilitar a visualização, a numeração foi colocada tanto no passo a passo do processo como no fluxograma No campo 3, são apresentados os atores responsáveis pelo processo dentro do cenário de cutover em questão No campo 4, é apresentada uma combinação do processo desenhado (Campo 2), com o ator responsável pela ação (Campo 3) e a ferramenta a ser utilizada para o processo conforme legenda abaixo Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda de Cores Sistema Quadrem Outros sistemas

5 Cotação

6 Cotação (Anterior ao Go Live) Processo de criação de cotação anterior ao Go Live 1.Processo de cotação é criado pelo comprador no SAP na Vale 2.Processo é disponibilizado na Quadrem para fornecedores 3.Fornecedores submetem propostas 4.Vale visualiza e seleciona proposta no SAP 5.Processo é finalizado 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 1.Processo de cotação é criado pelo comprador na Vale 2.Processo é disponibilizado na Quadrem para fornecedores 3.Fornecedores submetem propostas 4.Atualização ou criação de novo ciclo para a cotação? 5.Processo é finalizado Processo de atualização de cotação anterior ao Go Live Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas | 1 1 2 2 3 3 5 5 Sim Não 4 4

7 Cotação (Posterior ao Go Live) Processo de criação de cotação posterior ao Go Live 1.Processo de cotação é criado pelo comprador no SAP na Vale 2.Processo é disponibilizado novo Portal do Fornecedor para fornecedores 3.Fornecedores submetem propostas 4.Vale visualiza e seleciona proposta no SAP 5.Processo é finalizado 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 1.Processo de cotação é criado pelo comprador na Vale 2.Processo é disponibilizado no Portal do Fornecedor Vale para fornecedores 3.Fornecedores submetem propostas 4.Atualização ou criação de novo ciclo para a cotação? 5.Processo é finalizado 1 1 2 2 3 3 5 5 Não Sim Processo de atualização de cotação posterior ao Go Live 4 4 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas |

8 Cotação (Posterior ao Go Live) Processo de envio de cotação que foi criada na Quadrem 1.Processo de cotação é criado pelo comprador no SAP 2.Processo é disponibilizado na Quadrem para fornecedores Blackout de 3 a 4 de setembro e Go Live em 5 de setembro 3.Fornecedores submetem propostas 4.Quadrem continua recebendo propostas dos fornecedores 5.Há atualização ou criação de novo ciclo para a cotação? 5.1 Se não, processo é finalizado 5.2 Se sim, processo de cotação inicial deverá ser cancelado no SAP/SRM e será necessária a criação de uma nova cotação com menção ao número da cotação original 6.A nova cotação será disponibilizada no Portal do Fornecedor Vale 7.Fornecedores submetem propostas 8.Atualização ou criação novo ciclo para a cotação? 9.Processo é finalizado 1 1 3 3 5.1 Não Sim 5 5 2 2 5.2 6 6 7 7 9 9 Sim Não 8 8 4 4 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas |

9 1.Haverá blackout para o processo de Cotação (criação e resposta)? Sim, o blackout ocorrerá de 3 a 4 de setembro (00:00h de Sábado até 23:59 de Domingo). 2.O que acontecerá com as cotações criadas antes do período de blackout e em andamento após o início das operações do novo Portal do Fornecedor Vale? Novas cotações continuarão sendo enviadas para Quadrem até 2 de setembro e serão finalizadas na Quadrem mesmo após o início das operações do novo Portal do Fornecedor Vale desde que não haja necessidade de alteração ou criação de novos ciclos. Quando houver a necessidade de alteração, o processo de cotação inicial será ser cancelado e será criada uma nova cotação com menção ao número da cotação original e enviada para o novo Portal do Fornecedor Vale. 3.Como será feita a criação e respostas de cotações durante o período de blackout? Durante o período de blackout, as cotações serão feitas via procedimento contingencial (via e-mail). Processos iniciados por procedimento contingencial não serão automaticamente convertidos para o novo Portal. Este processo somente poderá ser utilizado em caso de real necessidade da Vale. 4.Como será feita a criação de cotações depois do período de blackout? Após o início das operações do novo Portal do Fornecedor Vale, as novas cotações criadas no SAP serão enviadas automaticamente para o Portal. Reforçando que o procedimento contingencial de cotação está autorizado somente para o período de blackout das plataformas. Cotação Perguntas Frequentes

10 5.Em qual endereço devo realizar o orçamento para a cotação, no endereço de entrega ou de faturamento? O orçamento deve considerar sempre origem -destino. Isso é, o local da entrega. O endereço de faturamento indica quem está contratando, e irá executar o pagamento. 6.Ao responder a cotação com mais de um item, devo colocar o preço total dos itens ou o unitário? O preço é unitário, a plataforma automaticamente irá calcular o valor total multiplicando o preço unitário X quantidade. 7.É possível visualizar a descrição completa do item sem a necessidade de abrir item por item? É possível visualizar essa informação através da opção “Responder Offline” e executar o download do template (conforme indicado na imagem abaixo). O excel exportado contempla a informação de Descrição Longa. Importante é que esta funcionalidade só estará disponível após o Aceite da RFQ, isso é, ao responder a solicitação de cotação. Cotação Perguntas Frequentes

11 Pedido

12 Pedido (Anterior ao Go Live) Processo de criação de PO anterior ao Go Live 1.Pedido é criado pelo comprador/requisitante na Vale 2.Pedido é disponibilizado na Quadrem para fornecedores 3.Fornecedor aceitou o pedido? 3.1 Se sim, Vale recebe aceite de pedido pelo Fornecedor 3.2 Se não, Vale recebe declínio do pedido pelo Fornecedor 4.Fornecedor solicitou atualização do pedido? 4.1 Se sim, pedido é atualizado e reenviado para aceite do Fornecedor 4.2 Se não, pedido é declinado 1 1 2 2 3 3 3.1 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas | 3.2 4 4 Sim Não 4.1 4.2 Não Sim

13 Pedido (Posterior ao Go Live) Processo de criação de PO posterior ao Go Live 1.Pedido é criado pelo comprador/requisitante na Vale 2.Pedido é disponibilizado no Portal do Fornecedor Vale para fornecedores 3.Fornecedor aceitou o pedido? 3.1 Se sim, Vale recebe aceite de pedido pelo Fornecedor 3.2 Se não, Vale recebe declínio do pedido pelo Fornecedor 4.Fornecedor solicitou atualização do pedido? 4.1 Se sim, pedido é atualizado e reenviado para aceite do Fornecedor 4.2 Se não, pedido é declinado 1 1 2 2 3 3 3.1 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas | 3.2 4 4 Sim Não 4.1 4.2 Não Sim

14 Pedido de material (Posterior ao Go Live) Processo de reprocessamento de PO de material que foi criado no SAP antes do Go Live 1.Pedido é criado pelo comprador/requisitante na Vale 2.Pedido é disponibilizado na Quadrem para fornecedores 3.Fornecedor aceita pedido e envia resposta 4.Vale registra aceite do pedido pelo Fornecedor Blackout de 1 a 4 de setembro e Go Live em 5 de setembro 5.Pedido será reprocessado pela Vale enviado para o Portal do Fornecedor Vale 6.Pedido é disponibilizado no Portal do Fornecedor Vale com saldo integral para fornecedores 7.Fornecedor aceita pedido e envia resposta 8.Vale registra no SAP o aceite do pedido pelo Fornecedor 9.Consumo do pedido é refletido no Portal do Fornecedor Vale 1 1 4 4 2 2 Blackout & Go Live 7 7 9 9 8 8 6 6 5 5 3 3 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas |

15 1.Haverá blackout para o processo de Pedidos de Compras? Sim, o blackout ocorrerá 1 a 4 de setembro (18:00h de Quinta-feira até 23:59 de Domingo). 2.Como será feita a criação de pedidos antes do período de blackout? Novos pedidos poderão ser criados normalmente até a data inicial de blackout, em (18:00h de Quinta-feira). 3.Como será feita a criação de pedidos durante o período de blackout? Durante o blackout, os pedidos deverão ser criados por procedimento contingencial via e-mail. Este processo somente poderá ser utilizado em caso emergenciais de real necessidade da Vale. Lembrando que o fornecedor receberá o pedido por e-mail e deverá aceitar ou rejeitar o pedido também por e-mail. 4. Como será feita a criação de pedidos após o período de blackout? Após o início das operações do novo Portal, em setembro, os pedidos criados serão automaticamente carregados no Portal do Fornecedor Vale. 5.O que ocorrerá com os pedidos em andamento após o Go Live? Pedidos em aberto (ainda com saldo para entrega ou faturamento) de material FOB / FCA / EXW criados a partir de junho de 2015 até a data de Go Live; e pedidos Spot / CIF criados a partir de janeiro de 2016 até a data do Go Live serão reprocessados e enviados com o valor total para o Portal do Fornecedor Vale, não importando saldo de atendimentos parciais. Pedidos de serviço não serão levados para a nova plataforma, visto que não existem documentos subsequentes criados pelo Marketplace. Pedido Perguntas Frequentes

16 6.Quando os novos pedidos criados no SAP passarão a ser visualizados no Portal do Fornecedor Vale? Os novos pedidos poderão ser visualizados no novo ambiente a partir do dia do início da operação. 7.Alterações de pedidos criados anteriormente ao período de reprocessamento serão enviadas automaticamente ao fornecedor via Portal do Fornecedor? Não, os fornecedores não receberão no Portal do Fornecedor Vale as alterações realizadas em pedidos de serviço criados antes do Go Live; ou pedidos de material FOB / FCA / EXW criados antes de junho de 2015; ou pedidos Spot / CIF criados antes de janeiro de 2016. Em caso de necessidade de envio de alterações nestes pedidos, entre em contato com o seu comprador. 8.O que fazer caso o pedido não tenha sido reprocessado? Caso não localize o pedido, o fornecedor deverá entrar em contato com o Help-Desk e solicitar o reprocessamento. 9.Como visualizar o “Part Number” no pedido? Todos os pedidos já reprocessados, se contiverem o número do part number (o mesmo é incluído pela Vale), devem exibir normalmente o número no campo Código do Fornecedor, na aba Mais> Atributos no detalhe do item no portal. 10.O diferencial de alíquota é exibido no portal? Não, esta informação não é enviada para o portal. Perguntas Frequentes Pedido

17 Medição

18 Medição (Anterior ao Go Live) Processo de medição anterior ao Go Live (Processo Manual) 1.Fornecedor preenche boletim de medição e envia para Fiscal de contrato 2.Fiscal / Gestor de contrato valida boletim de medição e envia para apontador de medição 3.Apontador de medição cria FRS no SAP 4.Aprovador de medição aprova FRS no SAP 5.Fornecedor recebe informação de aprovação referente à medição 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 Processo de medição anterior ao Go Live (Processo Automático) 1.Serviço é fornecido e boletim de medição é criado pelo Fornecedor na Quadrem 2.Boletim de medição fica disponível para pré aprovação do Fiscal /Gestor 3.Fiscal / Gestor do contrato pré aprova medição na Quadrem 4.FRS é criada e aprovada no SAP 5.Fornecedor recebe informação de aprovação referente à medição 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas |

19 Medição (Posterior ao Go Live) Processo de medição posterior ao Go Live 1.Serviço é fornecido e boletim de medição é criado no Portal do Fornecedor Vale pelo fornecedor 2.Boletim de medição fica disponível para pré aprovação do Fiscal /Gestor 3.Fiscal / Gestor do contrato pré aprova medição no Portal do Fornecedor Vale 4.FRS é criada e aprovada no SAP 5.Fornecedor recebe informação de aprovação referente à medição Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas | Atenção! Este processo é aplicável somente para medições com coletor de custo definido no pedido. Medições de pedidos com coletor de custo indefinido deverão continuar sendo feitas manualmente conforme processo atual. Atenção! Como os pedidos de serviços criados anteriormente ao Go Live não serão reprocessados, estas medições deverão ser criadas manualmente ou via plataforma Quadrem conforme processo atual. 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5

20 1.Haverá blackout para o processo de Medição? Não, para o processo de folha de medição não estamos prevendo interrupção na criação de documentos no SAP. 2.Qual data limite para criação das medições de serviços antes da substituição das plataformas? As medições de serviços de pedidos a partir do ciclo de 21 de setembro poderão ser criadas tanto no SAP quanto no novo Portal do Fornecedor Vale se esses pedidos de serviços forem criados após o início da operação no novo Portal. 3.O fornecedor poderá visualizar o Relatório de Faturamento via Quadrem após o Go Live do Portal do Fornecedor Vale? Não, para as FRS criadas antes do Go Live e aprovadas após 31 de agosto os Relatórios de Faturamento deverão ser enviados via e-mail para o Fornecedor. Medição Perguntas Frequentes

21 Coleta de Material

22 Coleta de Material (Anterior ao Go Live) Processo de coleta de material anterior ao Go Live 1.Fornecedor recebe pedido da Vale 2.Fornecedor emite NF-e 3.NF-e aprovada no SAP da Vale? 4.Status da validação NF-e enviado para Fornecedor (após aprovação da NF-e) 5.Fornecedor solicita a coleta 6.Vale determina transportadora e direciona coleta no SAP 7.Coleta é encaminhada para Transportadora 8.Transportadora aceitou coleta? 9.Registro de aceite é enviado para Fornecedor e Vale 10.Transportadora confirma realização da Coleta 1 1 4 4 2 2 9 9 5 5 7 7 6 6 Não Sim 8 8 10 Sim Não 3 3 Atenção! Caso a coleta tenha sido solicitada na Quadrem anteriormente ao Go Live do novo Portal do Fornecedor Vale, o mesmo deverá ser finalizado na Quadrem obrigatoriamente. Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas |

23 Coleta de Material (Posterior ao Go Live) Processo de coleta de material posterior ao Go Live 1.Fornecedor recebe pedido da Vale 2.Fornecedor emite NF-e 3.NFe aprovada no SAP da Vale? 4.Status da validação NF-e enviado para Fornecedor (após aprovação da NF-e) 5.Fornecedor solicita a coleta 6.Vale determina transportadora e direciona coleta no SAP 7.Coleta é encaminhada para Transportadora 8.Transportadora aceitou coleta? 9.Registro de aceite é enviado para Fornecedor e Vale 10.Transportadora confirma realização da Coleta 1 1 4 4 2 2 9 9 5 5 7 7 6 6 Não Sim 8 8 10 Sim Não 3 3 Atenção! O fornecedor deve sempre garantir a validação da sua Nota Fiscal (NFe) antes da geração da coleta, mesmo que ele não possua a trava sistêmica da geração de coleta com Invoice Response ativa. Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas | Atenção! O fornecedor que tiver a inv-R habilitada só poderá solicitar a coleta do material caso a resposta seja positiva

24 1.Haverá blackout para o processo de Coleta de Material? Sim, o blackout ocorrerá de 1 a 4 de setembro (18:00h de Quinta-feira até 23:59 de Domingo) simultaneamente ao período do blackout de pedido. 2.Até quando poderá ser solicitada a coleta no Quadrem? As coletas poderão ser realizadas no Quadrem até o dia 1 de setembro às 17:59h, desde que o fornecedor tenha recebido a confirmação da validação da sua NFe (INV- R positivo), conforme processo hoje já alinhado do projeto Invoice Response. A partir desta data, o processo de Inv-R será congelado seguindo o período de blackout para Coleta de Material. Caso uma coleta tenha sido gerada na Quadrem anteriormente ao Go Live, esta coleta será concluída na Quadrem. 3.Como serão feitas as solicitações de coletas de pedidos após o Go Live do novo Portal do Fornecedor Vale? Após o início das operações, as novas solicitações de coletas deverão ser criadas exclusivamente no novo Portal do Fornecedor Vale. O processo de geração de coleta apenas com a Nota Fiscal validada permanecerá para os fornecedores FOB / EXW / FCA, conforme já previsto no projeto Invoice Response. 4.Como serão feitas as solicitações de coletas de pedidos que foram migrados da plataforma Quadrem para o novo Portal do Fornecedor Vale? O processo de solicitação de coleta deverá acontecer no novo Portal do Fornecedor Vale a partir de 5 de setembro para os pedidos que forem migrados para a nova plataforma e que tiverem saldos remanescentes. Lembrando que os processos inicializados na antiga plataforma terminarão na mesma. Coleta de Material Perguntas Frequentes

25 5.Qual será o procedimento contingencial para o processo de Coleta de Material durante o período de blackout? A partir do início do blackout, de 1 de setembro às 18:00h até o Go Live, não será possível efetuar as solicitações de coletas via Quadrem. É aconselhável que as solicitações urgentes sejam programadas/realizadas antes do início do blackout. Após o início do blackout até o Go Live, as solicitações emergenciais poderão ser solicitadas apenas pela Vale. O projeto Invoice Response continuará sendo implementado/executado para os todos fornecedores FOB / EXW / FCA até a data de início das operações do novo Portal. 6.Qual o prazo para disponibilização da resposta da ASN no novo Portal do Fornecedor Vale? Em geral, a atualização para o status Encaminhado (que indica que a ASN já está com a transportadora) ocorre dentro de 4 horas úteis a partir do envio da ASN no Portal. O tempo de resposta da transportadora depende do incoterm, mas em média deve ser recebida dentro de 24 horas. Caso o status da ASN não seja atualizado dentro dos prazos esperados, o fornecedor deve entrar em contato com o time de suporte do novo Portal do Fornecedor Vale. 7.ASN: status “Em composição” x envio: A ASN permanecerá no status "Em Composição" enquanto não for submetida. O fornecedor deve clicar no botão “Submeter” no fim da página para confirmar o envio. Coleta de Material Perguntas Frequentes

26 8.Como visualizar o do motivo de rejeição de uma ASN? O motivo de rejeição da ASN deve ser visualizado no painel “Resposta da Transportadora” conforme indicado abaixo. 9.Qual critério para disponibilização de NF-es para a criação da ASN? O pop-up de notas fiscais localizado na tela de criação da ASN exibe apenas notas fiscais que: -Estão no status Validado no módulo Paga-Notas Fiscais; -Foram emitidas para o pedido da ASN; -Não estão associadas a nenhuma ASN com status Solicitado, Encaminhado, Aceito ou Coletado. Caso a nota fiscal cumpra todos os requisitos acima e ainda assim não esteja disponível para criação da ASN, entre em contato com o time de suporte ao Portal. 10.Para casos de entrega com urgência: Urgências devem ser direcionadas para o tiem de suporte ao Portal, que tratará com a priorização de classificação de acordo as regras para coleta de material da Vale. Coleta de Material Perguntas Frequentes

27 11.Criação de ASN de Carga Especial? Apenas a Vale pode emitir ASNs de Carga Especial. Caso o fornecedor emita esse tipo de ASN, será automaticamente rejeitada pela transportadora. Uma solicitação de coleta (ASN) será classificada como Carga Especial se tiver pelo menos uma das seguintes características. -Carga Divisível = Não -Comprimento acima de 1200 cm -Altura acima de 280 cm -Largura acima de 240 cm -Peso acima de 27000 kg 12.Criação de ASN de Carga Rodante? O fornecedor deverá marcar o campo Carga Rodante apenas se o material for um veículo (por exemplo: carro, ambulância, etc). Caso este campo seja marcado indevidamente, a ASN será automaticamente rejeitada pela transportadora. Coleta de Material Perguntas Frequentes

28 NF-e, NFS-e e CT-e

29 NF-e, NFS-e e CT-e (Anterior ao Go Live) Processo de CT-e anterior ao Go Live 1.Transportadora emite CT-e e envia o XML para validação da Vale 2.XML do CT-e recebido para validação da Vale 3.Após validação, a transportadora inicia transito 4.Vale registra recebimento do CT-e no SAP 5.Fornecedor recebe confirmação do recebimento 1 1 2 2 3 3 4 4 Processo de NF-e e NFS-e anterior ao Go Live 1.O fornecedor emite a NF-e / NFS-e e envia o documento por e-mail para a Vale 2.NF-e validada na Vale? 3.Status da validação da NF-e fica disponível no portal para o Fornecedor Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas | Desde julho de 2016, a Vale utiliza as caixas abaixo para o recebimento de Nota Fiscal (NF-e) e Conhecimento de Transporte (CT-e). - Nota Fiscal Eletrônica: nfe@vale.comnfe@vale.com - Conhecimento de Transporte Eletrônico: cte@vale.comcte@vale.com Os prestadores de serviços da Vale devem enviar as NFS-es e documentos de cobrança por meio da ferramenta Vale Procurement Global ServicesVale Procurement Global Services 5 5 1 1 3 3 2 2

30 NF-e, NFS-e e CT-e (Posterior ao Go Live) Processo de CT-e posterior ao Go Live Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas | Processo de NF-e e NFS-e posterior ao Go Live 1.O fornecedor emite a NF-e / NFS-e e envia o documento por e-mail para a Vale 2.NF-e é validada na Vale 3.Status da validação da NF-e fica disponível no portal para o Fornecedor 1 1 3 3 2 2 1.Transportadora emite CT-e e envia o XML para validação da Vale 2.XML do CT-e recebido para validação da Vale no SAP 3.Vale realiza validação e envia status do CT-e para o Portal (CTe-response) 4.Transportadora recebe validação via Portal do Fornecedor e inicia transito 5.Vale registra recebimento do CT-e no SAP 6.Transportadora e Fornecedor recebem confirmação do recebimento 1 1 2 2 3 3 5 5 4 4 6 6 6 6

31 1.Haverá blackout para o processo de CT-e, NF-e e NFS-e? Não haverá blackout para os processos de envio de CT-e, NF-e e NFS-e 2.Onde serão visualizados os documentos de CT-es, NFS-es e NF-es antes do Go Live? Os documentos de NF-e, NFS-e e CT-e recebidos até 4 de setembro às 23:59h estarão disponíveis na plataforma Quadrem. 3.Onde serão visualizados os documentos de CT-es, NFS-es e NF-es após a data de Go Live? Os documentos de NF-e, NFS-e e CT-e recebidos a partir de 5 de setembro às 00:00h serão disponibilizados no novo Portal do Fornecedor Vale. 4.Onde serão visualizados os documentos de NF-es, NFS-es e CT-es criados posteriormente ao Go Live e que tiverem seus pedidos na antiga plataforma? Os pedidos que estiverem na plataforma Quadrem e que tiverem as NF-es, NFS-es e CT-es criadas após o Go Live não possuirão vínculo com os pedidos. Os documentos subsequentes estarão disponíveis já no novo Portal do Fornecedor Vale. Exemplo: FRSs, ASNs, GRNs, INV-Rs e CTe-responses. 5.Qual o fluxo de envio da NF-e? O fornecedor emite o documento e envia o documento para a Vale:  NF-e: nfe@vale.comnfe@vale.com  CT-e: cte@vale.comcte@vale.com  NFS-e: Os prestadores de serviços da Vale devem enviar a NFS-e e documentos de cobrança por meio da ferramenta Vale Procurement Global Services Vale Procurement Global Services O documento é validado e o status é atualizado no novo Portal do Fornecedor Vale. Após a atualização do status, NF-e é disponibilizada para a solicitação de coleta. NF-e, NFS-e e CT-e Perguntas Frequentes

32 6.Qual o prazo de validação da Nfe? A nota fiscal só estará disponível no Portal Nimbi se o fornecedor tiver previamente enviado o XML da nota fiscal para o e-mail nfe@vale.com. Algumas notas fiscais eletrônicas (NF-e) apresentaram atraso ao serem registradas ou confirmadas no Portal do Fornecedor Vale. O processo já foi normalizado, mas os fornecedores que ainda não se registraram no portal continuarão sem receber nem visualizar essas informações. Se a NFe estiver correta e mesmo assim constar como Documento Recebido, o fornecedor deve aguardar até 4h para que a Vale trate a questão, sem a necessidade de abertura de chamado. Depois disso, o status constará como Validado. Se o fornecedor não receber a resposta positiva nesse prazo, é necessário cancelar a NFe e abrir um chamado no SAC. 7.Quanto tempo que a Vale tem para responder as divergencias na NF? Se a NFe estiver correta e mesmo assim constar como Documento Recebido, o fornecedor deve aguardar até 24h para que a Vale trate a questão, sem a necessidade de abertura de chamado. Depois disso, o status constará como Validado. Se o fornecedor não receber a resposta positiva nesse prazo, é necessário cancelar a NFe e abrir um chamado no SAC. NF-e, NFS-e e CT-e Perguntas Frequentes

33 GRN

34 GRN (Anterior ao Go Live) Processo de GRN anterior ao Go Live 1.Vale recebe mercadoria e envia GRN Físico 2.Fornecedor recebe GRN Físico via Quadrem 3.Vale cadastra NF-e/NFS-e no SAP / ECC 4.Fornecedor recebe GRN Fiscal via Quadrem 5.Vale cadastra CT-e no SAP / ECC 6.Transportadora recebe GRN Fiscal do CT-e via Quadrem 1 1 2 2 3 3 4 4 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas | 5 5 6 6

35 GRN (Posterior ao Go Live) Processo de GRN posterior ao Go Live 1.Vale recebe mercadoria e envia GRN Físico 2.Fornecedor recebe GRN Físico via Portal do Fornecedor Vale 3.Vale cadastra NF-e/NFS-e no SAP / ECC 4.Fornecedor recebe GRN Fiscal via Portal do Fornecedor Vale 5.Vale cadastra CT-e no SAP / ECC 6.Transportadora recebe GRN Fiscal do CT-e via Portal do Fornecedor Vale 1 1 2 2 3 3 4 4 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas | 5 5 6 6

36 1.Haverá blackout para o processo de GRN? Não haverá blackout para os processos de GRN 2.Onde serão visualizados os documentos de GRN antes do Go Live? Os documentos de GRN recebidos até 4 de setembro às 23:59h estarão disponíveis na plataforma Quadrem. 3.Onde serão visualizados os documentos de GRN após a data de Go Live? Os documentos de GRN recebidos a partir de 5 de setembro às 00:00h serão disponibilizados no novo Portal do Fornecedor Vale. 4.Onde serão visualizados os documentos de GRN criados posteriormente ao Go Live e que tiverem seus pedidos na antiga plataforma? Os pedidos que estiverem na plataforma Quadrem e que tiverem os GRNs criados após o Go Live não possuirão vínculo com os pedidos. Os documentos subsequentes estarão disponíveis já no novo Portal do Fornecedor Vale. Exemplo: FRSs, ASNs, GRNs, INV-Rs e CTe-responses. GRN Perguntas Frequentes

37 Pagamento

38 1.Aviso de pagamento é criado pela Vale no SAP 2.Pagamento é criado na Quadrem com status ‘Previsto’ 3.Autorização de pagamento é liberado pela Vale 4.Status do pagamento na Quadrem é atualizado para ‘Programado’ 5.Pagamento é realizado pela Vale 6.Status do pagamento na Quadrem é atualizado para ‘Confirmado’ 1 1 2 2 Pagamento (Anterior ao Go Live) Processo de Pagamento anterior ao Go Live 3 3 4 4 5 5 6 6 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas |

39 Pagamento (Posterior ao Go Live) Processo de envio de Pagamento criado na Quadrem antes do Go Live e possuía status ‘Previsto’ 1 1 1.Aviso de pagamento é criado pela Vale no SAP 2.Pagamento é criado na Quadrem com status ‘Previsto’ Go Live em 5 de setembro 3.Autorização de pagamento é liberado pela Vale 4.Criação de pagamento no Portal do Fornecedor Vale com status atualizado para ‘Programado’ 5.Pagamento é realizado pela Vale 6.Status do pagamento no Portal do Fornecedor Vale é atualizado para ‘Confirmado’ Go Live 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas |

40 Pagamento (Posterior ao Go Live) Processo de envio de Pagamento que criado na Quadrem antes do Go Live e possuía status ‘Programado’ 1 1 1.Aviso de pagamento é criado pela Vale no SAP 2.Pagamento é criado na Quadrem com status ‘Previsto’ 3.Autorização de pagamento é liberado pela Vale 4.Status do pagamento na Quadrem é atualizado para ‘Programado’ Go Live em 5 de setembro 5.Pagamento é realizado pela Vale 6.Criação de pagamento no Portal do Fornecedor Vale com status atualizado para ‘Confirmado’ Go Live 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas |

41 Pagamento (Posterior ao Go Live) Processo de Pagamento posterior ao Go Live 1 1 1.Aviso de pagamento é criado pela Vale no SAP 2.Pagamento é criado no Portal do Fornecedor Vale com status ‘Previsto’ 3.Autorização de pagamento é liberado pela Vale 4.Status do pagamento no Portal do Fornecedor Vale é atualizado para ‘Programado’ 5.Pagamento é realizado pela Vale 6.Status do pagamento no Portal do Fornecedor Vale é atualizado para ‘Confirmado’ 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 Início / fim do processo Etapa do processo Ponto de decisão Sistema Nimbi Legenda Sistema Quadrem Outros sistemas |

42 1.Haverá blackout para o processo de Pagamento? Não haverá blackout para os processos de Pagamento. 2.Como serão feitas as visualizações das informações de pagamentos? Todas as informações de confirmação de pagamento gerada no SAP, até 4 de setembro, deverão ser visualizadas na Quadrem. Para as demais atualizações referentes ao status de Pagamento e que forem realizadas após Go Live, serão visualizadas já no novo Portal do Fornecedor Vale, ou seja, a partir de 5 de setembro qualquer atualização de status de pagamento que foi inicialmente registrada na Quadrem, terá um novo registro criado no Portal com seu respectivo status no SAP. Os status de pagamento que estiverem informados na Quadrem, após o Go Live, permanecerão com o mesmo status, e quando o status de pagamento for alterado, será visualizado com um novo status no novo Portal. 3.Os pagamentos registrados na plataforma Quadrem serão migrados para o novo Portal do Fornecedor Vale após o início da operação? Não, os pagamentos que estiverem registrados na Quadrem só poderão ser acessados até a data de descontinuidade da Quadrem, que ocorrerá em 1 de janeiro de 2017. O histórico anterior ao Go Live não será disponibilizado no novo Portal, somente se houver alteração de status de pagamento após o Go Live. É recomendável que o fornecedor extraia até o período supracitado a lista de pagamentos e seus respectivos status na Quadrem. Qualquer dúvida com relação ao histórico do status de pagamento anterior ao Go Live, que ainda não houve alteração de status e consequentemente não está no novo Portal, o fornecedor entrará em contato com o Help Desk para sanar suas dúvidas. Perguntas Frequentes Pagamento

43 Links úteis e Treinamentos

44 Link para informações sobre o Portal do Fornecedor Vale: http://www.vale.com/portaldofornecedor Clique nos links abaixo para acesso aos Manuais de Navegação do novo Portal do Fornecedor Vale: Manual de Navegação do Fornecedor Manual de Navegação da Transportadora Manual de Navegação do Administrador Link para o Portal do Fornecedor Vale: https://nim.bi/vale Tem alguma dúvida sobre o projeto de substituição da plataforma Quadrem para o novo Portal do Fornecedor Vale? Clique aquiClique aqui e consulte documento de dúvidas frequentes, ou entre em contato com o seu ponto focal de Compras da Vale. Links úteis e Treinamentos Para mais informações sobre o projeto, acesse os links abaixo:

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