Gestão de projetos Aula 2. Aula 3 e Aula 4 - prof.ª Esp. Luciene de Oliveira Vieira.

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1 Gestão de projetos Aula 2. Aula 3 e Aula 4 - prof.ª Esp. Luciene de Oliveira Vieira

2 Objetivo destas aulas: Apresentar a metodologia de gerenciamento de projetos, recomendada pelo Project Management Institute (PMI), como uma alternativa prático-metodológica à gestão de projetos em segurança pública e justiça criminal, na aplicação de suas nove áreas do conhecimento, a saber: gerenciamento dos riscos; escopo; qualidade; prazos; custos; aquisições; comunicações; pessoal; e integração. Project Management Body of Knowledge (ou guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos) pode ser considerada como um divisor de águas na história da gestão de projetos. Mais conhecida como PMBOK, é de autoria do Project Management Institute (PMI) ou, mais precisamente, do PMI Standards Committee, o comitê de padronização do PMI.gerenciamento de projetosPMI Reconhecer as vantagens dos projetos em sua vida, no cotidiano das coisas e pessoas.

3 os projetos fazem parte do cotidiano, tanto que lidamos com eles a todo o momento, como, por exemplo, ao: Criar um novo meio de transporte; Construir um prédio ou uma instalação; Desenvolver um site; Conduzir uma campanha publicitária; Implementar um software; Organizar uma festa de aniversário. Quais são os principais benefícios do PMBOK? Dentre os vários benefícios que o PMBOK promove no gerenciamento de projetos, podemos destacar os seguintes: Padronização das atividades do gerenciamento do projeto; Melhoria no fluxo de comunicação entre as partes envolvidas; Redução da negligência de atividades importantes; Ênfase no uso dos recursos de maneira eficiente; Controle sobre o andamento do projeto; Tratamento otimizado de riscos; Potencialização das chances de sucesso do projeto.comunicação Ênfase no uso dos recursos de maneira eficiente

4 A estrutura genérica do ciclo de vida geralmente apresenta as seguintes características: os níveis de custo e de pessoal são baixos no início, atingem um valor máximo enquanto o projeto é executado e caem rapidamente conforme o projeto é finalizado. Em paralelo, ocorre a fase de monitoramento e controle com os processos das seguintes áreas de conhecimento: integração, escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições. Esta fase é voltada para medir e monitorar regularmente o progresso para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto, de forma que possam ser tomadas ações corretivas quando necessário para atender aos objetivos do projeto.

5 O termo de abertura do projeto deve conter informações sumarizadas porém com o nível de detalhamento necessário para a aprovação ou não do projeto. Abaixo algumas das informações normalmente incluídas: Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída; Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas; Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto é realizado; Objetivo ou justificativa do projeto; Cronograma de marcos sumarizado; Influência das partes interessadas; Organizações funcionais e sua participação; Premissas organizacionais, ambientais e externas; Restrições organizacionais, ambientais e externas; Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento; Orçamento sumarizado.

6 PLANO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS: É o principal processo de planejamento, pois, integra os demais planos complementando-os, e provavelmente, o processo mais importante para o gerente de projeto, pois, através do planejamento, seremos capazes de: Determinar os objetivos e como atingi-los; Eliminar ou reduzir incerteza; Aperfeiçoar eficiência dos processos; Obter um melhor entendimento dos objetivos; Antecipar aos problemas futuros.

7 Engloba os processos necessários para garantir que os vários elementos de um projeto sejam propriamente coordenados. Objetiva realizar as negociações dos conflitos entre objetivos e alternativas do projeto, com a finalidade de atingir ou exceder as necessidades e expectativas de todas as partes interessadas. Envolve o desenvolvimento e a execução do plano de projeto, bem como o controle geral das mudanças; A integração inclui características de unificação, consolidação, comunicação e integração de ações que são cruciais para a execução do projeto. inclui fazer todas as escolhas sobre alocação de recursos, fazendo trade offs entre objetivos e alternativas, gerenciando interdependências entre as áreas de conhecimento de gestão de projetos. As partes interessadas (stakeholders) que irão interagir e influenciar os resultados finais do projeto são identificadas. O gerente de projeto é selecionado e designado. Essas informações são registradas no “Termo de Abertura do Projeto” e no registro das partes interessadas. Quando o termo de abertura é aprovado, o projeto se torna oficialmente autorizado. 1 - Gerência da integração:

8 2 - Gerência de escopo O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos requeridos para assegurar que o projeto englobe todo o trabalho necessário, e tão somente o trabalho necessário, para complementar de forma bem-sucedida o projeto. A preocupação fundamental é definir e controlar o que está ou não incluído no projeto; A iniciação é o conjunto de processos realizado para definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto existente, mediante a obtenção de autorização para tal. Nos processos de iniciação, o escopo inicial é definido e os recursos financeiros iniciais são comprometidos.

9 Coletar requisitos Processo de definir e documentar as necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto. Definir escopo Processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. Estrutura analítica do projeto Processo de subdivisão das atividades, das entregas e de todo o trabalho necessário à execução do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. Definir as atividades Processo de identificação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.

10 3. Gerência de tempo: Objetiva garantir o término do projeto no tempo certo. Consiste na definição, ordenação e estimativa de duração das atividades e na elaboração e controle de cronogramas; Administrar o tempo, no ambiente corporativo, é planejar estrategicamente. Para isso é preciso saber aonde se quer chegar (definir objetivos). O gerenciamento do tempo inclui todos os processos necessários para assegurar que o projeto será concluído no prazo previsto. É a área mais visível do projeto, pois é influenciada por diversas outras. Gerir o tempo tem por objetivo estimar recursos, duração e sequenciar as atividades do projeto. Ao fazê-lo deve-se buscar o escalonamento das atividades, a partir das precedências, gerando um cronograma do projeto. Essa área possui processos fundamentais para garantir a entrega no prazo estabelecido. Estimar as durações das atividades Processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para executar atividades específicas com os recursos estimados Desenvolver um cronograma Processo de análise de sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições, visando criar o cronograma do projeto.

11 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto é o processo de documentação das ações necessárias para definir, preparar, integrar e coordenar todos os planos auxiliares (riscos, comunicações e treinamento). O plano de gerenciamento, desenvolvido pelo gerente de projeto e equipe ou por grupo representativo da equipe, torna-se a fonte principal de informações de como o projeto será planejado, executado, monitorado, controlado e encerrado. Para o desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto, são necessários diversos documentos e informações, também denominados entradas. São considerados entradas: o termo de abertura do projeto, processos de gerenciamento, fatores ambientais da organização (cultura organizacional) e ativos de processos organizacionais (leis, normas, política, processos, procedimentos, diretrizes, informações históricas e lições aprendidas de projetos anteriores).

12 4. Gerência dos custos: Tem por objetivo garantir que o projeto seja executado dentro do orçamento aprovado. Consiste no planejamento dos recursos, estimativa, orçamento e controle de custos; Estimar os custos Processo de desenvolvimento de uma estimativa dos recursos monetários necessários para executar as atividades do projeto. Determinar o orçamento Processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base dos custos autorizada.

13 5. Gerência da qualidade: objetiva garantir que o projeto satisfará as exigências para as quais foi requerido. Consiste no planejamento, garantia e controle de qualidade; Deve abordar o gerenciamento do projeto e do produto e se aplica a todos os projetos, independentemente da natureza de seu produto. A qualidade é responsável pela satisfação do cliente, buscando sempre entender, avaliar, definir e gerenciar as expectativas para que os requisitos do cliente sejam atendidos. Planejar a qualidade Processo de identificação dos requisitos e/ou padrões de qualidade do projeto e do produto, além da documentação de como o projeto atingirá a conformidade. Estimar os recursos das atividades Processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos, suprimentos, instalações, viagens, estadias, dentre outros, que serão necessários para realizar cada atividade.

14 6. Gerência do pessoal: O gerenciamento dos recursos humanos objetiva garantir o melhor aproveitamento das pessoas envolvidas no projeto. Consiste no planejamento organizacional, alocação de pessoal e definição de equipe; O gerenciamento de recursos humanos é responsável por identificar e documentar funções do projeto, responsabilidades, habilidades necessárias, relatando os relacionamentos e criando um plano de gerenciamento de pessoal. O principal benefício desse processo é estabelecer papéis e responsabilidades da equipe do projeto, organogramas do projeto e planejar a gestão de pessoal, incluindo o calendário para a contratação de pessoal e liberação da equipe. Desenvolver plano de recursos humanos Identificação de papéis, responsabilidades, habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto, além da criação de um plano de gerenciamento de pessoal (titulares, alternos eventuais), Processo de identificação dos requisitos e/ou padrões de qualidade do projeto e do produto, além da documentação de como o projeto atingirá a conformidade.

15 7. Gerência da comunicação: tem por objetivo principal garantir a geração adequada e apropriada, coleta, disseminação, armazenamento e disponibilização da informação; Planejar as comunicações Determinação das necessidades de informação (emissor responsável, periodicidade, tipo de documento, dentre outros) das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem de comunicação.

16 8. Gerência de riscos: Objetiva maximizar os resultados de ocorrências positivas e minimizar as consequências de ocorrências negativas. Consiste na identificação, quantificação, tratamento e controle dos riscos do projeto; A análise qualitativa dos riscos irá prever o tratamento e a resposta aos riscos identificados, como também o responsável pelos riscos, um a um. Existem três tipos de tratamento aos riscos: prevenção, mitigação e transferência. A prevenção envolve mudanças no plano de gerenciamento do projeto, eliminando, flexibilizando as ameaças de riscos, como por exemplo, a extensão do cronograma e isolando os objetivos do projeto. Mitigar os riscos é reduzir a probabilidade do risco até um limite aceitável; E transferir os riscos é passar para terceiros o impacto negativo do risco, bem como sua resposta.

17 Planejar o gerenciamento de riscos Definição de como conduzir as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto. Identificar os riscos Identificar os riscos que podem afetar o projeto e registrar suas características. Realizar a análise qualitativa dos riscos Processo de priorização de riscos para análise ou ação adicional, mediante avaliação e combinação de sua probabilidade e impacto. Realizar a análise quantitativa de riscos Processo de analisar numericamente (custos, prazo, estimativa de perdas) os impactos dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto. Planejar respostas a riscos Processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.

18 tem por objetivo principal obter bens e serviços externos à organização executora. Consiste na seleção de fornecedores, planejamento de aquisição, planejamento de solicitação, solicitação de propostas e administração e encerramento de contratos. Os principais processos de execução: orientar e gerenciar a execução do projeto, realizar a garantia da qualidade, mobilizar a equipe do projeto, desenvolver a equipe do projeto, gerenciar a equipe do projeto, distribuir informações, gerenciar expectativas das partes interessadas, realizar aquisições.

19 Essa área de conhecimento engloba os processos requeridos para adquirir bens e serviços externos à organização executora. A área é discutida a partir da perspectiva do comprador, no relacionamento com o vendedor. O gerenciamento de aquisições representa a interface primária com o fornecedor, sendo responsável por sua performance. Além disso, é dado início a requisição para o serviço e o gerenciamento do processo de compra do produto. Nessa área é possível assegurar a aprovação e alocação de recursos financeiros e revisar as propostas dos fornecedores. 9. Gerência de aquisição de projetos:

20 Grupo de processos de monitoramento e controle (fonte: PMBok, 4ª Edição) Este grupo consiste nos processos necessários para acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho do projeto, identificar todas as áreas nas quais são necessárias mudanças no plano e iniciar as mudanças correspondentes. O principal benefício deste grupo de processos é que o desempenho do projeto é observado e mensurado de forma periódica e uniforme para identificar variações em relação ao plano de gerenciamento do mesmo. O grupo de processos inclui também: controlar as mudanças e recomendar ações preventivas, monitorar as atividades em relação à linha de base e influenciar fatores que poderiam se impedir o controle integrado de mudanças. Processos: monitorar e controlar o trabalho do projeto; realizar o controle integrado de mudanças; verificar o escopo; controlar o escopo; controlar o cronograma; controlar os custos; realizar o controle de qualidade; reportar o desempenho; monitorar o controle de riscos e administrar aquisições.

21 Grupo de processos de encerramento (fonte PMBok, 4ª Edição) Consiste dos processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, visando completar formalmente o projeto ou a fase, ou obrigações contratuais. Este grupo de processos, quando concluído, verifica se os processos definidos estão completos em todos os grupos de processos para encerrar o projeto ou uma fase do projeto da forma apropriada. Neste grupo de processos define- se formalmente que o projeto ou a fase do projeto estão concluídos. No encerramento do projeto ou da fase, podem ocorrer as seguintes atividades: obter aceitação do cliente ou patrocinador; fazer uma revisão pós-projeto ou de final de fase; registrar os impactos da adequação de qualquer processo; documentar as lições aprendidas; aplicar as atualizações apropriadas aos ativos de processos organizacionais; arquivar todos os documentos relevantes no sistema de informações do gerenciamento de projetos (SIGP), para serem usadas como dados históricos; e encerrar as aquisições.

22 O escopo do projeto O escopo de um projeto descreve todos os seus produtos, os serviços necessários para realizá-los e os resultados esperados. Descreve também o que é preciso fazer para que alcance seus objetivos com os recursos e funções especificados. Embora concentremos nosso interesse em projetos de mídias digitais, examinamos aspectos que se estendem à definição de escopo de projetos em geral. O escopo de um projeto se divide no escopo do produto, que descreve as características do produto final, e no escopo do projeto, que descreve o trabalho necessário para que seja entregue com os requisitos especificados. Por exemplo ► O escopo de produto de um sistema online de pagamento de contas descreve como este vai funcionar, suas características, as tecnologias necessárias. Já o escopo desse projeto descreve as etapas, os recursos disponíveis, como o produto será desenvolvido. De modo geral, o escopo abrange o resultado que realisticamente um projeto pode alcançar.

23 O escopo do projeto A definição do escopo envolve a preparação de uma descrição detalhada do projeto e seus principais subprodutos. Veja, a seguir, quais são os quatro processos de entrada fundamentais para que isso se realize da maneira mais estratégica e eficiente possível. Plano de gerenciamento do escopo Muito conhecido pela sigla PGE, o plano de gerenciamento do escopo é um documento no qual deve ser descrito como será a definição, o desenvolvimento, a monitoria, os controles e a análise (verificação) do escopo. Ele também serve como um dos planos auxiliares do plano macro de gerenciamento do projeto. É importante que o PGE seja um documento fácil de ser entendido, pois todas as partes interessadas no projeto precisam ficar alinhadas e compreender bem todas as diretrizes firmadas.