Metodologia otimizada

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1 Metodologia otimizada
Eduardo Montes, PMP

2 Metodologia otimizada - Agenda
Introdução Iniciação Planejamento Execução e Controle Encerramento

3 Introdução Objetivo: Como:
Garantir que os módulos sejam entregues conforme prazo, custo e escopo já definidos. Como: Equipe de Projeto Eficiente + Gerente de Projeto Integrador + Metodologia otimizada baseada no Guia PMBOK® na aplicação e integração dos grupos processos de gerenciamento de projetos e Modelos de documentos aperfeiçoados continuamente de acordo com as lições aprendidas e as melhores práticas identificadas.

4 Grupo de Processos de GP
Um processo é um conjunto de atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto pré-especificado de produtos, resultados ou serviços. Iniciação: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto. Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ação para alcançar os objetivos e o escopo do projeto. Execução: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto. Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variações em relação ao planejado para se tomar as devidas ações corretivas. Encerramento: Formaliza a aceitação do produto e concluí o projeto.

5 Principais Processos Processo Descrição I P C E
Identificar as partes interessadas I Identificar as partes interessadas no projeto seus dados de contato e principais papéis e responsabilidades Desenvolver o termo de abertura Descrever de forma clara os principais objetivos do projeto e estimar benefícios e custos envolvidos para permitir uma aprovação fundamentada do projeto. Definir o escopo P Detalhar o que será feito e como será estruturado (entregas) Criar cronograma e orçamento Detalhar atividades de cada entrega e os recursos necessários Análise dos riscos Avaliar principais ameaças que podem atrasar ou afetar a qualidade do projeto Demais processos de iniciação e planejamento Baseados na metodologia de GP e adaptada conforme seu projeto: -Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto -Determinar o gerenciamento do controle de mudanças -Planejar as comunicações Monitorar prazo e custo C Atualizar o cronograma Controlar Mudanças no Escopo Avaliar o impacto das mudança solicitadas para submeter para aprovação do comitê ou conforme definido no Controle de mudanças. Gerenciar problemas e riscos Problemas e riscos devem ser tratados de forma ágil e sempre que necessário solicitar coaching do PMO. No pior cenário serão decididos no próximo comitê. Gerenciar a comunicação Seguir a matriz de comunicações aprovada gerando Status Report e demais informações Encerrar o projeto E Validar o escopo e determinar pendências e como serão tratadas

6 Principais Modelos I P C E Documento Descrição
Termo de abertura do projeto I Processo de autorização formal do projeto. Termo de notificação de conhecimento de projeto para a empresa. Registro das partes interessadas Identifica as partes interessadas no projeto e define estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos Plano de projeto P O plano de projeto guia a execução, controle e encerramento do projeto. Declaração do escopo Determina qual trabalho será realizado e quais entregas produzidas. Dicionário da EAP Detalha cada elemento da EAP de modo a orientar a equipe do projeto Cronograma Determina datas de início e término das atividades do projeto Registro dos riscos e problemas C Identifica os Riscos e Problemas do projeto e descreve como serão tratados Status Report Divulga informações pertinentes ao projeto. Solicitação de mudança Toda mudança solicitada deve ser avaliada pelo GP e precisa ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comitê. Registro das mudanças Registra cada mudança solicitada e controla seu status Ata de Reunião Descreve as decisões importantes tomadas durante a reunião Termo de aceite E Documento de aceitação formal de entrega pelo cliente. Lições aprendidas Sumariza principais problemas enfrentados como foram solucionados para evitar ocorrências em futuros projetos.

7 Objetivo: Aprovar o projeto ou não.
Iniciação Objetivo: Aprovar o projeto ou não. Projetada para auxiliar os stakeholders a avaliar a viabilidade do projeto proposto. Esta fase é concluída assim que o projeto é aprovado e um gerente de projeto é atribuído. Fatores Críticos de Sucesso Definir com clareza o objetivo e a abrangência do projeto. Alinhamento com o plano estratégico da empresa. Identificação de um patrocinador. Identificar partes interessadas no projeto e definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos. Identificação do gerente de projeto. Identificação da data de início e das dependências do projeto. Reconhecer no ambiente externo, oportunidades e ameaças. Aprovação do termo de abertura pelo patrocinador e principais envolvidos (Custos; Prazo; Escopo; ...).

8 O projeto inicia para atender uma demanda ou desenvolver uma ideia.
Solicitar o projeto O projeto inicia para atender uma demanda ou desenvolver uma ideia. O objetivo do projeto pode ser: Criar um novo produto; Atender uma exigência legal; Aperfeiçoar um processo ou um produto; Atender a solicitação de um cliente. A pessoa que identificou a necessidade deve descrever: Necessidades do negócio; Requisitos e características dos produtos; Razões para seleção do projeto. Saídas: Solicitação do projeto Pode ser gerada via , telefone, reunião no cliente, etc.…

9 Selecionar os projetos
Ocorre através de um comitê ou de uma autoridade com base na solicitação do projeto e de critérios pré-definidos. Tipos de critério: Payback: Número de períodos necessários para a recuperação do investimento inicial. TIR- IRR –Taxa Interna de Retorno: Taxa de desconto que iguala o valor presente dos fluxos de caixa futuros ao investimento inicial. VPL - NPV–Valor Presente Líquido: Diferença entre o valor presente das entradas e saídas de caixa presentes e futuras, descontadas a uma taxa de juros. ROI – Return on Investment: Resultado do investimento / Custo do Investimento. Depende do que é considerado como resultado e o que é considerado custo. Saídas: Portfólio de Projetos atualizado.

10 Desenvolver o termo de abertura do projeto
Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída para toda equipe do projeto, fronteiras entre o gestor de área e o GP. Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto é realizado Objetivo ou justificativa do projeto Cronograma de marcos sumarizado Influência das partes interessadas Organizações funcionais e sua participação Premissas organizacionais, ambientais e externas: Fatores considerados verdadeiros sem prova para fins de planejamento Restrições organizacionais, ambientais e externas: Sentido de estar restrito a uma determinada ação ou inatividade. Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento Orçamento sumarizado. Encaminhar o termo de abertura para os principais stakeholders do projeto. Saídas: Termo de abertura do projeto ...

11 Identificar as partes interessadas
Em relação às partes interessadas, o GP deve: Identificá-las Ser ético e respeitoso (Código de Ética e Conduta Profissional) Determinar necessidades e expectativas Gerenciar influência sobre os requisitos Adaptar aos diferentes interesses balanceando as restrições conflitantes Definir estratégias para ganhar suporte ou reduzir obstáculos das partes interessadas O GP é o maestro e as partes interessadas são os integrantes da sinfônica Saídas: Registro das partes interessadas ...

12 Planejamento Objetivo: Refinar os objetivos do projeto e planejar o trabalho necessário para alcançá-los. GP desenvolve o plano de projeto e seus planos complementares (cronograma, qualidade, riscos e matriz de responsabilidade). Pré-requisitos Solicitação do projeto aprovada; Gerente de projeto definido. Fatores críticos de sucesso: Definir o escopo e assegurar que as entregas estejam bem definidas; Definir equipe adequada as necessidades do projeto e assegurar que os recursos estejam disponíveis; Avaliar os riscos e criar plano de repostas; Definir a estratégia de comunicação do projeto; Salvar as linhas de base de prazo, custo e escopo; Definir a forma de monitorar as linhas de base de prazo, custo e escopo; Criar um ambiente no qual as partes interessadas possam contribuir de forma adequada.

13 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto
Objetivo: Definir como executar, monitorar, controlar e encerrar o projeto; O GP deve definir, integrar e coordenar todos os planos auxiliares em um plano de projeto. O Plano de gerenciamento do projeto ... serve como um guia de como o projeto será planejado, executado, controlado e encerrado. Checklist Plano de projeto concluído e aprovado. Plano de projeto distribuído conforme definido no plano. Linhas de base de prazo, custo e escopo salvas após a aprovação do plano do projeto.

14 Definir o escopo do projeto
Objetivos: Desenvolver uma declaração do escopo detalhada do projeto Subdividir as principais entregas do projeto e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis (EAP). Contém: Objetivos, Premissas e Restrições do Projeto; Estrutura Analítica do Projeto; Lista das entregas com seus requisitos e critérios de aceitação; Fora do escopo do projeto (O que não está incluído no projeto); CheckList Definir os objetivos do projeto. Definir todas entregas e marcos de forma clara (Específico, Mensurável e Alcançável). Desenvolver um processo de aceitação de entrega. Saídas: Declaração do escopo do projeto ... Estrutura analítica do projeto – EAP - WBS Dicionário da EAP

15 Planejar o gerenciamento da qualidade
Objetivo: Identificar os padrões de qualidade relevantes ao projeto e determinar como satisfazê-los. Garantir que toda a atividade do projeto é aderente com as políticas e padrões de qualidade da empresa e que todas as entregas estão em conformidade com seus critérios de aceitação. Composto pelas seguintes atividades: Definir os padrões de qualidade aplicáveis ao projeto; Descrever os critérios necessários para atender os padrões de qualidade definidos e como e quando serão verificados (pontos de verificação). Critérios Aplica para Descrição Critérios de aceitação Entregas e Projeto Define os critérios que serão usados para aprovar ou não a entrega. Podem ser entregas, aprovações ou eventos que devem ocorrer antes de sua conclusão. Pré-requisitos Dependências Atividades, Entregas e Fases Define os pré-requisitos que devem estar disponíveis antes do início da atividade (materiais, pessoal, aprovações)

16 Planejar o gerenciamento da qualidade
CheckList Projeto aderente com as políticas e padrões definidos pela empresa. Processo de auditoria para avaliar o desempenho do projeto definido. Definido processo que assegurará o cumprimento dos requisitos do cliente e as políticas e padrões da empresa. Estabelecido os critérios de aceitação das entregas e como e quando serão verificados. Estabelecido pré-requisitos para as principais atividades do projeto Saídas: Complementar Dicionário da EAP

17 Planejar o gerenciamento dos recursos humanos
Objetivo: Identificar e documentar funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto. Considerando restrições de recursos tais como, projetos simultâneos, atividades do dia-a-dia e diferentes prioridades, o GP deve garantir o comprometimento de cada membro da equipe e definir suas responsabilidades. CheckList Conjunto de habilidades requeridas por função identificado. Membros da equipe do projeto alocados ou contratados. Organização do projeto incluindo funções e responsabilidades descritas no plano do projeto. Membros da equipe estão alocados e comprometidos com o projeto. Saídas: Seção do plano de projeto

18 Criar o cronograma e o orçamento do projeto
Objetivo: Definir todas as atividades do projeto, suas dependências, os recursos para cada atividade e o custo para cada recurso. Composto por: Identificar as atividades específicas que precisam ser realizadas para produzir as várias entregas do projeto. Identificar as dependências entre as atividades do cronograma. Estimar o tipo e as quantidades de recursos necessários para realizar cada atividade do cronograma. Incluir restrições do cronograma. Podem ser: Deadline: Data indicativa do término de uma atividade. Tipo de restrição: ASAP, ALAP, FNET, SNET, FNLT, SNLT, MFO, MSO. Calendário da atividade: dias úteis para a atividade específica. Calendário do recurso: dias úteis para o recurso específico usado na atividade. Calendário do projeto: dias úteis para o projeto. Incluir valor unitário por recurso. CheckList Cronograma e Orçamento criado e validado pela equipe de projeto com todas as atividades do projeto e os recursos necessários para executá-las. Saídas: Cronograma do projeto e Orçamento ...

19 Planejar o gerenciamento das comunicações
Objetivos: Determinar as necessidades de informação e de comunicação das partes interessadas no projeto. Assegurar geração, distribuição, armazenamento, recuperação e disposição das informações do projeto de forma adequada e em tempo hábil. Definir como, quando e qual informação será comunicada, quem irá gerá-la e quem irá recebê-la. Status report: principal ferramenta para comunicação. Recomendado status report semanal para a maioria dos projetos. Templates padrões de comunicação do PMO: Status Report ..., Registro das questões ..., Ata de Reunião ... CheckList Definido qual informação é necessária, quem gera, quem recebe, quando e como será comunicado. Saídas: Seção do plano de projeto atualizada.

20 Analisar os riscos Objetivo: Identificar os riscos do projeto e para cada um dos riscos, definir probabilidade, impacto e ação. Composto por: Identificação dos riscos Análise qualitativa de riscos: Probabilidade de ocorrência e impacto. Planejamento de respostas a riscos: Desenvolve opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. CheckList Riscos potenciais identificados. Impacto e a probabilidade de ocorrência dos riscos identificados. Determinado o plano de resposta aos riscos. Saídas: Registro dos riscos ...

21 Determinar o controle integrado de mudanças
Objetivo: Determinar como as solicitações de mudança serão determinadas, revisadas, aprovadas e controladas. Garantir implementação somente de mudanças aprovadas. Manter integridade das linhas de base incorporando somente mudanças aprovadas e mantendo documentação de planejamento. Toda mudança solicitada deve ser avaliada pelo GP e precisa ser aceita ou rejeitada por uma autoridade ou comitê. Responsabilidades desse comitê são definidas e acordadas com o patrocinador e com o cliente. CheckList Abordagem, ferramentas e workflow definidos para avaliar os pedidos de mudança. Controle integrado de mudanças aprovado através do plano de projeto. Saídas: Seção do plano de projeto.

22 Equipe do projeto executa suas atividades e relata o progresso ao GP.
Execução e Controle Objetivo: coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar variação ocorrida. Variações identificadas por comparação do realizado com linhas de base de prazo, custo e escopo salvas no planejamento. GP: Certifica-se que as entregas estejam alinhadas com o escopo; Defende o escopo de mudanças; Confirma o nível de qualidade do trabalho executado; Controla variações ocorridas; Comunica o progresso do projeto aos principais interessados. Equipe do projeto executa suas atividades e relata o progresso ao GP.

23 Execução e Controle Pré-requisitos Fatores críticos de sucesso
Clara definição dos objetivos do projeto; Plano de projeto detalhado e aprovado; Comprometimento da equipe do projeto em relação as entregas e seus marcos. Linhas de base de prazo, custo e escopo salvas. Fatores críticos de sucesso Executar, monitorar e controlar conforme definido no plano de projeto; Status Report periódico conforme definido no plano de projeto; Mudanças solicitadas devem seguir workflow definido; Atualização de documentos para mudanças aprovadas; Participação do cliente; Processo proativo de governança do projeto; Comprometimento dos membros da equipe com suas entregas e marcos; Execução dos checkpoints especificados para validação das entregas; Documentação dos problemas identificados no Issues Log. Gestão dos riscos e implementação das atividades de respostas a riscos

24 Monitorar prazo e custo
Objetivos: Determinar se existem desvios em relação as linhas de base de prazo e custo e influenciar os fatores que causam esses desvios. Gerenciar as mudanças quando ocorrerem. Composto por: Coleta das informações de desempenho das atividades. Atualização do cronograma. Identificação das variações de prazo e custo e de suas causas. CheckList Trabalho relatado descreve exatamente o realizado. Andamento das atividades monitorado. Se houver desvio, alternativas avaliadas e executadas. Quando não for mais possível cumprir com o planejado, aprovação dos stakeholders para salvar uma nova linha de base solicitada. Stakeholders informados sobre as mudanças. Saídas: Cronograma atualizado.

25 Controlar Mudanças no Escopo
Objetivos: Assegurar que o projeto inclua todo o trabalho requerido, e somente o requerido, para terminar o projeto com sucesso. Identificar elementos que solicitam mudanças no escopo e influenciá-los para assegurar que as mudanças sejam benéficas; Planejar a execução das mudanças aprovadas atualizando os documentos necessários e alocando os recursos necessários. CheckList Mudança do escopo benéfica e aprovada de acordo com o controle integrado de mudanças definido no plano de projeto. Impacto da mudança de escopo avaliado. Integrantes do projeto informados sobre as mudanças de escopo e as implicações nas atividades de sua responsabilidade; Plano de projeto e documentos auxiliares atualizados com as mudanças de escopo aprovadas.

26 Saídas: Entregas aceitas e processos aperfeiçoados.
Gerenciar qualidade Objetivos: Atender requisitos especificados e formalizar aceitação das entregas. Aperfeiçoar de forma contínua os processos relacionados ao projeto. CheckList Entregas e desempenho de custo e prazo monitorados para determinar não conformidade com as linhas de base. Meios de eliminar as causas das não conformidades identificados. Membros da equipe de projeto comprometidos por qualidade. Critérios da entrada para fases subsequentes revisados. Critérios da saída e entregas associados à fase concluída revisados. Plano da qualidade executado como planejado. Plano de qualidade e plano de projeto revisados de acordo com as não conformidades identificadas. Processos revisados usando ferramentas da qualidade e métricas para assegurar a melhoria contínua. Saídas: Entregas aceitas e processos aperfeiçoados.

27 Gerenciar as partes interessadas
Objetivos: Fornecer um mecanismo para organizar, manter e acompanhar a resolução de problemas Composto por: Parte interessada informa o GP de um problema. GP descreve o problema; Identifica ações requeridas, responsável e data prevista para cada ação; Comunica os responsáveis e Acompanha a resolução do problema. GP é responsável por armazenar todos os problemas e seu histórico no Registro das questões ... Quando o problema for resolvido e verificado, o GP fecha o problema. CheckList Registro das questões criado e atualizado. Membros da equipe cientes de como informar um problema. Problema identificado, encaminhado, revisado periodicamente até que seja resolvido e atualizado com resolução e status. Processos e documentos impactados com resolução do problema atualizados. Saídas: Registro das questões atualizado ...

28 Monitorar e controlar os riscos
Objetivos: Aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos Diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto Composto por: Monitorar os riscos identificados; Analisar os riscos existentes de acordo com as mudanças de contexto; Identificar, analisar, e planejar para riscos novos; Monitorar condições para ativar planos de contingência; Rever execução do plano de respostas aos riscos para avaliar sua eficácia; Determina se as premissas do projeto ainda são válidas; Determinar se as políticas e os procedimentos de gestão de risco estão sendo seguidas; Determinar se as reservas de contingência de custo e prazo devem ser modificadas com os riscos do projeto. CheckList Análise de risco executada como previsto. Novos riscos identificados e gerenciados adequadamente. Sumário dos riscos apresentado nas reuniões de status. Documentos impactados atualizados. Saídas: Log de Riscos atualizado.

29 Gerenciar a comunicação
Objetivos: Disponibilizar as informações necessárias às partes interessadas no projeto no momento adequado. Composto por: Executar a estratégia de comunicação definida no plano de projeto; Responder às solicitações de informação; Fazer e Encaminhar o Status Report semanal; Conduzir reuniões de revisão do Status. CheckList Estratégia de comunicação executada como previsto. Status report comunicado conforme definido no plano de projeto. Stakeholders informados e cientes do status e das atividades do projeto. Saídas: Status Report ...

30 Fatores críticos de sucesso:
Encerramento Objetivos: Formalizar a aceitação final das entregas do projeto; Arquivar a documentação necessária; Atribuir a equipe do projeto a novos projetos; Analisar os problemas ocorridos no projeto para evitar que problemas similares ocorram em novos projetos; Definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do sistema ou produto criado. Pré-requisitos Critérios de aceitação pré-definidos; Processo de aceitação final pré-definido; Fatores críticos de sucesso: Aceitação do usuário final; Objetivos do negócio e benefícios antecipados são alcançados; Objetivos do projeto alcançados; Materiais do projeto são arquivados.

31 Pré-requisitos: Desvios da linha de base documentados e aprovados
Validar escopo Objetivos: Formalizar a conclusão do projeto e o atendimento de seus requisitos. Pré-requisitos: Desvios da linha de base documentados e aprovados Composto por: Reunião final com stakeholders para comparar produto entregue com requisitos. Aceite formal do cliente indicando que o projeto está concluído e que todos os requisitos do cliente e especificações foram atendidos. CheckList Stakeholders cientes dos desvios ocorridos, justificativas e ações. Usuários envolvidos no teste de aceitação do produto Objetivos do projeto alcançados. Entregas formalmente aceitas pelos stakeholders. Pendências oficialmente fechadas ou atribuídas ao dia-a-dia. Saídas: Entregas do projeto.

32 Saídas: Lições aprendidas ...
Encerrar o projeto Objetivos: Formalizar a aceitação final das entregas do projeto; Arquivar a documentação necessária; Atribuir a equipe do projeto a novos projetos; Analisar os problemas ocorridos no projeto para evitar que problemas similares ocorram em novos projetos; Definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do sistema ou produto criado. CheckList Projeto avaliado como um todo. Objetivos do negócio e do projeto foram alcançados? Quais foram os sucessos e/ou fracassos do projeto? Quais foram as causas dos desvios das linhas de base? Saídas: Lições aprendidas ...

33 Obrigado! Eduardo Montes, PMP eduardo@escritoriodeprojetos.com.br