Treinamento do Microsoft®Office Outlook® 2007

Apresentação em tema: "Treinamento do Microsoft®Office Outlook® 2007"— Transcrição da apresentação:

1 Treinamento do Microsoft®Office Outlook® 2007
A [Nome da empresa] apresenta: Treinamento do Microsoft®Office Outlook® 2007 [Observação para o instrutor: se desejar obter ajuda detalhada para personalizar esse modelo, consulte o último slide. Além disso, procure o texto adicional da lição no painel de anotações de alguns slides.] Noções básicas sobre o calendário 1

2 Noções básicas sobre o calendário
Conteúdo do curso Visão geral: tudo sobre suas opções Lição 1: use o calendário corretamente Lição 2: além das noções básicas Cada lição inclui uma lista de tarefas sugeridas e perguntas de teste. Noções básicas sobre o calendário 2

3 Visão geral: tudo sobre suas opções
Em contraste com um calendário em papel, o Outlook 2007 oferece muitas opções para manter controle do seu tempo. Por exemplo, a entrada do calendário é uma reunião ou um compromisso? Ela ocorrerá uma vez ou se repetirá? Ela deve ser marcada como ocupado, livre ou provisório? Neste curso, você aprenderá sobre os recursos essenciais do calendário do Outlook, descobrir como agendar atividades com eficiência e ver como manter o controle de datas importantes com recorrência e lembretes. Quando você escreve algo em um calendário de papel, não tem muita escolha sobre como fazer isso. Basta pegar seu lápis — ou sua caneta, se for corajoso — e escrever. É simples. Noções básicas sobre o calendário 3

4 Noções básicas sobre o calendário
Objetivos do curso Usar o tipo certo de entrada do calendário para cada ocasião. Use lembretes para recordar-se de atividades. Use recorrência para agendar rapidamente atividades que ocorrem mais de uma vez. Use cores e indicadores de disponibilidade de tempo para mostrar entradas de calendário de acordo com suas necessidades. Noções básicas sobre o calendário 4

5 Use o calendário corretamente
Lição 1 Use o calendário corretamente 5

6 Use o calendário corretamente
Você tem quatro diferentes opções para agendar entradas de calendário do Outlook : compromissos, reuniões, eventos, e tarefas.  Sua opção de entrada dependerá de quem mais está envolvido e de como você deseja que a entrada apareça. Selecionando entradas no calendário diretamente, você saberá rapidamente o que está acontecendo, quando e com quem. Noções básicas sobre o calendário 6

7 Noções básicas sobre o calendário
Veja seu calendário As primeiras coisas primeiro. Para poder ver o que está no calendário, é preciso saber como localizá- lo. Existem duas maneiras rápidas de ver o calendário. Você pode clicar em Calendário no Painel de Navegação. Noções básicas sobre o calendário 7

8 Noções básicas sobre o calendário
Veja seu calendário As primeiras coisas primeiro. Para poder ver o que está no calendário, é preciso saber como localizá- lo. Ou você pode clicar em uma data no Navegador de Data, que está localizado na parte superior da Barra de Tarefas Pendentes. Noções básicas sobre o calendário 8

9 Noções básicas sobre o calendário
Veja seu calendário Quando o seu calendário estiver sendo exibido, será possível usar os botões na parte superior da janela para mostrar ou ocultar detalhes. A imagem mostra as opções: Você clica em Dia, Semanaou Mês para alternar rapidamente entre os modos de exibição. Avançar e Voltar são botões que permitem mover-se facilmente pelo calendário. Mais botões permitem que você mostre ou oculte dias ou detalhes, dependendo do seu modo de exibição. Noções básicas sobre o calendário 9

10 Noções básicas sobre o calendário
Conheça suas opções Agora que você vê seu calendário, é possível começar a agendar. Entender os quatro diferentes tipos de entradas de calendário ajudará você a fazer isso de modo mais eficiente possível. Compromisso. Um compromisso é uma atividade que envolve apenas você em uma hora agendada. Reunião. Uma reunião também ocorre em um horário agendado. Mas você convida outras pessoas usando uma solicitação de reunião enviada por . O calendário aqui mostra um único dia com a ocorrência de cada tipo de entrada (compromisso, reunião, evento e tarefa). Noções básicas sobre o calendário 10

11 Noções básicas sobre o calendário
Conheça suas opções Agora que você vê seu calendário, é possível começar a agendar. Entender os quatro diferentes tipos de entradas de calendário ajudará você a fazer isso de modo mais eficiente possível. Evento. Um evento é uma atividade que dura o dia todo. Ao contrário de um compromisso ou uma reunião, um evento não bloqueia um horário no calendário. Portanto, outras entradas ainda podem aparecer em sua agenda nesse dia. Noções básicas sobre o calendário 11

12 Noções básicas sobre o calendário
Conheça suas opções Agora que você vê seu calendário, é possível começar a agendar. Entender os quatro diferentes tipos de entradas de calendário ajudará você a fazer isso de modo mais eficiente possível. Tarefa. Uma tarefa é uma atividade que envolve apenas você e que não precisa de um horário agendado. Uma novidade no Outlook 2007 é uma área nos modos de exibição Dia e Semana do calendário que mostra tarefas. Noções básicas sobre o calendário 12

13 Apenas você? Use um compromisso
Use um compromisso quando souber que estará ocupado, mas que ninguém mais estará envolvido. Por exemplo, convém bloquear um horário para pesquisa em um projeto, para redigir um relatório ou para realizar uma incumbência no caminho de casa para o trabalho. Noções básicas sobre o calendário 13

14 Apenas você? Use um compromisso
A imagem ilustra as etapas. No modo de exibição Dia, repouse o cursor sobre o horário desejado no seu calendário e clique. Digite os detalhes. Se precisar de mais tempo para seu compromisso, bastará arrastar a alça para tornar o compromisso mais demorado. Esse método rápido é uma boa maneira de iniciar uma entrada de calendário, não só um compromisso. Noções básicas sobre o calendário 14

15 Quando há outros envolvidos, é uma reunião
Uma reunião ocorre em um horário agendado e inclui outras pessoas e um local de reunião. Uma reunião no seu calendário pode ser configurada por você ou pode ser criada com base em um convite enviado por outra pessoa. As reuniões aparecem no seu calendário e nos calendários de outras pessoas envolvidas. Noções básicas sobre o calendário 15

16 Quando há outros envolvidos, é uma reunião
No seu calendário, você pode ver a diferença entre uma reunião e um compromisso pelas informações na entrada de reunião. Em uma reunião, você verá o seguinte: O local da reunião. O nome do organizador. Noções básicas sobre o calendário 16

17 Quando há outros envolvidos, é uma reunião
No seu calendário, você pode ver a diferença entre uma reunião e um compromisso pelas informações na entrada de reunião. Uma reunião no Outlook é configurada com a ajuda de uma solicitação de reunião, que é enviada para os participantes da reunião via . Noções básicas sobre o calendário 17

18 Enriqueça seu dia com um evento
Um evento permite que você observe atividades que duram todo o dia. Eventos não ocupam horários agendados em seu calendário; em vez disso, eles aparecem em faixas na parte superior da data que você especificar. Por exemplo, na imagem, a Conferência Contoso é um evento que dura três dias, enquanto o Aniversário é um evento que dura um dia. Noções básicas sobre o calendário 18

19 Enriqueça seu dia com um evento
Use um evento quando desejar inserir uma atividade em um dia específico, sem ter de ocupar todos os horários do calendário. São apresentadas a seguir algumas atividades para as quais você pode usar um evento: Observação: certos eventos, como aniversários, repetem-se anualmente. A próxima lição mostra como definir recorrência. Conferências, viagens de negócios ou férias com duração de um dia ou mais Aniversários e datas especiais Feriados Noções básicas sobre o calendário 19

20 Noções básicas sobre o calendário
Controle suas tarefas Uma tarefa é uma entrada para qualquer atividade que você deseja ver no seu calendário, mas que não precisa ser agendada em um horário específico ou durar o dia inteiro. Por exemplo, se você tiver várias incumbências, insira cada incumbência como uma tarefa. (Você verá a área de Tarefas quando exibir o calendário no modo de exibição Dia ou Semana.) Quando concluir a tarefa, marque-a como concluída. Uma tarefa concluída aparece riscada no dia em que foi concluída, o que permite uma verificação rápida de tudo o que foi realizado nesse dia. A imagem ilustra o que acontece quando você marca uma tarefa concluída: ela aparece com uma marca de seleção e é atravessada por uma linha. Noções básicas sobre o calendário 20

21 Noções básicas sobre o calendário
Controle suas tarefas Você pode inserir uma tarefa com uma data de início e uma data de término agendadas. Se você não concluir uma tarefa na data de conclusão, ela avançará automaticamente e aparecerá na data atual até que a tarefa seja agendada novamente ou marcada como concluída. Para obter mais informações sobre como criar e usar tarefas, consulte a apresentação de treinamento do Microsoft Office Online chamada “Outlook 2007: Saia de sua Caixa de Entrada”. Dica: para reagendar rapidamente uma tarefa, use o modo de exibição Semana e arraste uma tarefa de um dia para outro. Noções básicas sobre o calendário 21

22 Sugestões para a sessão prática
Exibir o calendário. Criar um compromisso. Fazer uma reunião. Criar um evento. Criar uma tarefa. [Observação para o instrutor: com o Outlook 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Outlook, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Outlook 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Outlook 2007) Noções básicas sobre o calendário 22

23 Noções básicas sobre o calendário
Teste 1, pergunta 1 Para acessar o calendário, é necessário sair do Outlook e reiniciá-lo. (Selecione uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Noções básicas sobre o calendário 23

24 Teste 1, pergunta 1: resposta
Falso. Há muitas maneiras de acessar o calendário. Reiniciar o Outlook não é uma delas. Noções básicas sobre o calendário 24

25 Noções básicas sobre o calendário
Teste 1, pergunta 2 Qual destes itens deve ser agendado como um evento no calendário? (Selecione uma resposta.) Uma festa das 16:00 às 18:00. Um aniversário. Uma visita ao dentista. Noções básicas sobre o calendário 25

26 Teste 1, pergunta 2: resposta
Um aniversário. Seu aniversário ou o de outra pessoa acontece o dia inteiro e é para isso que servem os eventos. A vantagem de usar um evento é que é possível mostrar o evento na parte superior do dia no calendário. Você se lembrará do evento, e o horário do calendário ainda continuará disponível para agendamento.. Noções básicas sobre o calendário 26

27 Noções básicas sobre o calendário
Teste 1, pergunta 3 Que tipo de entrada do calendário você usaria se outras pessoas de seu trabalho estivessem envolvidas?  (Selecione uma resposta.) Uma reunião. Um compromisso. Um evento. Noções básicas sobre o calendário 27

28 Teste 1, pergunta 3: resposta
Uma reunião. Uma reunião é o que você usa quando outras pessoas estão envolvidas. Noções básicas sobre o calendário 28

29 Além das noções básicas
Lição 2 Além das noções básicas 29

30 Além das noções básicas
Anotar um item em um calendário de papel é muito fácil. Mas, e se for algo que ocorre no primeiro dia de cada mês no próximo ano? Seria preciso gravar as mesmas informações doze vezes. Já não parece tão fácil, não é mesmo? Talvez você prefira criar essa entrada apenas uma vez e deixar que o Outlook a aplique a todas as outras ocasiões. Nesta lição, você aprenderá como. Você também descobrirá como o calendário do Outlook pode lembrá-lo de seus compromissos, ajudá-lo a fazer mais em menos tempo e mostrar seu tempo disponível para outras pessoas. Alguns detalhes sobre o último parágrafo: O Outlook pode lembrar você sobre reuniões e datas importantes para que você esteja sempre na hora. Com o sistema de código de cores do Outlook, você poderá organizar suas tarefas e seus compromissos em menos tempo. Você pode controlar como o tempo é exibido para as outras pessoas no seu calendário do Outlook, para que elas possam ver quando você está disponível e quando não está. Noções básicas sobre o calendário 30

31 Uma vez não basta: recorrência
Algo pode acontecer diversas vezes mas, não necessariamente, isso significa que precisa ser inserido diversas vezes. Para informar ao Outlook que um compromisso, reunião ou evento deve se repetir ao longo do tempo, use o recurso de Recorrência . A freqüência da atividade é conhecida como padrão de recorrência. Como mostra o compromisso "Exercício", na imagem, um compromisso recorrente aparece repetidamente e exibe um ícone de recorrência      . Noções básicas sobre o calendário 31

32 Uma vez não basta: recorrência
Algo pode acontecer diversas vezes mas, não necessariamente, isso significa que precisa ser inserido diversas vezes. Para configurar um padrão de recorrência, abra o compromisso e clique no botão Recorrência do grupo Opções , na guia Compromisso .  Noções básicas sobre o calendário 32

33 Abrir uma entrada recorrente
Clique duas vezes em um item recorrente do calendário para ver seus detalhes ou fazer alterações. Aparece uma mensagem, como a mostrada na imagem, com duas opções: Por exemplo: Use Abrir esta ocorrência se, em um dia específico, você decidir que deseja se exercitar meia hora mais tarde do que o normal, sem alterar o horário normal. Use Abrir a série se decidir avançar meia hora todas as instâncias do compromisso “Exercício”. Abrir esta ocorrência. Escolha esta opção quando desejar ver ou alterar uma instância, não a série inteira. Abrir a série. Escolha esta opção quando desejar ver ou alterar a série inteira. Noções básicas sobre o calendário 33

34 Abrir uma entrada recorrente
Clique duas vezes em um item recorrente do calendário para ver seus detalhes oufazer alterações. Depois de abrir a série, altere seu padrão de recorrência clicando no botão Recorrência na guia Compromisso . Lembre-se destas dicas ao trabalhar com itens recorrentes: Não exclua uma entrada recorrente. Em vez disso, altere a data "Termina em". Assim, ficará um registro das ocorrências passadas. Talvez seja necessário criar várias entradas recorrentes diferentes no calendário para obter o padrão desejado em uma atividade específica. Por exemplo, para definir um evento de dia de pagamento que ocorra no décimo quinto e no último dia de cada mês, seria necessário definir dois eventos recorrentes. Noções básicas sobre o calendário 34

35 Lembrando-se com lembretes
Quando você criar qualquer tipo de entrada de calendário, um lembrete será configurado automaticamente. Por padrão, o Outlook notificará você sobre compromissos e reuniões 15 minutos antes que comecem. Noções básicas sobre o calendário 35

36 Lembrando-se com lembretes
A imagem mostra as etapas de alteração do horário do lembrete para qualquer entrada de calendário. Clique duas vezes no compromisso para abri-lo. Na caixa Lembrete da guia Compromisso , escolha o horário do lembrete. Um lembrete é exibido no horário especificado. Noções básicas sobre o calendário 36

37 Lembrando-se com lembretes
Deseja saber sobre lembretes de eventos? O Outlook avisará sobre os eventos 18 horas antes do início. Embora você não possa alterar essa definição automática, é possível usar as mesmas etapas mostradas na imagem para alterar lembretes de eventos específicos. Noções básicas sobre o calendário 37

38 Organize-se com as categorias coloridas
Quer que os aniversários atraiam sua atenção e que os compromissos pessoais sejam diferenciados dos compromissos profissionais? O Outlook permite fazer isso. Apresentando…categorias coloridas! As categorias coloridas permitem que suas cores sejam nomeadas (e que esses nomes sejam alterados sempre que desejar). Use cores para destacar instantaneamente algumas entradas. Noções básicas sobre o calendário 38

39 Organize-se com as categorias coloridas
Se foram usados rótulos no Outlook para codificarsuas entradas de calendário por cor, você poderá se perguntar se precisará editar individualmente cada item do calendário para usar o novo sistema. Felizmente, a resposta é não. Na atualização do Outlook 2007, os rótulos de calendário serão atualizados automaticamente para as categorias coloridas. Para obter mais informações sobre como rótulos de calendário são atualizados para categorias coloridas, consulte o Cartão de Referência Rápida, cujo link está no final deste curso. Se quiser aprender a codificar suas mensagens de usando o mesmo sistema, consulte a apresentação de treinamento do Microsoft Office Online chamada “Outlook 2007: saia de sua Caixa de Entrada”. Noções básicas sobre o calendário 39

40 O horário de almoço é flexível? Mostre isso.
Ao agendar uma reunião, é necessário escolher um horário em que as pessoas possam participar. O Outlook permite que você e seus colegas informem uns aos outros quem está ocupado, quem está fora do escritório, quem está livre e quando. A cor da borda de uma entrada do calendário indica se esse horário está agendado como disponível, ocupado, provisório ou ausente. Você verá a cor da borda em seu próprio calendário também e poderá alterá- la. Noções básicas sobre o calendário 40

41 O horário de almoço é flexível? Mostre isso.
Novos compromissos e reuniões são inseridos automaticamente como ocupados, e eventos são automaticamente inseridos como disponíveis. Mantendo essas informações atualizadas e precisas, será possível tirar proveito de recursos que permitem compartilhar sua agenda com outras pessoas. Noções básicas sobre o calendário 41

42 O horário de almoço é flexível? Mostre isso.
Observações Se a definição do horário for alterada de um evento de disponível para qualquer outro tipo, todo o dia do evento aparecerá sombreado. Se você alterar a definição do horário de uma reunião que não foi criada por você, sua alteração será substituída caso o organizador da reunião atualize o horário agendado da reunião. Noções básicas sobre o calendário 42

43 Sugestões para a sessão prática
Criar entradas de prática no calendário. Exibir o horário do lembrete e alterar um lembrete. Criar um compromisso recorrente. Alterar uma instância de um compromisso recorrente. Organizar com cores. Alterar a forma como os horários são exibidos. Compartilhar sua disponibilidade por (opcional). [Observação para o instrutor: com o Outlook 2007 instalado no computador, você pode clicar no link do slide para ir para a sessão prática online. Na sessão prática, você pode trabalhar com cada uma dessas tarefas no Outlook, com instruções para orientá-lo. Importante: se você não tiver o Outlook 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática.] Sessão prática online (requer o Outlook 2007) Noções básicas sobre o calendário 43

44 Noções básicas sobre o calendário
Teste 2, pergunta 1 Você clicou duas vezes em um compromisso recorrente para alterá-lo. É exibida uma caixa de diálogo com duas opções. Qual opção permite alterar os detalhes de todas as instâncias do compromisso? (Selecione uma resposta.) A opção Abrir esta ocorrência . A opção Abrir todos os compromissos. . A opção Abrir a série . Noções básicas sobre o calendário 44

45 Teste 2, pergunta 1: resposta
A opção Abrir a série . Para fazer uma alteração na série inteira, selecione Abrir a série. Noções básicas sobre o calendário 45

46 Noções básicas sobre o calendário
Teste 2, pergunta 2 É possível usar categorias coloridas para codificar entradas de calendário por cor. (Selecione uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Noções básicas sobre o calendário 46

47 Teste 2, pergunta 2: resposta
Verdadeiro. É possível codificar mensagens de por cor também. Noções básicas sobre o calendário 47

48 Noções básicas sobre o calendário
Teste 2, pergunta 3 Você tem uma reunião regular que ocorre no primeiro dia de cada mês. Essa reunião é realizada em todos os meses do ano. Quantas vezes será preciso digitar os detalhes da reunião? (Selecione uma resposta.) Uma vez. 12 vezes. 365 vezes. Noções básicas sobre o calendário 48

49 Teste 2, pergunta 3: resposta
Uma vez. Insira a reunião uma única vez e defina sua recorrência como Mensal no primeiro dia do mês, encerrando após um ano. Em seguida, digite os detalhes, também só uma vez. Como você a configurou como uma reunião recorrente, ela será inserida no calendário 12 vezes. Noções básicas sobre o calendário 49

50 Cartão de Referência Rápida
Para ver o resumo das tarefas deste curso, exiba o Cartão de Referência Rápida. Noções básicas sobre o calendário 50

51 Usando este modelo Este modelo do Microsoft Office PowerPoint®contém conteúdo de treinamento sobre os recursos essenciais de calendário do Outlook 2007 que podem ser usados para agendar horários da maneira mais eficiente possível. Ele foi preparado para você apresentá-lo a um grupo e personalizá-lo conforme necessário. O conteúdo deste modelo foi adaptado do curso de treinamento do Microsoft Office Online chamado “Calendário I: Noções básicas sobre o calendário do Outlook”. Recursos do modelo Slide do títuloNo primeiro slide, há espaços reservados para texto sobre os quais você deve digitar o nome de sua empresa. Você também pode excluir a caixa de texto, caso não queira exibir esse texto. Animações: Efeitos de animação personalizados são aplicados durante a apresentação. Entre eles Pico, Alongar, Dissolver, e Quadriculado. Todos os efeitos são reproduzidos nas versões anteriores desde o Microsoft PowerPoint Para alterar os efeitos de animação, vá para o menu Apresentação de Slides , clique em Personalizar Animaçãoe trabalhe com as opções disponíveis. Se essa apresentação contiver animação em Macromedia Flash: para reproduzir o arquivo Flash, registre um controle Microsoft ActiveX®, chamado Shockwave Flash Object, no seu computador. Para isso, baixe a versão mais recente do Macromedia Flash Player do site da Macromedia. Transições de slides: a transição Revelar para Baixo é aplicada em toda a apresentação. Se desejar usar outra, acesse o menu Apresentação de Slides , clique em Transição de Slidese trabalhe com as opções disponíveis. Hiperlinks do curso online: o modelo contém links para a versão online deste curso de treinamento. Os links direcionam você para a sessão prática de cada lição e para o Cartão de Referência Rápida publicado para esse curso. Observe o seguinte: o Outlook 2007 deve estar instalado para exibir as sessões práticas. Se você não tiver o Outlook 2007, não conseguirá acessar as instruções da sessão prática. Cabeçalhos e rodapés: o modelo contém um rodapé com o título do curso. Você pode alterar ou remover os rodapés na caixa de diálogo Cabeçalho e Rodapé (aberta a partir do menu Exibir ). USANDO ESTE MODELO Consulte o painel de anotações ou exiba as anotações inteiras (guiaExibir ) para obter ajuda detalhada sobre este modelo. 51