Microsoft® Office Project Treinamento

Apresentação em tema: "Microsoft® Office Project Treinamento"— Transcrição da apresentação:

1 Microsoft® Office Project 2007 - Treinamento
[Nome da sua empresa] apresenta: Microsoft® Office Project Treinamento Antes de começar: Este curso pressupõe que os alunos já sabem como criar tarefas e atribuir durações no Project É necessário ter o Microsoft Office Visio® 2000 ou posterior, o Microsoft Office Word 2000 ou posterior, ou o Microsoft Office PowerPoint® 2000 ou posterior instalado no computador para concluir as sessões de exercícios práticos. [Observação para o instrutor: para obter ajuda detalhada na personalização do modelo, consulte o último slide. Além disso, procure o texto da lição adicional no painel de anotações de alguns slides.] Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

2 Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio
Conteúdo do curso Visão geral: Cuidado com o isolamento Lição 1: Copiar as informações do Project para um programa do Office Lição 2: Copiar informações do Project para uma página da Web Cada lição contém uma lista das tarefas sugeridas e um conjunto de questões de teste. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

3 Visão geral: Cuidado com o isolamento
Uma coisa é criar um projeto. Outra completamente diferente é comunicá-lo aos outros com eficiência. Com freqüência, a colaboração em equipe e o relatório falharão se você não conseguir extrair as informações para que outras pessoas as vejam. Este curso o ensinará a apresentar seu projeto de modo eficiente exportando informações do Project para o Microsoft Office Word, o Microsoft Office PowerPoint®, ou o Microsoft Office Visio®, ou colocando-s em uma página da Web. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

4 Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio
Metas do curso Usar um assistente para copiar informações do Project para o Microsoft Office PowerPoint, Word ou Visio. Criar uma imagem do seu projeto a ser usada em uma página da Web. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

5 Copiar informações do Project em um programa do Office
Lição 1 Copiar informações do Project em um programa do Office

6 Copiar informações do Project em um programa do Office
Você passou semanas preparando um projeto e agora precisa apresentar todo o seu trabalho duro aos seus colegas. Todas as informações estão bloqueadas no Project com belas barras e diagramas de rede, mas como fazer para que as pessoas que não usam o Project vejam seu plano? A resposta: use um assistente para exibir as informações do projeto em um novo documento do PowerPoint, Word ou Visio . Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

7 Como extrair suas informações do Project?
Depois que você preencher todos os campos e dados no seu projeto, como aproveitar todo esse trabalho em uma apresentação atraente e efetiva — sem não ter que trabalhar durante outro fim de semana? Você poderia usar o Excel ou o Visio para criar um diagrama semelhante ao seu projeto. Entretanto, duplicar seu trabalho dessa forma pode ser um processo muito demorado, especialmente quando todas as informações de que você precisa já estão no Project. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

8 Como extrair suas informações do Project?
Use o Assistente para Copiar Imagem para o Office no Project para criar uma imagem do projeto que será copiada automaticamente para o Word, o PowerPoint ou o Visio. O Assistente para Copiar Imagem para o Office pode ser encontrado na barra de ferramentas Análise. No menu Exibir, , aponte para Barras de Ferramentas e clique em Análise.. Não é necessário guardar esses detalhes na memória. Fique atento para mais informações sobre como usar o assistente. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

9 Obter uma visualização clara primeiro
Você vai querer preparar a visualização do Project primeiro para conter todas as informações relevantes que você deseja exibir no Word, PowerPoint ou Visio. Isso ocorre porque você não deseja que sua apresentação contenha informações dispersivas ou irrelevantes, como a duração de tarefas individuais ou taxas de pagamento de recursos. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

10 Obter uma visualização clara primeiro
Então, para começar, talvez você queira remover algumas colunas. Geralmente, um projeto pode ter dezenas, e até centenas de colunas. Mas você quer minimizar o número para tornar a apresentação efetiva. Além disso, se você quiser mostrar apenas tarefas específicas na imagem copiada, selecione as linhas que deseja exibir antes de iniciar o assistente. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

11 Certo, tudo bem. Agora leve-me ao assistente
Quando as colunas e a exibição do projeto tiverem a aparência desejada, você estará pronto para usar o assistente para ajudar a refinar a exibição do projeto. Assim, conforme descrito anteriormente, na barra de ferramentas Análise, clique em Assistente para Copiar Imagem para o Office. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

12 Certo, tudo bem. Agora leve-me ao assistente
A primeira etapa no assistente é decidir se você deseja manter o nível original da estrutura de tópicos ou alterá-lo para exibir todas tarefas ou apenas as tarefas de resumo. Por exemplo, talvez você decida que exibir apenas tarefas de resumo tornará a apresentação mais legível à primeira vista e, portanto, talvez isso seja melhor para os gerentes ou participantes. Com freqüência, determinar um nível de detalhamento é essencial para o êxito da sua apresentação. Observação: se você optar por modificar o nível de estrutura de tópicos do novo documento do Office, o nível no seu projeto original também será atualizado. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

13 Especificar a aparência da apresentação
Agora vem a parte divertida: determinar como você deseja a imagem do projeto a ser criado. Essa é a próxima etapa no assistente. Se você já selecionou linhas antes de iniciar o assistente, especifique que somente essas linhas sejam exibidas. Para selecionar linhas diferentes, será necessário sair do assistente, selecionar as linhas desejadas e reiniciá-lo. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

14 Especificar a aparência da apresentação
Agora vem a parte divertida: determinar como você deseja a imagem do projeto a ser criado. Essa é a próxima etapa no assistente. Para mostrar um determinado período, especifique o novo tempo nesta página do assistente também. Agora, sua apresentação está quase pronta para ser exportada para outro programa. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

15 Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio
Qual é o tamanho ideal? Você não quer sobrecarregar o público com uma imagem muito grande ou fazer com que as pessoas apertem os olhos para ver uma imagem minúscula. Assim, é importante especificar um tamanho apropriado para a sua imagem: Escolha Padrão se você quiser um tamanho de imagem típico de cerca de 20 cm de altura e 15 cm de largura. Talvez esse seja tamanho apropriado para uma apresentação do Visio ou do PowerPoint. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

16 Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio
Qual é o tamanho ideal? Você não quer sobrecarregar o público com uma imagem muito grande ou fazer com que as pessoas apertem os olhos para ver uma imagem minúscula. Escolha Máximo se você quiser uma imagem grande que, por exemplo, vá ser impressa. O máximo é de aproximadamente 55 cm. Talvez você tenha que testar as dimensões especificadas e, em alguns casos, clicar no botão Voltar no assistente para fazer pequenos ajustes até obter o tamanho correto. Escolha Personalizado e insira as dimensões que você deseja usar para o Word, por exemplo, com uma imagem menor ajustada entre os parágrafos de texto. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

17 Hora de ver o resultado final
A seguir, você vai querer visualizar a imagem clicando em Visualizar. Caso não goste do resultado, clique no botão Voltar no assistente e faça suas alterações. Quando você estiver satisfeito com sua imagem, selecione o programa do Office para o qual deseja enviar a imagem e selecione uma orientação paisagem ou retrato. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

18 Selecionar mais informações para serem enviadas
Por fim, é necessário especificar informações adicionais a serem enviadas junto com a imagem. Essas são informações sobre o projeto como um todo, como as datas de início e término, que aparecerão em uma tabela separada acima da imagem do projeto que você acabou de configurar. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

19 Selecionar mais informações para serem enviadas
Quando você clicar em Concluir no assistente, o programa especificado será aberto com a imagem do projeto. A imagem final conterá duas partes: Observação: As informações sobre imagem e tarefas que são copiadas para o outro programa do Office não são vinculadas ao projeto correspondente. Se você alterar as informações no seu projeto original, terá que executar o assistente novamente para incorporar as mudanças à sua apresentação. Uma parte de visão geral que contém a duração geral do projeto, os custos ou qualquer outra informação especificada na Etapa 4 do assistente. Informações detalhadas do projeto sobre as tarefas selecionadas para relatório do assistente. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

20 Sugestões de exercícios práticos
Exportar informações do Project para outros programas. [Observação para o instrutor: com o Word, o PowerPoint ou o Visio instalado no computador, clique no link no slide para acessar um exercício prático online. No exercício, você pode trabalhar em cada uma dessas tarefas, com instruções para guiá-lo. Importante: se você não tiver um desses produtos instalados, não poderá acessar as instruções sobre o exercício.] Exercício prático online (requer o Word, o PowerPoint ou o Visio versões 2000 ou posterior) Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

21 Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio
Teste 1, pergunta 1 Quando você copia uma imagem para um programa do Office, as informações são vinculadas novamente ao plano original do Project. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

22 Teste 1, pergunta 1: resposta
Falso. Quando você copia uma imagem para um programa do Office, as informações não são vinculadas ao plano original do Project. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

23 Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio
Teste 1, pergunta 2 Qual programa do Office não pode ser utilizado no Assistente para Copiar Imagem para o Office? (Escolha uma resposta.) Microsoft Office Word. Microsoft Office OneNote®. Microsoft Office Visio. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

24 Teste 1, pergunta 2: resposta
Microsoft Office OneNote. O OneNote oferece um local para capturar e organizar todas as anotações em computadores, laptops ou outros dispositivos. Mas você não pode enviar uma imagem do Project ao OneNote usando este assistente. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

25 Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio
Teste 1, pergunta 3 Quando terminar de usar o Assistente para Copiar Imagem para o Office, você deverá inserir manualmente a imagem do projeto no programa Office. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

26 Teste 1, pergunta 3: resposta
Falso. O assistente abre automaticamente o programa do Office e cola a imagem nele. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

27 Copiar informações do Project em uma página da Web
Lição 2 Copiar informações do Project em uma página da Web

28 Copiar informações do Project em uma página da Web
A sua organização ou equipe já tem um site usado para compartilhar informações sobre os projetos da equipe? Em vez de copiar as informações do projeto para outro programa do Office, talvez você queira criar uma página da Web na qual possa inserir uma imagem do projeto. Há uma maneira simples e flexível de criar uma imagem do seu projeto para adicionar ao site da equipe. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

29 Novamente, vamos obter uma visão clara primeiro
Como aprendeu na primeira lição, você vai querer manter as colunas de informações com poucos números para evitaruma apresentação confusa que desorientará o público ou os leitores. Assim, talvez seja necessário remover colunas. Afinal, você não quer que sua apresentação contenha informações dispersivas ou irrelevantes, como a duração de tarefas individuais ou os salários dos recursos. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

30 Escolher as opções de imagem
Depois que você configurar o projeto da maneira desejada, será necessário criar uma imagem para colocar na página da Web. Comece usando a caixa de diálogo Copiar Imagem no menu Relatório para criar uma imagem, que poderá adicionar a uma página da Web usando um editor HTML. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

31 Escolher as opções de imagem
Primeiro, especifique como a imagem deve ser renderizada.  Opção da Web: Geralmente, para uma página da Web você vai querer criar uma imagem GIF. Para copiar a imagem como GIF, clique em Para arquivo de imagem GIF, e em Procurar para especificar o local em que a imagem deve ser salva. Uma imagem GIF, ou GIF, é um formato de arquivo gráfico compactado que os navegadores da Web podem exibir como elementos gráficos embutidos. O formato GIF é muito usado para transmitir imagens pela Internet. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

32 Escolher as opções de imagem
Primeiro, especifique como a imagem deve ser renderizada.  Outras opções: Para criar uma imagem aprimorada para exibição em um monitor de computador com cores e formatação intacta, clique em Para tela. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

33 Escolher as opções de imagem
Primeiro, especifique como a imagem deve ser renderizada.  Outras opções: Observação: se você escolher Para tela ou Para impressora, a imagem será copiada para a Área de Transferência do Office. Você terá que alternar para um programa onde seja possível colar as informações do Project. Para criar uma imagem aprimorada para impressão com a formatação intacta e barras de Gantt, por exemplo, claramente exibida com cores distintas, formas e padrões, clique em Para impressora. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

34 Escolher as opções de imagem, continuação
Também há algumas opções de apresentação. Para copiar informações para uma gama de datas diferente das exibidas na escala de tempo no momento, em Escala de Tempo, digite ou selecione a data de início e a data de término nas caixas De e Para. Também é possível especificar se você deseja copiar as linhas da maneira como elas aparecem na tela ou apenas as linhas selecionadas. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

35 A imagem está pronta. E agora?
Agora você só precisa decidir o que fazer com a imagem. Primeiro, há a opção da Web. Se você selecionou um arquivo de imagem GIF e sua imagem tem mais de aproximadamente 254 cm por 254 cm, será necessário informar opções para reduzir o tamanho. Em seguida, abra seu editor HTML favorito e insira o arquivo de imagem do disco rígido do computador ou local de rede. 100 polegadas equivalem a 254 centímetros por 254 centímetros. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

36 A imagem está pronta. E agora?
Há outras opções também. Conforme mencionado anteriormente, se você clicou em Para tela ou Para impressora, primeiro será necessário alternar para o programa em que deseja colar as informações do Project. Em seguida, cole a imagem pressionando CTRL+V ou usando o comando Colar do programa. Se a imagem exceder 22 pol. por 22 pol. (aproximadamente 56 cm por 56 cm), serão mostradas opções para ajustar o tamanho antes de exibi-la em outro programa. O limite interno máximo de uma imagem é de 340 polegadas de largura (864 centímetros) por aproximadamente 1000 tarefas. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

37 Sugestões de exercícios práticos
Copiar informações em uma página da Web [Observação para o instrutor: com o Word, o PowerPoint ou o Visio instalado no computador, clique no link no slide para acessar um exercício prático online. No exercício, você pode trabalhar em cada uma dessas tarefas, com instruções para guiá-lo. Importante: se você não tiver um desses produtos instalados, não poderá acessar as instruções sobre o exercício.] Exercício prático online (requer o Word, o PowerPoint ou o Visio versões 2000 ou posterior) Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

38 Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio
Teste 2, pergunta 1 Quando você copia uma imagem em uma página da Web, as informações do projeto são vinculadas dinamicamente às páginas da Web para queas alterações feitas ao projeto original apareçam automaticamente na página da Web. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

39 Teste 2, pergunta 1: resposta
Falso. Depois de criar uma imagem GIF, não há mais link com as informações do projeto original. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

40 Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio
Teste 2, pergunta 2 Qual opção você deve escolher ao especificar como a imagem deve ser renderizada em uma página da Web? (Escolha uma resposta.) Para tela. GIF. Para impressora. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

41 Teste 2, pergunta 2: resposta
GIF. As GIFs usam um formato de arquivo gráfico compactado que os navegadores da Web podem exibir como elementos gráficos embutidos. Elas são amplamente utilizadas para transmitir imagens pela Internet. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

42 Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio
Teste 2, pergunta 3 Quando você usa o comando Copiar Imagem para criar uma imagem para uma página da Web, o Project insere automaticamente a imagem na página da Web especificada. (Escolha uma resposta.) Verdadeiro. Falso. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

43 Teste 2, pergunta 3: resposta
Falso. Quando você cria uma imagem usando o Project, é necessário inserir manualmente essa imagem usando um editor HTML. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

44 Cartão de referência rápida
Para obter um resumo das tarefas abordadas neste curso, exiba o Cartão de referência rápida. Apresentar o projeto no Word, PowerPoint ou Visio

45 Usando este modelo Este modelo do Microsoft Office PowerPoint tem conteúdo de treinamento sobre como apresentar seu projeto efetivamente exportando informações do Microsoft Office Project para o Microsoft Office Word, o PowerPoint ou o Microsoft Office Visio, ou colocando-as em uma página da Web. Você pode apresentá-lo a um grupo e personalizá-lo conforme o necessário. O conteúdo deste modelo é adaptado do curso de Treinamento do Microsoft Office Online denominado “Apresentar seu projeto no Word, PowerPoint ou Visio.” Recursos do modelo Slide de título: No primeiro slide, há um texto de espaço reservado sobre o qual você deve digitar o nome da sua empresa ou pode excluir a caixa, caso não queira esse texto. Animações: efeitos de animação personalizados são aplicados a toda a apresentação. Esses efeitos incluem: Inspecionar, Alongar, Dissolver e Xadrez. Todos os efeitos são executados nas versões anteriores até o Microsoft PowerPoint Para alterar os efeitos de animação, vá para o menu Apresentação de slides, clique em Personalizar Animação e trabalhe com as opções exibidas. Se essa apresentação contiver uma animação do Macromedia Flash: para executar o arquivo Flash, você deve registrar um controle Microsoft ActiveX, denominado Shockwave Flash Object, no computador. Para fazer isso, baixe a última versão do Adobe Flash Player do site da Adobe. Aviso sobre como salvar as animações Flash: as animações Flash serão executadas nas versões até o PowerPoint No entanto, se você quiser salvar este modelo no PowerPoint 2007, salve-o no formato de arquivo anterior do PowerPoint: Apresentação do PowerPoint (*.ppt)  ou Modelo do PowerPoint (*.pot).  (Você verá os tipos de arquivos na caixa de diálogo Salvar como, ao lado de Salvar como tipo.) Se você salvá-lo em um formato de arquivo do PowerPoint 2007, como Apresentação do PowerPoint (*.pptx) ou Modelo do PowerPoint (*.potx), as animações não serão mantidas no arquivo salvo. Transições de slide: A transição Revelar para Baixo é aplicada a toda a apresentação. Se você quiser outra transição, vá para o menu Apresentação de Slides, clique em Transição de Slide e trabalhe com as opções exibidas. Hiperlinks para o curso online: O modelo contém links para a versão online deste curso de treinamento. Os links levam você até a sessão de exercícios práticos de cada lição e ao Cartão de Referência Rápida publicado para este curso. Observe que: você deve ter o Word, o PowerPoint ou o Visio 2007 instalado para exibir as sessões de exercícios práticos. Caso não tenha um desses aplicativos, você não poderá acessar as instruções práticas. Cabeçalhos e rodapés: o modelo contém um rodapé com o título do curso. Você pode alterar ou remover os rodapés na caixa de diálogo Cabeçalho e Rodapé (aberta pelo menu Exibir). USANDO ESTE MODELO Consulte o painel de anotações ou exiba a página de anotações completa (menu ou guia Exibir) para obter ajuda detalhada sobre este modelo.