I Congresso do Programa de Pós Graduação em Odontologia da Universidade Federal de Uberlândia

Apresentação em tema: "I Congresso do Programa de Pós Graduação em Odontologia da Universidade Federal de Uberlândia"— Transcrição da apresentação:

1 I Congresso do Programa de Pós Graduação em Odontologia da Universidade Federal de Uberlândia

2 I Congresso do Programa de Pós Graduação em Odontologia da Universidade Federal de Uberlândia
Quais requisitos devem ser considerados para se organizar um evento acadêmico Palestrante: Daniela Cristina Braga de Lima

3 1. Comissão Organizadora
Quais requisitos devem ser considerados para se organizar um evento acadêmico “Para que o planejamento de eventos científicos e acadêmicos funcione é importante definir inicialmente o responsável por cada área do planejamento em uma reunião da qual deve-se definir um plano de ação “ 1. Comissão Organizadora 2. Data e horário do evento 3. Local de realização 4. Programação 5. Financeiro 6. Marketing 8. Pós evento Comissão Organizadora Cronograma Local de realização Programação Financeiro Marketing Recursos necessários? Pós Evento

4 1. Comissão Organizadora
Definir as pessoas chaves que irão participar da organização do evento; Deixar bem claro quais são suas tarefas, responsabilidades e prazos . Para os eventos que possuem programação científica: Definir a comissão de pareceristas que irão avaliar os trabalhos científicos do evento.

5 DEFINIR DATA, HORÁRIO/PERÍODO DO EVENTO
2. Data e horário do evento DEFINIR DATA, HORÁRIO/PERÍODO DO EVENTO Data do evento Prazos de inscrição Verificar se, na data pretendida ou data próxima, um evento semelhante estará ocorrendo. Atentar também para proximidade de feriados e datas comemorativas relevantes como dia das mães, dia dos pais, Natal e outros.

6 DEFINIR DATA, HORÁRIO/PERÍODO DO EVENTO
2. Data e horário do evento DEFINIR DATA, HORÁRIO/PERÍODO DO EVENTO Para os eventos que possuem apresentação de trabalhos científicos : Definição do cronograma científico Prazo de submissão dos trabalhos ; Avaliação dos trabalhos; Data da divulgação dos resultados; Site?

7 3. Local de realização A definição do local do evento deverá ser de acordo com a expectativa de participantes do evento Em eventos técnico-científicos a programação está diretamente relacionada à escolha do local do evento, ou seja, o local do evento só é definido quando sabemos o que oferecer ao público. Exemplo: se o evento é um congresso, que terá simultaneamente uma feira, oficinas e palestras, então, o local do evento deverá ter uma estrutura física capaz de acomodar todas essas atividades (auditórios, salas para oficinas, espaço para exposições, local para almoço, dentre outros). É importante oferecer aos participantes opções de acomodação e pacotes de viagens com parceiros caso seu evento seja de alcance regional, nacional ou internacional.

8 3. Local de realização facilidade de acesso e de localização
infraestrutura condições de hospedagem, alimentação e transporte próximos; presença de estacionamento; existência de sinalização e placas indicativas; se possui boa iluminação, climatização, adaptação a portadores de necessidades especiais, se é coberto; se pisos, escadas e elevadores estão em bom estado; se há bebedouros; quantidade suficiente de banheiros, quantidade suficiente de mesas e cadeiras, se possui copa ou cozinha industrial para os serviços de alimentação; local para carga e descarga, entre outros itens

9 3. Local de realização existência de espaços para coffee-breaks, coquetel, jantar presença de serviços essenciais próximos existência de segurança; acessibilidade (banheiros e auditórios adaptados)

10 4. Programação Definir quais serão os principais nomes, palestrantes e atividades Detalhamento dos temas destinados às mesas redondas, cursos, oficinas, conferências e palestras. Todo evento científico costuma ter um – ou alguns – palestrantes ilustres. Se você tiver a tarefa de coordenar este convite, tome cuidado. Estes palestrantes costumam ter grande peso no resultado do evento. Busque sempre convidar pessoas que realmente entendam do assunto e cujos nomes sejam conhecidos no meio. Palestrantes que estejam lançando livros sobre o assunto do evento terão muito do que falar, e geralmente ficarão mais do que felizes em participar e divulgar seu lançamento. Ao convidar um palestrante, é preciso também cuidar da logística de sua visita. Em quase todos os casos, fica a cargo do evento científico (e de seus organizadores) cuidar de passagens de avião, hotéis, refeições e traslados. Isso exige não só atenção, mas também controle de gastos. Além disso, deixe muito claros os termos do convite, para que não haja desentendimentos com o convidado posteriormente.

11 5. Financeiro A viabilidade financeira do evento irá indicar se é necessário a captação de recursos externos como patrocinadores e editais de fomento a pesquisa. O controle de despesas deverá ser detalhado por cada item de despesa como marketing, custos com espaço físico e fornecedores de diversos serviços, como sistemas de gestão, serviços de cerimonial, recepção, dentre outros. Do lado oposto aos custos temos as receitas para equilibrar o financeiro. Além dos valores captados por patrocínio ou editais no geral os eventos basicamente geram receita através das vendas das inscrições. Portanto, é importante determinar a meta de inscrições a serem vendidas e o valor médio de vendas para estimar o seu total de receita. Uma dica importante é deixar uma folga nessa previsão para caso não se consiga atingir a meta total de vendas das inscrições.

12 5. Financeiro Despesas Receitas Marketing Custos com espaço físico
Contratação de diversos serviços Profissionais convidados Patrocínio Editais de fomento Inscrições O controle de despesas deverá ser detalhado por cada item de despesa como marketing, custos com espaço físico e fornecedores de diversos serviços, como sistemas de gestão, serviços de cerimonial, recepção, dentre outros. Do lado oposto aos custos temos as receitas para equilibrar o financeiro. Além dos valores captados por patrocínio ou editais no geral os eventos basicamente geram receita através das vendas das inscrições. Portanto, é importante determinar a meta de inscrições a serem vendidas e o valor médio de vendas para estimar o seu total de receita. Uma dica importante é deixar uma folga nessa previsão para caso não se consiga atingir a meta total de vendas das inscrições.

13 Definir recursos necessários ao evento
recursos materiais: o que é utilizado no evento (itens de escritório, impressos, itens promocionais/brindes) serviços: o que é preciso contratar para o evento (alimentação, sonorização, projeção, iluminação, transporte, hospedagem) recursos tecnológicos: que equipamentos e recursos tecnológicos serão utilizados (telefones, computadores, máquinas copiadoras, leitores de crachás, máquinas de cartão de crédito, etc.); recursos humanos: quem irá trabalhar no evento (recepcionistas, seguranças, garçons, fotógrafos, dentre outros profissionais

14 6. Marketing Esse ponto pode afetar a quantidade de inscrições do seu evento. Qual o objetivo e tema do evento? Quais são os perfis do seu público alvo? Quais canais de marketing serão utilizados?

15 6. Marketing Quais canais de marketing serão utilizados?
Cabe a organização determinar quais dos canais de marketing são mais efetivos para o seu público alvo para direcionar os esforços e conteúdo para os canais. Utilizar todos os canais nem sempre traz o melhor resultado, pode desperdiçar tempo e energia que poderiam ser direcionados para os canais com maior efetividade. Para os eventos de maior porte e com orçamento mais folgado um opção interessante é terceirizar o serviço de marketing para empresas especializadas para realizar um trabalho mais profissional, esse investimento poderá trazer um retorno interessante de participantes e engajamento caso seja feito um bom serviço.

16 7. Pós Evento Compreende a elaboração de Relatório Final que poderá servir como parâmetro para eventos futuros da unidade e para registro histórico das realizações da entidade; análise da participação do público; avaliações do público sobre o evento; resultados de despesas e receitas; resultados obtidos com a divulgação; pontos positivos e negativos do evento fotos.

17 Referências Manual : Planejamento e Organização de Eventos na UFG , disponível em < >, Acesso: 05/06/17 Even3, Checklist de planejamento de eventos científicos e acadêmicos, disponível em < >Acesso em: 05/06/17

18 Obrigada ! CONPP I Congresso PPGO UFU

19 CONPP I Congresso PPGO UFU

20 CONPP I Congresso PPGO UFU

21 Plataforma digital para seu evento
WORKSHOP I Congresso do Programa de pós graduação em Odontologia da UFU Daniela Cristina Braga de Lima

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24 CONPP I Congresso PPGO UFU

25 UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA
Palestra

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27 Exposição de um tema: PALESTRANTE Conhecimento prévio da plateia
Grupo pequeno pessoas Intervenções da plateia

28 Conferência

29 É uma reunião bastante formal, que se caracteriza pela apresentação de um tema informativo, geralmente técnico ou cientifico, por uma autoridade em determinado assunto;

30 Ao final da apresentação, o conferencista responde às perguntas formuladas por escrito pelo auditório e dirigidas à mesa, definindo quais são as perguntas que serão expostas a todos, visto que nem todas as questões são pertinentes e nem sempre há tempo suficiente para sanar todas as dúvidas.

31 Objetivos: - Integração; - Conhecimento recíproco dos participantes; -Homogeneização de procedimentos comportamentos ou informações; - Absorção de informação prática; - Troca de experiências. Familiaridade com o assunto Tamanho médio a grande Desejam conhecer mais sobre o assunto

32 Vídeoconferência Pela apresentação de um tema a um grupo de pessoas, que tem interesse sobre o assunto, estando os participantes dispostos em espaços diferentes e distantes. Essa apresentação é feita por meio de recursos audiovisuais e eletrônicos, que permitem a interação entre os participantes .

33 PRINCIPAIS DIFERENÇAS
PALESRA CONFERENCIA Tema educativo Tema informativo Platéia relativamente pequena Número determinado de pessoas Conhecimento prévio Não é necessário um conhecimento prévio Palestrante não precisa ser especialista Palestrante especialista Perguntas durante e após apresentação Perguntas por escrito após a apresentação

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35 Treinamento da platéia.
Aprofundar a discussão sobre temas específicos, com a apresentação de casos práticos. Detalhar, aprofundar um determinado assunto de maneira mais prática 1- exposição 2- discussão em grupos ou equipe 3- conclusão

36 HANDS-ON Vamos Praticar!!
Além de ter esses primeiros momentos da apresentação do tema em forma prática pelo expositor, tem-se posteriormente uma prática com o publico. Vamos Praticar!!

37 Referências

38 CONPP I Congresso PPGO UFU

39 UNIVERSIDADE FEDERAL DE UBERLÂNDIA
simpósio

40 É uma reunião de iniciativa de determinada classe técnica, artística ou científica para debates ligados a um assunto específico e a discussão de tema afim a seus interesses. A organização é complexa e similar à do congresso

41 A diferença fundamental é que, no simpósio, os expositores não debatem entre si os temas apresentados. De fato, os debates, perguntas e respostas são feitos diretamente com o público assistente, que participa ativamente dos trabalhos

42 Mesa redonda

43 Reunião clássica, preparada e conduzida por um coordenador (moderador), que inicia o diálogo, concede a palavra e controla tempos, orientando a discussão para que ela se mantenha sempre em torno do tema principal. Assuntos não consolidados, sendo na frequentemente temas polêmicos, controvertidos e de interesse.

44 Mesa-redonda aberta : permite a intervenção da platéia
Os expositores têm um tempo limitado para apresentar suas idéias (cerca de 10 min), para o debate posterior em torno do assunto, tendo cada debatedor cerca de dois minutos para cada questão, sendo admitidas perguntas, respostas e réplica, nunca tréplica. Mesa-redonda aberta : permite a intervenção da platéia Mesa-redonda fechada : restringe a participação aos apresentadores.

45 Pessoas que querem ter várias visões diferentes sobre um determinado tema;
Busca-se fornecer à plateia uma visão global que estimule o raciocínio e crie consenso sobre o tema em discussão.

46 Referências