PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Apresentação em tema: "PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS"— Transcrição da apresentação:

1 PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

2 Conceitos, objetivos e justificativas
Conceituação São ações utilizadas como ferramentas de comunicação e marketing, aplicadas para reunirem um grupo de consumidores potenciais, objetivando seu envolvimento com determinados produtos e serviços.

3 Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos.
Conceitos, objetivos e justificativas Perguntas importantes para se pensar um evento Por que o evento será feito? Razões que confirmem a importância e a viabilidade de se produzir um evento. Quais serão os parceiros do evento? Parceiros internos e externos. Quando o evento será realizado? A ocasião, turno(s)de funcionamento, coincidência ou não com outros eventos. Onde o evento será montado? O local deve representar a melhor escolha para a platéia e para o promotor do evento. Qual é o conteúdo do evento? Deve corresponder às necessidades, desejos, expectativas da platéia e deve estar alinhado com as questões anteriores.

4 AS FASES DE UM EVENTO - Pré-evento - Evento - Pós-evento

5 O desenvolvimento de um evento
Os eventos independentemente do tipo, tamanho e objetivo, são constituídos de três fases distintas: Pré-evento – Fase essencial onde haverá a definição do projeto e do planejamento de todas as atividades, detalhamento de receitas e despesas, escolha de fornecedores e profissionais e controles administrativos e financeiros. Tudo isto em função dos objetivos gerais do evento e da previsão de receitas. Evento – Nesta fase há a montagem no local escolhido e a operacionalização do atendimento ao público-alvo. Atuam, também, fornecedores e profissionais. Pós-evento – Caracteriza-se por desmontagem de estruturas montadas, acertos financeiros, quitação de contas com o cliente, devolução de materiais utilizados ou não, arquivos, relatórios financeiros e de desempenho. Os eventos são concebidos por: Oportunidade – Novo nicho de mercado, ou ocasião propícia ao evento. Especialização – Crescente crescimento das especializações, principalmente na área médica.

6 O pré-projeto - definição do bem ideal para um evento.
Coleta de informações para construção de cenário: Históricos de eventos realizados; Quem é o seu cliente?; Que se espera do evento?

7 O projeto Objetivos e justificativas:
Deverão ser claros, precisos, amplos e específicos. Devem definir resultados, expectativas e propostas que se desejem alcançar, além das justificativas que permitam viabilizar-se a execução do evento. E indicar como serão avaliados seus resultados.

8 Para que sejam elaborados, cada objetivo, devem ser respondidos os pontos:
O que? Como? Quando? Quanto?

9 A partir dos objetivos é definido o local mais adequado para realização do evento.
Os objetivos também definem o motivo por que acontecerá o evento. E ainda definem os serviços a serem oferecidos, a cobrança ou não de taxas de acesso, o nível de qualidade esperado, fornecedores oficiais, entre outros.

10 Tipologia e título do evento
O título do evento ou nome deve facilitar sua divulgação e memorização. A estrutura, o formato escolhido e o programa definem a tipologia do evento.