Ministério da Educação

Apresentação em tema: "Ministério da Educação"— Transcrição da apresentação:

1 Ministério da Educação
Aplicação da CAF na Secretaria Geral Paula Ochôa Lisboa, Março 2004

2 Aplicação da CAF : O FOCO ESTRATÉGICO
VISÃO Onde é que queremos estar? VALORES Como é que queremos fazer as coisas? MISSÃO Qual é a nossa área de actuação? Quem são os nossos clientes? FINS O que vamos fazer? Auto-Avaliação CAF OBJECTIVOS Para onde vamos? ESTRATÉGIAS Como é que o vamos fazer? Gestão da Qualidade

3 Aplicação da CAF : O FOCO ESTRATÉGICO
VISÃO Onde é que queremos estar? VALORES Como é que queremos fazer as coisas? MISSÃO Quem são os nossos clientes? Centro de Documentação FINS Porque é que estamos aqui? O que vamos fazer? 3 Momentos 2002 Secretaria Geral 2003 Secretaria Geral OBJECTIVOS Para onde vamos? ESTRATÉGIAS Como é que o vamos fazer? Gestão da Qualidade

4 Papel da Liderança Articular a visão
Liderar fazendo, mais do que dizendo Estimular a cooperação interna Criar expectativas Estimular o desenvolvimento da confiança e justiça na organização: reconhecimento intelectual e emocional Gestão da Qualidade

5 Áreas de actuação da liderança
DESENVOLVER ESTIMULAR Formação Desenvolvimento de competências Aprendizagem organizacional Partilha de conhecimento Cidadania organizacional RENOVAR Gestão participativa Trabalho de equipa Gestão de projectos Benchmarking Auto-avaliação do desempenho Cultura organizacional Clima organizacional Informação / Comunicação Comportamento organizacional Gestão da Qualidade

6 A estratégia 1 objectivo: a melhoria contínua
3 princípios: ênfase no cidadão-cliente, melhoria dos processos e envolvimento 6 elementos de apoio: liderança, aprendizagem e formação, uma estrutura de apoio, comunicação interna, reconhecimento e medição do desempenho Podemos dizer que a GQT pode ser sucintamente definida como uma filosofia de gestão abrangente centrada no cliente que se desenvolve segundo uma óptica de melhoria contínua. Segundo Tenner e De Toro (1992) .... Gestão da Qualidade

7 A Auto-avaliação Visa a melhoria do desempenho a qualquer nível da organização e a sua integração deve ser feita no planeamento e assumir destaque na fase de controlo e revisão Trata-se de um exame , completo, sistemático e regular das actividades e dos resultados de uma organização, permitindo a identificação dos pontos fortes, das áreas a melhorar, das acções planificadas e das etapas de controlo. Gestão da Qualidade

8 O CICLO DE GESTÃO «PDCA» (E. Deming)
PLANEAR: definir os fins/ objectivos e estabelecer um plano de acção para os alcançar EXECUTAR: executar as tarefas conforme o plano AGIR/CORRIGIR: adoptar as acções adequadas p/ corrigir desvios/erros detectados ou p/ evitar problemas no futuro CONTROLAR: medir e comparar os resultados com os objectivos fixados e identificar e avaliar desvios Gestão da Qualidade

9 MODELO DE GESTÃO DA QUALIDADE
1ª etapa - Informação Meios Resultados Política e Estratégia Resultados Orientados Cliente/Cidadão Gestão de Processos e da Mudança Gestão Rec. Humanos Resultados-Pessoas (Funcionários) Resultados - Chave do Desempenho Liderança CAF resultado de um esforço continuo e mantido ao longo de sucessivas Presidências da EU iniciada em 1998 c/ Áustria e concluída em Abril 2000 sob a Presidência portuguesa = CAF apresentada na Conferencia da Qualidade para as Administrações da EU sobre Boas Práticas realizada em Maio em Lisboa. CAF resulta do trabalho conjunto de: EFQM, a Speyer Academy e o Instituto europeu de Administração Pública (EIPA) MEIOS = o que a org. faz RESULTADOS = o que a org. alcança =» os 9 critérios dividem-se por este dois blocos, conteúdos e a designação de cd. Bloco foi ligeiramente alterada. Assim,em vez de PESSOAS = Gestão RH, PARCERIAS E RECURSOS = Parecerias externas e recursos GESTÃO DE PROCESSOS = ... E mudança RESULTADOS-CLIENTE = resultados orientados para o cliente /cidadão RESULTADOS-PESSOAS = idem (funcionários) RESULTADOS-SOCIEDADE = impacte sociedade Parcerias externas e Recursos Impacte na Sociedade MODELO DE GESTÃO DA QUALIDADE Gestão da Qualidade

10 CAF: Metodologias de aplicação
Sessões de trabalho temáticas jornadas de informação Sessões abertas de auto-avaliação Círculos de aprendizagem Sessões de benchmarking Gestão da Qualidade

11 MODELO DE GESTÃO DA QUALIDADE
2ª etapa - Sensibilização/envolvimento Meios Resultados Política e Estratégia Resultados Orientados Cliente/Cidadão Gestão de Processos e da Mudança Gestão Rec. Humanos Resultados-Pessoas (Funcionários) Resultados - Chave do Desempenho Liderança CAF resultado de um esforço continuo e mantido ao longo de sucessivas Presidências da EU iniciada em 1998 c/ Áustria e concluída em Abril 2000 sob a Presidência portuguesa = CAF apresentada na Conferencia da Qualidade para as Administrações da EU sobre Boas Práticas realizada em Maio em Lisboa. CAF resulta do trabalho conjunto de: EFQM, a Speyer Academy e o Instituto europeu de Administração Pública (EIPA) MEIOS = o que a org. faz RESULTADOS = o que a org. alcança =» os 9 critérios dividem-se por este dois blocos, conteúdos e a designação de cd. Bloco foi ligeiramente alterada. Assim,em vez de PESSOAS = Gestão RH, PARCERIAS E RECURSOS = Parecerias externas e recursos GESTÃO DE PROCESSOS = ... E mudança RESULTADOS-CLIENTE = resultados orientados para o cliente /cidadão RESULTADOS-PESSOAS = idem (funcionários) RESULTADOS-SOCIEDADE = impacte sociedade Parcerias externas e Recursos Impacte na Sociedade MODELO DE GESTÃO DA QUALIDADE Gestão da Qualidade

12 Fases de desenvolvimento
Constituição da equipa da Qualidade Divulgação Geral da CAF/Acções de Sensibilização Diagnóstico da organização Definição de objectivos de melhoria Revisão das estratégias de actuação Gestão da Qualidade

13 Uma experiência em marcha Secretaria-Geral
Na fase de planeamento Constituição da Equipa da Qualidade Seminário de Caparide (2/4//03) Jornadas de Informação e Envolvimento para dirigentes (6 e 7/05/03) para colaboradores-pivot (8 e 9/05/03) para colaboradores-interessados (22 e 23/05/03) Conhecimento Transformado Conhecimento Tácito SG Conhecimento Transmitido OQiks follows an action-research methodology, therefore research team members are also participants in the actions they are researching and try to work collaboratively with practitioners. How are we doing this? (We try to present a schematic view of the knowledge management process, but obviously this is a dynamic process were knowledge transfer cannot be “shelfed” in isolated compartments. At the planning stage: by providing “state of the art” information and conceptual models (tacit-explicit knowledge). Table 2 synthesises the essential theoretical inputs concerning information services quality and information services performance evaluation. Conhecimento Explícito Gestão da Qualidade

14 Uma experiência em marcha Secretaria-Geral
Na fase de planeamento Modelos conceptuais Análise SWOT Análise TOWS Modelo EFQM (listas de auto-avaliação do SMA) CAF- Estrutura Comum de Avaliação Conhecimento Transformado Conhecimento Tácito SG Conhecimento Transmitido OQiks follows an action-research methodology, therefore research team members are also participants in the actions they are researching and try to work collaboratively with practitioners. How are we doing this? (We try to present a schematic view of the knowledge management process, but obviously this is a dynamic process were knowledge transfer cannot be “shelfed” in isolated compartments. At the planning stage: by providing “state of the art” information and conceptual models (tacit-explicit knowledge). Table 2 synthesises the essential theoretical inputs concerning information services quality and information services performance evaluation. Conhecimento Explícito Gestão da Qualidade

15 Uma experiência em marcha Secretaria-Geral
Na fase de implementação Análise,reflexão e diálogo 4 Jornadas de Informação e Envolvimento dinamizadas pelos Secretários-Gerais Adjuntos (145 colaboradores) Questionário de avaliação da satisfação dos colaboradores (29/05) Auto-avaliação com os gestores de topo (23 a 27/06) Questionário de avaliação da satisfação dos clientes internos e externos Conhecimento Tácito Conhecimento Explícito SG Conhecimento transformado   At the implementation stage: by analysing, documenting and supporting reflection and dialogue (explicit-transmitted knowledge). Conhecimento Transmitido Gestão da Qualidade

16 Uma experiência em marcha Secretaria-Geral
Nos cenários prospectivos Promover o desempenho de qualidade nos serviços do Ministério da Educação Desenvolver comunidades de práticas e interesses com outras organizações Conhecimento Transmitido SG Conhecimento Transformado Conhecimento Explícito 4. At prospective sceneries: by developing KRCN market value and developing knowledge communities of practices and interests Conhecimento Tácito Gestão da Qualidade

17 Fase de desenvolvmento Perguntas essenciais
Podemos mudar alguma coisa? Quais são os alvos de mudança? Quais os objectivos prioritários? Como desenvolver as nossas competências? Qual o estado de espírito da nossa equipa? Que fazer para a melhorar? Gestão da Qualidade

18 Fase de desenvolvimento Perguntas essenciais
O que procuram os cidadãos/clientes? Quais os seus critérios para um desempenho aceitável? Quais os critérios para uma satisfação excepcional? Gestão da Qualidade

19 Itinerário de Aprendizagem da CAF
Auto-avaliação Construtor do seu conhecimento Conhecimento Transmitido Catalisador Feedback Apoio SG Conhecimen- to Trans-formado Conhecimento Tácito Conhecimento Codificado Reflexivo Treinador Gestão da Qualidade Reflexão

20 O modelo de envolvimento progressivo com a CAF
Ao vivo / Simulado Apresentação / Ensino Argumentação / Defesa Acção / Discussão Leitura / Reflexão Gestão da Qualidade

21 A curva da aprendizagem da CAF
Competência Prática e feedback Descoberta e Interiorização Desconhecimento Experimentação Curiosidade Confusão Gestão da Qualidade

22 O que aprendemos A utilizar um modelo de análise organizacional
A aplicar de forma contínua e sistemática exercícios de auto-avaliação A desenvolver uma cultura de serviço público orientado para o cidadão A desenvolver a gestão estratégica baseada na qualificação e responsabilização das pessoas Gestão da Qualidade

23 = Aplicação da CAF com sucesso
LIDERANÇA + VISÃO CLARA E PARTILHADA + CAPACIDADE PARA A MUDANÇA + PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS Gestão da Qualidade

24 Aplicação da CAF = cauda das prioridades
VISÃO CLARA E PARTILHADA CAPACIDADE PARA A MUDANÇA PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS Gestão da Qualidade

25 Aplicação da CAF = início rápido que fracassa
LIDERANÇA CAPACIDADE PARA A MUDANÇA PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS Gestão da Qualidade

26 APLICAÇÃO DA CAF = ansiedade e frustração
LIDERANÇA VISÃO CLARA E PARTILHADA PRIMEIROS PASSOS CONCRETIZÁVEIS Gestão da Qualidade

27 Aplicação da CAF = esforços desordenados e partidas em falso
LIDERANÇA VISÃO CLARA E PARTILHADA CAPACIDADE PARA A MUDANÇA Gestão da Qualidade

28 Rumo a uma cultura da qualidade
O que se passa na nossa organização não é algo feito para nós, é algo feito por nós. Gestão da Qualidade

29 RUMO A UMA CULTURA DA QUALIDADE
Áreas funcionais / departamentos tratados como clientes internos Rotatividade de funções = experiência Reuniões frequentes Estilo de decisões consensual Partilha de informações / estratégias de resolução de problemas com outras organizações Gestão da Qualidade

30 Ministério da Educação
O futuro EFQM SIAD CAF Sistema de Qualidade em Serviços Públicos Ministério da Educação D.L. 166-A/99 de 13 de Maio institui o Sistema de Qualidade em Serviços Público (SQSP) cuja finalidade no artº 2º é “...Proporcionar aos serviços e organismos da Adm. Pública os mecanismos de demonstração da qualidade dos seus procedimentos, dos seus sistemas e dos seus bens e serviços, de acordo com um conjunto de princípios de gestão eficaz e eficiente e funcionamento desburocratizado” EFQM – este sistema adopta os critérios do modelo EFQM (European Foundation for Quality Management) para a emissão de certificados de Qualidade em serviços públicos CAF – Common Assessment Framework, veremos de seguida Gestão da Qualidade

31 O futuro Missão e estratégia de uma organização
Conjunto de medidas de desempenho Sistema de medição e gestão estratégica Modelos como o desenvolvido por Kaplan e Norton conceito mencionado pela 1ª X na Harvard Business Review RESPOSTA AO MODELO TRADICIONAL DE CONTROLO E AVALIAÇÃO FINANCEIRA ----» a nec. de considerar para além dos tangíveis, os bens intangíveis e intelectuais de uma organizaç. Gestão da Qualidade

32 Sistema de Gestão Estratégica
Clarificar e Traduzir a Visão & Estratégia Tabelas podem ser usadas p desenv um sistema de g. estratégica que ajuda os decisores a avaliar a implementação e a modificar a estratégia, FUNCIONANDO COMO ENQUADRAMENTO ESTRATÉGICO PARA A ACÇÃO. =» isto implica 4 PROCESSOS DE GESTÃO (vid tb. Pienaar, p.238) 1. Clarificar e traduzir a visão e estratégias (senior staff pode ser ajudado por um consultor de gestão na formulç da visão e estratégias) Recolher consensos 2. Comunicar e associar (garante comunicaç multidimensional para o topo e para baixo) Estabelecer obj. Associar recompensas à med. desempenho 3. Planear e Estabelecer alvos (Podem ser nomeados coordenadores para cd estratégia) Alinhar iniciativas estratégicas Afectar recursos Estabelecer marcos 4. Articular a visão partilhada Fornecer feedback estratégico (coordenadores de cd estratégia juntamente com os liders de unidade fazem sessões quinzenais sobre os progressos no desenv do plano trianual) Facilitar a revisão e aprendiz. estratégica Pienaar e Penzhorn (1999, 235): BSC = sistema de gestão que serve de PONTE entre os obj estratégicos definidos no topo da org. e os empregados da linha da frente que, em última instância, executam esses obj. Balanced Scorecard Feedback e Aprendizagem Estratégica Comunicar e Associar Planear e Estabelecer Alvos Gestão da Qualidade

33 A CAF como uma oportunidade de mudança
Qualidade é o extremo prazer de estar sempre a aprender. Alvin Tofler Fazer o futuro é arriscado. É menos arriscado, no entanto, do que tentar não o fazer. Peter Drucker Gestão da Qualidade