1 Gestão de Projetos Comunicação em Gestão de Projetos cristianomagalhaes.wordpress.com

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1 1 Gestão de Projetos Comunicação em Gestão de Projetos cristianomagalhaes.wordpress.com cristiano.magalhaes@anhanguera.com

2 2  Planejamento das Comunicações Envolve determinar as necessidades de informações e de comunicações dos Stakeholders: Quem precisa de que informação, quando será necessário disponibilizá-la, como será produzida e por quem Pobre Rico RIQUEZA DE CANAIS Presença Física (Face a Face) Canais Interativos (Telefone, Chat) Canais Pessoais Estáticos (Email, Memorandos, Cartas) Canais Impessoais Estáticos (Comunicados Escritos, boletins, Relatórios Computador, Gerais)

3 3  Conceitos gerais A comunicação é um dos componentes mais importantes do processo de gestão de projetos. São componentes do processo de comunicação: Emissor; Significado; Canal; Receptor; Decodificação; Feedback

4 4 OS DIVERSOS COMPONENTES DO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO CANAL Mensagem Barreiras e ruídos Feedback EmissorReceptor Codificação Descodificação Significado Compreensão Fonte: Adaptado de MARTINELLI,D.P.;ALMEIDA,A.P.Negociação: como transformar confronto em cooperação. São Paulo: Atlas, 1997, p.62.

5 5  As funções da comunicação Classificação da comunicação de acordo com sua função Definição Criadora de identidadeDá forma à personalidade do indivíduo ExpressivaIdentifica e apresenta idéias InformativaPermite o conhecimento do objetivo InstrumentalSatisfaz necessidades materiais e espirituais RegulatóriaControla o comportamento InteracionalPromove relacionamentos ImaginativaProporciona liberdade de pensamentos

6 6 O sucesso de toda negociação está condicionada à ocorrência de um efetivo diálogo entre as partes, tratando-se de um desafio para qualquer pessoa. Comunicar-se de forma eficaz envolve: a)A escolha do canal adequado; b)A elaboração do conteúdo da mensagem (escolha das palavras certas); c)A identificação e redução de ruídos e interferências; d)O feedback (ou realimentação) por meio do qual se pode confirmar se a decodificação da mensagem, pelo receptor, se deu da maneira esperada pelo emissor.

7 7  A comunicação e o ambiente empresarial Qualquer pessoa que esteja à frente de uma organização (gestores, gerentes, executivos, administradores) assumem várias funções, se comunicando de forma explícita ou tácita (por meio de ações). Assim, tais funções se diluem e se combinam como desempenho de diversos papéis: Papéis interpessoaisLigados às relações humanas Figura de proaÉ um símbolo e representa a empresa LíderÉ um líder em todas as suas atividades na organização LigaçãoDeve manter uma teia de relacionamentos com outras pessoas, outras equipes, a fim de fazer o intercâmbio de recursos e informações.

8 8 Papéis de informaçãoLigados às divulgação da informação MonitorRecebe e procura informações para entender a empresa e/ou o macroambiente. Lida com grande variedade de informações DisseminadorDistribui a informação externa para dentro da empresa Porta-vozTransmite a informação de dentro para fora da empresa Papéis de decisãoLigados à atitudes e decisões dentro da organização EmpreendedorÉ o iniciador e planejador da maior parte das mudanças na organização Controlador de distúrbios Controla acontecimentos fora do previsto (conflitos e crises) Administrador de recursos Estabelece prioridades, administra o próprio tempo, programa trabalho alheio e autoriza a realização de decisões tomadas por terceiros NegociadorLidera equipes quando a organização está em meio a grandes negociações

9 9  A elaboração da mensagem A mensagem é o conjunto de informações codificadas, transmitidas por um canal, com a intenção objetiva de informar um determinado significado. Assim, é uma relação entre emissor e receptor:

10 10  Planejamento das Comunicações Orientações para utilização dos canais  Envie mensagens complexas, não rotineiras através de canais ricos, de preferência pessoalmente  Envie mensagens rotineiras através de canais pobres  Utilize canais ricos para aumentar sua presença no ambiente do projeto  Utilize canais ricos para implementar planos do projeto  Não utilize um canal pobre na coleta de informações sobre questões cruciais – gerente face-a-face  Não se limite a utilizar apenas um canal

11 11  Planejamento das Comunicações O Plano de gerenciamento das comunicações fornece:  Identificação de grupos de audiência (partes interessadas);  Informações a serem comunicadas (formato, conteúdo e nível de detalhes);  Responsável pela comunicação;  Pessoa ou grupo de pessoas que receberão as informações;  Métodos ou tecnologias para transmitir as informações;  Frequência da comunicação;  Glossário de terminologia comum.

12 12  Reuniões As reuniões pode ser um vínculo importante para incentivar a construção da equipe e reforçar as expectativas, funções e o comprometimento dos membros com o objetivo do projeto. Os tipos mais comuns relacionados a Gestão de Projetos são:  Reunião inaugural do projeto;  Reunião de análise de posicionamento;  Reunião para solução de problemas;  Reunião de análise crítica de projeto;  Reunião de avaliação pós-projeto; Podem ainda ser agendadas reuniões periódicas com o cliente, para o acompanhamento do escopo do projeto.

13 13  Relatórios Relatórios, sejam verbais ou escritos, são meios de manter a informação sobre um projeto. É importante ter em mente que os relatórios devem ser escritos abordando o que é de interesse para o leitor, não o que interessa à pessoa que os escreve (GIDO, 2013) Os tipos mais comuns de relatórios são:  Relatório de progresso  Relatórios finais

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