4 de Julho 2006 Características Comuns a todas as Auditorias Independentemente do tipo de auditoria e da entidade que as promove estas são actividades.

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2 4 de Julho 2006

3 Características Comuns a todas as Auditorias Independentemente do tipo de auditoria e da entidade que as promove estas são actividades programadas, documentas e realizadas de forma sistemática. Realizadas por pessoas independentes das áreas auditadas; São verificações aleatórias, pelo que não é esperado que detectem todos os tipos de deficiências; Realizadas de forma objectiva, isto é baseada em evidências demonstráveis e não em opiniões; Documentadas e planeadas.

4 Ponto de Partida O Auditado não é uma pessoa, mas uma empresa/instituição, ou um sector dessa empresa/instituição. Numa Auditoria o que é auditado são os Procedimentos.

5 Procedimento Modo especificado de realizar uma actividade ou um processo. Os procedimentos podem ou não estar documentados :

6 Norma NP EN I S O 9001 - 2000 Sistema de Gestão da Qualidade - Requisitos

7 A Norma NP EN I S O 9001 :2000 estabelece a necessidade de 6 procedimentos documentados : 4.2.3 Controlo dos documentos 4.2.4 Controlo dos registos 8.2.2 Auditoria interna 8.3 Controlo do produto não conforme 8.5.2 Acções correctivas 8.5.3 Acções preventivas

8 O Auditado deve estar identificado com os procedimentos do S.G.Q. relativo ao seu sector e com os Documentos da Qualidade. deve estar informado atempadamente sobre a auditoria ao sector de que é responsável. deve ser notificado atempadamente do tipo de auditoria a que vai ser sujeito.

9 S.G.Q.

10 È um conjunto de procedimentos organizacionais capazes de transmitir a máxima confiança de que um determinado nível Qualidade está sendo alcançada ao mínimo custo. Ramos, Pires a. “Qualidade”pag. 32

11 DOCUMENTOS da QUALIDADE Os documento fundamentais do Sistema da Qualidade são : 1.MQ - O Manual de Qualidade 2.MPF- O Manual de Procedimentos Funcionais 3.IT -Instruções de Trabalho

12 O Manual da Qualidade ( MQ ) – é o documento fundamental que descreve a política, a autoridade e responsabilidade, os objectivos, os meios e procedimentos adoptados pela empresa de forma a assegurar a qualidade adequada dos serviços fornecidos, constituindo um suporte material que descreve a organização e o funcionamento do Sistema de Garantia da Qualidade da Empresa. Os Procedimentos Funcionais ( PF ) – estabelecem um método que permite assegurar a gestão da qualidade bem como o controlo de todos os documentos da qualidade da empresa nomeadamente a sua aprovação, alteração e distribuição e revisão. As Instruções de Trabalho ( IT ) – são directivas internas da empresa que definem o modo como as diversas operações de trabalho devem ser executadas salvaguardando sempre as instruções de segurança e os normativos legais aplicados à sua actividade.

13 Os diferentes tipos de Auditoria Sistema ( Geral)InternasCarácter Preventivo Processo ( Parcial)Carácter Correctivo Produto (Parcial) Concessão Procedimento (Parcial) ExternasAcompanhamento Extensão Seguimento

14 A finalidade de uma Auditoria As Auditorias visam alcançar um ou mais dos seguintes objectivos: Determinar a conformidade ou não conformidade dos elementos do Sistema da Qualidade com os requisitos especificados;. Determinar a eficácia do Sistema da qualidade implementado para cumprir os objectivos da qualidade especificados; Dar ao auditado a oportunidade de melhorar o seu sistema; Satisfazer as exigências regulamentares; Permitir o reconhecimento do Sistema da Qualidade da entidade auditada.

15 A visita de Auditoria deve permitir Recolher, num clima positivo, as informações necessárias à elaboração de um relatório de auditoria, completo e incontestável e aceite pelos auditados.

16 O QUE QUE O AUDITADO DEVE FAZER ? Será

17 Comunicar é associar O controle de si a serenidade Q O respeito pelos outros A nossa capacidade de pensar positivamente

18 Os Do’s do Auditado Fornecer toda a informação solicitada, mas mais nenhuma. Deve partir-se do principio que o se o auditor quisesse obter mais informação ele solicita-la-ia, porque ir mais além pode evidenciar deficiências que: Não faziam parte do âmbito da investigação do auditor; Podem ser desvantajosas à imagem que queremos dar à nossa area.

19 Os Dont’s ? Falar muito sem dizer nada, para passar o tempo; Iludir o auditor; Não chegar às horas combinadas; Alegar esquecimento de documentos; Interrupções constantes, ou nos momentos cruciais co a introdução de assuntos laterais; Alegar que não está preparado; Escolher aquilo que o auditor deve auditar;

20 Os Dont´?s Apelar para que o auditor tenha pena d’ele; Argumentar que o elemento “indispensável” se encontra ausente; Alegar esquecimento; Alegar que se trata de um caso especial; quando não é o caso ; Levar o auditor pelo caminho mais longo para perder tempo.

21 Após Auditoria Os resultados de uma auditoria serão altamente positivos se: Reconhecer a necessidade de haver procedimentos escritos que regulem a sua actividade; Documentou as suas actividades através de procedimentos/instruções; O pessoal tem acesso e está treinado no uso destes procedimentos; Os procedimentos são uma valiosa ferramenta de gestão diária da área auditada; Deve responder às não conformidades e aos pedidos de acção e propostas de melhoria se disserem respeito a procedimentos ou Instruções de trabalho da sua área.

22 A Qualidade é importante : 1º - Como estratégia de diferenciação; 2º - Como estratégia de eficiência; 3º - Encara os processos de certificação como um inicio e não como um fim; 4º - É uma oportunidade de diagnóstico e de melhoria de processos internos. CONCLUSÃO

23 Benefícios duma cultura de Qualidade: Satisfação dos clientes/alunos Melhoria contínua Satisfação de clientes internos/docentes e funcionários Comunicação efectiva Atitudes positivas

24 Escola Superior de Tecnologia e Gestão Elaborado por : Maria Delmira Eiras Obrigado pela atenção dispensada