Configuração do ambiente de GED

Apresentação em tema: "Configuração do ambiente de GED"— Transcrição da apresentação:

1 Configuração do ambiente de GED
PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de Janeiro Ricardo Pezzi de Lima Consultor Oracle ECM

2 Agenda ECM – Visão Prática Oracle ECM. O que é?
Conceitos básicos da ferramenta de ECM Configuração de indexadores Configurando a Digitalização Administração de usuários Configuração do gerenciador de registros Criando plano de retenção Gerenciando os registros Congelando registros Emissão de relatórios A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

3 O que é ECM? A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

4 A Explosão da Informação Documentos, Imagens, Voz, Video, Email …
A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

5 Fato Cerca de 80% do conteúdo gerado NÃO é estruturado, ou seja, não possui um sistema integrado de gestão. A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

6 Papel, e-mail, documentos, web sites, multimídia, etc
O que é ECM? Enterprise Content Management são as tecnologias, ferramentas e métodos usados para: Capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo em um empresa (Ciclo de Vida) No nível mais básico, as ferramentas e estratégias de ECM possibilitam o gerenciamento de qualquer informação não estruturada em uma organização Papel, , documentos, web sites, multimídia, etc A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

7 Entendendo sobre ECM Gerenciando Conteúdo em todo seu cliclo de vida
Publicar Criar Indexar Armaz. Reter Limpar Buscar Distribuir Versionar Capturar Gerenciar Aplica controles e suporte adequado a cada fase da vida: Criar: criar & capturar documentos Gerenciar: gravar, versionar, indexar, gerenciar documentos Distribuir c/ segurança: cleanse, filtrar, manejar direitos de acesso Publicar: publicar para Web, visualizar, pesquisar documentos Reter para compliance: declarar, classificar, arquivar, reter A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

8 Benefícios - ECM Minimizar o risco e dar controle ao ciclo de vida do conteúdo Compartilhar conteúdo por toda empresa Eficiência nos processos – eliminar redundâncias Automatizar processos – roteamento, conversão, captura Melhora comunicação Aumenta a eficiência dos colaboradores Melhora o processo de criação e reutilização dos ativos corporativos Reduz custos – entrega, impressão e armazenamento A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

9 Oracle ECM Suite ODC - Oracle Document Capture
Publicar Criar Indexar Armaz. Reter Limpar Buscar Distribuir Versionar Capturar Gerenciar ODC - Oracle Document Capture UCM - Universal Content Management  BPM - Business Process Management BPEL - Process Manager WCM - Web Content Management IRM - Information Rights Management URM - Universal Records Management A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

10 ECM – O que é? ODC – Oracle Document Capture
Modulo da solução responsável por digitalizar e capturar documentos, de forma distribuída com o Distribuited Document Capture ou centralizada com o Document Capture. Principais Características: Compressão Digitalização Distribuída Digitalização Centralizada Reconhecimento Automático de Caracteres Tratamento de Imagens Capture Crie Enfatizar na segurança

11 ECM – O que é? UCM - Universal Content Management
Gerenciador unificado de conteúdo, tem como objetivo servir como repositório de todos os conteúdos não estruturados da organização (documentos, vídeos, imagens e etc.) Principais Características: Pesquisa Full-Text Conversão de formatos WorkFlow de Aprovação Controle de Revisões Controle de Acesso Fácil Integração (Arquitetura SOA) Repositório Centralizado ou Distribuído Escalabilidade. Pode crescer conforme necessidade Crie Indexar Armazene Busque Versione Gerenciar Enfatizar na segurança

12 ECM – O que é? BPM - Business Process Management
Gerenciador de processo de negócios, tem como objetivo servir como ferramenta para desenhar, simular e executar processos de negócios. Principais Características: Interface visual e intuitiva Notação BPMN Fluxo orientado a regras de Negócios Regras de Negócios podem ser alteradas por usuários administrativos sem desenvolvimento Fácil Manutenção (Visual) Fácil Integração (Arquitetura SOA) Escalabilidade Gerencie Enfatizar na segurança

13 ECM – O que é? WCM – Web Content Management
O WCM permite criação rápida de sites de conteúdo e redução dramática no custo de manutenção. Principais Características: Edição de Conteúdo WYSIWYG Utiliza o UCM como base possibilitando a utilização de todos os recursos de gerenciamento de conteúdo Permite criação de conteúdo com base em arquivos MS Office. Reutilização de templates Publique Enfatizar na segurança

14 ECM – O que é? URM – Universal Records Managements
Controle os registros de sua organização, defina ciclo de vida e localidades física para a informação. Retenha Limpe Principais Características: Conformidade leis para guarda e retenção de documentos (físicos e digitais) Redução e melhor controle do espaço e uso de documentos físicos (papel) e digitais Requisitos de gestão documental ( plano de classificação, metadados … ) Ferramenta para Arquivista Gerenciamento de outros repositórios (adaptadores) Certificado DoD Busque Controla a criticidade, classificação de sigilo (Restrito, Confidencial, Seguro)

15 Conceitos básicos da ferramenta de ECM
A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

16 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
CheckIn e Checkout de documento Controle de versão Pesquisa de documento por indexadores Personalizando o servidor de conteúdo Criando consultas personalizadas Alterando idioma Alterando visualizações Funcionalidades do “Meu Servidor de Conteúdo” Criando relatórios para resultados de consultas.

17 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Menu de acesso as pesquisas de documentos e processos, novo armazenamento, configuração para Registro, alteração do perfil, logoff do sistema e Ajuda.

18 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Interface padrão do URM – Menu Lateral: Menu de acesso as funcionalidades da ferramenta, tais como: tarefas atribuídas para os usuários, pesquisas salvas, conteúdos recuperados, navegação pelo plano de classificação, pesquisa, etc ...

19 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Exibição de resultados de pesquisa, campos de inclusão, etc ...

20 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) : 1° Passo: Navegue até o tipo documental cadastrado no plano de classificação para inserir um novo documento.

21 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) : 2° Passo: Clique no tipo documental 3° Passo: Selecione a opção CheckIn de Novo Item de Conteúdo

22 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) : 4° Passo: Informe os indexadores do documento. Dependendo do tipo documental escolhido no plano de classificação, alguns indexadores serão preenchidos de forma automática.

23 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) : Tela de visualização dos indexadores do documentos. Tela de confirmação do checkIn do documento.

24 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Recuperando conteúdo (check-out): 1° passo: Clique no link da imagem para exibir as informações do conteúdo

25 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Recuperando conteúdo (check-out): 2° passo: Clique no link “Ações do conteúdo” opção “CheckOut”

26 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Versão do conteúdo: A cada novo check-in de um documento já existente é criada uma nova versão para o conteúdo

27 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Pesquisa Processo e Documentos: No menu de Pesquisa selecione o tipo de pesquisa desejado: processo ou documento.

28 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Pesquisa Processo e Documentos: Será listado os indexadores de pesquisa, para a opção selecionada.

29 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON
Pesquisa Processo e Documentos: Tela com o resultado da pesquisa. O produto oferece opções de pesquisa para facilitar consulta dos documentos.

30 Configuração de indexadores
A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

31 Configuração de indexadores Hands - ON
Criando indexadores Criando regras Criando perfis

32 Configuração de indexadores Hands - ON
Para manutenção dos indexadores, perfis e regras, precisamos navegar até a opção “Applets de administração”. Clicar no botão Gerenciamento de Configuração

33 Configuração de indexadores Hands - ON
Tela para criação e configuração dos indexadores.

34 Configuração de indexadores Hands - ON
Tela para criação e configuração de regras.

35 Configuração de indexadores Hands - ON
Tela para criação e configuração dos perfis.

36 Administração de usuários
A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

37 Administração de Usuários Hands ON
Grupos de usuário Atribuições de cada grupo Conceito de contas

38 Administração de Usuários Hands ON
Para manutenção dos usuários do sistema, precisamos navegar até a opção “Applets de administração”. Clicar no botão Administração de Usuários

39 Administração de Usuários Hands ON
Tela para manutenção dos usuários do sistema.

40 Administração de Usuários Hands ON
Tela para manutenção dos grupos de usuários do sistema.

41 Configurando a Digitalização
A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

42 Configurando a Digitalização Hands ON
Conhecendo a ferramenta ODC Criando perfil de digitalização

43 Configurando a Digitalização Hands ON
Interface do ODC Tela de digitalização e indexação dos documentos que serão anexados ao processo.

44 Configurando a Digitalização Hands ON
Criação de Perfil no ODC Tela de administração e criação de perfil de digitalização e indexação de documentos.

45 Configuração do gerenciador de registros
A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

46 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON
Configurando campos da Auditoria Configurando Ações para Auditoria Configuando níveis de restrição no RM Configuração dos favoritos

47 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON
Campos da Auditoria Para configurar os campos que serão auditados pelo sistema navegue pelo menu até a opção campo de Auditoria.

48 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON
Campos da Auditoria Selecione os campos que serão auditados.

49 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON
Ações para Auditoria Selecione os ações que serão auditadas.

50 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON
Recursos Ativados Para configurar os recursos da ferramenta, navegue até a apção de menu conforme tela.

51 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON
Recursos Ativados Tela de configuração dos recursos do URM.

52 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON
Configuração dos favoritos Tela de configuração dos favoritos.

53 Criando plano de retenção
A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

54 Criando Plano de Retenção Hands On
Configurando períodos de retenção Criando plano de classificação Criando Categoria de Retenção Configurando a temporalidade dos documentos Aprovando transferência de arquivos Aprovando descarte de registros

55 Criando Plano de Retenção Hands On
Períodos de retenção Para configurar os períodos de retenção, navegue até a apção de menu conforme tela.

56 Criando Plano de Retenção Hands On
Períodos de retenção Tela de configuração do período de retenção.

57 Criando Plano de Retenção Hands On
Plano de Categoria de Retenção Para configurar uma categoria de retenção, selecione o tipo documental no plano de classificação e navegue pelo menu, conforme tela abaixo.

58 Criando Plano de Retenção Hands On
Plano de Categoria de Retenção Tela para configuração da categoria de retenção.

59 Criando Plano de Retenção Hands On
Temporalidade dos documentos Tela de informação da temporalidade do documento (ciclo de vida).

60 Criando Plano de Retenção Hands On
Descarte de registros Tela para criação das regras de descarte.

61 Gerenciando os registros
A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

62 Gerenciando os Registros Hands On
Aprovando transferência de arquivos Aprovando descarte de registros

63 Criando Plano de Retenção Hands On
Aprovando descarte de registros Tela de aprovação de descarte.

64 Congelando registros A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

65 Congelando Registros Hands On
Criando tipos de congelamento Selecionando registros Consultado registros congelados

66 Criando Plano de Retenção Hands On
Tipos de congelamento Tela de configuração dos tipos de congelamento.

67 Criando Plano de Retenção Hands On
Consultado registros congelados Tela para consulta dos registro congelados.

68 Emissão de relatórios A oracle tem produtos para todas as fases do ciclo de vida de uma informação, desde a criação a até a publicação e retenção

69 Emissão de Relatórios Hands ON
Histórico de Alteração Relatório de Auditoria Relatórios básicos de Retenção Relatórios avançado de Retenção Relatório de usuários Relatório de regras dos usuários Relatórios de grupo de usuários

70 Dúvidas?