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Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Roseli Luccas de Oliveira CDIA+ PMP 1.

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1 Conceitos Básico de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Roseli Luccas de Oliveira CDIA+ PMP 1

2 Agenda Informação Informação Estruturada Informação Não Estruturada Documento Em papel Eletrônico Imagem Ciclo de Vida do Documento GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) GED X ECM ECM (Enterprise Content Management) Cases Referências 2

3 Informação 3 Podemos classificar as informações em uma empresa como: Informação Estruturada Informação Não Estruturada

4 Informação Estruturada 4 Informação tratada, classificada Encontra-se em Sistemas de Informação Banco de Dados Campo 1Campo 2 Dado1ADado1B Dado2ADado2B Dado3ADado3B

5 Informação Não Estruturada 5 Informação não tratada Não está em Sistemas de Informação Encontra-se em documentos, objetos, pessoas.

6 Informação Não Estruturada 6 DocumentosObjetos Voz Texto Imagem Animação

7 Documento É o registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. FID - Federação Internacional de Documentação. Definição adotada ABNT (NBR-9578) 7

8 Documento 8 É classificado conforme seu suporte: Documento em Papel Documento Eletrônico Documento Imagem

9 9 Documento em Papel REPRESENTAÇÃO DA INFORMAÇÃO EM PAPEL Documento ABCD EFGH

10 10 Documento em Papel Documento Eletrônico Documento GERADOS COM A UTILIZAÇÃO DE SOFTWARES

11 11 Documento em Papel Documento Eletrônico Documento Imagem Documento REPRESENTAÇÃO DIGITAL DE UM DOCUMENTO EM PAPEL, QUE É ESCANEADO, ARMAZENADO E GERENCIADO ELETRONICAMENTE

12 12 Ciclo de Vida de Documentos Ciclo de Vida de Documentos

13 GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos É a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante o seu ciclo de vida. (Gartner Group) 13 O GED é um grupo de tecnologias, com cinco funcionalidades básicas: Captação, Gerenciamento, Armazenamento, Distribuição e Preservação. (CENADEM)

14 Gerenciamento de Documento Gerenciamento de Documento 14 Controla a criação do documento Controla a revisão do documento Permite a implementação de fluxo documental Integração com os aplicativos geradores de documentos Documentos em diversos formatos Temporalidade documental

15 GED X ECM 15 Documentos X ConteúdoDepartamental X Organizacional

16 ECM - Enterprise Content Management 16 É o conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais. ECM são ferramentas e estratégias que permitem a gestão da informação não estruturada de uma organização, sempre que ela existir. (AIIM - Association for Information and Image Management)

17 17 Fonte: ECM na sua empresa (CENADEM, 2005) ECM - Enterprise Content Management

18 Por que implantar o ECM? Aumento de produtividade Redução no tempo de acesso à documentação (conteúdo) Acesso multiusuário Possibilidade de cadastramento e recuperação do acervo a partir de diversos índices Preservação do acervo Melhoria na gerência do acervo Melhoria no atendimento ao cliente Minimização de perda e extravio de documentos (conteúdos) Facilidade de implementação de temporalidade documental 18

19 Cases 19 Recursos Humanos Dossiê do Empregado Engenharia Documentação Técnica das Refinarias Documentação Técnica da TRANSPETRO Digitalização e Preservação de Acervo Documentação do Empregado Documentação Técnica em Papel

20 Referências 20 AVEDOM, Don M. Tecnologia de Documentos: Definições e descrições. São Paulo. CENADEM, 2001 BALDAM, Roquemar de Lima. GED: Gerenciemnto Eletrônico de Documentos. São Paulo. Érica, 2004 CRUZ, Tadeu. Workflow: A tecnologia que vai revolucionar processos. São Paulo. Atlas, KUBIÇA, Stefano. Curso Conceitos e Aplicações da Certificação Digital, Rio de Janeiro, 7 de julho de 2005 VIEIRA, Conceição M. Sande. PETROBRAS In:Curso de GED, Salvador, 9-13 mai

21 OBRIGADA! 21 Roseli Luccas de Oliveira


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