FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE RONDÔNIA UNIR - CAMPUS DE CACOAL UNIR - CAMPUS DE CACOAL DEPARTAMENTO DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DOCENTE: Dr. FLÁVIO DE.

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1 FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DE RONDÔNIA UNIR - CAMPUS DE CACOAL UNIR - CAMPUS DE CACOAL DEPARTAMENTO DO CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DOCENTE: Dr. FLÁVIO DE SÃO PEDRO FILHO. DISCENTES: ARIEL SANTOS GIANDRA CRISTINA GIANDRA CRISTINA LEONARDO LELES LEONARDO LELES MAICO BORGES MAICO BORGES ZILDA NUNES ZILDA NUNES TRABALHO DE OS&M REALIZADO EM UMA EMPRESA DO RAMO DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO CACOAL 2009

2 OBJETIVO O presente trabalho tem como objetivo mostrar uma visão geral das partes físicas dessa organização, e demonstrar como esta estrutura é suficiente para se manter competitiva entre seus principais concorrentes na cidade de Rolim de Moura.

3 MAPA DE LOCALIZAÇÃO DA EMPRESA Localização: Av. 25 de Agosto, 5333 – Centro, Rolim de Moura, RO Localização: Av. 25 de Agosto, 5333 – Centro, Rolim de Moura, RO Localização da empresa, no ponto (A) Fonte: Google Mapas

4 A INSTITUIÇÃO 1. Empresa de materiais de construção situada em Rolim de Moura; 2. Possui uma filial em Santa Luzia - RO; 3. Possui 13 funcionários; 4. Já foi eleita por 3 anos consecutivos - 2003 á 2005 - a melhor loja do ramo na cidade; 5. Por ser uma empresa que se encontra a mais de 12 anos no mercado, grande parte dos seus clientes são clientes antigos. 6. Valor médio de vendas mensais: 150.000,00 á 160.000,00

5 MÉTODO 1.Pesquisa Bibliográfica: estudo utilizado sistematizado desenvolvido com base em material publicado. 2. Estudo de Caso: é uma categoria de pesquisa cujo objeto é uma unidade que se analisa profundamente.

6 REVISÃO TEÓRICA 1. Funcionograma: Representa as funções de uma área específica dentro da organização. 2. Layout: Determina como os elementos representam e delimitam seus conteúdos, como interagem e se relacionam com outros elementos. 3. Fluxograma: Representa o fluxo de um produto, trabalho ou até mesmo de um documento. Possui uma essencial importância para entender o funcionamento de todos os processos.

7 4. Organograma: É conceituado como a representação gráfica e abreviada da estrutura da organização. Por meio deste, podemos visualizar de forma mais clara todos os orgãos componentes da organização, bem como os níveis administrativos que compoem a organização e a via hierárquica. 5. Formulário: Pode ser definido como um veículo para transportar informações e as materializando, assim armazenando por pouco período de tempo ou não REVISÃO TEÓRICA

8 Está situado entre a área de entrega ao lado esquerdo e ao depósito de cimento ao fundo. Neste ambiente de vendas as paredes são de madeira à direita, esquerda e ao fundo na cor branca. A frontal é de alvenaria na cor branca e ambas possuem um rodapé em azul. O balcão fixo em formato de “L” é na cor azul está situado ao centro da área de vendas. A parte frontal possui vidros transparentes na porta e nas paredes com grades dos vidros em azul. O teto da área de vendas é de compensado na cor branca. Área de Vendas: Está situado entre a área de entrega ao lado esquerdo e ao depósito de cimento ao fundo. Neste ambiente de vendas as paredes são de madeira à direita, esquerda e ao fundo na cor branca. A frontal é de alvenaria na cor branca e ambas possuem um rodapé em azul. O balcão fixo em formato de “L” é na cor azul está situado ao centro da área de vendas. A parte frontal possui vidros transparentes na porta e nas paredes com grades dos vidros em azul. O teto da área de vendas é de compensado na cor branca. Na área de vendas existem treze lâmpadas sendo que dez estão a frente da área do administrativo-Financeiro e três estão logo abaixo da área do Administrativo-Financeiro. O piso é divido entre a metade da frente de Granito e a parte do fundo de Granilite. Existe uma porta a direita logo perto da entrada que da acesso à area de entrega, com detalhes de ferro em azul e vidros iguais os da entrada. DESCRIÇÃO DAS ÁREAS NA ESTRUTURA FÍSICA

9 Existe um degrau logo a baixo da área administrativo-financeira. A escada que da acesso ao anexo superior onde fica o Administrativo-financeiro tem 9 (nove) degraus em madeira, possui forma circular com o corrimão em azul, de ferro. A porta do Administrativo - Financeiro é em azul, de madeira. Existe um extintor a frente e dois extintores abaixo da escada. Ao lado direito da escada existe um local de Tomadas, algumas estão sem proteção. Imagem da área de vendas da empresa analisada. Fonte: Leonardo Leles. DESCRIÇÃO DAS ÁREAS NA ESTRUTURA FÍSICA

10 Está situada acima da área sul de vendas, tem acesso ao solo da área de vendas através de escada interna. Aqui existem duas janelas de vidro sufilmado, as paredes são de madeira na cor branca. Área Administrativo-Financeira: Está situada acima da área sul de vendas, tem acesso ao solo da área de vendas através de escada interna. Aqui existem duas janelas de vidro sufilmado, as paredes são de madeira na cor branca. Está situado aos fundos do Depósito de Cimento e da área de entrega, com portão de entrada localizado à frente da decida do corredor. O depósito possui dois andares, o anexo superior fica os materiais mais leves, e os pesados ficam no térreo. Dentro da parte térrea existem dois sanitários, uma cozinha, e um escritório do depósito. Na parte superior do depósito fica a sala do gerador. Depósito: Está situado aos fundos do Depósito de Cimento e da área de entrega, com portão de entrada localizado à frente da decida do corredor. O depósito possui dois andares, o anexo superior fica os materiais mais leves, e os pesados ficam no térreo. Dentro da parte térrea existem dois sanitários, uma cozinha, e um escritório do depósito. Na parte superior do depósito fica a sala do gerador. DESCRIÇÃO DAS ÁREAS NA ESTRUTURA FÍSICA

11 A iluminação da parte térrea é composta por treze lâmpadas fluorescentes no lado direito do depósito e sete lâmpadas no lado esquerdo e uma ao fundo do escritório do depósito. O piso do depósito é de cimento antigo em algumas áreas possui proteção de madeira para o material não entrar em contato direto com o solo. Existem vinte e seis pilares de sustentação à esquerda, vinte à direito, um central a frente do escritório do depósito e um ao fundo do mesmo. As paredes são de alvenaria na cor branca. Parte Térrea do Depósito: A iluminação da parte térrea é composta por treze lâmpadas fluorescentes no lado direito do depósito e sete lâmpadas no lado esquerdo e uma ao fundo do escritório do depósito. O piso do depósito é de cimento antigo em algumas áreas possui proteção de madeira para o material não entrar em contato direto com o solo. Existem vinte e seis pilares de sustentação à esquerda, vinte à direito, um central a frente do escritório do depósito e um ao fundo do mesmo. As paredes são de alvenaria na cor branca. Possui piso de madeira, sem pintura. As grades de proteção que ficam ao redor do corredor são na cor azul de altura mediana, as tubulações de escoamento de água da chuva passam por dentro da parte superior do depósito ao redor das paredes. As paredes são de alvenaria de cimento chapiscado, a parede ao fundo possui áreas de entrada de ar e luz. As lâmpadas ao total são dezesseis fluorescentes sendo que quatro não funcionam. As lâmpadas estão situadas: oito a esquerda, quatro ao centro e quatro a direita. Parte do Anexo Superior do Depósito: Possui piso de madeira, sem pintura. As grades de proteção que ficam ao redor do corredor são na cor azul de altura mediana, as tubulações de escoamento de água da chuva passam por dentro da parte superior do depósito ao redor das paredes. As paredes são de alvenaria de cimento chapiscado, a parede ao fundo possui áreas de entrada de ar e luz. As lâmpadas ao total são dezesseis fluorescentes sendo que quatro não funcionam. As lâmpadas estão situadas: oito a esquerda, quatro ao centro e quatro a direita. DESCRIÇÃO DAS ÁREAS NA ESTRUTURA FÍSICA

12 A cozinha está situada ao lado direito da pia externa e do sanitário masculino. A cozinha possui piso de cerâmica azul e 5 (cinco) filas de cerâmica na parede na cor branca. O balcão à frente é de cerâmica na cor preta. Lateralmente a esse balcão está a entrada que tem duas portas de madeira que se abre para cima e para dentro, é possível observar a fiação elétrica sem nenhuma proteção, e esta à amostra. Dentro da cozinha existe um pequeno armário suspenso, um fogão de 4 (quatro) bocas, uma botija de gás e uma pia à direita logo atrás da pia externa. Cozinha: A cozinha está situada ao lado direito da pia externa e do sanitário masculino. A cozinha possui piso de cerâmica azul e 5 (cinco) filas de cerâmica na parede na cor branca. O balcão à frente é de cerâmica na cor preta. Lateralmente a esse balcão está a entrada que tem duas portas de madeira que se abre para cima e para dentro, é possível observar a fiação elétrica sem nenhuma proteção, e esta à amostra. Dentro da cozinha existe um pequeno armário suspenso, um fogão de 4 (quatro) bocas, uma botija de gás e uma pia à direita logo atrás da pia externa. É o local de acesso da parte térrea ao anexo superior do depósito, a pintura da escadaria é na cor azul, com 11 (onze) degraus de madeira, A escadaria possui grades de proteção do corrimão ao degrau. Escadaria: É o local de acesso da parte térrea ao anexo superior do depósito, a pintura da escadaria é na cor azul, com 11 (onze) degraus de madeira, A escadaria possui grades de proteção do corrimão ao degrau. DESCRIÇÃO DAS ÁREAS NA ESTRUTURA FÍSICA

13 Foto do depósito, ao fundo o escritório do depósito da empresa analisada. Fonte: Leonardo Leles. Fonte: Leonardo Leles. Essa área fica ao fundo do depósito em frente ao corredor do mesmo. O escritório é de madeira, sendo que o lado direito é de alvenaria. O teto é composto do anexo superior do depósito, O escritório possui uma porta ao fundo e uma a frente na cor azul; o piso é de cerâmica branca. A parede frontal possui uma parte transparente para visualizar o movimento no depósito. Escritório do Depósito: Essa área fica ao fundo do depósito em frente ao corredor do mesmo. O escritório é de madeira, sendo que o lado direito é de alvenaria. O teto é composto do anexo superior do depósito, O escritório possui uma porta ao fundo e uma a frente na cor azul; o piso é de cerâmica branca. A parede frontal possui uma parte transparente para visualizar o movimento no depósito. DESCRIÇÃO DAS ÁREAS NA ESTRUTURA FÍSICA

14 Os sanitários possuem porta em azul, piso de cerâmica branca e paredes com sete partes de cerâmica branca e o resto acima é de pintura branca; um vaso sanitário, uma pia, uma lâmpada, um porta papel, um suporte para toalha de rosto, e uma saboneteira. Por fora dos sanitários a pintura é na cor branca com rodapé na cor azul. Sanitários: Os sanitários possuem porta em azul, piso de cerâmica branca e paredes com sete partes de cerâmica branca e o resto acima é de pintura branca; um vaso sanitário, uma pia, uma lâmpada, um porta papel, um suporte para toalha de rosto, e uma saboneteira. Por fora dos sanitários a pintura é na cor branca com rodapé na cor azul. Está localizado logo ao fundo da área de vendas. possui paredes de madeira, uma lâmpada comum ao centro e piso de terra com proteção de taboas para os sacos de cimento. A porta esta pintada na cor azul. Depósito de Cimento: Está localizado logo ao fundo da área de vendas. possui paredes de madeira, uma lâmpada comum ao centro e piso de terra com proteção de taboas para os sacos de cimento. A porta esta pintada na cor azul. DESCRIÇÃO DAS ÁREAS NA ESTRUTURA FÍSICA

15 QUADRO E ANALISE DOS EQUIPAMENTOS UTILIZADOS PELA EMPRESA Impressora Matricial 2 Área de Vendas A 1° imprime notas com orçamento e está com defeito. A 2º imprime duplicatas, esta bem conservada. Ambas impressoras tem 8 anos de uso. 1Caixa Esta sendo usada a 1 ano, esta em bom estado, esta serve para imprimir notas fiscais do caixa e da cobrança. 1Cobrança Imprime ficha cadastral, orçamento dos clientes, tem 8 anos de uso. 1 Escritório do Depósito Esta imprime as 2° vias da entrega, esta em boas condições e tem 8 anos de uso. Impressora Multifuncional 1 Administrativo – Financeiro Tem 1 ano de uso, é utilizada para imprimir boletos, comprovantes, e tirar xérox. Esta em boas condições de uso. Bebedouro Área de Vendas Um bebedouro profissional de alumínio, com duas torneiras com temperaturas diferentes. A água que vem da rua já passa pelo bebedouro e sai filtrada para as torneiras. Computadores6 Área de Vendas 1 computador não funciona, mas, está no balcão de vendas, os outros 5 computadores funcionam mas são ultrapassados, mas servem pra utilidade que lhes são designadas. 1Caixa O computador do caixa é igual aos outros 5 do setor de vendas, ultrapassada, mas serve para o serviço. EQUIPAMENTOS QUANT. LOCALIZAÇÃO ANÁLISE

16 Ar-Condicionado2 Administrativo- Financeiro Somente 1 ar-condicionado fica ligado,porque a sala do Administrativo – Financeiro possui uma divisão onde é necessário dois ar-condicionados, e secretaria que trabalhava em uma das salas foi demitida. Os ar- Condicionados possuem potencia de 2750 Btus, e estão em bom estado de uso. Notebook1 Administrativo - Financeiro Notebook para uso profissional e pessoal do proprietário da loja. Sensor de Presença 6 Área de Vendas Todos funcionam bem, e estão situados em locais estratégicos. Ventiladores de Teto 8 Área de Vendas São ventiladores antigos, já estão a ponto de parar de funcionar. Ventiladores Portáteis 1Cobrança Fica ligado o dia inteiro, mas é necessário seu uso apesar de ter os ventiladores de teto ao redor do setor de cobrança que fica entre o balcão de vendas. 1 Escritório do Depósito Fica ligado o dia inteiro, as vezes fica ligado sem haver ninguém na sala, consumindo energia. QUADRO E ANALISE DOS EQUIPAMENTOS UTILIZADOS PELA EMPRESA EQUIPAMENTOS QUANT. LOCALIZAÇÃO ANÁLISE

17 Lâmpadas13 Área de Vendas Estão posicionadas em duas linhas verticais, todas funcionam e suprem a necessidade do setor de vendas. 2 Administrativo - Financeiro Possui 1 lâmpada em cada divisão da sala ambas funcionam normalmente. 1Cozinha É uma lâmpada fluorescente, ela é necessária pois o local onde a cozinha esta situada fica bem escuro. 2Sanitários Possui uma lâmpada comum funcionando normalmente. 1 Escritório do Depósito Possui uma lâmpada comum funcionando normalmente. 36Depósito Destas 36 lâmpadas 5 estão apresentando problemas no reator. 1 Depósito de Cimento Possui uma lâmpada fluorescente funcionando normalmente. QUADRO E ANALISE DOS EQUIPAMENTOS UTILIZADOS PELA EMPRESA EQUIPAMENTOS QUANT. LOCALIZAÇÃO ANÁLISE

18 Mesas-Balcão3Cobrança Em bom estado de uso, não possui pintura apenas é envernizada, o madeira é de Cedro Rosa. 1 Administrativo - Financeiro Mesa em madeira, em bom estado de uso. Sem pintura. 1 Escritório do Depósito Mesa em madeira, em bom estado de uso. Sem pintura. 1 Área de Vendas Balcão de vendas possui 8 anos, já está em um estado ruim, descascando a pintura, na cor azul. Maquina de Fazer Tinta 1 Área de Vendas Possui 6 anos, suas funções são: Fazer a tinta e mistura-la; esta em bom estado de uso. Extintores4 Áreaa de Vendas Estão mal posicionados, estão todos próximos um do outro. 1Depósito Esta situado em um pilastra entre a escada e o escritório do depósito. 1 Administrativo - Financeiro Localiza-se próximo a porta que da acesso a escadaria. Garrafa de Café 1 Área de Vendas Está situado no final do balcão da vendas. Esta em uma posição estratégica, pois, os clientes tem que andar pela empresa olhando os produtos até chegar na garrafa de café. Fogão1Cozinha Tem 4 bocas está em bom estado de uso. QUADRO E ANALISE DOS EQUIPAMENTOS UTILIZADOS PELA EMPRESA EQUIPAMENTOS QUANT. LOCALIZAÇÃO ANÁLISE

19 PLANTA BAIXA (PARTE 1) Planta baixa do térreo, em destaque na imagem a área de entrega, vendas, e depósito de cimento da empresa analisada. Fonte: Ariel Santos, Maico Borges, Leonardo Leles, Giandra Cristina, Zilda Nunes.

20 Planta baixa do térreo, em destaque na imagem a área do depósito, escritório do depósito, sanitários e cozinhada empresa Analisada. Fonte: Ariel Santos, Maico Borges, Leonardo Leles, Giandra Cristina, Zilda Nunes. PLANTA BAIXA (PARTE 2)

21 Planta baixa do anexo superior, em destaque na imagem a área administrativo – financeira da empresa analisada. Fonte: Ariel Santos, Maico Borges, Leonardo Leles, Giandra Cristina, Zilda Nunes. PLANTA BAIXA (PARTE 3)

22 Planta baixa do anexo superior, em destaque na imagem a área do depósito e a sala do gerador da empresa analisada. Fonte: Ariel Santos, Maico Borges, Leonardo Leles, Giandra Cristina, Zilda Nunes. PLANTA BAIXA (PARTE 4)

23 LAYOUT ATUAL DO TÉRREO Layout do térreo atual da empresa analisada Fonte: Ariel Santos, Maico Borges, Leonardo Leles, Giandra Cristina, Zilda Nunes. W.C M W.C F

24 Layout dos anexos superiores atuais da empresa analisada. Fonte: Ariel Santos, Maico Borges, Leonardo Leles, Giandra Cristina, Zilda Nunes. LAYOUT ATUAL DOS ANEXOS SUPERIORES

25 1.Alterar o layout e estender o ambiente de vendas para um melhor fluxo de pessoas e funcionários, e, com objetivo estratégico de fazer a clientela transitar pela empresa, para poder de repente, surgir o interesse de compra de algum produto pelo cliente; 2.Criar um local mais adequado para o cadastro de clientes, incluir cadeiras para clientes e um espaço maior para o trafego de pessoas, colocar computadores com sistema empresarial para a inclusão de dados de cadastro, cobrança e outros; 3.Passar o depósito de cimento para uma área dentro do depósito principal, com o objetivo de ampliar a área de vendas, deve-se recuar a área de depósito de cimento. Um outro foco foi a umidade, dentro do depósito principal tem menos umidade, onde isto, influenciará na qualidade do produto; MELHORIAS PROPOSTAS PARA OS LAYOUT

26 4.Incluir uma escada no lado esquerdo do depósito para poder ter acesso do depósito térreo ao anexo superior, sendo que do lado contrário à já existe uma escada. o foco desta alteração é a agilização do processo de busca, conferência, e entrega. Essa mudança trará o benefício de ter um processo de entrega mais rápido e eficiente; 5.Criar no anexo superior, acima do atual depósito de cimento, uma área para reuniões, pois, as reuniões estão acontecendo em um ambiente não adequado. 6.Sugerimos fazer uma grande promoção de materiais antigos, onde a empresa dispõe de muito produto em estoque. O valor arrecadado seria utilizado na expansão da estrutura física. MELHORIAS PROPOSTAS PARA OS LAYOUT

27 7.Inclusão de um sistema empresarial para empresas do ramo de materiais para construção, onde, o existente na empresa não funciona na pratica, está desatualizado e fora de parâmetros de uso, a vantagem de incluir o sistema é que o processo de conferência pelo vendedor ficará bem mais rápido, e não precisará de o vendedor sair de seu posto para ir ao depósito conferir, como está acontecendo atualmente; 8.Verificamos que a função de cobrança exige mais um funcionário; de acordo com nossa análise essa função está distribuída entre diversos funcionários em cargos diferenciados, sobrecarregando-os. Então sugerimos a inclusão de mais um funcionário de cobrança e assim liberar os funcionários para trabalharem dando o seu melhor em suas respectivas funções; 9.O veículo da loja, que é utilizado para entrega é um caminhão antigo 1310, que vem dando problemas e gastos com manutenção. Sugerimos a troca do veículo por um mais atual, o investimento valerá a pena se contar-mos que as manutenções desse caminhão 1310 equivalerá ao custo em outro. MELHORIAS PROPOSTAS PARA OS LAYOUT

28 Layout proposto para o térreo da empresa analisada Fonte: Ariel Santos, Maico Borges, Leonardo Leles, Giandra Cristina, Zilda Nunes. W.C M W.C F MELHORIA PROPOSTA PARA O LAYOUT DO TÉRREO

29 Layout proposto para os anexos superiores da empresa analisada. Fonte: Ariel Santos, Maico Borges, Leonardo Leles, Giandra Cristina, Zilda Nunes. MELHORIA PROPOSTA PARA O LAYOUT DOS ANEXOS SUPERIORES

30 Medida: Centímetros e milímetros Escala: 1.00 mt = 1.00 cm Porta comum (Standard). Porta Francesa. Porta de Correr. Porta de Correr Dupla. Porta Abre Para Cima e Para o Lado. Janela Com vidros Sufilmado. Janela Transparente. Grade de Segurança Superior. Gerador. Mesa Secretária. Armário. Parede de Grades de Ferro. Cadeira Simples Almofadada. Computador do Caixa. Cadeira de Madeira Simples. Suporte para Cerâmica. Escada Caracol. Bebedouro. LEGENDA Extintor.

31 LEGENDA Pia. Vaso Sanitário. Suporte para Toalha. Mesa de Escritório. Cadeira para Clientes. Computador. Fogão. Balcão em Mármore. Armário de Cozinha. Pilastra de sustentação. Escada. Taboa Para Sustentação e Proteção de Materiais. e Proteção de Materiais. Estante. Mesa de Cedro de Vidro. Caixa. Acessórios Para Manipulação de Tinta. Cadeira Confort. Arquivo Crediário. Garrafa de Café. Mesa Para Reuniões.

32 ORGANOGRAMA ATUAL Organograma Linear da empresa analisada. Organograma Linear da empresa analisada. Fonte: Leonardo Leles, Maico Borges, Giandra Cristina, Ariel Santos e Zilda Nunes Fonte: Leonardo Leles, Maico Borges, Giandra Cristina, Ariel Santos e Zilda Nunes. PROPRIETÁRIO GERENTE DE VENDAS DE VENDAS GERENTE DODEPÓSITO DO DEPÓSITO VENDEDORESCAIXAENTREGADOR CREDIARISTA COBRADOR

33 MELHORIA PROPOSTA PARA O ORGANOGRAMA Contratação temporária de um assessor de OS&M: Irá colaborar no alcance da eficiência da empresa, através das técnicas de redução de tempos, esforços e custos.

34 MELHORIA PROPOSTA PARA O ORGANOGRAMA Organograma Linear da empresa analisada. Fonte: Leonardo Leles, Maico Borges, Giandra Cristina, Ariel Santos e Zilda Nunes Fonte: Leonardo Leles, Maico Borges, Giandra Cristina, Ariel Santos e Zilda Nunes. PROPRIETÁRIO GERENTE DE VENDAS DE VENDAS GERENTE DO DEPÓSITO DO DEPÓSITO VENDEDORESCAIXAENTREGADOR CREDIARISTA COBRADOR ASSESSORIA DE OS & M

35 VENDEDORES Atendimento ao cliente em geral; Atendimento ao cliente em geral; Limpeza das seções e balcões; Limpeza das seções e balcões; Repor as seções de materiais; Repor as seções de materiais; Manipulação de tintas; Manipulação de tintas; Cotação de materiais que a empresa não possui; Cotação de materiais que a empresa não possui; Assinaturas de duplicatas; Assinaturas de duplicatas; Cobrança por telefone e pessoalmente; Cobrança por telefone e pessoalmente; Entrega de materiais quando solicitado; Entrega de materiais quando solicitado; FUNCIONOGRAMA ATUAL DE TRÊS AREAS DA EMPRESA ANALISADA. CAIXA Recebe dinheiro, cheque e cartão de crédito na maquina; Recebe dinheiro, cheque e cartão de crédito na maquina; Emite notas fiscais; Emite notas fiscais; Limpeza do caixa; Limpeza do caixa; Arquiva 2° via da fatura, em ordem crescente; Arquiva 2° via da fatura, em ordem crescente; Faz abertura de contas. Faz abertura de contas. Realiza as entregas; Realiza as entregas; Realiza cobranças; Realiza cobranças; Organiza o depósito;Organiza o depósito; Carrega mercadoria para o veículo do cliente; Carrega mercadoria para o veículo do cliente; Limpa o pátio.Limpa o pátio. ENTREGA Funcionograma da empresa analisada. Funcionograma da empresa analisada. Fonte: Leonardo Leles, Maico Borges, Giandra Cristina, Ariel Santos e Zilda Nunes. Fonte: Leonardo Leles, Maico Borges, Giandra Cristina, Ariel Santos e Zilda Nunes.

36 MOTIVOS PARA MUDANÇA NO FUNCIONOGRAMA DE TRÊS ÁREAS DA EMPRESA ANALISADA. Nesta empresa alguns funcionários realizam diversas funções que não são pertencentes ao seu cargo. Com isso, a empresa vem gerando um desempenho negativo. A empresa não disponibiliza de um manual de rotinas. Podemos observar no funcionograma onde temos 3 setores em demonstração, que o setor de vendas fica sobrecarregado com funções de cobrança, entrega. A caixa tem que sair de seu posto para abrir crediário enquanto a crediarista está em horário de almoço, resultando na dificuldade no atendimento ao caixa. E, a área de entrega tem que realizar cobranças, que é função do cobrador e do crediário. Depois destas observações sugerimos a seguinte mudança no funcionograma: Remove-se das função dos vendedores: 1.Cobrança por telefone e pessoalmente; 2.Entrega de materiais quando solicitado. Remove-se das funções do caixa: 1.Faz abertura de contas. Remove-se das funções da entrega: 1.Realiza cobranças.

37 Atividades dos Vendedores MELHORIA PROPOSTA PARA UM FUNCIONOGRAMA DE TRÊS ÁREAS DA EMPRESA ANALISADA. CAIXA Recebe dinheiro, cheque e cartão de crédito na maquina; Recebe dinheiro, cheque e cartão de crédito na maquina; Emite notas fiscais; Emite notas fiscais; Limpeza do caixa; Limpeza do caixa; Arquiva 2° via da fatura, em ordem crescente; Arquiva 2° via da fatura, em ordem crescente; Realiza as entregas; Realiza as entregas; Organiza o depósito;Organiza o depósito; Carrega mercadoria para o veículo do cliente; Carrega mercadoria para o veículo do cliente; Limpa o pátio.Limpa o pátio. ENTREGA Atendimento ao cliente em geral; Atendimento ao cliente em geral; Limpeza das seções e balcões; Limpeza das seções e balcões; Repor as seções de materiais; Repor as seções de materiais; Manipulação de tintas; Manipulação de tintas; Cotação de materiais que a empresa não possui; Cotação de materiais que a empresa não possui; Assinaturas de duplicatas; Assinaturas de duplicatas; Funcionograma da empresa analisada. Fonte: Leonardo Leles, Maico Borges, Giandra Cristina, Ariel Santos e Zilda Nunes. Fonte: Leonardo Leles, Maico Borges, Giandra Cristina, Ariel Santos e Zilda Nunes.

38 FORMULÁRIO

39 EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO LTDA Macrosoft SCI 2009 – CONTAS RECEBER LISTAGEM DE CLIENTES Codigo.................: Nome...................: Endereço.............: Cidade.................: Natural................: Identidade n°.......: Insc. Estadual......: Telefone..............: Cadastro..: E. Civil.....: Estado......: Nascto.....: CPF.........: CGC/MF.: Fax..........: Esposo (a)...........: Pai.......................: Mae.....................: Endereco.............: Dependentes...: Fone...: Profissão..............: Trabalho Atual.....: Tempo Serviço.....: Autoriza Compra.: Cargo..................: Fone...................: Renda Mensal.....: Assinou Autoriz..: Referência...........: Referência..........: Bens Imóveis......: Veículos.............: SPC....: Avalista..............: Endereço............: Cidade................: Endereço............: Telefone.............: RG nº..................: Estado......: Bairro......: Fax..........: CPF..........: Observações......: AUTORIZO COMPRAR EM MINHA FICHA CLIENTE EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO

40 PROPOSTA DE MELHORIA PARA O FORMULÁRIO

41 EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO LTDA Macrosoft SCI 2009 – CONTAS RECEBER LISTAGEM DE CLIENTES Codigo...................: Nome.....................: Filiação (mãe).......: Filiação (Pai).........: Dependentes..........: Dat. Nascimento...: E. Civil...................: Natural..................: Cadastro..............: RG.......................: CPF......................: Endereço.............: Cidade.................: Estado.................: Insc. Estadual......: CGC/MF.............: Profissão..............: Trabalho Atual.....: Tempo Serviço.....: Autoriza Compra.: Fone....................: Renda Mensal.....: Assinou Autoriz..: Referência Comercial...........: SPC......................: Avalista................: Observações......: AUTORIZO COMPRAR EM MINHA FICHA CLIENTE EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO Telefone................: Fax........................: E-Mail...................: Assinatura do Avalista................:

42 PROCEDURE

43 PROCEDIMENTO PARA REALIZAÇÃO DE UMA VENDA DE CERÂMICA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 DATA: / / ASSINATURA: VENDEDOR VERIFICA A ENTRADA DO CLIENTE NA LOJA; VENDEDOR ABORDA COM CUMPRIMENTO O CLIENTE; VENDEDOR VERIFICA QUE O CLIENTE DESEJA COMPRAR CERAMICA; VENDEDOR CONDUZ O CLIENTE ATÉ AS AMOSTRAS DE CERÂMICAS VENDEDOR PERGUTA AO CLIENTE SE ELE TEM ALGUMA PREFERÊNCIA; VENDEDOR DEPOIS DE VERIFICAR A PREFERENCIA, PERGUNTA AO CLIENTE A QUANTIDADE DE CERAMICA DESEJADA; VENDEDOR VERIFICA SE TEM A QUANTIDADE REQUISITADA EM ESTOQUE; VENDEDOR PERGUNTA AO CLIENTE ATÉ QUE DIA ELE AGUARDA PARA RECEBER A MERCADORIA; VENDEDOR, SABENDO DA QUANTIDADE E DA DISPONIBILIDADE DO PRODUTO EM ESTOQUE, IRÁ REALIZAR O ORÇAMENTO APÓS A ESCOLHA DO CLIENTE; VENDEDOR PERGUNTA A FORMA DE PAGAMENTO AO CLIENTE; VENDEDOR, SABENDO QUE O CLIENTE DESEJA PAGAR À PRAZO, LOGO, PERGUNTA SE ELE POSSUI CREDIARIO NA LOJA; VENDEDOR, SABENDO QUE O CLIENTE NÃO POSSUI CADASTRO NA LOJA, INFORMA AO CLIENTE QUE NA 1° COMPRA É EFETUADA APENAS ENTRADA, 30 OU 60 DIAS PARA O PAGAMENTO; EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO PASSOS DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS

44 PROCEDIMENTO PARA REALIZAÇÃO DE UMA VENDA DE CERÂMICA PASSOS DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 DATA: / / ASSINATURA: VENDEDOR EXPLICA AO CLIENTE QUE SÃO NORMAS DA EMPRESA A FORMA DE PAGAMENTO; VENDEDOR, APÓS A ACEITA DA VENDA PELO CLIENTE, SOLICITA DOCUMENTOS PARA A ABERTURA DO CADASTRO; VENDEDOR ENCAMINHA A DOCUMENTAÇÃO AO SETOR DE CADASTRO; VENDEDOR RECEBE AUTORIZAÇÃO DO CREDIARISTA PARA FECHAMENTO DA VENDA; VENDEDOR CONCLUI A VENDA RECOLHENDO AS ASSINATURAS DO CLIENTE NAS DUPLICATAS; VENDEDOR ENTREGA A SEGUNDA VIA DA DUPLICATA AO CLIENTE; VENDEDOR INFORMA AO CLIENTE QUE É PARA LEVAR A SEGUNDA VIA AO CAIXA; VENDEDOR ENCAMINHA O CLIENTE AO CAIXA; VENDEDOR AGRADECE O CLIENTE PELA COMPRA LOGO APÓS O FINAL DO PAGAMENTO DO CLIENTE NO CAIXA; VENDEDOR PEGA O CUPOM FISCAL DA FATURA, ANEXA NA 1° VIA DA FATURA E ENCAMINHA AO SETOR DE ENTREGA. EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO

45 PROCEDIMENTO PARA CADASTRO DE CLIENTES. PASSOS DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS 123456789123456789 DATA: / / ASSINATURA: FUNCIONÁRIA RECEBE OS DOCUMENTOS SOLICITADOS PELO VENDEDOR AO CLIENTE; FUNCIONÁRIA PERGUNTA AO CLIENTE SE ELE POSSUI REFERÊNCIAS COMERCIAS, E QUAIS SÃO. FUNCIONÁRIA VERIFICA A VERACIDADE DAS REFERÊNCIAS COMERCIAIS PELO TELEFONE; FUNCIONÁRIA CONSULTA SPC – SERASA DO CLIENTE; FUNCIONÁRIA VERIFICANDO QUE OS DADOS ESTAO CORRETOS, PEDE AO VENDEDOR QUE TRAGA O CLIENTE ATÉ ELA; FUNCIONÁRIA PERGUNTA AO CLIENTE OS SEGUINTES DADOS PESSOAIS: TELEFONE, ENDEREÇO, RG E SE ELE AUTORIZA OUTREM A COMPRAR NO NOME. FUNCIONÁRIA IMPRIME A FICHA CADASTRAL; FUNCIONÁRIA SOLICITA AO CLIENTE QUE ASSINE A VIA CADASTRAL; FUNCIONÁRIA ENCAMINHA O CLIENTE AO VENDEDOR; EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO

46 PROCEDIMENTO PARA O CAIXA REALIZAR RECEBIMENTO DE UMA VENDA 12345671234567 DATA: / / ASSINATURA: FUNCIONÁRIA CUMPRIMENTA O CLIENTE; FUNCIONÁRIA RECEBE A SEGUNDA VIA DA VENDA; FUNCIONÁRIA SOLICITA O VALOR DA VENDA AO CLIENTE FUNCIONÁRIA RECOLHE O DINHEIRO DA ENTRADA; FUNCIONÁRIA ENTREGA O CUPOM FISCAL E O TROCO - CASO HOUVER; FUNCIONÁRIA AGRADECE O CLIENTE; FUNCIONARIA RETIRA O CUPOM FISCAL E ENTREGA PARA O VENDEDOR ANEXAR NA 1° VIA DA FATURA. PASSOS DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO

47 Início 3 1 2 3 4 5 6 1 3 2 CrediárioVendas 4 5 6 15 16 17 19 20 18 7 7 C B’A’C’ 1 2 4 5 6 7 Fim 21 22 D D’ CaixaVendas FLUXOGRAMA ATUAL

48 8 9 10 11 12 8 9 13 14 A B Fluxograma da empresa analisada. Fonte: Ariel Santos, Maico Borges.

49 MELHORIAS PROPOSTAS PARA O PROCEDURE PASSO DA ALTERAÇÃO MOTIVO DA ALTERAÇÃO 14 QUAL PROCEDORE ? PROCEDIMENTO PARA REALIZAÇÃO DE UMA VENDA DE CERÂMICA. A MUDANÇA ACONTECE COM O INTUITO DE ECONOMIZAR TEMPO. O TEMPO GASTO COM O RECOLHIMENTO DOS DOCUMENTOS E ENTREGA AO CREDIARIO, O VENDEDOR PODERIA ESTAR ATENDENDO OUTROS CLIENTES OU CONFERINDO A MERCADORIA. 15 EXCLUIDO POR MOTIVO DO PASSO 14 SIMPLIFICAR O PASSO 15. 22 EXTINTO POR MOTIVO DO PASSO 14 SIMPLIFICAR O PASSO 15 E FAZER O PASSO 22 FICAR SEM UTILIDADE NA PROCEDURE. PROCEDIMENTO PARA CADASTRO DE CLIENTES. 1 A MUDANÇA OCORRE POR QUE NESSE PASSO A FUNCIONARIA CUMPRIMENTA O CLIENTE; AO INVÉS DO PASSO ANTERIOR, ONDE A FUNCIONARIA NÃO ENTRAVA EM CONTATO COM O CLIENTE NO 1° MOMENTO. 2 ALTERAÇÃO OCORRE POR QUE A FUNCIONARIA TEM DIVERSAS FUNÇÕES ENVOLVENDO CLIENTES. ASSIM ELA SABE EXATAMENTE O MOTIVO DO CLIENTE EM SUA MESA. 3 INCLUSÃO DA FRASE : “FUNCIONÁRIA COMPREENDE QUE O CLIENTE QUER ABRIR CADASTRO, IMEDIATAMENTE,” 10 INCLUSÃO DO PASSO 10, POR CAUSA DA INCLUSÃO DO PASSO 1, E REORGANIZAÇÃO ORDINÁRIA DOS PASSOS DA PROCEDORE.

50 PROCEDIMENTO PROPOSTO PARA REALIZAÇÃO DE UMA VENDA DE CERÂMICA 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 DATA: / / ASSINATURA: VENDEDOR VERIFICA A ENTRADA DO CLIENTE NA LOJA; VENDEDOR ABORDA COM CUMPRIMENTO O CLIENTE; VENDEDOR VERIFICA QUE O CLIENTE DESEJA COMPRAR CERAMICA; VENDEDOR CONDUZ O CLIENTE ATÉ AS AMOSTRAS DE CERÂMICAS VENDEDOR PERGUTA AO CLIENTE SE ELE TEM ALGUMA PREFERÊNCIA; VENDEDOR DEPOIS DE VERIFICAR A PREFERENCIA, PERGUNTA AO CLIENTE A QUANTIDADE DE CERAMICA DESEJADA; VENDEDOR VERIFICA SE TEM A QUANTIDADE REQUISITADA EM ESTOQUE; VENDEDOR PERGUNTA AO CLIENTE ATÉ QUE DIA ELE AGUARDA PARA RECEBER A MERCADORIA; VENDEDOR, SABENDO DA QUANTIDADE E DA DISPONIBILIDADE DO PRODUTO EM ESTOQUE, IRÁ REALIZAR O ORÇAMENTO APÓS A ESCOLHA DO CLIENTE; VENDEDOR PERGUNTA A FORMA DE PAGAMENTO AO CLIENTE; VENDEDOR, SABENDO QUE O CLIENTE DESEJA PAGAR À PRAZO, LOGO, PERGUNTA SE ELE POSSUI CREDIARIO NA LOJA; VENDEDOR, SABENDO QUE O CLIENTE NÃO POSSUI CADASTRO NA LOJA, INFORMA AO CLIENTE QUE NA 1° COMPRA É EFETUADA APENAS ENTRADA, 30 OU 60 DIAS PARA O PAGAMENTO; EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO PASSOS DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS

51 PROCEDIMENTO PROPOSTO PARA REALIZAÇÃO DE UMA VENDA DE CERÂMICA PASSOS DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS 13 14 15 16 17 18 19 20 21 DATA: / / ASSINATURA: VENDEDOR EXPLICA AO CLIENTE QUE SÃO NORMAS DA EMPRESA A FORMA DE PAGAMENTO; VENDEDOR, APÓS A ACEITA DA VENDA PELO CLIENTE, ENCAMINHA CLIENTE AO SETOR DE CREDIÁRIO. VENDEDOR RECEBE AUTORIZAÇÃO DO CREDIARISTA PARA FECHAMENTO DA VENDA; VENDEDOR CONCLUI A VENDA RECOLHENDO AS ASSINATURAS DO CLIENTE NAS DUPLICATAS; VENDEDOR ENTREGA A SEGUNDA VIA DA DUPLICATA AO CLIENTE; VENDEDOR INFORMA AO CLIENTE QUE É PARA LEVAR A SEGUNDA VIA AO CAIXA; VENDEDOR ENCAMINHA O CLIENTE AO CAIXA; VENDEDOR AGRADECE O CLIENTE PELA COMPRA LOGO APÓS O FINAL DO PAGAMENTO DO CLIENTE NO CAIXA; VENDEDOR PEGA O CUPOM FISCAL DA FATURA, ANEXA NA 1° VIA DA FATURA E ENCAMINHA AO SETOR DE ENTREGA. EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO

52 PASSOS DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 DATA: / / ASSINATURA: FUNCIONÁRIA CUMPRIMENTA O CLIENTE; FUNCIONÁRIA PERGUNTA O QUE O CLIENTE DESEJA; FUNCIONÁRIA COMPREENDE QUE O CLIENTE QUER ABRIR CADASTRO, IMEDIATAMENTE, PERGUNTA AO CLIENTE SE ELE POSSUI REFERÊNCIAS COMERCIAS, E QUAIS SÃO; FUNCIONÁRIA VERIFICA A VERACIDADE DAS REFERÊNCIAS COMERCIAIS PELO TELEFONE; FUNCIONÁRIA CONSULTA SPC – SERASA DO CLIENTE; FUNCIONÁRIA VERIFICANDO QUE OS DADOS ESTAO CORRETOS, PEDE AO VENDEDOR QUE TRAGA O CLIENTE ATÉ ELA; FUNCIONÁRIA PERGUNTA AO CLIENTE OS SEGUINTES DADOS PESSOAIS: TELEFONE, ENDEREÇO, RG E SE ELE AUTORIZA OUTREM A COMPRAR NO NOME. FUNCIONÁRIA IMPRIME A FICHA CADASTRAL; FUNCIONÁRIA SOLICITA AO CLIENTE QUE ASSINE A VIA CADASTRAL; FUNCIONÁRIA ENCAMINHA O CLIENTE AO VENDEDOR; PROCEDIMENTO PROPOSTO PARA CADASTRO DE CLIENTES EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO

53 PROCEDIMENTO PROPOSTO PARA O CAIXA REALIZAR O RECEBIMENTO DE UMA VENDA 12345671234567 DATA: / / ASSINATURA: FUNCIONÁRIA CUMPRIMENTA O CLIENTE; FUNCIONÁRIA RECEBE A SEGUNDA VIA DA VENDA; FUNCIONÁRIA SOLICITA O VALOR DA VENDA AO CLIENTE FUNCIONÁRIA RECOLHE O DINHEIRO DA ENTRADA; FUNCIONÁRIA ENTREGA O CUPOM FISCAL E O TROCO - CASO HOUVER; FUNCIONÁRIA AGRADECE O CLIENTE; FUNCIONARIA RETIRA O CUPOM FISCAL E ENTREGA PARA O VENDEDOR ANEXAR NA 1° VIA DA FATURA. PASSOS DESCRIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS EMPRESA DE MATERIAIS PARA CONSTRUÇÃO

54 Início 2 3 1 3 4 5 6 CrediárioVendas 15 16 18 19 17 7 C B’A’C’ 1 2 4 5 6 7 Fim 20 21 D D’ CaixaVendas MELHORIA PROPOSTA PARA O FLUXOGRAMA 2 1 4 3 5 6 7

55 8 9 10 11 12 9 10 13 14 A B Fluxograma da empresa analisada. Fonte: Ariel Santos, Maico Borges. 8

56 O trabalho de pesquisa nos deu a oportunidade de analisar, detectar e sugerir mudanças para a empresa escolhida, através dos métodos de OS & M conseguimos verificar que, se aplicados, a empresa escolhida conseguiria uma maior produtividade, um fluxo melhor de funcionarios e clientes, geraria motivação aos funcionários, aumentaria o nivel de qualidade do serviço e reduziria o tempo de entrega, assim tendo a empresa a seu favor essa vantagem que é importante no ramo de materiais para construção. CONSIDERAÇÕES FINAIS

57 REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS 1. CURY, Antônio. Organização e métodos: um visão holística. – 7. ed. Rev e ampl. – São Paulo: Atlas, 2000. 2. ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. - São Paulo: Atlas, 2001. 3. D’ASCENÇÃO, Luiz Carlos M. Organização, sistemas e métodos: análise, desenho e informatizaçãode processos administrativos. – São Paulo: Atlas, 2001.