GESTÃO DE CONTEÚDO EMPRESARIAL Parque Tecnológico de São José dos Campos – SP Março/2016.

Apresentação em tema: "GESTÃO DE CONTEÚDO EMPRESARIAL Parque Tecnológico de São José dos Campos – SP Março/2016."— Transcrição da apresentação:

1 GESTÃO DE CONTEÚDO EMPRESARIAL Parque Tecnológico de São José dos Campos – SP Março/2016

2 Cenário  Excesso de Informações;  Como recuperar em tempo hábil?  Múltiplos canais de informação e de comunicação;  Qual acessar?  Em qual confiar?  Mudança constante de cenários;  Esta informação ainda é válida?  Produção acelerada de Informações e Documentos;  Como gerenciar?  Como armazenar?

3 Reflexões  Funcionários perdem 30% de seu tempo buscando informações e apenas 10% tratando as informações para guardá-las e recuperá-las;  Executivos perdem 4 semanas por ano em busca de documentos;  50% dos arquivos em rede das empresas estão obsoletos – Arquivos órfãos;  75% dos documentos das empresas permanecem em papel:  Sustentabilidade?  Espaço Físico?  Conservação?  Recuperação?

4 Mudança de Foco

5 A Informação DocumentosDados Eletrônicos Conhecimento e Experiência Comunicação Imagens Vídeos

6 Transporte e Logística Varejo Setor Público Farmaceutico e Biotecologia Agronegócio Mineração e Metalurgia Cultura Bens de Consumo TecnologiaSaúde Alimentos e Bebidas Serviços Financeiros Energia e Utilidade Pública Educação Industria Química Automotivo Arquitetura, Engenharia e Construção Aeroespacial e Defesa Onde está a Informação?

7 ECM – Enterprise Content Management Gestão de Conteúdo Empresarial Documentos Registros Notícias Conhecimento Mídias Arquivos Eletrônicos Gestão de todas as informações relacionadas aos processos da Empresa.

8 ECM – Processos

9 ECM - Ferramentas Portal Redes Sociais Site I N T E G R A Ç Ã O

10 Estruturando ECM Geração Aquisição Captura RegistroIdentificação Indexação Catalogação GuardaRecuperaçãoDistribuição Vocabulário Controlado Categorização Nome Identidade Visual Nome Identidade Visual Controle de Revisão e Versionamento Impressão? Papel?

11 Identificação  Identificação  Nome do documento : Trabalhar em uma regra (padrão/procedimento) para nomeação de documentos e arquivos eletrônicos de forma que o conteúdo possa ser previamente identificado. Ex. Terceiro Desenho de Elétrica para a Obra do Edifício Tower no Rio de Janeiro. arq001.pdf (???????) RJ-TOWER-ELE-DE-0003.pdf (!)  Identidade Visual : trabalhar em layouts padrão, selos, estruturas de documentos de forma que as informações principais sobre o documento possam ser facilmente identificadas.

12

13 Controle de Vocabulário Estabelecer vocabulário próximo a realidade da empresa com índices remissivos e palavras chaves, através de recursos de remissivas OU lista de vocabulário controlado para indexação. Ex. São Paulo = SP = S.P. Para qualquer das formas que o usuário pesquisar, encontrará todo o conteúdo sobre o assunto. 300 itens S.P São Paulo SP 75 Itens 25 itens 200 itens

14 Papel Cópia de Trabalho. Usar e descartar. (TRITURAR E RECICLAR) Identificar como cópia não controlada. Consulta Desgaste com o tempo. Perda. Espaço físico necessário. Consulta Presencial. Guarda Recursos de assinatura digital previstos na lei. Rapidez. Possibilidade de assinatura não presencial. Assinatura Guardar. Tabela de temporalidade. Condições propícias de conservação. Manutenção periódica. Requisito Legal

15 Guarda x Temporalidade Acervo Corrente Documentos em uso nas atividades diárias da empresa. Precisam estar próximos aos locais de trabalho e disponíveis em GED. Acervo Intermediário Documentos não estão em uso rotineiro, a consulta é esporádica, mas, por requisitos legais, precisam ser guardados por determinado tempo. Podem ser mantidos em arquivos centrais ou terceirizados e devem ficar disponíveis em GED. Destino Final Descarte : Triturar Conteúdo e Reciclar (!) Guarda Permanente (Acervo Histórico): Enviar para arquivo central da empresa ou custódia terceirizada. Não há necessidade de manter em GED. Pode ser feito backup dos dados, que será recuperado somente se necessário.

16 ConfidencialCorporativa ReservadaPública Categorização Definição: Gerências responsáveis pela produção da informação. Acesso: Todos os funcionários da empresa, de todas as gerência, qualquer cargo. Publicação: Intranet, Correio eletrônico interno, Portal Interno. Sem Criptografia. Definição: Alta Diretoria Acesso: Todos as pessoas, público interno e externo da empresa. Publicação: Web Site, jornal, revistas, newsletters. Sem criptografia. Definição: Alta Diretoria Acesso: Somente cargos gerenciais definidos pela Diretoria. Publicação: Sem publicação, somente arquivamento em GED com controle de acesso. Criptografia. Definição: Gerências responsáveis pela produção da informação. Acesso: Pessoas e gerências definidos pela gerência responsável. Publicação: Sem publicação, somente arquivamento em GED com controle de acesso. Criptografia opcional. Menor acesso Maior acesso

17 Categoria Confidencial Reservada Corporativa Publica Área Nome da Gerência RH Financeiro Comunicação Atividade Desenvolvimento Controle de qualidade Pagamentos Projeto/ Cliente Tipo de Documento Arquivos Estrutura de Rede Notas Fiscais Holerites Catálogos Atas de reunião Regra para nomear Se necessária ordenação por data usar o formato AAAMMDD ao início do nome do arquivo. Edifício B25 Prefeitura Municipal de...

18 GED Sistema para gerenciamento eletrônico de documentos e informações relacionadas ao seu conteúdo, criação e aquisição. Auxilia a empresa no controle (revisões), armazenamento, recuperação, distribuição e controle de acessos. Documentos Digitalizados do Papel Documentos criados no Computador

19 GED

20 Fluxo de Trabalho  Sequência de passos necessários para executar uma tarefa e atingir um objetivo ou manter uma rotina. Início... Fim Início...

21 Fluxo de Trabalho Múltiplos Caminhos Equipe

22 Fluxo de Trabalho  Rotina Diária

23 Fluxo de Trabalho Registrando e organizando informações quando elas são criadas/adquiridas. Identificar as atividades da empresa: Ex. Venda, Desenvolvimento, Criação, Atendimento ao Cliente, etc. Relacionar etapas de cada atividade. Decompor das etapas em tarefas > Identificar Decisões > Indicar caminhos a serem seguidos para cada decisão > Relacionar atividades dependentes e atividades simultâneas. Identificar as informações geradas ou adquiridas em cada etapa para gerenciar conteúdo. Planejamento Otimização do tempo. Ex.: Case Digitalização Doc Expert Divisão de tarefas Check list Treinamento Colaboração Benefícios:

24  Escolher uma atividade e decompor em etapas e tarefas  Relacionar informações geradas em cada tarefa InformaçõesTarefasEtapasAtividade VendasProspectarTelefonar Enviar catálogos Negociar Elaborar Proposta Reunir com o Cliente Data do Telefonema Aceitação do Cliente Produto de Interesse Fluxo de Trabalho Registrando e organizando informações quando elas são criadas/adquiridas.

25 Prospecção NegociaçãoFechamentoContrato Pós Venda -Dados do Cliente -Demanda -Origem -Data 1º Contato -Produtos de Interesse -Catálogos Enviados -E-mails Enviados -Percepção -Valores -Prazo -Especificidades -E-mails -Reuniões -Valor final -Prazo final -Especificidades -E-mails -Reuniões -Minuta de Contrato -Contrato -Reunião de abertura -Nota Fiscal -Entrega -Contatos -Pesquisas -Reclamações -Reuniões Fluxo de Trabalho Mapeando todas as informações e documentos gerados durante o processo.

26 Exercício : Fluxo de Trabalho Usando o Excel para mapear o Fluxo de Trabalho e registrar as Informações

27 Fluxo de Trabalho Mapeando todas as informações e documentos gerados durante o processo.

28 Sobre a Organização de acervos documentais físicos e digitais; Digitalização e indexação de documentos; Tabela de temporalidade para guarda documental; Categorização de informações para controle de acesso; Implantação de Sistema para gerenciamento eletrônico de documentos (GED); Mapeamento para Implantação ou Aprimoramento de fluxos de trabalho; Matriz de Responsabilidades; Gestão do Conhecimento e Melhoria Contínua; Organização e Automação de Bibliotecas e Acervos não Bibliográficos; Cursos de capacitação de equipes.

29

30 AGRADECEMOS SUA PRESENÇA ! Clique e assista Vídeo Animado sobre a