A QUALIDADE NA GESTÃO DO ARQUIVO Uma experiência na Câmara Municipal do Porto (Julho 2005 – Julho 2006) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07.

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1 A QUALIDADE NA GESTÃO DO ARQUIVO Uma experiência na Câmara Municipal do Porto (Julho 2005 – Julho 2006) VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 Manuel Luís Real Rui Fazenda Branco

2 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - focalização no cliente (serviços administrativos, investigadores e público não especializado) - ficha de opinião / sugestão / reclamação (2003) - perspectiva integrada (estrutura orgânica, aplicação informática, etc.) - unidades de gestão transversal (2004) - tratamento da informação para a gestão (planos, relatórios, estatísticas, etc.) - envolvimento dos colaboradores (missão e objectivos; flexibilidade e rotatividade) - documento de orientação estratégica (2005-2007) DMAG: resultados práticos no apoio directo à Administração

3 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - focalização no cliente (serviços administrativos, investigadores e público não especializado) SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

4 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - ficha de opinião / sugestão / reclamação (2003) SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

5 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - perspectiva integrada (estrutura orgânica, aplicação informática, etc.) SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

6 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - unidades de gestão transversal (2004) SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

7 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - tratamento da informação para a gestão (planos, relatórios, estatísticas, etc.) SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

8 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - tratamento da informação para a gestão (planos, relatórios, estatísticas, etc.) SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

9 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - envolvimento dos colaboradores (missão e objectivos; flexibilidade e rotatividade) SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

10 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMA: boas práticas já em uso - documento de orientação estratégica (2005-2007) SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

11 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 1 – COMO SURGIU O PROJECTO DMAG: resultados práticos no apoio directo à Administração SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

12 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 1 – COMO SURGIU O PROJECTO CMP: aposta na Qualidade iniciativas transversais a todos os serviços - CMP ao espelho (CAF) - Plano de Formação - Portal do Colaborador projectos-piloto de aplicação da norma ISO - aquisição de serviços: Gabinete do Munícipe, Gabinete de Auditoria e Controlo, Departamento Jurídico e Contencioso - candidatura ao “Foral”: Departamento Municipal de Arquivos, Divisão Municipal do Parque da Cidade SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

13 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 1 – COMO SURGIU O PROJECTO SGS Portugal: desafio à CMP / Departamento Municipal de Arquivos Projecto inovador na área dos Arquivos Municipais/certificação NP EN ISO 9001 Condições “base” - Princípios de Gestão da Qualidade - Liderança - Equipa A possibilidade do reconhecimento externo (certificação) / catalisador de motivação Enquadramento com Programa FORAL

14 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 2 – ACÇÃO INOVADORA NO SEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA - Está em marcha, na Administração Pública, um processo evolutivo de reforma, através de experiências sectoriais - Projecto inovador: Centro de Documentação do Ministério da Educação - Modelo EFQM - Serviços de front/office: Arquivos parcialmente integrados em SGQ, como componentes do sistema de atendimento público (C.M. Vila do Conde, C.M. Vila Nova de Gaia, etc.) - Novo passo: a Câmara Municipal do Porto iniciou uma experiência igualmente inovadora, já que o seu Arquivo será o primeiro a candidatar a globalidade dos seus serviços à certificação de qualidade SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)

15 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 3 – PRINCÍPIOS ORIENTADORES DA GESTÃO PELA QUALIDADE TOTAL Focalização no Cliente Liderança Envolvimento dos Colaboradores Aproximação do sistema à Gestão Melhoria contínua Tomada de decisão baseada em factos Relações de benefício mútuo com os Fornecedores Abordagem por processos

16 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 4 – OBJECTIVOS DO PROJECTO Confirmação / melhoria das boas práticas inerentes à prestação do serviço do Arquivo Municipal Garantia do cumprimento sistematizado de regras / boas práticas inerentes ao Serviço Maior clareza / objectividade dos compromissos de cada colaborador do Arquivo com a Qualidade do Serviço Reforço do espírito de equipa entre os colaboradores do Arquivo Maior compromisso do Arquivo com a satisfação dos Clientes Melhoria dos mecanismos de gestão dos Processos e de avaliação do seu desempenho Evidência externa da Qualidade do Serviço, obtida através da certificação do SGQ desenvolvido no Departamento Municipal de Arquivos

17 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 5 – CONDIÇÕES MÍNIMAS PARA O SUCESSO Compromisso para o cumprimento da NP EN ISO 9001:2000 Comprometimento da Presidência da Câmara, que delegou as responsabilidades da Gestão de Topo no Vereador da Cultura e Turismo Definição de uma Estratégia, concretizada no Plano de Objectivos anual, em associação com o Cronograma de actividades Disponibilização dos Recursos necessários Motivação dos Colaboradores e interacção das diversas componentes do Sistema

18 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 6 – DESENVOLVIMENTO DO PROJECTO 6.1 – Diagnóstico inicial - Compreender a estrutura organizacional e funcional - Identificar e caracterizar os Clientes e principais fornecedores - Enquadrar as práticas e as regras implementadas nos requisitos da Norma NP EN ISO 9001:2000 - Avaliar os "pontos fortes" e "pontos fracos" da Organização - Identificar os Processos - Planear o Projecto de implementação do SGQ - Criar uma dinâmica de mudança face aos objectivos a alcançar

19 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 6.2 – Desenvolvimento e implementação do Sistema - Constituição de Equipa de Projecto e Grupos de Trabalho - Definição de responsabilidades - Auto-responsabilização da Equipa de Projecto pelo Modelo a desenvolver - Acções de formação e sensibilização - Recolha de informação para regulamentar os Processos - Preparação dos documentos do SGQ e sua aprovação - Divulgação do conteúdo dos documentos junto dos Colaboradores e esclarecimento sobre a sua aplicação - Acompanhamento da aplicação das regras do SGQ 6.3 – Etapas subsequentes Auditoria interna Revisão global Auditoria de certificação

20 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 7 – RESULTADOS PRÁTICOS Melhorias introduzidas no sistema Crédito interno e externo Estrutura documental

21 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 7 – RESULTADOS PRÁTICOS Melhorias introduzidas no sistema Crédito interno e externo Estrutura documental - Manual da Qualidade

22 MISSÃO DO DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE ARQUIVOS O Departamento de Arquivos é o serviço camarário que tem como Missão promover a organização eficiente da informação produzida ou recebida pelo Município no exercício da sua actividade e materializada em documentos, conservados a título temporário ou definitivo, em razão da sua natureza administrativa e do respectivo interesse histórico- cultural.

23 Apoiar a Administração Municipal no domínio da Gestão da Informação. Garantir o acesso à Informação do Arquivo no estrito cumprimento da legislação em vigor. Promover um serviço de acção cultural e educativo adequado à Missão. Envolver os Colaboradores no cumprimento da Missão, garantindo o saber fazer e a competência, através do trabalho em equipa. Assegurar os recursos necessários à efectiva implementação e melhoria contínua do Sistema de Gestão da Qualidade. POLÍTICA DA QUALIDADE DO DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE ARQUIVOS

24 ESTRUTRA FUNCIONAL DO DEPARTAMENTO MUNICIPAL DE ARQUIVOS

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28 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) PLANO DE OBJECTIVOS

29 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 7 – RESULTADOS PRÁTICOS Melhorias introduzidas no sistema Crédito interno e externo Estrutura documental - Manual da Qualidade - Outros tipos documentais

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34 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto) 8 – AVALIAÇÃO DO PROJECTO 8.1 – Dificuldades 8.2 – Pontos fortes Estrutura de serviço complexa e leque muito alargado de actividades Normas, regulamentos e directivas muito diversificados Equipa de Projecto ampla e heterogénea Coincidência temporal com momentos de transição no Arquivo e na C.M.P. Dependência em algumas matérias de políticas sectoriais e da dinâmica de outros serviços Motivação, participação alargada e partilha de informação Envolvimento determinado de gestão de topo Definição de objectivos e indicadores de forma articulada Trabalho com outras Direcções Municipais e demais Entidades envolvidas Cooperação externa e benchmarking Monitorização do desempenho do SGQ

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36 VII Encontro Nacional de Arquivos Municipais 2006.04.07 SGQ – Departamento Municipal de Arquivos (C.M. Porto)