Gestão e Ferramentas de Projeto Aula 01 - Introdução FMU – Curso de Administração Yatyr Gasparini - 2011.

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1 Gestão e Ferramentas de Projeto Aula 01 - Introdução FMU – Curso de Administração Yatyr Gasparini - 2011

2  Um projeto é um empreendimento temporário (finito) com objetivos e metas claramente definidos, em função de uma necessidade, oportunidade ou interesse de uma pessoa, comunidade ou organização, de criar um produto ou serviço único  Temporário significa que cada projeto tem um começo e um fim bem definidos.  Único significa que o produto ou serviço produzido é de alguma forma diferente de todos os outros produtos ou serviços semelhantes Definição de Projeto (Jefferson Mendes) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 2

3  Estamos cercados de todos os lados de projetos que vêm sendo realizados desde os tempos dos faraós; pirâmides, canais de irrigação na Mesopotâmia, templos gregos, catedrais medievais, muralha da China, castelos da Renascença. Viagem à Lua, canal do Panamá. Torre Eiffel, autoestradas, shopping centers, a casa em que moramos. Todos os tipos de produtos que usamos e equipamentos que usamos um dia foram projetos.  Projetos são temporários, mas os resultados são duradouros. São estratégias de mudança, seja para resolver problemas ou aproveitar oportunidades  A entrega do produto, no prazo e no custo programados são as três medidas imediatas do sucesso do projeto Definição de Projeto (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 3

4  O produto, o entregável ou delíverable de um projeto pode ser assim classificado:  Produtos físicos: itens tangíveis, equipamentos, construções civis, reformas de estruturas, desenvolvimento de produtos  Conceitos e informações : produtos intangíveis, que resultam de projetos que fornecem bases para o entendimento de uma situação ou tomada de decisões, como consultorias, pesquisas, desenvolvimento de sistemas de informação, estudos de viabilidade, roteiros de filmes;  Eventos e serviços: sequências de planejamento e execução de tarefas ao final das quais o evento propriamente dito é realizado. Mudanças organizacionais, espetáculos artísticos, salão do Automóvel  Nenhum projeto pertence a apenas uma categoria, geralmente apresenta dois ou os três tipos, como a organização dos Jogos Olímpicos, como o planejamento, a construção de estádios, e os eventos (jogos) Definição de Projeto (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 4

5  Nem sempre um projeto tem começo e fim predefinidos:  A catedral de Colônia na Alemanha levou 600 nos para ser construída;  A construção da catedral de Notre Dame em Paris na França levou 150 anos;  Não se tratou de incompetência, mas de restrições de custo que desaceleraram ou mesmo paralisaram os projetos por longos períodos  O compromisso básico dos projetos é a realização do resultado. Controlar tempo, custos, riscos e qualidade, assim como outras variáveis é condição para cumprir o compromisso com o resultado Definição de Projeto (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 5

6  Os projetos se diferenciam em função do contexto e do grau de dificuldade que oferecem a seus administradores  Em função do contexto, são diferentes dois projetos que forneçam o mesmo produto. O mesmo projeto básico de um trem de alta velocidade, no Oriente Médio, é diferente na América Latina, não apenas pelas condições geográficas, mas também pela conjuntura cultural, social, política e econômica.;  Em função da dificuldade, será maior quanto maior forem a complexidade técnica e as incertezas quanto ao produto ou os métodos, e menor quanto maiores forem a maturidade e a familiaridade com o produto das equipes envolvidas. Contexto e dificuldade (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 6

7  Os projetos se diferenciam em função do contexto e do grau de dificuldade que oferecem a seus administradores  Em função do contexto, são diferentes dois projetos que forneçam o mesmo produto. O mesmo projeto básico de um trem de alta velocidade, no Oriente Médio, é diferente na América Latina, não apenas pelas condições geográficas, mas também pela conjuntura cultural, social, política e econômica.;  Em função da dificuldade, será maior quanto maior forem a complexidade técnica e as incertezas quanto ao produto ou os métodos, e menor quanto maiores forem a maturidade e a familiaridade com o produto das equipes envolvidas. Dificuldade (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 7

8  Abordagem de Projeto  O fato de uma atividade ser temporária e orientada para resolver um problema e exigir a aplicação de recursos não a torna um projeto  A revisão de veículos em concessionárias ou a fabricação de móveis padronizados são atividades rotineiras de prestação de serviços não precisam ser abordadas como projetos, mas sim como ordens de serviço.  A abordagem de projeto deve ser utilizada em atividades diferentes das rotineiras, em que a solução envolva muitas variáveis, datas específicas ou clientes importantes Abordagem de projeto Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 8

9  Programa  Grupo, família ou conjunto de projetos administrados de forma coordenada. Exemplo: construção de uma hidrelétrica  Subprojeto  Parte de um projeto de grande porte: estudo de viabilidade, construção e entrega de uma das turbinas de uma hidrelétrica, construção dos alojamentos para os atletas olímpicos  Sistema  Conjunto relativamente complexo de atividades, como, por exemplo projeto e construção do sistema de apoio à vida numa espaçonave Programa, Subprojeto e Sistema Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 9

10  Inspiração  De alguma forma surge a idéia ou visão do produto: do plano estratégico da empresa, da encomenda de um cliente, de uma oportunidade, de um problema  Concepção  Transformação da idéia em um modelo mental ou representação do produto que deverá ser fornecido ao final do projeto  Desenho ou projeto  O modelo mental transforma-se em um protótipo ou maquete do produto  Desenvolvimento  O produto é gradativamente elaborado  Entrega  No final do projeto, o produto é apresentado ao cliente Ciclo de vida do projeto (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 10

11 Ciclo de vida do projeto (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 11 Transições A entrega do produto é apenas a transição para as fases seguintes de um empreendimento maior. Por exemplo, os consumidores passam a utilizar o produto que um dia chega a um fim. O que acontece em seguida? Ele alcança a vida após a morte, com a destinação dada a ele quando descartado no ambiente.

12  Vida após a morte  Considerando o ambiente, a vida após a morte torna-se uma realidade para os produtos e, consequentemente, para os projetos. Os administradores de projeto precisam pensar na minimização de desperdícios no processo produtivo, na seleção de materiais ecológicos, na embalagem, no consumo de energia, seja para a fabricação, para o funcionamento do produto e para o descarte e eventual reaproveitamento dos materiais usados  A concepção e o desenho devem levar em conta não apenas a utilidade pretendida para o produto, mas também qualquer relação com o meio ambiente e as pessoas. A seleção de materiais, a forma de produzir, a produção propriamente dita e, no final do ciclo de vida, o descarte do produto devem ser abordados de forma a proteger o ambiente, as pessoas e a sociedade, para que o projeto seja considerado verd Ciclo de vida ambientalmente amigável (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 12

13  Divisão em duas categorias  Atividades predominantemente funcionais, como indústria, comércio e prestação de serviços: bancos escolas, empresas de energia elétrica, fábricas de sabonete, usinas de açúcar e álcool – nessas empresas a rotina é a essência do negócio. Projetos são eventuais, para desenvolver ou implantar novos produtos. São projetos para consumo próprio.  Atividades predominantemente orientadas para projetos, como nos setores de construção, cinema, aeroespacial, farmacêutico, saúde, defesa, biotecnologia, serviços e tecnologia da informação, onde as operações são estruturadas em torno de projetos, geralmente para uso de empresas funcionais. Organizações e projetos (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 13

14  Estratégicos  Ligados a inovações no negócio, objetivos de longo prazo, melhorias em sistemas, processos e estruturas, busca por maior competitividade e sobrevivência no mercado.  Operacionais  Relacionados a atividades funcionais, como ampliações das instalações, campanhas de vendas ou mesmo o processo anual de recrutamento de estagiários. Dependendo do tamanho e importância, podem ser considerados estratégicos  Emergenciais  Respondem a problemas de solução inadiável: recuperação de instalações destruídas em acidentes, inundações ou incêndios. Um grande número de projetos emergenciais pode indicar que a empresa está negligenciando seus processos de planejamento e manutenção  Compulsórios  Necessários para atender a obrigações legais, como por exemplo, mudanças determinadas pela legislação ambiental, estudos de impacto ambiental, instalação de equipamentos de proteção, mudanças na lei de zoneamento urbano Classificações de projetos (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 14

15 Partes interessadas - Stakeholders (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 15  O processo de administrar um projeto sempre envolve o entendimento e o atendimento das necessidades, interesses e influências de diferentes partes interessadas, que variam conforme o projeto, mas gravitam em torno de:  Equipe de projeto  Fornecedores de equipamentos e serviços para o projeto  Usuários do produto do projeto  Administração superior e acionistas da empresa em que se desenvolve o produto  Gerentes das unidades permanentes da organização que emprestam pessoas para fazer parte da equipe de projeto  Habitantes de regiões próximas a grandes obras, como rodovias, shopping centers, aeroportos ou hidrelétricas  Clientes que comprarão ou usarão o produto do projeto  Organismos regulamentadores que interferem com o andamento do projeto ou com o produto

16  Administrar projetos é o processo de tomar decisões para realizar atividades temporárias, com o objetivo de fornecer um resultado  A tarefa básica da administração de projetos é assegurar a orientação do esforço para o resultado. Controlar custos, prazos e riscos é condição básica para isso  Níveis da administração de projetos:  Estratégico: definição de quais projetos executar – gestão de portfólios  Organizacional: como estruturar a empresa para executar projetos – gestão de programas  Operacional: execução propriamente dita, com foco na eficiência – gestão de projetos Níveis da administração de projetos (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 16

17  Nível Estratégico  A abordagem estratégica da administração de projetos se torna necessária quando o foco muda da eficiência do projeto para a eficácia global da organização  Geração de vantagens competitivas para o enfrentamento da concorrência, sobrevivência, satisfação e retenção de clientes, colaboração com parceiros  Considerando ameaças e oportunidades no ambiente, pontos fortes e fracos dos sistemas internos, decisões estratégicas prévias (escolha do ramos de negócio, missão, objetivos estratégicos, penetração de mercado, posição em relação à concorrência Níveis da administração de projetos (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 17

18  Nível Organizacional  Executar o que foi decidido em nível estratégico através de:  Criação de sistemas de apoio e controle de projetos  Adaptação da estrutura e dos recursos da empresa em função das necessidades dos projetos  Orientação e treinamento dos gerentes e equipes de projetos  Comunicação entre os níveis estratégico e operacional  Criação e operação dos escritórios de gerenciamento de projetos  Nível Operacional  Compreende os elementos clássicos do processo de gerenciamento do projeto individual, como as ferramentas e técnicas para iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento de projetos  Conhecer e aplicar os princípios da administração de projetos são habilidades importantes para todas as pessoas que trabalham ou se envolvem com projetos, uma arte antiga, praticada desde os tempos dos faraós Níveis da administração de projetos (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 18

19  A história começa com os projetos e não com as empresas que, da forma como as conhecemos, surgiram somente na Revolução Industrial (sec. XVIII)  Exemplos marcantes:  Pirâmide de Quéops, erigida 3.000 anos a.C., exigindo enormes conhecimentos técnicos  Os romanos já há 2.000 anos a.C. construíam grandes templos e residências, cidades, estradas, portos, pontes, sistema de fornecimento de água e de saneamento básico e até mesmo piscinas aquescidas. A arena de Verona, estrutura semelhante ao Coliseu, é utilizada até os dias de hoje com sua finalidade original, qual seja a apresentação de espetáculos  Infelizmente, pouco do conhecimento de gestão de projetos dessas culturas foi deixado para a posteridade  A construção naval é conhecida há mais de 5.000 anos, de forma que suas métricas estão muito bem estabelecidas e dão base para estimativas de custos e prazos bastantes acuradas. Brevíssimo histórico (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 19

20  A primeira ferramenta moderna da administração de projetos é o cronograma inventado por Henry Gantt usado para gerenciar a construção de navios na 1ª Guerra Mundial  Influenciado pelas idéias de Taylor, Gantt dividiu o trabalho de construção naval em tarefas menores e as representou em um gráfico por meio de barras e marcos, mostrando suas datas de início e fim e as respectivas durações. Na década de 60 foi refinado com a introdução de linhas para indicar dependências, folgas entre atividades e o caminho crítico  Na década de 1950 surgiram novos tipos de produtos com os quais os construtores de edifícios e navios não tinham experiência: submarinos que lançavam mísseis, naves espaciais com tripulantes, satélites artificiais que demandaram a criação de toda uma nova geração de conceitos e ferramentas gerenciais, promovendo o nascimento da moderna disciplina da administração de projetos Brevíssimo histórico (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 20

21  Criado em 1969, o PMI-Project Management Institute liderou a compilação e organização das práticas de gerenciamento de projetos. Mais que isso, propôs-se a congregar os participantes e fazer avançar a arte da administração de projetos. Produziu o Guia PMBOK (Guide to the Project Management Body Of Knowledge), documento que sistematiza conceitos e ferramentas. Posteriormente a IPMA-International Project Management Association publicou o IPMA  O PMBOK não é um roteiro para a ser seguido etapa a etapa. Cada equipe é responsável por escolher as práticas mais apropriadas a seus projetos.  O PMBOK é um macro processo composto por cinco grupos de processos principais interligados:  Iniciação  Planejamento  Execução  Monitoramento e controle  Encerramento Brevíssimo histórico (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 21

22  Iniciação  O primeiro passo é na administração de projetos é a escolha correta, de maneira a garantir que seus rprodutos estejam alinhados com a estratégia, que apenas as melhores idéias sejam viabilizadas e que, implantados, possam ser administrados de forma sistêmica  Critérios comerciais: potencial de faturamento e lucros, taxa de crescimento de vendas, avaliação da possível reação da concorrência, que pode representar uma ameaça ao projeto, distribuição de riscos (todos os ovos num mesmo cesto?)  Critérios técnicos: disponibilidade de capital, capacidade de marketing de alavancar o novo produto, capacidade industrial de produzi-lo e dar-lhe assistência técnica, disponibilidade de matérias primas e competência gerencial para lidar com aspectos administrativos do produto: comerciais, jurídicos, financeiros e na existência de alguém capaz de levar a idéia adiante Roteiro para administração de projetos (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 22

23  Planejar  A etapa inicial começa com o termo de abertura (project charter) com as seguintes informações  Justificativas do projeto (business case), para mostrar a necessidade ou problema, as vantagens de realizar o projeto, de maneira a convencer os patrocinadores  Descrição do projeto: qual é a solução para o problema  Entregáveis  Estimativas de custo e tempo  A aprovação do plano significa em concordar com as decisões e assumir o compromisse do fornecer os recursos previstos. Roteiro para administração de projetos (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 23

24  Planejar  A etapa inicial começa com o termo de abertura (project charter) com as seguintes informações  Justificativas do projeto (business case), para mostrar a necessidade ou problema, as vantagens de realizar o projeto, de maneira a convencer os patrocinadores  Descrição do projeto: qual é a solução para o problema  Entregáveis  Estimativas de custo e tempo  A aprovação do plano significa em concordar com as decisões e assumir o compromisse do fornecer os recursos previstos. Roteiro para administração de projetos (Maximiano) Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 24

25  Em que situações se utiliza a abordagem de projeto? Dê exemplos.  Defina programa, projeto e subprojeto.  Explique cada fase do ciclo de vida de um projeto e como torná-lo ambientalmente amigável.  Explique o significado da expressão “vida após a morte” de um projeto  Exemplifique as principais partes interessadas de um projeto  Situe a gestão de projetos ao longo da História. Questões Prof. Yatyr Gasparini - FMU - Administração - 2011 25