Gerenciamento de Equipes Virtuais GEP 08 / FGV Antônio Braga Caren Baldo Daniela Padilha Fernando Torres Jamila Abdallah Johnnie Locatelli Julio Silvello.

Apresentação em tema: "Gerenciamento de Equipes Virtuais GEP 08 / FGV Antônio Braga Caren Baldo Daniela Padilha Fernando Torres Jamila Abdallah Johnnie Locatelli Julio Silvello."— Transcrição da apresentação:

1 Gerenciamento de Equipes Virtuais GEP 08 / FGV Antônio Braga Caren Baldo Daniela Padilha Fernando Torres Jamila Abdallah Johnnie Locatelli Julio Silvello Ianaê Schervenski Isabel Domingos Melissa Esteves Paula Tambara

2 Contexto Atual A tecnologia da informação permite hoje que se formem equipes virtuais com muita facilidade, confiabilidade e baixos custos. A tecnologia da informação permite hoje que se formem equipes virtuais com muita facilidade, confiabilidade e baixos custos. O acesso à tecnologia da informação, atualmente, encontra- se cada vez mais ao alcance de todos, não só nas grandes organizações, mas também nas empresas menores e até mesmo em casa. O acesso à tecnologia da informação, atualmente, encontra- se cada vez mais ao alcance de todos, não só nas grandes organizações, mas também nas empresas menores e até mesmo em casa.

3 Essa evolução tecnológica vivenciada nos dias atuais, modificou a forma de se trabalhar. A tecnologia moderna permite que pessoas trabalhem em constante comunicação com outras pessoas, com o ambiente externo à organização, em diferentes horários, em casa, etc. Essa evolução tecnológica vivenciada nos dias atuais, modificou a forma de se trabalhar. A tecnologia moderna permite que pessoas trabalhem em constante comunicação com outras pessoas, com o ambiente externo à organização, em diferentes horários, em casa, etc. Na visão de Robbins, a informação passou a ser tratada de forma diferente através dos modernos equipamentos de informática. “A eletrônica digital, o armazenamento óptico de dados, computadores mais poderosos e portáteis que podem comunicar-se entre si estão mudando a maneira como a informação é criada, armazenada, utilizada e distribuída”. (ROBBINS, 2001, p. 7). Ou seja, utiliza-se a informação de maneira mais rápida, prática e eficaz. Na visão de Robbins, a informação passou a ser tratada de forma diferente através dos modernos equipamentos de informática. “A eletrônica digital, o armazenamento óptico de dados, computadores mais poderosos e portáteis que podem comunicar-se entre si estão mudando a maneira como a informação é criada, armazenada, utilizada e distribuída”. (ROBBINS, 2001, p. 7). Ou seja, utiliza-se a informação de maneira mais rápida, prática e eficaz. Contexto Atual

4 Equipes Virtuais “Grupos de trabalho formados por pessoas que interagem a distância, de forma provisória ou permanente, oriundas de uma empresa e/ ou rede da qual fazem parte, que utilizando-se de meios tecnológicos avançados para manter contato e executar suas atividades, buscam atingir objetivos comuns.” (Zimmer, 2001, p. 22) “Grupos de trabalho formados por pessoas que interagem a distância, de forma provisória ou permanente, oriundas de uma empresa e/ ou rede da qual fazem parte, que utilizando-se de meios tecnológicos avançados para manter contato e executar suas atividades, buscam atingir objetivos comuns.” (Zimmer, 2001, p. 22)

5 Empresas Virtuais A organização virtual pode ser entendida como aquela que aprofunda fortemente suas parcerias e terceirizações ou como aquela em que uma larga parcela de seus funcionários trabalha num determinado local e se comunica com o escritório, situado em outro. (Trope, 1999) A organização virtual pode ser entendida como aquela que aprofunda fortemente suas parcerias e terceirizações ou como aquela em que uma larga parcela de seus funcionários trabalha num determinado local e se comunica com o escritório, situado em outro. (Trope, 1999) É a organização que transcende fronteiras geográficas e troca informações a velocidades impressionantes através de bites e bytes, tudo acontece num espaço virtual. É a organização que transcende fronteiras geográficas e troca informações a velocidades impressionantes através de bites e bytes, tudo acontece num espaço virtual.

6 Características Empresas Virtuais Ênfase em equipes autônomas, dispostas em redes internas; Ênfase em equipes autônomas, dispostas em redes internas; Agilidade, fluidez, simplicidade na definição de todos os seus elementos; Agilidade, fluidez, simplicidade na definição de todos os seus elementos; Cargos flexíveis e formatados em torno da aquisição de novas competências; Cargos flexíveis e formatados em torno da aquisição de novas competências; Capacidade expandida de processamento da informação; Capacidade expandida de processamento da informação; Ênfase na mudança, criatividade e inovação; Ênfase na mudança, criatividade e inovação; Ambientes mutáveis e dinâmicos, dominados por tecnologias de ponta. Ambientes mutáveis e dinâmicos, dominados por tecnologias de ponta.

7 Características das Equipes Virtuais Temporárias (execução de um projeto) ou não; Temporárias (execução de um projeto) ou não; Contato estabelecido por intermédio de meios eletrônicos de comunicação; Contato estabelecido por intermédio de meios eletrônicos de comunicação; Utilização de tecnologias; Utilização de tecnologias; Transcendência de limites geográficos da organização; Transcendência de limites geográficos da organização; Agilidade para expansão da equipe: pode recorrer a membros externos a qualquer momento; Agilidade para expansão da equipe: pode recorrer a membros externos a qualquer momento; Possibilidade de participação em mais de uma equipe de trabalho Possibilidade de participação em mais de uma equipe de trabalho

8 Recursos utilizados na gestão de equipes virtuais Correio eletrônico Telefone e fax via internet Editoração de página na rede Conferência de dados e voz Videoconferência Fóruns de discussão Sistemas de bate-papo Sistema de reuniões eletrônicas Agendamento e programação Gerenciamento de projetos e atividades Sistema de fluxo de trabalho Gerenciamento do conhecimento

9 Competências necessárias para o profissional “virtual” Organização; Organização; Pró-atividade, capacidade de identificar e solucionar problemas; Pró-atividade, capacidade de identificar e solucionar problemas; Flexibilidade; Flexibilidade; Criatividade; Criatividade; Habilidade de negociação e comunicação; Habilidade de negociação e comunicação; Capacidade de auto-motivação para lidar com o isolamento; Capacidade de auto-motivação para lidar com o isolamento; Capacidade de adaptação às mudanças e facilidade com novas tecnologias; Capacidade de adaptação às mudanças e facilidade com novas tecnologias; Alta capacidade de conviver com ambigüidades. Alta capacidade de conviver com ambigüidades.

10 Vantagens Grande produtividade e continuidade no trabalho por outro profissional em outro lugar do mundo, podendo garantir um fluxo de trabalho 24h; Grande produtividade e continuidade no trabalho por outro profissional em outro lugar do mundo, podendo garantir um fluxo de trabalho 24h; Oportunidade de escolha pela mão de obra mais barata em qualquer lugar no mundo; Oportunidade de escolha pela mão de obra mais barata em qualquer lugar no mundo; Não há necessidade de grandes estruturas físicas; Não há necessidade de grandes estruturas físicas; Organograma extremamente flexível; Organograma extremamente flexível; Melhoria no atendimento pelo conhecimento das necessidades locais; Melhoria no atendimento pelo conhecimento das necessidades locais; Oportunidade de desenvolvimento e aprendizagem dos funcionários pelo contato com diferentes culturas, línguas, tecnologias e informações. Oportunidade de desenvolvimento e aprendizagem dos funcionários pelo contato com diferentes culturas, línguas, tecnologias e informações.

11 Desafios para Gerenciamento das Equipes Necessidade de alta tecnologia, que geram altos investimentos às organizações; Necessidade de alta tecnologia, que geram altos investimentos às organizações; Dificuldade de comunicação entre membros da equipe pelas diferenças culturais; Dificuldade de comunicação entre membros da equipe pelas diferenças culturais; Legislações trabalhistas específicas por região; Legislações trabalhistas específicas por região; Dificuldade de gerenciamento pela ausência de controle cerrado; Dificuldade de gerenciamento pela ausência de controle cerrado; Dificuldade de motivar as equipes pelo distanciamento e pela diversidade cultural; Dificuldade de motivar as equipes pelo distanciamento e pela diversidade cultural; Mudança do estilo de gerenciamento por subordinação para o de parceria, explorando a autonomia, autocontrole, responsabilidade e empowerment. Mudança do estilo de gerenciamento por subordinação para o de parceria, explorando a autonomia, autocontrole, responsabilidade e empowerment.

12 Cobrança por resultados e não por horas trabalhadas; Cobrança por resultados e não por horas trabalhadas; Negociação constante com as equipes para a busca do resultado ideal e cumprimento de prazos; Negociação constante com as equipes para a busca do resultado ideal e cumprimento de prazos; Procurar formas de estar presente e motivar sua equipe; Procurar formas de estar presente e motivar sua equipe; Agir como facilitador e flexibilizar seu estilo de comando; Agir como facilitador e flexibilizar seu estilo de comando; Estabelecer processos claros para evitar dispersões e retrabalhos; Estabelecer processos claros para evitar dispersões e retrabalhos; Administrar os conflitos culturais e emocionais; Administrar os conflitos culturais e emocionais; Ter uma comunicação clara e eficaz; Ter uma comunicação clara e eficaz; Utilizar da ferramenta de Avaliação 360º para uma avaliação mais justa e correta devido ao distanciamento. Utilizar da ferramenta de Avaliação 360º para uma avaliação mais justa e correta devido ao distanciamento. Desafios para Gerenciamento das Equipes

13 Estudo de Caso: TERRA Gestor em Porto Alegre, equipe de analistas de sistemas em Porto Alegre, Monterrey (MX) e Miami (EUA) Gestor em Porto Alegre, equipe de analistas de sistemas em Porto Alegre, Monterrey (MX) e Miami (EUA) Contexto da formação da equipe: reorganização hierárquica da empresa, mudança de gestão local para global; adaptação do escopo de atividades para o novo modelo, para atender às necessidades da empresa em relação à agilidade na criação e entrega de produtos (também virtuais) Contexto da formação da equipe: reorganização hierárquica da empresa, mudança de gestão local para global; adaptação do escopo de atividades para o novo modelo, para atender às necessidades da empresa em relação à agilidade na criação e entrega de produtos (também virtuais) Perfil da equipe: Perfil da equipe: Autonomia, foco em resultados, domínio de tecnologia (equipe de analistas de sistemas); Autonomia, foco em resultados, domínio de tecnologia (equipe de analistas de sistemas); Dificuldades de comunicação, carência de fluência em línguas estrangeiras (espanhol, principalmente); Dificuldades de comunicação, carência de fluência em línguas estrangeiras (espanhol, principalmente); Surgimento de líderes locais: coordenadores de equipe. Surgimento de líderes locais: coordenadores de equipe.

14 Utlização de ferramentas: Utlização de ferramentas: Correio eletrônico e listas de discussão (uso diário): garante um registro escrito das informações, mas é afetado por problemas da comunicação escrita, impessoalidade, etc. Volume de informações (quantidade de e- mails) é gigantesco; Correio eletrônico e listas de discussão (uso diário): garante um registro escrito das informações, mas é afetado por problemas da comunicação escrita, impessoalidade, etc. Volume de informações (quantidade de e- mails) é gigantesco; Instant Messenger (MSN/Jabber) e Reuniões Eletrônicas (uso diário): resolvem o problema de agilidade na comunicação, dúvidas são esclarecidas mais agilmente, mas ainda enfrenta os problemas da comunicação escrita; Instant Messenger (MSN/Jabber) e Reuniões Eletrônicas (uso diário): resolvem o problema de agilidade na comunicação, dúvidas são esclarecidas mais agilmente, mas ainda enfrenta os problemas da comunicação escrita; Call Conference (ao menos 1 vez por semana): percepções verbais como suspiros, tonalidade de voz, etc. Deficiência na comunicação não-verbal (expressão corporal); Call Conference (ao menos 1 vez por semana): percepções verbais como suspiros, tonalidade de voz, etc. Deficiência na comunicação não-verbal (expressão corporal); Vídeo Conferência (ao menos 1 vez por mês): resolve parcialmente a deficiência na comunicação não-verbal; Vídeo Conferência (ao menos 1 vez por mês): resolve parcialmente a deficiência na comunicação não-verbal; Wiki: documentações técnicas, de processos, de organização, etc. Wiki: documentações técnicas, de processos, de organização, etc. Estudo de Caso: TERRA

15 Integração da equipe: Integração da equipe: Gestor visita equipes locais pelo menos 3 vezes por ano, para entender a realidade local da equipe (condições de trabalho, questões pessoais, motivação, etc.) Gestor visita equipes locais pelo menos 3 vezes por ano, para entender a realidade local da equipe (condições de trabalho, questões pessoais, motivação, etc.) Coordenadores locais visitam os demais escritórios, pelo menos 1 vez por ano, garantindo a convergência do trabalho como um todo, convergência de processos, etc. Coordenadores locais visitam os demais escritórios, pelo menos 1 vez por ano, garantindo a convergência do trabalho como um todo, convergência de processos, etc. Analistas visitam demais escritórios, pelo menos 3 analistas por ano, com a finalidade de melhorar a integração da equipe, identificação de perfis profissionais, etc. Analistas visitam demais escritórios, pelo menos 3 analistas por ano, com a finalidade de melhorar a integração da equipe, identificação de perfis profissionais, etc. Deficiências encontradas Deficiências encontradas Motivação Motivação Gestão de Desempenho Gestão de Desempenho Gestão do Conhecimento Gestão do Conhecimento Convergência de processos Convergência de processos Compromisso com o todo vs limites de responsabilidades Compromisso com o todo vs limites de responsabilidades Estudo de Caso: TERRA

16 Sugestões do Grupo para o TERRA Implantação de processo de Gestão do Desempenho, com Avaliação 360º e plano de desenvolvimento de competências Implantação de processo de Gestão do Desempenho, com Avaliação 360º e plano de desenvolvimento de competências Implantação de um processo de Gestão de Conhecimento Implantação de um processo de Gestão de Conhecimento ???? ????