Documentos O que é Redação Oficial Características:

Apresentação em tema: "Documentos O que é Redação Oficial Características:"— Transcrição da apresentação:

1 Documentos O que é Redação Oficial Características:
Maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Características: A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição...

2 Documentos OBS.: Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão.

3 Documentos Os atos oficiais, aqui entendidos como atos de caráter normativo, ou estabelecem regras para a conduta dos cidadãos, ou regulam o funcionamento dos órgãos públicos, o que só é alcançado se em sua elaboração for empregada a linguagem adequada. O mesmo se dá com os expedientes oficiais, cuja finalidade precípua é a de informar com clareza e objetividade. OBS: Há necessariamente uma distância entre a língua falada e a escrita.

4 Documentos Formalidade e Padronização:
As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma: Além das já é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento Mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação.

5 Documentos Concisão e Clareza: Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras, evitando redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias. Pode-se definir como claro aquele texto que possibilita imediata compreensão pelo leitor.

6 Documentos Caracaterísticas:
a) A impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) A uso do padrão culto de linguagem, em princípio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão; c) A formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos; d) A concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada lhe acrescentam.

7 O Padrão Ofício Documentos
Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando.

8 (O aviso, o ofício e o memorando)
Documentos Partes do documento no Padrão Ofício: (O aviso, o ofício e o memorando) a) tipo e número do expediente, seguido da sigla do órgão que o expede; b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento à direita: c) assunto: resumo do teor do documento d) destinatário: o nome e o cargo da pessoa a quem é dirigida a comunicação. No caso do ofício deve ser incluído também o endereço. e) texto: nos casos em que não for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura:

9 Documentos Introdução: Que se confunde com o parágrafo de abertura,
na qual é apresentado o assunto que motiva a comunicação. Evite o uso das formas: "Tenho a honra de", "Tenho o prazer de", "Cumpre-me informar que", empregue a forma direta; Desenvolvimento: no qual o assunto é detalhado; se o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, elas devem ser tratadas em parágrafos distintos, o que confere maior clareza à exposição; Conclusão: em que é reafirmada ou simplesmente reapresentada a posição recomendada sobre o assunto.

10 Documentos f) Fecho: O manual estabelece o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação oficial: a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente g) assinatura do autor da comunicação; h) identificação do signatário Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura.

11 Documentos Forma de diagramação
Os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação: a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings; c) é obrigatória constar a partir da segunda página o número da página; d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direta terão as distâncias invertidas nas páginas pares ("margem espelho"); e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda; f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura; g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm; h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco; i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento; j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações; l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm; m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto; n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;   o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo Ex.: "Of relatório produtividade ano 2002"

12 TIPOS DE CORRESPONDENCIAS OFICIAIS
Documentos TIPOS DE CORRESPONDENCIAS OFICIAIS (Definição e Finalidade) 1) Aviso e Ofício* Aviso e ofício são modalidades de comunicação oficial praticamente idênticas. A única diferença entre eles é que o aviso é expedido exclusivamente por Ministros de Estado, para autoridades de mesma hierarquia, ao passo que o ofício é expedido para e pelas demais autoridades. Ambos têm como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, no caso do ofício, também com particulares. Podem ser utilizados para fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos e da Nação.

13 Documentos O memorando: é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Forma e Estrutura: padrão ofício.

14 Documentos 3) Exposição de Motivo é o expediente dirigido ao Presidente da República ou ao Vice-Presidente para: a) informá-lo de determinado assunto; b) propor alguma medida; ou c) submeter a sua consideração projeto de ato normativo. Em regra, é dirigida ao Presidente da República por um Ministro de Estado. Nos casos em que o assunto tratado envolva mais de um Ministério, a exposição de motivos deverá ser assinada por todos os Ministros envolvidos, sendo, por essa razão, chamada de interministerial. Forma e Estrutura: padrão ofício.

15 Documentos 4. Telegrama O telegrama é toda comunicação oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc. Por tratar-se de forma de comunicação dispendiosa aos cofres públicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas àquelas situações que não seja possível o uso de correio eletrônico ou fax e que a urgência justifique sua utilização e, também em razão de seu custo elevado, esta forma de comunicação deve pautar-se pela concisão (v.1.4. Concisão e Clareza). Forma e Estrutura Não há padrão rígido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulários disponíveis nas agências dos Correios e em seu sítio na Internet.

16 Documentos 5. Mensagem É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos, notadamente as mensagens enviadas pelo Chefe do Poder Executivo ao Poder Legislativo para informar sobre fato da Administração Pública; expor o plano de governo por ocasião da abertura de sessão legislativa; submeter ao Congresso Nacional matérias que dependem de deliberação de suas Casas; apresentar veto; enfim, fazer e agradecer comunicações de tudo quanto seja de interesse dos poderes públicos Nacionais.

17 Documentos 6. Correio Eletrônico
O correio eletrônico (" "), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicação para transmissão de documentos. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicação por correio eletrônico é sua flexibilidade. Assim, não interessa definir forma rígida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatível com uma comunicação oficial . O campo assunto do formulário de correio eletrônico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organização documental tanto do destinatário quanto do remetente. Para os arquivos anexados à mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. Sempre que disponível, deve-se utilizar recurso de confirmação de leitura.

18 Documentos 7) Fax O fax (forma abreviada já consagrada de fac-simile) é uma forma de comunicação que está sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. É utilizado para a transmissão de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento há premência, quando não há condições de envio do documento por meio eletrônico. Quando necessário o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessário o arquivamento, deve-se fazê-lo com cópia xerox do fax e não com o próprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

19 Documentos Fax Os documentos enviados por fax mantêm a forma e a estrutura que lhes são inerentes. É conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. é., de pequeno formulário com os dados de identificação da mensagem a ser enviada.

20 Documentos 8) ATA: É o documento de valor jurídico, que consiste no resumo fiel dos fatos, ocorrências e decisões de sessões, reuniões ou assembléias, realizadas por comissões, conselhos, congregações, ou outras entidades semelhantes, de acordo com uma pauta, ou ordem-do-dia, previamente divulgada. É geralmente lavrada em livro próprio, autenticada, com as páginas rubricadas pela mesma autoridade que redige os termos de abertura e de encerramento.

21 Documentos 9) Circular: Comunicação oficial, interna ou externa, expedida para diversas unidades administrativas ou determinados funcionários. 10) Atestado : Documento firmado por servidor em razão do cargo que ocupa, ou função que exerce, declarando um fato existente, do qual tem conhecimento, a favor de uma pessoa. 11) Autorização: é o ato administrativo ou particular que permite ao pretendente realizar atividades ou utilizar determinado bem fora das rotinas estabelecidas.

22 Documentos 12) Declaração: Documento por escrito, objetivando comprovar ato ou assentamento constante de processo, livro ou documento que se encontre em repartições públicas. Podem ser de inteiro teor - transcrição integral, também chamada traslado - ou resumidas, desde que exprimam fielmente o conteúdo do original.

23 Documentos 13) Contrato Administrativo: Acordo firmado por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre estas e entidades particulares, para realização de objetivos de interesse comum dos partícipes. Convênio é acordo, mas não é contrato. No convênio, a posição jurídica dos signatários é uma só, idêntica para todos, podendo haver apenas diversidade na forma de cooperação de cada um, segundo suas possibilidades, para a consecução do objetivo comum.

24 Documentos 14) Correspondência: É toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, e vice‐versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição. 15) Decreto: Ato administrativo destinado a prover situações gerais e individuais, abstratamente previstas de modo expresso, ou implícito na lei. São da competência exclusiva dos chefes do Executivo.

25 Documentos 16) Correspondência/Comunicação Interna: É o instrumento de comunicação para assuntos internos, entre chefias de unidades administrativas de um mesmo órgão. É o veículo de mensagens rotineiras, objetivas e simples, que não venham a criar, alterar ou suprimir direitos e obrigações, nem tratar de assuntos de ordem pessoal.

26 Documentos 17) Relatório: Este documento é utilizado por uma autoridade para relatar a outra autoridade, de nível superior, as atividades da repartição sob sua responsabilidade ou presta conta de seus atos e/ou tarefas de que foi incumbido. Este documento deve registrar apenas os fatos que efetivamente constatou e os que puderam ser comprovados a partir de fonte segura.

27 Documentos 18) Instrução Normativa : Ato assinado por titular de órgão responsável por atividades sistêmicas, visando a orientar órgãos setoriais e seccionais, a fim de facilitar a tramitação de expedientes relacionados com o sistema e que estejam com instrução e resolução sob responsabilidade desses órgãos.