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Unidade VI Técnicas de Documentação: Formulários ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos Professora Michelle Luz.

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1 Unidade VI Técnicas de Documentação: Formulários ADM005 – Organização, Sistemas e Métodos Professora Michelle Luz

2 2 Definição Documento, com campos pré-impressos, a serem preenchidos com dados e informações que possibilitam a formalização das comunicações nas organizações. (DAscensão, 2001)

3 3 Definição Veículo de divulgação, processamento e armazenamento de informações. (DAscensão, 2001)

4 4 Formulários Parte integrante dos sistemas de informação Parte integrante dos sistemas de informação Necessidades transitórias ou aparentes tendem a desaparecer com o tempo Necessidades transitórias ou aparentes tendem a desaparecer com o tempo Verificação Verificação Necessidade de existência Necessidade de existência Formato Formato Vida de uma informação Vida de uma informação

5 5 Formulários - Objetivos e Propósitos - Documentar e centralizar informações do processo Documentar e centralizar informações do processo Facilitação de localização e recuperação Facilitação de localização e recuperação Agilizar o fluxo de informação Agilizar o fluxo de informação Usuário conta com a informação em tempo hábil Usuário conta com a informação em tempo hábil Padronizar informações e procedimentos Padronizar informações e procedimentos Formalizar operações de caráter legal e/ou fiscal Formalizar operações de caráter legal e/ou fiscal

6 6 Obstáculos ao Controle de Formulários A gerência tem outras coisas mais importantes para pensar Maioria dos formulários pouco usada e impressa pelos próprios usuários Desconhecimento por parte dos demais Conceito errado de controle de formulários Nº em estoque, controle e programação de compras Formulário impresso apenas com autorização da direção

7 7 Formulários - Exemplos

8 8 Tipos de Formulários Formulário Plano Formulário Plano Campos pré-impressos Campos pré-impressos Folhas soltas, talões, blocos ou fichas Folhas soltas, talões, blocos ou fichas

9 9 Tipos de Formulários Formulário Eletrônico Formulário Eletrônico Campos preenchidos por software Campos preenchidos por software

10 10 Tipos de Formulários Formulário Contínuo Formulário Contínuo Campos preenchidos na impressora Campos preenchidos na impressora Dados processados eletronicamente Dados processados eletronicamente

11 11 Formulários - Características Escolha do papel Escolha do papel Duração Duração Uso ou finalidade Uso ou finalidade Nível hierárquico do usuário Nível hierárquico do usuário Importância do formulário Importância do formulário Quantidade de vias Quantidade de vias Tipo de preenchimento Tipo de preenchimento

12 12 Formulários - Considerações Técnicas - Instruções de preenchimento Instruções de preenchimento Leitura antes do preenchimento Leitura antes do preenchimento No próprio corpo No próprio corpo Formato dos campos Formato dos campos Dependência do tipo de preenchimento Dependência do tipo de preenchimento Tamanho suficiente para conter o dado Tamanho suficiente para conter o dado

13 13 Formulários - Considerações Técnicas - Tipos de campos Tipos de campos Fixos: pré-impressos, identificam o formulário e orientam o usuário Fixos: pré-impressos, identificam o formulário e orientam o usuário Variáveis: a serem preenchidos pelo usuário Variáveis: a serem preenchidos pelo usuário Numeração seqüencial Numeração seqüencial Controle da emissão Controle da emissão

14 14 Formulários - Considerações Técnicas - Corpo do formulário Corpo do formulário Introdutória Introdutória Dados fixos: título e subtítulo Dados fixos: título e subtítulo Dados variáveis Dados variáveis O que se deseja coletar O que se deseja coletar Dados conclusivos Dados conclusivos Aprovação dos dados variáveis (visto, data, assinatura, carimbo) Aprovação dos dados variáveis (visto, data, assinatura, carimbo)

15 15 Formulários - Considerações Técnicas - Margens Margens Superior e inferior Superior e inferior 1 cm 0,5 cm Direita 0,5 cm Esquerda 2 a 2,5 cm Esquerda 2 a 2,5 cm Título do formulário Título do formulário Localizado na parte superior Localizado na parte superior Breve, específico e demonstrativo do objetivo e função Breve, específico e demonstrativo do objetivo e função

16 16 Formulários - Considerações Técnicas - Identificação da empresa Identificação da empresa Uso interno: apenas logotipo Uso interno: apenas logotipo Uso externo: logotipo, nome (ou razão social), inscrição estadual, CNPJ, endereço, telefone Uso externo: logotipo, nome (ou razão social), inscrição estadual, CNPJ, endereço, telefone Localização: extremidade superior esquerda Localização: extremidade superior esquerda Dimensão: 8% da área total Dimensão: 8% da área total

17 17 Formulários - Considerações Técnicas - Linhas e pautas Linhas e pautas Certas e finas Certas e finas Limitar variedade Limitar variedade Tipos de letra Tipos de letra Padrão de impressão Padrão de impressão Uniformidade Uniformidade

18 18 Formulários - Considerações Técnicas - Dobramento Dobramento Disposição lógica e estética Disposição lógica e estética Facilitar localização e pesquisa Facilitar localização e pesquisa Identificação Identificação Margem maior: destino das vias Margem maior: destino das vias Margem inferior esquerda: nº do formulário, data de fabricação, impressor, código do formulário Margem inferior esquerda: nº do formulário, data de fabricação, impressor, código do formulário


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