Portfólio de Projetos Em torno de 35 programas/projetos em execução Um dos programas (TFCA) possui 82 projetos apoiados Um Projeto pode ter diversos Doadores.

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2 Portfólio de Projetos Em torno de 35 programas/projetos em execução Um dos programas (TFCA) possui 82 projetos apoiados Um Projeto pode ter diversos Doadores (moedas diferentes e modelos diferentes de prestação) Modelos diversos de projetos (com desembolsos, com procurement, tipo “consultoria”)

3 Pipeline de Projetos O Pipeline de projetos do Funbio possui a mesma dinâmica de uma “consultoria”: os projetos no pipeline são as propostas em negociação e, ao terem o contrato fechado, passam a fazer parte do portfólio que trará as receitas para o Funbio. Eles não “disputam” recursos, mas precisamos ter uma visão das receitas potenciais e dos recursos a serem alocados para o planejamento futuro do quadro da instituição.

4 Pipeline de Projetos Os maiores potenciais do Pipeline são apresentados, num sumário executivo, bimestralmente para o Conselho Deliberativo. Os valores são todos convertidos para R$

5 Timesheet Sistema de timesheet desenvolvido internamente HH alocado aos projetos ou na unidade na qual o funcionário está alocado HH a partir da Folha de Pagamento do RH Há uma consolidação e cálculos de custos indiretos por meio de planilhas excel Deverá ser substituído pelo PPM

6 Gestão de Projetos Acompanhamento “único” Entrega de Produtos Receitas do Projeto = pagamentos mediante entrega dos produtos Despesas = HH alocado + outras despesas (passagens, diárias, consultorias) Rentabilidade do projeto = resultado Funbio Projetos “tipo Consultoria” Entrega de Produtos Receitas do Projeto = pagamentos mediante entrega dos produtos Despesas = HH alocado + outras despesas (passagens, diárias, consultorias) Rentabilidade do projeto = resultado Funbio “Dois Acompanhamentos” Execução do projeto (por componente) Valor gasto x Valor total do projeto Valor gasto x Valor planejado Atividades executadas do Projeto Acompanhamento da Gestão do Projeto Atividades de gestão (contratos, reuniões, prestações de conta, relatórios técnicos, monitoramento)= HH alocado + outras despesas (passagens, diárias, consultorias) Resultado para o Funbio = receita para o Funbio* - despesas reais (HH alocado real + outras despesas) * Receitas variam de acordo com contrato/Doador Projetos – Execução com Procurement

7 Gestão de Projetos Acompanhamento “único” Entrega de Produtos Receitas do Projeto = pagamentos mediante entrega dos produtos Despesas = HH alocado + outras despesas (passagens, diárias, consultorias) Rentabilidade do projeto = resultado Funbio “Três Acompanhamentos” Execução do projeto (por componente) Valor gasto x Valor total do projeto Valor gasto x Valor planejado Atividades executadas do Projeto Acompanhamento da Gestão do Projeto Atividades de gestão (contratos, reuniões, prestações de conta, relatórios técnicos, monitoramento)= HH alocado + outras despesas (passagens, diárias, consultorias) Resultado para o Funbio = receita para o Funbio* - despesas reais (HH alocado real + outras despesas) Acompanhamento dos Projetos Apoiados Prestações de conta x Desembolsos previstos = execução do projeto Relatórios técnicos Monitoramento Projetos – Execução com Desembolso

8 Sistema PPM Algumas necessidades / desejáveis  Geral  Ter um repositório único e centralizado contendo as informações de Programas, Projetos e Recursos do Funbio;  Trabalhar em multimoedas;  Possuir mecanismos para extração de dados sem a necessidade de codificação de consultas SQL tanto para dados nativos da solução, com para aqueles parametrizados pelo Funbio;  Permitir a integração com outros sistemas do Funbio;  Permitir o acompanhamento dos processos por meio de uma ferramenta parametrizável de workflow. Deve ser possível a aplicação de diferentes processos (fluxos) dependendo do tipo do projeto;  Manter um repositório de modelos de projetos (‘templates’), contendo atividades, perfis e documentos necessários. Estes modelos poderão ser aplicados na criação de um novo projeto – que herdará as características do modelo utilizado.

9 Sistema PPM Algumas necessidades / desejáveis  Pipeline  Permitir a alocação de recursos já no pipeline, antes do início (assinatura do contrato) de um projeto;  Permitir a criação de cenários para realizar simulações em relação aos cenários físico (tarefas e recursos) e financeiro do projeto;

10 Sistema PPM Algumas necessidades / desejáveis  Gestão de Portfólio e Projetos  Permitir a criação de Painéis (‘Dashboards’) personalizados de projetos, para o acompanhamento do status dos diferentes projetos;  Deve ser possível a criação de diferentes layouts de Painéis de projetos, com diferentes métricas e visualizações, de forma simples e sem a necessidade de modificações no código ou criação de novos programas;  O sistema deverá trabalhar de forma integrada com o Microsoft Project. A integração deverá ser bidirecional:  Um projeto pode ser criado no sistema PPM e aberto no MS Project para visualização e edição;  Um projeto pode ser criado no MS Project e carregado para o sistema PPM, onde poderá ser visualizado e editado.  Possuir todas as “funcionalidades básicas” de gestão de projetos, tais como: dependências, caminho crítico, tempo estimado, restrições, etc).

11 Sistema PPM Algumas necessidades / desejáveis  Timesheet  Possuir uma ferramenta de Planilha de Horas (Timesheets), através da qual os recursos poderão informar os tempos trabalhados em cada atividade de projeto ou operacional, bem como tempos não trabalhados (licença, falta, férias, etc);  Aprovar as Planilhas de Horas através de processos de negócio (workflow) previamente mapeados;  Permitir que a aprovação das Planilhas de Horas seja compartilhada entre os diferentes gerentes das atividades executadas pelo recurso e o gerente do recurso;  Para o cálculo dos custos de hh, buscar automaticamente o valor real do hh no sistema de Folha de Pagamentos;  Gerar a contabilização automática dos custos relativos a HH, aplicando as taxas corretas de acordo com o contexto do projeto, recurso, perfil, etc.;  Ao realizar uma mudança de taxa-hora, o sistema deverá manter o histórico e a consistência das transações financeiras já calculadas e contabilizadas.

12 Sistema PPM Algumas necessidades / desejáveis  Gestão de Contratos  Controlar a data de vigência dos diferentes contratos referentes a um Projeto:  Contratos de Doadores (podem ser vários) e Aditivos  ACTs  Contratos com Beneficiários (desembolsos)  Prestação de serviços pelo Funbio  Visão Jurídico : informações de todos os contratos, podendo ser selecionadas por diferentes filtros, tais como  Projeto  Área Responsável pelo Projeto no Funbio  Gerente do Projeto no Funbio  Objeto do contrato  Valor do Contrato  Valor do Funbio  Prazo de vigência  Prazo para execução do projeto  Aditivo contratual  Entre outros...

13 Sistema PPM Algumas necessidades / desejáveis  Gestão da Comunicação  Permitir a identificação das partes interessadas de um projeto (“Stakeholders”), sem que seja necessária sua alocação à equipe do projeto, e notificá-los quando necessário;  Possuir um tipo de licença de abrangência restrita, que permita aos usuários a visualização de informações para acompanhar o andamento dos projetos para os quais tenham permissão de acesso;  Permitir a geração e distribuição de relatórios independentemente da existência de licenças de uso para os recipientes;  Permitir que as tarefas sejam enviadas para a lista de tarefas pessoais dos envolvidos através de email;  Notificar por e-mail tarefas com prazos finais próximos da data, quando marcados.  Gestão de Documentos  Possuir uma ferramenta de Gestão de Documentos ou fazer a integração dos documentos com o sistema do CEDOC.

14 Sistema PPM Algumas necessidades  Gestão de Riscos  Permitir a identificação dos riscos do projeto e elaboração de planos de ação com notificação ao responsável, conforme necessário;  Permitir que as tarefas sejam enviadas para a lista de tarefas pessoais dos envolvidos através de email;  Notificar por e-mail tarefas com prazos finais próximos da data, quando marcados.  Indicadores  Outros Indicadores, além dos “tradicionais” indicadores de projetos;  Permitir a definição e registro de indicadores de impacto do projeto (hectares impactados, UCs apoiadas, etc)

15 Sistema PPM Algumas necessidades  Plataforma e Tecnologia  Segurança  Integração com outros sistemas

16 Mônica Ferreira PMO monica.ferreira@funbio.org. br