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Heron Fabio Santos Engenheiro Civil pela UFPe Trabalhei com TI durante 10 anos, Trabalho com de Gerenciamento de projetos a mais de 11 anos. Possuo certificação.

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2 Heron Fabio Santos Engenheiro Civil pela UFPe Trabalhei com TI durante 10 anos, Trabalho com de Gerenciamento de projetos a mais de 11 anos. Possuo certificação PMP e PMI-SP. Certificado pela Microsoft como especialista em Gerenciamento de projetos com MS-Project. MBA em Gerenciamento de Projetos

3 SE VOCÊ NÃO SABE PARA ONDE QUER IR, QUALQUER CAMINHO SERVE.

4 O curso compreende uma parte inicial de conceitos básicos sobre projeto e gerenciamento de projetos. A segunda parte do curso é fortemente prática, porém novos conceitos sobre projetos e gerenciamento de projetos serão apresentados. Nestes casos é apresentada uma pequena parte teórica e depois como se trabalha o item com o MS-Project. Durante todo o curso serão feitos diversos exercícios. Alguns aproveitados entre diversos tópicos, outros específicos.

5 Filmes sobre todos os assuntos de MS-Project abordados. Livros : Ricardo Viana Vargas Coleção de Rosaldo J. E. Necêra. Material complementar em

6 Definição de PROJETO Segundo Ricardo Vianna Vargas: UM EMPREENDIMENTO NÃO REPETITIVO, CARACTERIZADO POR UMA SEQUÊNCIA CLARA E LÓGICA DE EVENTOS, COM INÍCIO, MEIO E FIM, QUE SE DESTINA A ATINGIR UM OBJETIVO CLARO E DEFINIDO, SENDO CONDUZIDO POR PESSOAS DENTRO DE PARÂMETROS PRÉ-DEFINIDOS DE TEMPO, CUSTO, RECURSOS ENVOLVIDOS E QUALIDADE.

7 Definição de PROJETO Empreendimento não repetitivo Sequência clara e lógica de eventos Início e fim bem definidos Objetivo específico claro, único e bem definido Conduzido por pessoas Parâmetros pré-definidos tempo custo recursos envolvidos qualidade

8 Mensurável: Permite análises baseadas em medições (tempo, custo, quantidade). Mutável: Sujeita-se a contratempos de performance, de custos e de recursos.

9 Restrições de um projeto TEMPO ESCOPO CUSTO

10 Restrições de um projeto - ESCOPO

11 Restrições de um projeto - TEMPO

12 Restrições de um projeto TEMPO ESCOPO CUSTO

13 Projeto bem feito é aquele que atende ou supera as expectativas dos Stakeholders.

14 O que é Gerenciamento de Projetos Aplicação de CONHECIMENTO, HABILIDADES, FERRAMENTAS E TÉCNICAS nas atividades de projetos de forma a atender ou superar as expectativas dos Stakeholders.

15 Objetivos do Gerenciamento de Projetos Acompanhar a execução do projeto planejado. Municiar de informações o Gerente de Projetos. Permitir a tomada de medidas de contingência durante o acompanhamento. Manter o projeto sob controle tomando ações corretivas. Evitar surpresas e garantir que o projeto esteja sempre alinhado com os objetivos finais.

16 Quem é o Gerente de Projeto ? Profissional responsável pela determinação do plano de projeto, seu acompanhamento, revisão e divulgação. Busca a concretização do projeto dentro do prazo, custo, qualidade e requisitos planejados, garantindo a satisfação do cliente.

17 Quem é o Gerente de Projeto ? Tem como principais características: Saber exercer autoridade; Saber motivar; Saber se comunicar. Conhecimento Técnico

18 O PMI - Project Management Institute -

19 PMBOK Gerenciamento de integração entre os elementos do projeto; Gerenciamento de escopo de projeto; Gerenciamento de tempo do projeto; Gerenciamento do custo; Gerenciamento da qualidade; Gerenciamento de recursos humanos; Gerenciamento de comunicação; Gerenciamento de risco; Gerenciamento de Aquisições Gerenciamento das Partes Interessadas

20 Planejamento Definição clara do produto final (Escopo). Definição dos subprodutos a serem entregues. Definição das restrições e calendários. Estimar as atividades necessárias à entrega de cada subproduto. Estimar os tempos e custos envolvidos da forma mais precisa possível. Garantir que todos os envolvidos se comprometam com tudo que deve ser cumprido.

21 Acompanhamento/controle da execução Criar ações gerenciais para realizar medições periódicas e consistentes durante a execução do projeto, para determinar como o gerente de projeto deve atuar para garantir os comprometimentos definidos no planejamento em caso de desvios. Sempre ter em mente que, por melhor que seja o planejamento, nada garante o andamento do projeto conforme o planejado.

22 O Microsoft Project 2013 de gerenciamento de projetos, que pode ser usado para planejar, gerenciar e trabalhar como uma valiosa fonte de informações para o projeto.

23 Gerência de Projetos Project

24 Definição do Escopo Configuração Inicial do Project Definição das Atividades Sequenciamento das Atividades Detalhamento do Escopo Duração das Atividades Planejamento dos Recursos Estimativas dos custos Montagem da Equipe Alocação dos Recursos Orçamento do Projeto Cronograma do Projeto Tipos de Atividade Executar o Projeto Controlar o Projeto

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26 O Ms-Project e o Excel trabalham de formas muito parecidas. Colunas e Linhas

27 Através da opção Arquivos/Opções, obtém-se o acesso à área de configuração do Project.

28 O que é e para que serve um calendário ??

29 No menu Projeto/Alterar Período de Trabalho acessa-se a tela de criação/alteração de calendários. Deverá existir um calendário para o projeto e opcionalmente um calendário para as tarefas e/ou recursos.

30 Após a criação do projeto, já podem ser registradas algumas informações importantes do projetos ( Projeto/Informações do Projeto ), tais como: Data de início e término Data da medição realizada Calendário do projeto

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32 Antes da especificação das atividades necessárias para execução do projeto, devem ser bem definidos os produtos e subprodutos a serem entregues pelo projeto. A WBS ( EAP )é um documento que apresenta, de maneira organizada e hierárquica, todo o escopo de um projeto.

33 Levantamento Requisitos ProjetosConstruçãoEntrega Fases de um Projeto

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38 EAC Reboco 4 lados (AxC) Janelas 32 Porta Varanda 8 EAP Térreo Reboco 4 lados (AxC) Janelas 8 Porta Varanda 2 1 Andar Reboco 4 lados (AxC) Janelas 8 Porta Varanda 2

39 Para execução de cada produto/subproduto devem ser especificadas as atividades necessárias para a sua entrega. Como as atividades vão estar relacionadas a um produto/subproduto a ser gerado, não há perigo de serem criadas atividades não relacionadas ao trabalho. O registro das atividades é feito através da inserção de linhas logo abaixo de cada produto/subproduto.

40 Pacotes de trabalho : O que temos que entregar. Atividades : Como vamos fazer.

41 Cada tarefa informada tem propriedades que podem ser alteradas acessando a opção Projetos/Informações Sobre a Tarefa, ou simplesmente clicando duas vezes em cima da tarefa.

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43 Atividades podem ter diversos tipos de restrição: Quanto ao tempo, custos, qualidade, etc. O Project disponibiliza o registro de diversos tipos de restrição relativo ao tempo para uma atividade. Porém tem a limitação de registrar uma única restrição por atividade. Para informar as restrições das atividades, utilizamos a guia avançado no item informações sobre a tarefa.

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45 Duração da atividade é diferente do número de dias, com relação ao calendário atualmente em uso, necessário a sua execução. Devemos ter em mente que o tempo total para entrega de um item da EAP não é necessariamente a soma de todos as duração das atividades

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47 O MS-Project trabalha com as durações e os calendários para achar as datas de início de termino das atividades. Alterações em durações alteração as datas de inicio de termino, porem alterações nos calendários embora afetem as datas de inicio e termino não afetam as durações.

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49 Pode haver necessidade de se especificar um calendário próprio de determinada atividade, decorrente por exemplo de uma limitação no horário de execução. Ex : Só é possível a execução da atividade Fundação nas segundas, quartas e sextas-feiras. Para alterar o calendário de uma atividade, primeiro tem que se registrar o novo calendário no projeto e depois alterar a informação do calendário nas informações sobre a atividade. Atenção: Quando se altera o calendário de uma atividade, o cronograma do projeto também é alterado. Porém não se modifica a duração (tempo ) para execução das atividades.

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51 As atividades normalmente têm uma ordem para serem executadas. Por exemplo: Não podemos pintar uma parede sem que a mesma esteja rebocada. Existem três motivos de seqüenciamento: O exigido devido à ordem natural da execução (mandatárias). O escolhido devido às experiências passadas (discretas). Forçado devido a dependências externas

52 O MS-Project aceita quatro tipos de dependências: Para informar o seqüenciamento das atividades, pode ser utilizada a coluna predecessoras ou a guia predecessoras no item informações sobre a tarefa.

53 Término-Início: A anterior tem que terminar para a posterior iniciar. Atividade A Atividade B Exemplo : (Levantar a parede ) para (rebocar a parede )

54 Término-Início: A anterior tem que terminar para a posterior iniciar. Atividade A Atividade B Tempo de Retardo Exemplo : (Pintar o banco) para (Sentar no banco)

55 Término-Início: A anterior tem que terminar para a posterior iniciar. Atividade A Atividade B Tempo de Adiantamento Exemplo : (Correr) - (Tomar Agua)

56 Início-Início : A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar. Atividade A Atividade B Exemplo : (Cavar Buraco) para (Remover a Terra)

57 Início-Início : A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar. Atividade A Atividade B Tempo Exemplo : (Cavar Buraco) para (Remover a Terra)

58 Início-Início : A anterior tem que iniciar para a posterior iniciar. Atividade A Atividade B Tempo Exemplo : (Arrumar a Sala) - (Limpar a Sala)

59 Término-Término : A anterior tem que terminar para a posterior terminar. Atividade A Atividade B Exemplo : (Cavar Buraco) para (Remover a Terra)

60 Término-Término : A anterior tem que terminar para a posterior terminar.. Atividade A Atividade B Tempo Exemplo : (Cavar Buraco) para (Remover a Terra)

61 Término-Término : A anterior tem que terminar para a posterior terminar. Atividade A Atividade B Tempo Exemplo : (Arrumar a Sala) - (Limpar a Sala)

62 Início-Término : A anterior tem que iniciar para a posterior terminar. Atividade A Atividade B Exemplo : Comprar Tinta Nova - Utilizar a Tinta Velha

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64 Com o fornecimento das durações, restrições e predecessões, automaticamente, o Project constrói o cronograma do projeto.

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66 Criada em 1918 por Henry L. Gantt, engenheiro industrial norte americano; Conhecida também como cronograma de barras ou diagrama de Gantt; Permite a visualização temporal e o acompanhamento de tarefas e recursos; Permite a visualização rápida do caminho crítico. Caminho Crítico é o maior caminho para a execução do projeto, ou é a seqüência de atividades com folga zero.

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68 Melhores práticas Tamanho máximo de uma atividade Evitar o TI + x Dias Evitar o TI - x Dias

69 Durante a fase de planejamento pode ser necessária a divisão de uma tarefa em blocos de dias consecutivos. Por exemplo: Uma determinada atividade não contara com seus recursos durante n dias depois de iniciada. O Project permite realizar a divisão das tarefas.

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71 O Project permite o registro de atividades repetitivas durante todo o projeto, sem necessidade de se registrar novamente a mesma atividade. Por exemplo: reuniões semanais de avaliação do projeto. Para inserir uma atividade recorrente, acessar a opção Tarefa / Tarefa Periódica

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73 Durante o planejamento, pode ser necessário agendar a entrega de alguns produtos em datas específicas, ou determinar o fim de uma etapa e início de outras. Estas atividades são caracterizadas pela não utilização de tempo para execução. No gerenciamento de projetos atribui- se a essas atividades os nomes de Metas, Marcos ou Milestone. No Project estas atividades são geradas colocando-se a sua duração como 0 (zero).

74 Utilização de Marcos : Gerência por Objetivos

75 O Project permite a reconfiguração da área planilha de tarefas, da maneira mais cômoda para o trabalho diário. Pode-se pensar no Project como um excel, onde as colunas nunca são apagadas, mas podem ser ocultadas e exibidas a qualquer momento. O Project já tem diversas tabelas configuradas. Porém, a utilização dessas tabelas disponíveis, depende do modo de visão escolhido. Todos os campos existentes nas guias se encontram disponíveis para serem inseridos nas tabelas.

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77 Para execução das atividades é preciso proceder a uma avaliação dos recursos necessários, sejam eles materiais, humanos ou financeiros. As melhores práticas de gerenciamento de projetos, sugerem que as condições consideradas no cálculo do esforço sejam registradas. Para isto pode-se utilizar o campo observações nas tarefas. Antes de serem informados os recursos de cada tarefa, tem que ser feito um registro na Planilha de Recursos.

78 Materiais Equipamentos Humanos Dinheiro

79 Os recursos no MS-Project podem ser de três tipos: Recursos do tipo Trabalho Se referem a todos os recursos que tem como base o tempo como fator de custo, tais como mão de obra e aluguel de equipamentos. Recursos do tipo Materiais Se referem a todos os recursos que NÃO tem como base o tempo como fator de custo, tais como tijolos, cimento equipamentos, mão de obra. Recursos do tipo Custo

80 Os recursos no MS-Project podem ser de três tipos: Recursos do tipo Trabalho Se referem a todos os recursos que tem como base o tempo como fator de custo, tais como mão de obra e aluguel de equipamentos. Para este tipo de recurso, o MS-Project pode controlar a sua disponibilidade e, posteriormente, indicar as super-alocações correspondentes. Terão seus valores alterados se a duração for alterada.

81 Recursos do tipo Materiais Não utilizam hora extra e grupo de trabalho, não se pode especificar disponibilidade, não podem ser nivelados, não utilizam calendários, custo de uso é único. Não terão seus valores alterados se a duração for alterada.

82 Recursos do tipo Custo São recursos financeiros que podem ser associados a uma atividade. Não terão seus valores alterados se a duração for alterada. Para se registrar os recursos necessários à execução de um projeto, deve-se mudar o modo de visão para Planilha de Recursos.

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84 A cada atividade deve ser associado um ou mais recursos. O trabalho corresponde a quantas horas serão necessárias para a execução da tarefa. Por exemplo: Se informamos que a duração de uma atividade será de 8 horas e alocarmos 2 recursos a esta atividade, o trabalho será de 16 horas.

85 Para informar os recursos das atividades, trabalhar com uma visão que mostre as atividades do projeto. Os recursos de uma tarefa poderão ser informados de várias maneiras: Através da coluna Nome dos recursos; Clicando duas vezes na atividade e utilizando a guia Recursos; Utilizando a tela Atribuir Recursos.

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87 Da primeira vez que forem informados os recursos de uma atividade, o Project calcula o trabalho necessário a sua execução.

88 Fórmula do trabalho T = D x U

89 Tipos de Atividades Duração Fixa Unidades Fixas Trabalho fixo Duração Fixa Controlada pelo Empenho Unidades Fixas Controlada pelo Empenho.

90 Quando do fornecimento dos recursos nas atividades o Project controlará automaticamente quais recursos estão trabalhando mais horas que a disponível (8 horas). O Project apresentará de vermelho, na visãoPlanilha de Recursos, quais recursos estão super-alocados.

91 Visualizando a Planilha de Recursos podemos encontrar os recursos do tipo trabalho que estão superalocados.

92 Pode-se visualizar em qual período está ocorrendo a super-alocação do recurso através da visão Gráfico de Recursos.

93 Pode-se visualizar em qual atividade e em qual dia está ocorrendo super-alocação do recurso através da visão Uso dos Recursos.

94 Podemos visualizar quando os recursos estão superalocados e identificar as tarefas que eles estão alocados, acessando o modo de visão Uso dos Recursos.

95 No arquivo padrão do Project da sua máquina podem ser gravadas as configurações de calendário realizadas. A gravação é feita no arquivo Global.mpp. Para gravar as alterações no modelo Global, acessar a opção Arquivo / Informações.

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98 Ao termino do planejamento, ou replanejamento, de um projeto teremos o Plano do Projeto. O Plano do Projeto é um conjunto de documentos que servirão de base para a execução do projeto. Após a gravação da linha de Base, a visão Gantt de Controle passa a mostrar a linha de base gravada.

99 A gravação das Linhas de Base se realiza na opção Projeto / Definir Linha de Base

100 Quando da elaboração do plano do projeto, deverá se realizar o planejamento de como será realizado o controle da execução: Ser econômico; Antecipar e permitir a tomada de ações corretivas; Ser acessível e de conhecimento de todos; Ser flexível. SER PRODUTIVO

101 Deve permitir o acompanhamento do projeto sobre todos os aspectos : Financeiros, econômicos e gerencias. Dois itens muito importantes : Periodicidade do acompanhamento: De quanto em quanto tempo será feito um levantamento do andamento da execução do projeto. Modelo do acompanhamento: Como os recurso deverão informar o andamento da execução.

102 Devemos ter em mente que o planejamento embora tenha sido concluído, ele poderá (deverá ) voltar a ser trabalhado. As informações do controle da execução servem como retroalimentação no processo de planejamento. Planejamento Execução / Controle OK Ajustes

103 Inicio Fim Desvios

104 O MS-Project dá suporte a diversas metodologias de controle do acompanhamento. Neste curso vamos trabalhar com duas delas: Informando o percentual de execução da tarefa; Informando a data de inicio, duração real e duração restante da tarefa e reprogramando o restante de sua execução.

105 As primeiras ações necessárias para realizar o acompanhamento de um projeto são: Atualizar a data de status em Projetos / Informações. Solicitar a visualização da linha de andamento.

106 Atualizar a data de status em Projetos / Informações do Projeto.

107 As linhas de andamento nos dão uma visualização gráfica do andamento do projeto em relação a um determinado dia. Podem ser exibidas várias linhas de andamento para datas diferentes no projeto.

108 As linhas de andamento podem ser apresentandas através do caminho Formatos/ Linhas de Grade / Linhas de Andamento

109 Se a linha caminha para a esquerda, indica atraso.

110 Trabalharemos com duas Metodologias de Controle : Percentual Realizado Duração restante

111 O percentual executado em cada tarefa poderá ser informado de muitas maneiras, por exemplo; Clicar duas vezes em cada atividade e atualizar o campo Porcentagem Concluída na guia Geral. Informando o % executado diretamente do menu de controle. Incluindo a coluna % Concluída em uma tabela.

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114 Duração Real : Quantidade de dias entre a data de início e a data de status Duração Restante : Quantos dias a mais serão necessários para terminar a tarefa

115 O percentual executado de uma tarefa até o dia da medição pode não expressar exatamente quanto de esforço foi gasto na atividade. O percentual executado não nos mostra como está previsto o termino da execução da tarefa. Ele retrata o passado e deixa de trabalhar com o futuro. Mostra divergências visuais entre o executado e o planejado. A comparação entre a execução do projeto e o planejamento pode ser visualizado através da visão Gantt de Controle.

116 O MS-Project permite a visualização das Visões, Tabelas e Relatórios através da aplicação de diversos filtros. O MS-Project permite a construção de novos Filtros.

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118 O MS-Project permite a criação de campos personalizados, podendo os mesmos conter : formulas, indicadores, listas, etc. O MS-Project utiliza uma relação de campos já existentes, chamados de campos personalizados. Inicialmente estes campos estão vazios. Existem campos personalizados, tanto para o banco de recursos, como tambem para o banco de atividades. Para construir valores para os campos personalizados, devemos acessar Projetos/Campos Personalizados

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