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PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de.

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1 PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED PROJETO PROCESSO DIGITAL Configuração do ambiente de GED CASA CIVIL Governo do Estado do Rio de Janeiro Ricardo Pezzi de Lima Consultor Oracle ECM

2 ECM – Visão Prática Oracle ECM. O que é? Conceitos básicos da ferramenta de ECM Configuração de indexadores Configurando a Digitalização Administração de usuários Configuração do gerenciador de registros Criando plano de retenção Gerenciando os registros Congelando registros Emissão de relatórios Agenda

3 O que é ECM?

4 A Explosão da Informação Documentos, Imagens, Voz, Video, …

5 Cerca de 80% do conteúdo gerado NÃO é estruturado, ou seja, não possui um sistema integrado de gestão. Fato

6 Enterprise Content Management são as tecnologias, ferramentas e métodos usados para: Capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo em um empresa (Ciclo de Vida) No nível mais básico, as ferramentas e estratégias de ECM possibilitam o gerenciamento de qualquer informação não estruturada em uma organização Papel, , documentos, web sites, multimídia, etc O que é ECM?

7 Entendendo sobre ECM Gerenciando Conteúdo em todo seu cliclo de vida Aplica controles e suporte adequado a cada fase da vida: Criar : criar & capturar documentos Gerenciar : gravar, versionar, indexar, gerenciar documentos Distribuir c/ segurança : cleanse, filtrar, manejar direitos de acesso Publicar : publicar para Web, visualizar, pesquisar documentos Reter para compliance : declarar, classificar, arquivar, reter Publicar Criar Indexar Armaz. Reter Limpar Buscar Distribuir Versionar Capturar Gerenciar

8 Benefícios - ECM Minimizar o risco e dar controle ao ciclo de vida do conteúdo Compartilhar conteúdo por toda empresa Eficiência nos processos – eliminar redundâncias Automatizar processos – roteamento, conversão, captura Melhora comunicação Aumenta a eficiência dos colaboradores Melhora o processo de criação e reutilização dos ativos corporativos Reduz custos – entrega, impressão e armazenamento

9 ODC - Oracle Document Capture UCM - Universal Content Management BPM - Business Process Management BPEL - Process Manager WCM - Web Content Management IRM - Information Rights Management URM - Universal Records Management Oracle ECM Suite Publicar Criar Indexar Armaz. Reter Limpar Buscar Distribuir Versionar Capturar Gerenciar

10 ECM – O que é? ODC – Oracle Document Capture Modulo da solução responsável por digitalizar e capturar documentos, de forma distribuída com o Distribuited Document Capture ou centralizada com o Document Capture. Principais Características: Compressão Digitalização Distribuída Digitalização Centralizada Reconhecimento Automático de Caracteres Tratamento de Imagens Capture Crie

11 Gerenciador unificado de conteúdo, tem como objetivo servir como repositório de todos os conteúdos não estruturados da organização (documentos, vídeos, imagens e etc.) Principais Características: Pesquisa Full-Text Conversão de formatos WorkFlow de Aprovação Controle de Revisões Controle de Acesso Fácil Integração (Arquitetura SOA) Repositório Centralizado ou Distribuído Escalabilidade. Pode crescer conforme necessidade Crie Indexar Armazene Busque Versione Gerenciar ECM – O que é? UCM - Universal Content Management

12 ECM – O que é? BPM - Business Process Management Gerenciador de processo de negócios, tem como objetivo servir como ferramenta para desenhar, simular e executar processos de negócios. Principais Características : Interface visual e intuitiva Notação BPMN Fluxo orientado a regras de Negócios Regras de Negócios podem ser alteradas por usuários administrativos sem desenvolvimento Fácil Manutenção (Visual) Fácil Integração (Arquitetura SOA) Escalabilidade Gerencie

13 ECM – O que é? WCM – Web Content Management O WCM permite criação rápida de sites de conteúdo e redução dramática no custo de manutenção. Principais Características : Edição de Conteúdo WYSIWYG Utiliza o UCM como base possibilitando a utilização de todos os recursos de gerenciamento de conteúdo Permite criação de conteúdo com base em arquivos MS Office. Reutilização de templates Publique

14 Controle os registros de sua organização, defina ciclo de vida e localidades física para a informação. Principais Características : Conformidade leis para guarda e retenção de documentos (físicos e digitais) Redução e melhor controle do espaço e uso de documentos físicos (papel) e digitais Requisitos de gestão documental ( plano de classificação, metadados … ) Ferramenta para Arquivista Gerenciamento de outros repositórios (adaptadores) Certificado DoD Busque Retenha Limpe ECM – O que é? URM – Universal Records Managements

15 Conceitos básicos da ferramenta de ECM

16 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON CheckIn e Checkout de documento Controle de versão Pesquisa de documento por indexadores Personalizando o servidor de conteúdo Criando consultas personalizadas Alterando idioma Alterando visualizações Funcionalidades do “Meu Servidor de Conteúdo” Criando relatórios para resultados de consultas.

17 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Menu de acesso as pesquisas de documentos e processos, novo armazenamento, configuração para Registro, alteração do perfil, logoff do sistema e Ajuda.

18 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Interface padrão do URM – Menu Lateral: Menu de acesso as funcionalidades da ferramenta, tais como: tarefas atribuídas para os usuários, pesquisas salvas, conteúdos recuperados, navegação pelo plano de classificação, pesquisa, etc...

19 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Exibição de resultados de pesquisa, campos de inclusão, etc...

20 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) : 1° Passo: Navegue até o tipo documental cadastrado no plano de classificação para inserir um novo documento.

21 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) : 2° Passo: Clique no tipo documental 3° Passo: Selecione a opção CheckIn de Novo Item de Conteúdo

22 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) : 4° Passo: Informe os indexadores do documento. Dependendo do tipo documental escolhido no plano de classificação, alguns indexadores serão preenchidos de forma automática.

23 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) : Tela de confirmação do checkIn do documento. Tela de visualização dos indexadores do documentos.

24 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Recuperando conteúdo (check-out): 1° passo: Clique no link da imagem para exibir as informações do conteúdo

25 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Recuperando conteúdo (check-out): 2° passo: Clique no link “Ações do conteúdo” opção “CheckOut”

26 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Versão do conteúdo: A cada novo check-in de um documento já existente é criada uma nova versão para o conteúdo

27 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Pesquisa Processo e Documentos: No menu de Pesquisa selecione o tipo de pesquisa desejado: processo ou documento.

28 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Pesquisa Processo e Documentos: Será listado os indexadores de pesquisa, para a opção selecionada.

29 Conceitos básicos da ferramenta de ECM Hands - ON Pesquisa Processo e Documentos: Tela com o resultado da pesquisa. O produto oferece opções de pesquisa para facilitar consulta dos documentos.

30 Configuração de indexadores

31 Configuração de indexadores Hands - ON Criando indexadores Criando regras Criando perfis

32 Configuração de indexadores Hands - ON Para manutenção dos indexadores, perfis e regras, precisamos navegar até a opção “Applets de administração”. Clicar no botão Gerenciamento de Configuração

33 Configuração de indexadores Hands - ON Tela para criação e configuração dos indexadores.

34 Configuração de indexadores Hands - ON Tela para criação e configuração de regras.

35 Configuração de indexadores Hands - ON Tela para criação e configuração dos perfis.

36 Administração de usuários

37 Administração de Usuários Hands ON Grupos de usuário Atribuições de cada grupo Conceito de contas

38 Administração de Usuários Hands ON Para manutenção dos usuários do sistema, precisamos navegar até a opção “Applets de administração”. Clicar no botão Administração de Usuários

39 Administração de Usuários Hands ON Tela para manutenção dos usuários do sistema.

40 Administração de Usuários Hands ON Tela para manutenção dos grupos de usuários do sistema.

41 Configurando a Digitalização

42 Configurando a Digitalização Hands ON Conhecendo a ferramenta ODC Criando perfil de digitalização

43 Configurando a Digitalização Hands ON Interface do ODC Tela de digitalização e indexação dos documentos que serão anexados ao processo.

44 Configurando a Digitalização Hands ON Criação de Perfil no ODC Tela de administração e criação de perfil de digitalização e indexação de documentos.

45 Configuração do gerenciador de registros

46 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON Configurando campos da Auditoria Configurando Ações para Auditoria Configuando níveis de restrição no RM Configuração dos favoritos

47 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON Para configurar os campos que serão auditados pelo sistema navegue pelo menu até a opção campo de Auditoria. Campos da Auditoria

48 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON Selecione os campos que serão auditados. Campos da Auditoria

49 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON Ações para Auditoria Selecione os ações que serão auditadas.

50 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON Recursos Ativados Para configurar os recursos da ferramenta, navegue até a apção de menu conforme tela.

51 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON Recursos Ativados Tela de configuração dos recursos do URM.

52 Configuração do Gerenciador de Registros Hands ON Configuração dos favoritos Tela de configuração dos favoritos.

53 Criando plano de retenção

54 Criando Plano de Retenção Hands On Configurando períodos de retenção Criando plano de classificação Criando Categoria de Retenção Configurando a temporalidade dos documentos Aprovando transferência de arquivos Aprovando descarte de registros

55 Criando Plano de Retenção Hands On Períodos de retenção Para configurar os períodos de retenção, navegue até a apção de menu conforme tela.

56 Criando Plano de Retenção Hands On Períodos de retenção Tela de configuração do período de retenção.

57 Criando Plano de Retenção Hands On Plano de Categoria de Retenção Para configurar uma categoria de retenção, selecione o tipo documental no plano de classificação e navegue pelo menu, conforme tela abaixo.

58 Criando Plano de Retenção Hands On Plano de Categoria de Retenção Tela para configuração da categoria de retenção.

59 Criando Plano de Retenção Hands On Temporalidade dos documentos Tela de informação da temporalidade do documento (ciclo de vida).

60 Criando Plano de Retenção Hands On Descarte de registros Tela para criação das regras de descarte.

61 Gerenciando os registros

62 Gerenciando os Registros Hands On Aprovando transferência de arquivos Aprovando descarte de registros

63 Criando Plano de Retenção Hands On Aprovando descarte de registros Tela de aprovação de descarte.

64 Congelando registros

65 Congelando Registros Hands On Criando tipos de congelamento Selecionando registros Consultado registros congelados

66 Criando Plano de Retenção Hands On Tipos de congelamento Tela de configuração dos tipos de congelamento.

67 Criando Plano de Retenção Hands On Consultado registros congelados Tela para consulta dos registro congelados.

68 Emissão de relatórios

69 Emissão de Relatórios Hands ON Histórico de Alteração Relatório de Auditoria Relatórios básicos de Retenção Relatórios avançado de Retenção Relatório de usuários Relatório de regras dos usuários Relatórios de grupo de usuários

70 Dúvidas?


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