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PROCESSO: DOCUMENTO PÚBLICO QUE DEVE SER ZELADO 1923 2005 É VEDADA A TRAMITAÇÃO DESTE PROCESSO EM MÃOS.

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1 PROCESSO: DOCUMENTO PÚBLICO QUE DEVE SER ZELADO É VEDADA A TRAMITAÇÃO DESTE PROCESSO EM MÃOS.

2 ENCAMINHAMENTOS: Processos Administrativos OfíciosMemorandos Formulários Padronizados NORMATIVO: Leis Leis Decretos Decretos Portarias Portarias Circulares Circulares Comunicados Comunicados Ordens Internas Ordens Internas Meios de Comunicação da Administração Municipal

3 O Processo Administrativo: Autuação Instrução Despacho Arquivamento Protegido por capa de cartolina e protetor plástico Ocorre no âmbito da administração É um documento público É forma de avaliar a atuação da administração

4 Requerimento de Munícipe Pedido de algo à PMSP - CPF (pessoa física) e CNPJ (pessoa jurídica) Requerimento de Servidores Referente a sua vida funcional - CPF/RG/ Holerite Documentos Internos Pedidos feitos pela administração: ofícios, memorandos, formulários - CNPJ Tipos de Autuação

5 Autuação de um Processo Folha nº 01 do processo nº Ass: ___________________ carimbo Controle da Documentação Recebida: - Numerar as folhas e documentos recebidos - Colocar no canto superior direito a numeração seqüencial utilizando carimbo próprio. Carimbo Modelo

6 Junção de Documentos na Autuação - Exemplo

7 Identificar o Início e Fim da Autuação No verso da folha nº 1 é colocado o carimbo Início de Autuação DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCEIRO SETOR DE AUTUAÇÃO - DAF-37 Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e papel de informação rubricado(s) sob nº(s) ___02 a 10______________________________ Em 4/4/2014 Ass.__________________________________ DAF-310 FIM DA AUTUAÇÃO 1ª TRAMITAÇÃO Segue(m) juntado(s) nesta data documento(s) e folha de informação rubricado(s) sob folha(s) nº ____________ Em __/__/__ Ass._______________________ No verso da última folha autuada vai o carimbo Fim da Autuação O presente processo foi autuado com 10 folhas 4-abr-14 CARIMBO / ASSINATURA Folha de Informação: (quando não houver espaço no verso da última)

8 Tramitação Uma vez autuado, o Processo é enviado à Unidade que vai analisá-lo em primeiro lugar. Tem início a tramitação do processo e a instrução do assunto. Todo encaminhamento entre unidades deve ser feito exclusivamente por intermédio do Sistema Municipal de Processos – SIMPROC. É vedada a tramitação de Processos EM MÃOS

9 O Processo não pode ficar na situação EM TRÂNSITO por mais de 10 dias EM TRÂNSITO significa: O processo é enviado, mas não é recebido no SIMPROC. Esta prática dá ensejo ao extravio. Importante Importante: A Unidade que envia o processo é a responsável pelo mesmo até que a Unidade destinatária acuse seu recebimento Tramitação

10 Junção de Folhas e Documentos Lugar onde se escreve no Processo. cotas, pareceres, encaminhamentos, laudos, despachos, etc. manuscrito, datilografado, digitado Utilizar sempre o Modelo Oficial-14 Definição de Folha de Informação:

11 PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Folha de Informação nº 05 do processo , em (a) Modelo MO-14 Interessado: xxxxxxxxxxxxxx Assunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx DAF-GAB Senhor Diretor Vimos pelo presente, solicitar a Vossa Senhoria, providências junto ao Sistema Municipal de Processos – SIMPROC, no sentido de implementar a possibilidade de que o referido Sistema possua um banco de dados, que permita a consulta do número do processo utilizando como chave o CPF do interessado.. 4-abr-14 CARLOS DA SILVA Divisão de Desenvolvimento de Pessoal Diretor CARIMBO ASSINATURA Verso da folha anterior (04) Segue fls. 05 CARIMBO ASSINATURA p/p

12 PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Folha de Informação nº 35 do processo , em (a) Interessado: xxxxxxxxxxxxxx Assunto: xxxxxxxxxxxxxxxxx PROCED-GAB Senhor Diretor Encaminhamos o presente a Vossa Senhoria para providências de CARIMBO ASSINATURA Verso da folha anterior (34) Segue fls. 35 CARIMBO ASSINATURA Cabeçalho Junção de Folhas - Exemplo

13 Tudo o que NÃO é Folha de Informação e que é levado para dentro do Processo, para fins de instrução, comprovação legal (documentos, fotos, fitas, objetos etc.), ou é emitido pela unidade. Junção de Folhas e Documentos Definição de Documentos

14 Junção de Documentos - Exemplo Folha de informação Verso da folha anterior ( 379 )

15 Quando o documento for pequeno, de difícil colocação no processo, colar numa folha sulfite, batendo o carimbo de junção metade folha, metade documento. Documentos com frente e verso, colar as bordas. Mencionar sobre o que se refere o documento. Este procedimento não é obrigatório. DOCUMENTO MENOR QUE O TAMANHO A 4

16 Desentranhamento em Processo TERMO DE DESENTRANHAMENTO Foi desentranhado nesta data, folhas ___________________ Documentos:_____________________________________ Motivo:__________________________________________ DATA/CARIMBO/ASSINATURA MODELO Em caso de entrega de documento ao interessado, colher termo de recebimento, com CPF e / ou RG.

17 Paginação Irregular FALTADEFOLHA FALTA DE FOLHA Quando havia uma folha no Processo e por algum motivo ela desapareceu: (Ex. café,cigarro, janela, gavetas, etc.) Justificar o ocorrido e informar, se a folha desaparecida implica na decisão do assunto tratado no processo. Não renumerar as folhas. Como fazer a Correção ?

18 Paginação Irregular ERRO DE PAGINAÇÃO Quando a seqüência numérica das folhas do Processo é alterada por algum motivo (distração, caligrafia, etc.) Quem comete o erro, corrige o seu e todos subseqüentes.

19 Corrigindo o Erro de Junção Passe um traço no número errado e ponha ao lado o número correto, carimbe e assine Não rasure o número e nem utilize corretivo 16 Exemplo: PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Folha de informação nº.- 15 do processo em 4-abr-14 (a).

20 É a decisão administrativa sobre o pedido inicial Por Lei, deve ser claro, preciso e atinente a matéria tratada no Processo, com a devida fundamentação e publicidade. Despacho Do despacho caberá recurso após publicação no Diário Oficial, sendo o prazo de 60 dias, exceto quando houver outro prazo em legislação específica.

21 Deferido Deferido Quando o pedido inicial é atendido Indeferido Indeferido Quando o pedido inicial não é atendido, cabendo recurso Parcialmente Deferido Parcialmente Deferido Quando parte do pedido inicial é atendida (revisão de IPTU), cabendo recurso. Documenta Documental Quando o Processo é de instrução e não requer decisão (sindicância) Pagamento Pagamento Documentos de despesas que contabilmente devem coincidir com o numerário gasto. Tipos de Despacho

22 ARQUIVAMENTO PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Folha de Informação nº 390 do processo em 14/03/05( a) DAF 41 ( ) Senhor Chefe ARQUIVE-SE. Processo regularizado com 390 folhas CARIMBO ASSINATURA Somente após providências de publicação, entrega de documentos, prazo para recursos e outras, o processo poderá ser arquivado. Evita a reativação desnecessária.

23 REATIVAÇÃO Tornar o processo novamente ativo, ou seja, permitir nova tramitação, instrução e novo despacho. Enviar ofício para Divisão de Processos Municipais, juntamente com o processo, pedindo a reativação e justificando o motivo. Tramitar para o código Simproc e usar o Encaminhamento 003 Fazer sempre um ofício para cada processo.

24 Processo Acompanhante / Principal A unidade que tornar um ou mais processos como acompanhante de outro (principal) fará a cota (sem destinatário), que valerá para todas as unidade por onde o Processo passar nessa condição. PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO 65 Folha de Informação nº 65 do processo em 14/03/05( a) Acompanha o Processo ProcessoAcompanhante Processo Acompanhante 4-abr-14 CARIMBO ASSINATURA

25 Processo Principal ROSEANE ZANELLI No Processo principal, após cada informação, deverá ser feita a referência que tem processo acompanhante, e qual seu número PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO 6 Folha de Informação nº 56 do processo em 14/03/05( a) SMG-GAB-AJ Senhora Assessora Chefe Face o contido no presente, em especial, a informação de fls. 50 a 54, solicitamos análise e manifestação. Acompanha processo abr-14 CARIMBO ASSINATURA Processo Acompanhante / Principal

26 Vistas em processos - Não autuar processo para vistas ou cópias. - Autorizar a vista por escrito, no requerimento. - Dar vistas e fornecer cópias, se for o caso. - Juntar o requerimento e a guia no processo. - Processos encerrados a vista é em SMG/DAF. - Dec permite a retirada a Advogado/OAB. Necessidade do Interessado no processo, ver o processo para conhecimento, e retirar cópias. Feita na unidade que está com o processo do seguinte modo:

27 Volume de Processo - Dividir um único processo em dois ou mais volumes - Iniciativa da unidade que está com o processo - Média de 300 (trezentas) folhas por volume. PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Este é o 1º Volume do processo contendo de fls. 01 a 310. IMPORTANTE OBSERVAR: - Esta folha não é numerada, por tratar de nota esclarecedora. - Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser colocadas no último volume. 4-abr-14 Carimbo e assinatura do responsável. PREFEITURA DO MUNICÍPIO DE SÃO PAULO Este é o 2º Volume do processo que se inicia a partir de fls IMPORTANTE OBSERVAR: - Esta folha não é numerada, por tratar de nota esclarecedora. -Os volumes devem tramitar juntos. - nada acrescente aos demais volumes.Todas as providências sobre cotas, carimbo, etc, devem ser colocadas neste volume. 4-abr-14 Carimbo e assinatura do responsável. OBS: 1º volume contém de fls. 01 a 310 2º volume contém de fls. __ a ___

28 Desaparecimento/Extravio de Processo Temos cerca de processos ativos declarados extraviados, via D.O.C desaparecidos nas Subs. Desaparecimento por negligência. Desaparecimento por conveniência.

29 Processos jogados sobre mesas, armários, fichários ou mesmo gavetas podem ensejar um extravio.

30 Processos Desaparecidos nas Subprefeituras

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32 C.P.P.E. C.P.P.E. A Comissão Permanente de Processos Extraviados, delibera sobre a declaração de extravio do processo. Se preocupa com o assunto tratado no processo. Porque ele some, mas seu assunto não. Tem competência para realizar diligências visando elucidar o assunto. Pode reconstituir o processo extraviado.

33 FORMULÁRIO DE COMUNICAÇÃO DE EXTRAVIO

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36 SECRETARIA DE GESTÃO - SMG COORD. DO GOVERNO ELETRÔNICO E GESTÃO DA INFORMAÇÃO Diretor: Paulo Roberto Dutra Rua Líbero Badaró, º andar Fone: /


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