GERENCIAMENTO DE PROJETOS

GERENCIAMENTO DE PROJETOS
Eduardo Araújo, PMP

Executive Business Consulting
Ementa do curso Definição e organização de projeto. Partes Interessadas no Projeto. Influências Organizacionais. Ciclo de Vida do Projeto. Etapas de projeto – do conceito à especificação. O Que é Gerenciamento de Projetos? Portfólios, Subprojetos e Programas. Escritório de Projetos. Análises de riscos e gestão de conflitos nos projetos. 20/04/2017 Executive Business Consulting

APRESENTAÇÃO DO INSTRUTOR
EDUARDO ARAÚJO, PMP Profissional certificado em Gerenciamento de Projetos (Project Manager Professional) pelo PMI – Project Management Institute Mestre em International Management pela United Business Institutes, Bruxelas, Bélgica Experiência de 8 anos em projetos na Área de Logística Inbound e qualidade – ISO9001 Ocupou cargos gerenciais na Volkswagen do Brasil e AmBev Gestor de Projetos para as áreas pública, privada e 3º. setor Instrutor de matérias de Projetos, Planejamento Estratégico da Qualidade, Supply Chain, Gestão e Logística de Suprimentos para Pós-Graduação 20/04/2017 Executive Business Consulting

Tom Peters 20/04/2017 Executive Business Consulting

PROJETO Definição “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.” (*) * PMBOK® (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) 20/04/2017 Executive Business Consulting

PMBOK- A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE
É um guia que descreve o conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos. O Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos completo inclui práticas tradicionais comprovadas amplamente aplicadas, além de práticas inovadoras que estão surgindo na profissão, inclusive materiais publicados e não publicados. Como resultado disso, o Conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos está em constante evolução. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Propósitos do PMBOK Identificar o subconjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos que é amplamente reconhecido como boa prática. Uma boa prática não significa que o conhecimento descrito deverá ser sempre aplicado uniformemente em todos os projetos Padronizar termos Livro-texto para treinamento e profissionalização e biblioteca de referência 20/04/2017 Executive Business Consulting

O PMI O PMI - Project Management Institute, sediado na Pensilvânia, Estados Unidos, é uma associação sem fins lucrativos de profissionais da área de gerenciamento de projetos. O PMI visa promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos, assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizações nesta área. Desde sua fundação em 1969, o PMI cresceu para ser a organização dos “profissionais de gerenciamento de projetos”. 20/04/2017 Executive Business Consulting

CERTIFICAÇÃO PMP® Desde 1985 o PMI mantém um programa de certificação rigoroso que visa avançar a profissão do Gerente de Projeto e reconhecer os profissionais qualificados na área de gerenciamento de projetos. A Certificação Project Management Professional (PMP®) é a credencial profissional com maior reconhecimento para profissionais associados com Gerência de Projetos 20/04/2017 Executive Business Consulting

PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO PMP
Critérios de elegibilidade comprovando a participação em projetos. Exame com 200 questões com no mínimo 81% de acertos. 10 línguas a escolher. Questões estão distribuídas conforme as cinco fases dos processos do gerenciamento. 20/04/2017 Executive Business Consulting

PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO PMP
Certificado de treinamento comprovando 35 horas Resume (currículo com experiência) 20/04/2017 Executive Business Consulting

VISÃO GERAL DA CERTIFICAÇÃO
Passo 1 - Tornar-se membro do PMI. Pagar o valor adicional (US$ 20,00) referente à inscrição no "chapter". Total: US$ 139,00. Passo 2 - Preparar o "Experience Verification Form" horas em GP, dentro de 3 anos (36 meses) nos cinco processos (Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento) nos últimos 6 anos. Fazer a inscrição "online“. Passo 3 – Aguardar a “Eligibility Letter”, válida por 1 ano. Recebe a carta com um voucher number para fazer a prova. 20/04/2017 Executive Business Consulting

VISÃO GERAL DA CERTIFICAÇÃO
Passo 4 – Marcar prova junto a Prometrics Passo 5 – Estudar, Estudar, Estudar,..... Passo 6 – Fazer a prova - O tempo de duração é de 4h. Passo 7 – Em caso de aprovação o Certificado e o "pin" vão ser enviados para o endereço de correspondência. 20/04/2017 Executive Business Consulting

PROCESSO DE RECERTIFICAÇÃO
A certificação é mantida através da concordância com o Código de Conduta Profissional (Code of professional Conduct) e pelo Continuing Certification Requirements (CCR), sua função é apoiar os profissionais PMP na manutenção da certificação PMP. Os PMPs têm que cumprir um "ciclo" de Continuidade de Certificação. Esse ciclo dura 03 anos e é iniciado em 1º de janeiro do ano seguinte à aprovação no exame para PMP. 20/04/2017 Executive Business Consulting

PROJETO X ROTINA 20/04/2017 Executive Business Consulting

20/04/2017 Executive Business Consulting

ATIVIDADES ROTINEIRAS
Ciclos curtos de duração Podem ser desenvolvidas por apenas uma pessoa Características bem conhecidas Não tem cronologia muito acentuada Resultados Padrão 20/04/2017 Executive Business Consulting

PROJETOS Atividades integradas com alto conteúdo de inovação Tarefas pouco ou quase nada rotineiras Pessoas e sistemas têm que ser adaptados Possuem uma cronologia bem definida Resultados Inovadores 20/04/2017 Executive Business Consulting

Atividades Rotineiras Projetos Contínua e realizada diariamente Prazos mais flexíveis Conhecidas e dominadas Abrangência menor Recursos humanos são fixos Repetem-se em períodos de tempo estabelecidos Orçamentos definidos Prazos que devem ser cumpridos Prazos mais rígidos Incertezas Abrangência maior Recursos humanos temporários Data de início e término Tipo e ritmo de gastos variáveis 20/04/2017 Executive Business Consulting

CARACTERÍSTICAS DO PROJETO
Os projetos são únicos Os projetos são de natureza temporária Os projetos estarão concluídos quando as metas forem alcançadas Projetos possuem recursos próprios Um projeto bem sucedido é aquele que atende ou excede as expectativas dos stakeholders 20/04/2017 Executive Business Consulting

Patrocinador STAKEHOLDERS Gerentes de departamento (São pessoas físicas os jurídicas que têm interesse no resultado do projeto). Cliente Projeto Gerente do Projeto Distribuidores Diretoria Fornecedores Gerentes executivos 20/04/2017 Executive Business Consulting

INFLUÊNCIAS ORGANIZACIONAIS
Universo Sistema Solar Planeta Terra Fé Crenças Sistemas de Alto Nível Política Sociedade Leis Economia Cultura Tecnologia Sistemas Sociais e Políticos Organização Outros Projetos Sistemas Organizacionais e de Negócios Gestão do Projeto Sistemas Organizacionais Internos Sistemas de Trabalho Operacional 20/04/2017 Executive Business Consulting

CICLO DE VIDA DO PROJETO

CARACTERÍSTICAS DO CICLO DE VIDA DE PROJETOS
Definir o início e o fim do projeto Determinar quais ações de transição deveriam estar ou não incluídas ao final das fases projeto ou entre os projetos Definir o trabalho ou esforço técnico que deveria ser feito em cada fase do projeto Determinar as pessoas que deveriam estar envolvidas em cada fase do projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

INFLUÊNCIA DAS PARTES INTERESSADAS AO LONGO DO TEMPO

SEQÜÊNCIA DE FASES EM UM PROJETO

RELAÇÃO ENTRE O PRODUTO E OS CICLOS DE VIDA DO PROJETO

Projetos (exemplos) Implantação de um novo sistema de armazenagem Lançamento de uma nova unidade/ produto Verticalização de estoques Implantação de Just-in-Time Implantação de VMI Criação de um centro de distribuição Automatização da armazenagem 20/04/2017 Executive Business Consulting

Projetos (exemplos) 20/04/2017 Executive Business Consulting

PROJETO DEFINIÇÃO “Projeto é um processo único, consistente com um conjunto coordenado e controlado de atividades com data de início e término, conduzidas para atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restrições de tempo, custo e recursos.” (*) * Norma ISO (Diretrizes para Qualidade no Gerenciamento de Projetos) 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DE PROJETOS
“Gerenciamento de projetos é aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto, de forma a atender aos seus requisitos” (*) * PMBOK® (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) 20/04/2017 Executive Business Consulting

Gerência de Portfólio de Projetos
É uma coleção de projetos que são conduzidos sob o gerenciamento de uma organização particular Os projetos competem pela utilização dos recursos 20/04/2017 Executive Business Consulting

Gerência de Portfólio de Projetos
Alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos organizacionais Maximização do valor Balanceamento de parâmetros (riscos, retorno, etc) Cada projeto pode estar relacionado ou ser independente dos demais 20/04/2017 Executive Business Consulting

RELACIONAMENTO COM OUTRAS DISCIPLINAS GERENCIAIS

COMPETÊNCIAS-CHAVE DA ADMINISTRAÇÃO GERAL
Finanças e contabilidade, vendas e marketing, pesquisa e desenvolvimento, manufatura e distribuição; Planejamento estratégico, planejamento tático e planejamento operacional; Estruturas organizacionais, comportamento organizacional, administração de pessoas e carreiras; Gestão das relações de trabalho através de motivação, delegação, supervisão, formação de equipes, administração de conflitos; Gestão do tempo. 20/04/2017 Executive Business Consulting

HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS
Habilidades nas comunicações Habilidade de escutar Habilidade de persuadir Habilidades organizacionais Planejamento Estabelecimento de objetivos Análise Habilidades no gerenciamento do time Empatia e Motivação Espírito de corpo 20/04/2017 Executive Business Consulting

HABILIDADES DO GERENTE DE PROJETOS
Habilidades de liderança Ser exemplo constante Energia Visão Delegação Atuação otimista Habilidades internas Flexibilidade Criatividade Paciência Persistência 20/04/2017 Executive Business Consulting

O Que é ADMINISTRAÇÃO? CICLO PDCA Agir Planejar Corrigir, aprender, melhorar Definir atividades e metas A Action P Plan Verificar C Check D Do Fazer Medir os resultados das atividades Treinar e executar as atividades 20/04/2017 Executive Business Consulting

Áreas de Competência O PMBOK® descreve o contexto do gerenciamento de projetos em nove áreas de conhecimento: Integração Escopo Custo Suprimentos RH Riscos Comunicação Qualidade Tempo 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DA INTEGRAÇÃO
A área de conhecimento em gerenciamento de integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os diversos processos e atividades de gerenciamento de projetos dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos. A integração implica no balanceamento entre objetivos e alternativas conflitantes, no sentido de atender as necessidades das partes envolvidas. 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DO ESCOPO
O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso O gerenciamento do escopo do projeto trata principalmente da definição e controle do que está e do que não está incluído no projeto. 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DO TEMPO
O gerenciamento de tempo do projeto inclui os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo. Em alguns projetos, especialmente nos de menor escopo, o seqüenciamento de atividades, a estimativa de recursos da atividade, a estimativa de duração da atividade e o desenvolvimento do cronograma estão tão estreitamente ligados que são considerados um único processo 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DO CUSTO
O gerenciamento de custos do projeto inclui os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado. Os diferentes interessados podem avaliar os custos do projeto de maneiras diferentes e em diferentes tempos. 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DA QUALIDADE
Os processos de gerenciamento da qualidade do projeto incluem todas as atividades da organização executora que determinam as responsabilidades, os objetivos e as políticas de qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que motivaram sua realização. Eles implementam o sistema de gerenciamento da qualidade através da política, dos procedimentos e dos processos de planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade, com atividades de melhoria contínua dos processos conduzidas do início ao fim, conforme adequado. 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
A Gestão de Recursos Humanos inclui os processos requeridos para possibilitar o uso mais efetivo das pessoas envolvidas com o projeto. Isto inclui todos os interessados do projeto - patrocinadores, clientes, contribuintes individuais, etc. As pessoas influenciam o sucesso ou o fracasso do projeto Os problemas do projeto somente podem ser resolvidas por pessoas 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO
O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Os processos de gerenciamento das comunicações do projeto fornecem as ligações críticas entre pessoas e informações que são necessárias para comunicações bem-sucedidas. 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DOS RISCOS
O gerenciamento de riscos do projeto inclui os processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento de riscos em um projeto; a maioria desses processos é atualizada durante todo o projeto. Os objetivos do gerenciamento de riscos do projeto são aumentar a probabilidade e o impacto dos eventos positivos e diminuir a probabilidade e o impacto dos eventos adversos ao projeto. 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES
O gerenciamento de aquisições do projeto inclui os processos para comprar ou adquirir os produtos, serviços ou resultados necessários de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho. de compra emitidos por membros da equipe do projeto autorizados. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Identificando um Projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

Como nasce um projeto? Demanda do mercado Necessidade empresarial
Solicitação do cliente Avanço tecnológico Exigência legal Necessidade social 20/04/2017 Executive Business Consulting

GRUPOS DE PROCESSOS DE GESTÃO DE PROJETOS
Iniciação Processos de Planejamento Processos de Execução Processos de Controle Processos de Encerramento 20/04/2017 Executive Business Consulting

Iniciação A iniciação do projeto é o reconhecimento formal de que um projeto deve começar e que devem ser alocados recursos para a sua execução. 20/04/2017 Executive Business Consulting

I. Iniciação Identificação de necessidades e/ou oportunidades Equacionamento e definição do problema Determinação dos objetivos e metas a serem alcançados Análise do ambiente do problema Análise das potencialidades e/ou recursos disponíveis Avaliação da viabilidade de conclusão dos objetivos Estimativa dos recursos necessários Elaboração da proposta do projeto Apresentação da proposta Decisão quanto à execução 20/04/2017 Executive Business Consulting

As Metas do Projeto As metas descrevem o que você está tentando fazer, atingir ou produzir. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Todo projeto necessita de metas e justificativas claras e tangíveis, e suas entregas e produtos devem ser bem definidos. 20/04/2017 Executive Business Consulting

METAS DO PROJETO Uma meta só é meta, se for SMART - que quer dizer "esperto", em inglês. Ela tem que atender alguns requisitos, tendo que ser: * S - eSpecífica (e eScrita, de preferência) * M - Mensurável * A - Alcançável (nada de projetos lunáticos ou pequenos demais) * R - Relevante (em termos pessoais) * T - Temporal (com data para acontecer) Exemplo: nosso objetivo é montar, em Porto Alegre, uma filial da empresa com toda a infra-estrutura da matriz, dentro de um prazo máximo de 18 meses e um custo total de US$ ,00. 20/04/2017 Executive Business Consulting

JUSTIFICATIVA Justificativa é tudo aquilo que está oculto no objetivo, isto é, é a razão de ser do projeto, o benefício gerado por ele. É de difícil mensuração porque representa, na maioria das vezes, um sentimento da organização. Exemplo: Queremos montar nossa filial em Porto Alegre para aumentarmos em 30% nosso market share no país e estabelecermos uma base para futuras expansões para outros países do mercosul. 20/04/2017 Executive Business Consulting

PRODUTOS Produtos são todos os resultados físicos obtidos na conclusão do projeto. Os produtos identificam a abrangência do projeto. Exemplo: O produto do projeto da filial de Porto Alegre é uma estrutura física preparada e configurada conforme escopo definido no Termo de Abertura. 20/04/2017 Executive Business Consulting

ENTREGAS Entregas (resultados práticos) são todos os resultados físicos ou semi-produtos obtidos ao longo do projeto. Servem para medir e avaliar a performance do projeto. Normalmente podem ser definidas através de marcos ou etapas no cronograma. Exemplo: O projeto da filial de Porto Alegre pode ter uma entrega chamada “Filial Pintada”, pode ter outra chamada “Rede Lógica Testada”. Ambas são entregas de um único projeto e servem para identificar o que foi e o que não foi concluído. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Identificação das Restrições do Projeto As restrições compreendem tudo que limitar ou determinar os atos da equipe do projeto, delimitando seu raio de ação. Tempo Orçamento Qualidade Cronograma Tecnológicas Administrativas 20/04/2017 Executive Business Consulting

Documentação das Premissas As premissas são um aspecto crucial do gerenciamento de projetos. São informações que consideramos verdadeiras ou reais, e que vão sendo elaboradas pouco a pouco no decorrer do processo de Planejamento. São uma saída do processo de Iniciação e serão usadas como entrada durante o planejamento do projeto. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Identificação dos Recursos Recursos humanos Recursos tecnológicos Equipamentos Infra-estrutura 20/04/2017 Executive Business Consulting

Papéis Projetos podem envolver ampla gama de pessoas com diferentes habilidades e experiências. Porém existem muitos papéis básicos comuns a todos os projetos. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Papéis GERENTE DO PROJETO Responsável pela obtenção dos objetivos do projeto e pela liderança da equipe Produz um plano de ação detalhado Motiva e organiza a equipe de projeto Comunica informações do projeto Monitora a evolução do projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

Papéis CLIENTE A pessoa ou organização que utilizará o produto do projeto. Podem existir várias camadas de clientes. Em algumas áreas de aplicação, os termos cliente e usuário são sinônimos, Em outras, cliente se refere à entidade que adquire o produto do projeto e usuários são os que utilizarão diretamente o produto do projeto. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Papéis PATROCINADOR A pessoa ou o grupo que fornece os recursos financeiros para o projeto. Garante que o projeto seja realmente relevante para a empresa Ajuda a estabelecer objetivos e limites Age como figura de destaque, referencial 20/04/2017 Executive Business Consulting

Papéis MEMBRO-CHAVE Dá assistência ao gerente e fornece a quantidade de conhecimento necessária. oferece expertise técnica quando preciso pode estudar a viabilidade do projeto e ajudar em seu planejamento 20/04/2017 Executive Business Consulting

Papéis MEMBRO Pessoa que, em tempo integral ou não, executa tarefas para o andamento do projeto executa atividades segundo foram descritas no plano do projeto desempenha papel especializado se envolvido como consultor ou como alguém só necessário em parte do projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

Definição do Orçamento Inicial Custos de recursos humanos Custos de recursos ou do projeto Custos administrativos 20/04/2017 Executive Business Consulting

Documento de Abertura do Projeto Termo de Abertura É a confirmação e reconhecimento oficiais e por escrito da existência de um projeto; é emitido pela gerência e concede ao gerente do projeto autoridade para designar recursos organizacionais para atividades do projeto. 20/04/2017 Executive Business Consulting

O Termo de Abertura deve conter pelo menos os seguintes elementos: Uma visão geral do projeto Metas e objetivos Entregas do projeto Necessidade do projeto Estimativas de recursos e custos Estudo de viabilidade, se houver Recursos humanos necessários Lista dos principais stakeholders Nome do gerente do projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

MÉTODOS DE MEDIÇÃO DOS BENEFÍCIOS
Critérios Peso Projeto A Projeto B Projeto C Lucro potencial 5 3 Aceitação do mercado 4 Facilidade para produzir 1 2 Total (∑ nota x peso) ou ((∑ nota x peso) / (∑ peso)) - 41 (4,55) 37 (4,11) 29 (3,22) 20/04/2017 Executive Business Consulting

Planejamento O planejamento é o processo de formular e revisar as metas e objetivos do projeto e delinear os planos que serão usados para cumprir os propósitos que o projeto se propôs a atingir. 20/04/2017 Executive Business Consulting

II. Planejamento declaração do escopo do projeto detalhamento das atividades análise dos riscos determinação dos resultados tangíveis programação da utilização dos recursos estabelecimento da estrutura orgânica formal estruturação do sistema de comunicação e decisão a ser adotado treinamento 20/04/2017 Executive Business Consulting

Escopo do Projeto Escopo é uma descrição daquilo que vai ser feito. O seu objetivo é definir claramente o produto e subprodutos do projeto. O que vai ser feito O que não vai ser feito 20/04/2017 Executive Business Consulting

Declaração do Escopo do Projeto A finalidade da declaração de escopo é documentar as metas, entregas e requisitos do projeto, de modo a usá-los como referências para futuras decisões. Informa a todos os interessados no projeto qual exatamente será o resultado obtido quando o trabalho tiver terminado. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Componentes da Declaração do Escopo Justificativa do projeto Produto do projeto Entregas do projeto Objetivos do projeto Requisitos do projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

Estrutura Analítica do Projeto (EAP) “a EAP é um conjunto de componentes do projeto, estruturado com base nas entregas, que organiza e define o escopo total do projeto; o trabalho não incluído na EAP está fora do escopo do projeto.” (*) * PMBOK® (A Guide to the Project Management Body of Knowledge) 20/04/2017 Executive Business Consulting

Construção da EAP Não existe um “jeito” certo de construir uma EAP. Na prática, a estrutura em árvore é usada com freqüência, mas também é possível compor uma EAP esquematicamente; fica a seu critério. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Exemplo da EAP Nível 1 da EAP Nível 2 da EAP Nível 3 da EAP 20/04/2017 Executive Business Consulting

Seqüenciamento e Duração Identificação das dependências necessárias ou desejáveis para cada umas das atividades do projeto Estimativa da duração das atividades, baseada em dados históricos, experiência, dados do mercado, etc. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Plano de Gerenciamento das Comunicações O plano de gerenciamento das comunicações especifica as necessidades de comunicação dos stakeholders e documenta que informações serão distribuídas e como, para quem e com que freqüência. O plano também documenta como coletar, armazenar, arquivar e corrigir o material já publicado. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Planejamento de Recursos O processo de planejamento de recursos envolve identificar os recursos necessários e as suas respectivas quantidades através de: Levantamento das necessidades Julgamento de especialistas Identificação de alternativas Tomada de decisão 20/04/2017 Executive Business Consulting

Alocação de Recursos e de Pessoal Distribuição de funções e responsabilidades Organograma Detalhes de apoio 20/04/2017 Executive Business Consulting

Planejamento de Riscos Riscos são fatores que podem gerar ameaças ou oportunidades ao projeto. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Gerenciamento de Risco Gerenciamento de Riscos é o processo de Planejar, Identificar e caracterizar, Quantificar, Responder e Controlar os riscos de um projeto. Planejar Identificar e caracterizar Quantificar e avaliar Desenvolver uma resposta Controlar 20/04/2017 Executive Business Consulting

O Plano de Gerenciamento de Riscos deve incluir os seguintes elementos: Metodologia Funções e responsabilidades Elaboração do orçamento Cronologia Mensuração e interpretação Relatório de formatos Monitoramento 20/04/2017 Executive Business Consulting

Identificação dos Possíveis Riscos Orçamento/fundo de reservas Cronogramas Fornecedores Problemas técnicos Problemas com pessoal Hardware Contratos Problemas políticos Riscos empresariais Risco ambiental 20/04/2017 Executive Business Consulting

Exemplos de Riscos Qual seria a conseqüência para a empresa caso a implantação do novo sistema atrase 5 meses? Qual seria o prejuízo para o projeto caso o fornecedor atrase a entrega de seus itens? 20/04/2017 Executive Business Consulting

Categoria de Riscos Riscos técnicos, de qualidade ou de desempenho Riscos de gerenciamento do projeto Riscos organizacionais Riscos externos 20/04/2017 Executive Business Consulting

Identificação de Riscos Algumas técnicas para identificação de riscos: Lições aprendidas de projetos anteriores Entrevistas Fluxogramas Check-list Brainstorming 20/04/2017 Executive Business Consulting

100% de segurança é uma utopia, não existe!

A LEI DE MURPHY “Se houver possibilidade de uma coisa dar errado, dará.” Projetos são exercícios de risco 20/04/2017 Executive Business Consulting

A LEI DE MURPHY Aplicada a Projetos
“Se houver quatro maneiras erradas de fazer algo, e forem evitadas, surgirá uma quinta rapidamente.” “É impossível fazer qualquer coisa à prova de idiotas. Eles são muito espertos.” “Se você não explicar, ninguém entende. Você explicando, também não.” “Nenhum sistema que dependa da confiabilidade humana merece confiança.” 20/04/2017 Executive Business Consulting

A LEI DE PARKINSON (KAOS)
“A duração do projeto se expande até preencher todo o tempo disponível.” 20/04/2017 Executive Business Consulting

Qualificação do Risco Risco BAIXO – expectativa de atrasos ou excesso de gastos normais. Prejuízo baixo ou insignificante. Risco MÉDIO – expectativa de atrasos ou excesso de gastos fora dos planos. Prejuízo considerável para a empresa e para a carreira / imagem do gerente do projeto. Risco ALTO – expectativa de atrasos e excesso de gastos inaceitáveis. Chances do projeto ser abortado. Carreira e imagem do gerente do projeto seriamente comprometidos. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Efetuando a Qualificação do Risco Para avaliação dos riscos empregamos a combinação dos seguintes fatores: Baixo Médio Alto Baixa Média Alta Probabilidade Impacto Baixo Risco Nulo Baixo Risco Médio Alto 20/04/2017 Executive Business Consulting

Quadro de Riscos Quadro de Riscos N.A Nulo Baixo Médio Alto Estruturação do Projeto Tecnologia do Projeto Comprometimento da alta administração Interfaces com este projeto Disponibilidade de recursos humanos Dificuldade de efetuar alianças internas Cronograma apertado Falta de poder ou competência do gestor do projeto Falta de competência da equipe executora Necessidade de treinamento não disponível Fornecedores externos Fatores externos 20/04/2017 Executive Business Consulting

Contramedidas 20/04/2017 Executive Business Consulting

Plano de Ação para Contramedidas PLANO DE AÇÃO PARA CONTRAMEDIDAS Fonte de Risco Contramedida Resp. Data Limite 20/04/2017 Executive Business Consulting

Neutralizando Riscos provenientes.... da Estruturação do Projeto Contratação de especialistas Treinamento no assunto Alto envolvimento do cliente nas decisões do projeto da Tecnologia do Projeto Contratação de especialistas Treinamento na tecnologia a ser aplicada 20/04/2017 Executive Business Consulting

Neutralizando Riscos provenientes.... do Grau de Comprometimento da Alta Diretoria situação da concorrência no tema do projeto benefícios que o projeto trará para a empresa da Disponibilidade de Recursos a não disponibilidade de recursos críticos pode afetar seriamente o projeto. Cabe ao Gerente do projeto efetuar um levantamento de todos os recursos necessários e estimar qual o risco proveniente de cada um deles. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Neutralizando Riscos provenientes.... de Cronograma “Apertado” Estabelecimento de prêmios por metas atingidas Conseguir mais recursos para o projeto Estabelecer um esquema de horas extras ou de trabalho nos finais de semana da Falta de Poder/Competência do Gerente do Projeto o gerente do projeto deve mostrar à sua chefia os riscos da sua falta de expertise ou autoridade. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Neutralizando Riscos provenientes.... da Falta de Competência da Equipe do Projeto a melhor solução é montar uma equipe com elementos chaves competentes. da Necessidade de Treinamento realizar treinamento da equipe de Fatores Externos apólice de seguro aumento do preço do contrato 20/04/2017 Executive Business Consulting

Ferramentas do Planejamento “Não são os grandes planos que dão certo; são os pequenos detalhes.” (Stephen Kanitz) 20/04/2017 Executive Business Consulting

Ferramentas do Planejamento (exemplos) Brainstorming 5W2H Diagrama de Pareto Espinha de Peixe Votação Múltipla Matriz B.A.S.I.C.O. Cronograma de Barras 20/04/2017 Executive Business Consulting

BRAINSTORMING Brainstorming é uma dinâmica de grupo em que as pessoas, de forma organizada e com oportunidades iguais, fazem um grande esforço mental para opinar sobre determinado assunto. 20/04/2017 Executive Business Consulting

VOTAÇÃO MÚLTIPLA Ferramenta utilizada para priorizar os itens gerados no processo de brainstorming. 20/04/2017 Executive Business Consulting

5W2H O plano de ação 5W2H permite considerar todas as tarefas a serem executadas ou selecionadas de forma cuidadosa e objetiva, assegurando sua implementação de forma organizada. WHAT? o que será feito? WHEN ? quando será feito? WHERE? onde será feito? WHY? porque será feito? WHO? quem vai realizar? HOW? como vai ser realizado? HOW MUCH? quanto vai custar? 20/04/2017 Executive Business Consulting

ESPINHA DE PEIXE Utilizado para estruturar as informações obtidas nas etapas anteriores de forma a visualizar o sistema como um todo e poder identificar as causas raízes de um problema, analisando as relações de causa e efeito. 20/04/2017 Executive Business Consulting

DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO
Principal Defeito Efeito Causas Tempo Máquina Método Material Energia Medição Pessoal Ambiente 20/04/2017 Executive Business Consulting

Matriz B.A.S.I.C.O. Ferramenta utilizada para priorizar projetos. Qual projeto realizar primeiro? B benefícios A abrangência S satisfação do cliente interno I investimento C cliente externo O operacionalidade 20/04/2017 Executive Business Consulting

Matriz B.A.S.I.C.O. B A S I C O Projeto Total 20/04/2017 Executive Business Consulting

Cronograma de Barras O Cronograma de Barras, ou Gráfico de Gantt, apresenta as atividades na forma esquematizada de barras horizontais, cujos comprimentos são proporcionais aos respectivos tempos de execução, em folhas onde o cabeçalho é uma linha de tempo. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Número de Casos com Defeito Porcentagem de Casos com Defeitos
GRÁFICO DE PARETO Rotação Imprópria Barulho Oscilação Pressão Eixo Rolamento Oscilação de Caixa Outros Número de Casos com Defeito Porcentagem de Casos com Defeitos Porcentagem Acumulada Freqüência por Causa 25 50 75 100 10 20 30 40 20/04/2017 Executive Business Consulting

Plano Geral do Projeto e Plano Detalhado das Fases O Que? / Quem? / Quando? / Onde? / Como? / A que custo? Lista de Atividades Recursos Requeridos Estimativa de Duração Estimativa de Custos Precedências Cronograma Orçamento 20/04/2017 Executive Business Consulting

INICIAÇÃO E PLANEJAMENTO
1. Necessidades da Organização Como Atender as Necessidades 13. Plano do Projeto 2. Abertura do Projeto 12. Orçamento do Projeto 3. Escopo do Projeto 4. Estrutura Analítica do Projeto 11. Cronograma do Projeto TOP-DOWN BOTTOM-UP 5. Atividades do Projeto 10. Diagrama de Rede do Projeto 6. Recursos 7. Durações 8. Custos 9. Precedências 20/04/2017

Execução e Controle É a concretização dos planos do projeto. O processo de execução mantém o plano sob controle e assegura que sua execução permaneça em sincronia com os objetivos visados, com base nos controles estabelecidos 20/04/2017 Executive Business Consulting

A execução é o processo primário para levar a cabo o plano do projeto. A maior parte do orçamento do projeto será despendida nele. Neste processo, o gerente e a equipe de gestão do projeto devem coordenar e direcionar as diversas interfaces técnicas e organizacionais do projeto. É o processo mais diretamente afetado pela área de aplicação do projeto, pois é exatamente nele que o produto do projeto é criado. 20/04/2017 Executive Business Consulting

III. Execução ativar a comunicação entre os membros do projeto executar as etapas previstas e programadas utilizar os recursos humanos e materiais dentro do que foi programado efetuar reprogramações no projeto segundo seu status gerenciar o clima e os relacionamentos da equipe do projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organização Funcional

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organização por Projetos

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organização Matricial Forte

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organização Matricial Fraca

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organização Matricial Balanceada

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL Organização Composta

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Reuniões de Acompanhamento Reuniões de acompanhamento visam à troca de informações atualizadas sobre o andamento do projeto. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Relatórios de Desempenho
Coletar e disseminar informações de desempenho para fornecer aos interessados informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para alcançar os objetivos do projeto. Este processo inclui: Relatórios de Situação - descrevam a posição atual do projeto; Relatórios de Progresso - descrevem o que a equipe do projeto tem conseguido; Previsões - predizem a futura situação e progresso do projeto. Devem fornecer informações do escopo, cronograma, custos e qualidade, e adicionalmente podem eventualmente incluir dados sobre riscos e aquisições. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Relatórios de Desempenho
Relatórios de Performance Gráficos de Gantt Curvas S Histogramas Relatórios de Custos Tabelas de Despesas Relatórios de Prazo Gráficos de Barras Gráficos de Milestones (Marcos) 20/04/2017 Executive Business Consulting

Lidando com Conflitos Conflito é conseqüência da incompatibilidade de metas e da resistência ou tentativa, por uma das partes, de impedir que a outra alcance seus fins 20/04/2017 Executive Business Consulting

NÍVEL DE CONFLITO X PERFORMANCE

Tipos de Conflitos Intrapessoais – originando tensões no próprio indivíduo Interpessoais – envolvem diferenças entre pontos de vista, estilos, valores entre duas ou mais pessoas Interprojetos - originados na própria organização que compete por recursos escassos. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Razões para os Conflitos Necessidade de cumprimento de prazos Imposição de datas – externas – à equipe do projeto Na falta de dedicação ao planejamento, indo direto ao “fazejamento”. Nas indefinições quanto à autoridade e à responsabilidade Na limitação de recursos (pessoas, materiais, equipamentos, etc.) no emprego de recursos pouco preparados ou não qualificados no projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

ASPECTOS POSITIVOS DOS CONFLITOS
Força mudanças Aumenta a criatividade na criação de novas opções Melhora as comunicações se ambas as partes estiverem interessadas em ganhos mútuos Aumenta a energia e a coesão do grupo Promove o balanceamento entre poder e influência, quando associado a técnicas efetivas de solução de problemas Clarifica as metas 20/04/2017 Executive Business Consulting

ASPECTOS NEGATIVOS DOS CONFLITOS
Aumenta a hostilidade e agressividade Apresenta desejo de ser o vencedor, podendo bloquear a criação de novas alternativas Inibe as comunicações porque a informações relevantes não são compartilhadas Causa estresse e cria uma atmosfera desfavorável Pode, se conduzido da forma ganhador-perdedor, causar perda de status ou posição Apresenta discussões que podem ganhar conotação pessoal 20/04/2017 Executive Business Consulting

Perfis Sabotador – pessoa que está sempre procurando descobrir um pequeno erro cometido; Contraditor – é aquela pessoa que sempre encontra algo para se opor a uma idéia, uma solução, etc. Ansioso – é aquele que está sempre inquieto, nunca está satisfeito com o que está fazendo. Dominador – sempre procura levar vantagem por ser maior, por falar mais forte, por bater mais na mesa... Que busca atenção – pelas vestimentas, pelas idéias, pela forma de sentar, etc. Palhaço – aquele que sempre conta piadas, casos... Calado – só contribui quando é solicitado. 20/04/2017 Executive Business Consulting

Como Lidar com Conflitos Retirada (Deixar / Evitar) (escapar de uma situação atual ou de potencial conflito), o qual não soluciona o problema Abrandamento (Amaciar / Acomodar) ( enfatizando o uso de acordos melhor do que desacordos), o qual somente providencia soluções de curto-termo Imposição (Forçar) (resultado “win-lose”), o qual pode resolver o conflito temporariamente na superfície (fachada) mas sentimentos negativos podem emergir mais tarde em outras formas Acordo (Comprometimento) ( pesquisando e barganhando por soluções que trazem algum grau de satisfação para ambas as partes), o qual proporciona solução definitiva Confronto, também conhecido como resolução de problemas ou negociação (Tratando conflito como um problema para ser solucionado; dirigindo para uma solução “win-win”), o qual proporciona uma última resolução 20/04/2017 Executive Business Consulting

Encerramento O encerramento é importante porque é nesse momento que realizamos os encerramentos formais e que todas as informações do projeto são reunidas e armazenadas para referência futura. 20/04/2017 Executive Business Consulting

IV. Encerramento aceleração das atividades que, eventualmente, não tenham sido concluídas realocação dos recursos humanos para outras atividades ou projetos obtenção do aceite final do cliente elaboração da memória técnica do projeto emissão de avaliações globais sobre o desempenho da equipe do projeto e dos resultados alcançados planejar um acompanhamento pós-projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

Existem quatro tipos formais de término de projeto, são eles: Absorção Esgotamento Integração Extinção 20/04/2017 Executive Business Consulting

O QUE VEM A SER UM ESCRITÓRIO DE PROJETOS?
Um programa para manter as melhores práticas de Gestão de Projetos? Um lugar na organização para abrigar e reciclar os Gerentes de Projetos? Um “depósito” de informações sobre os projetos, para controle do alto nível da organização? Uma entidade organizacional que apóia a Gestão de Projetos no atingimento das metas do projeto, dando assistência no planejamento, estimativa, cronograma, monitoramento e controle do projeto? 20/04/2017 Executive Business Consulting

OBJETIVO De uma maneira sucinta, o PMO é um pequeno grupo de pessoas que têm relacionamento direto com todos os projetos da empresa, seja prestando consultoria e treinamento, seja efetuando auditoria e acompanhamento de desempenho. 20/04/2017 Executive Business Consulting

FUNÇÕES Assessoria à Alta Administração
Escritório de Projetos FUNÇÕES Assessoria à Alta Administração Assessorar a alta administração relativamente aos projetos. Assistir na contratação/escolha de gerentes de projeto. Assistir na contratação de fornecedores externos. Avaliar o desempenho dos gerentes de projetos. Auxiliar no estabelecimento de políticas salariais para gerentes de projetos. Auxiliar no estabelecimento da carreira do gerente de projeto. Participar, junto com a alta administração, de reuniões com os principais acionistas ou com stakeholders (interessados ou envolvidos com o projeto). 20/04/2017 Executive Business Consulting

FUNÇÕES Assessoria aos gerentes de projeto
Escritório de Projetosc FUNÇÕES Assessoria aos gerentes de projeto Assessorar o gerente do projeto. Participar dos eventos de lançamento (kickoff) dos novos projetos. Participar, junto com o gerente do projeto, das reuniões de avaliação inicial de risco e dos fatores críticos de sucesso, bem como do acompanhamento destes itens. Participar, junto com o gerente do projeto, das avaliações de desempenho do projeto. Participar, junto com o gerente do projeto, do encerramento do projeto (elaboração de documentação do histórico do projeto, etc). 20/04/2017 Executive Business Consulting

Escritório de Projetos FUNÇÕES Auditoria Efetuar fiscalização e auditoria dos projetos tocados pelos gerentes de projetos; Efetuar auditoria dos documentos produzidos (propostas, etc). 20/04/2017 Executive Business Consulting

Escritório de Projetos FUNÇÕES Padronização (ou regulamentação) Treinamento Garantia da Qualidade do Projeto (Quality Assurance) Suporte na Elaboração de Propostas Guardião das “Melhores Práticas” (Best Practices) Emissão de Relatórios Desdobramento de metas; “Situação de progresso” dos projetos; Desempenho de execução dos projetos; Projeções e tendências; Criação e Manutenção da “Sala do PMO” (War Room) Gerência à vista Comunicações 20/04/2017 Executive Business Consulting

EXECUÇÃO, CONTROLE E ENCERRAMENTO
1. Plano do Projeto 8. Detalhamento da Fase Seguinte SIM 2. Preparação das Atividades NÃO Fase Concluída? NÃO 3. Execução dos Pacotes de Trabalho Projeto Concluído? SIM 9. Avaliação dos Resultados 4. Monitoração das Atividades 7. Controle Geral do Projeto 10. Fechamento dos Contratos 6. Relatório de Andamento 11. Fechamento da Pasta do Projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting 5. Apuração dos Resultados

Um Projeto Bem Sucedido Prazo previsto Orçamento previsto Dentro das especificações técnicas previstas Stakeholders satisfeitos com o produto 20/04/2017 Executive Business Consulting

COMEMORE 20/04/2017 Executive Business Consulting

POR QUE OS PROJETOS FALHAM?

Indefinição de um gerente para o projeto Inexperiência Falta de comprometimento Falta de credibilidade Resistência às mudanças Subestimar importância do planejamento Falta ou sobrecarga de recursos Rodízio de pessoas Indefinição ou inversão das prioridades Sistema ineficaz de controle do projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

ESTRATÉGIAS PARA REDUZIR RISCO
Reduzir probabilidade do risco Reduzir impacto do risco Contratar seguro Transferir risco a terceiros Não realizar o projeto 20/04/2017 Executive Business Consulting

ESTRATÉGIAS PARA REDUZIR CUSTOS
Eliminação de tempo dedicado a atividades que não agregam valor Substituição de recursos dispendiosos por mais baratos Introdução de despesas com equipamentos para substituir despesas com pessoal Balancear uso de recursos Alocar recursos de maneira contínua Programas atividades ALAP Negociações antecipadas Subcontratar a custo fixo, repassando risco a terceiros Acompanhamento firme do projeto e compartilhamento de informações Evitar H.E. 20/04/2017 Executive Business Consulting

ESTRATÉGIAS PARA REDUZIR DURAÇÃO
Aliviar o caminho crítico Executar atividades em paralelo Terceirizar serviço Aumento de H.E. Premiação baseada em prazos 20/04/2017 Executive Business Consulting

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Apresentações semelhantes

Apresentação em tema: "GERENCIAMENTO DE PROJETOS"— Transcrição da apresentação:

Apresentações semelhantes

Sobre projeto

Feedback

Login

Autorizar-se através da rede social:

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Apresentações semelhantes

Apresentação em tema: "GERENCIAMENTO DE PROJETOS"— Transcrição da apresentação:

Apresentações semelhantes

Sobre projeto

Feedback