Prestação de Contas de Viagens Orientações para o recebimento de NOTAS FISCAIS/RECIBOS nas prestações de contas de viagens Prestações de contas de viagens

HOSPEDAGEM A hospedagem é considerada uma prestação de serviços, portanto, os hotéis são obrigados a efetuar a emissão de Nota Fiscal de Prestação de Serviços . Logo, não podem ser aceitas Notas Fiscais de Venda de Produtos. Observar modelo correto abaixo. JOSÉ PEREIRA DA SILVA RUA ANTONIO FALCÃO, 402 – BOA VIAGEM RECIFE PE 123.123.123-12

Observações importantes no ato do recebimento da Nota Fiscal de Serviços de Hospedagem: Verificar a data limite para emissão da Nota Fiscal (essa informação pode constar na parte superior ou inferior). As Notas Fiscais emitidas após a data de validade, não tem valor fiscal; 2. Verificar se a Nota Fiscal contém o número de autorização para emissão; José Pereira da Silva 123.123.123-12

Preenchimento da Nota Fiscal de Serviços: No campo DATA: preencher com a data em que a NF está sendo emitida; No campo CLIENTE: preencher com o nome do funcionário; No campo ENDEREÇO: Preencher com o endereço da UEP Nordeste; No campo Inscrição do CNPJ/CPF: Preencher com o CPF do funcionário; No campo QUANTIDADE: Informar a quantidade de diárias; No campo DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS: Preencher com o nome DIÁRIAS, HOSPEDAGEM; No campo PREÇO UNITÁRIO: Informar o valor unitário da hospedagem; No campo TOTAL: Informar o valor total das despesas com diárias de hospedagem;

Não colocar no campo “DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS” a expressão “DESPESAS COM HOSPEDAGEM”. Essa expressão pode levar a interpretação de que houveram outras despesas além da hospedagem que não são cobertas pela Embrapa. Isso ocorre, principalmente, quando a NF está preenchida sem o valor unitário da hospedagem e o valor total da NF contém centavos, pois normalmente o valor de uma (1) diária é fixado pelos hotéis sem centavos. JOSÉ PEREIRA DA SILVA 123.123.123-12

A Nota Fiscal de Venda a Consumidor para comprovação de despesa de hospedagem NÃO É ACEITA pela Embrapa, portanto, o funcionário que apresentar este tipo de NF para comprovação de despesa de hospedagem não receberá o valor pago.

COMBUSTÍVEL IMPORTANTE: É VEDADO O ACEITE DE CUPOM FISCAL PELA EMBRAPA QUE NÃO POSSUA O PREENCHIMENTO DE TODOS OS DADOS EXIGIDOS PELA LEGISLAÇÃO. ?????? Placa?? Km??

O cupom fiscal não oferece condições para aceite pela Embrapa, como documento de suporte de pagamento, para efeito de comprovação de custos e despesas operacionais, quando da aquisição de bens ou serviços, independente de valor, porque não atende plenamente as disposições legais que regulam tais operações.   É exigência da legislação pertinente em vigor que, para ser aceito como documento de suporte de pagamento, o cupom fiscal deverá conter as seguintes informações da pessoa jurídica compradora:  Identificação da pessoa jurídica (Embrapa) mediante a indicação do número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ; Descrição dos bens ou serviços objeto da operação, ainda que resumida ou por códigos; Data e valor da operação. Sendo assim, o cupom fiscal sem as informações supra, não poderá ser aceito no âmbito da Embrapa porque não atende as exigências da legislação para o adquirente de produtos e serviços. Fundamento: Lei nº 9.532/1997, artigo 61.

A legislação do ICMS estabelece ao contribuinte do ICMS (caso da Embrapa), a obrigatoriedade de utilização da Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A nas operações como adquirente de bens ou serviços. A Nota Fiscal deve ser preenchida com as seguintes informações: DATA DE EMISSÃO (preencher com a data atual); CLIENTE (preencher com o nome do funcionário); ENDEREÇO (preencher com o endereço da UEP); CPF (preencher com o CPF do funcionário); DESCRIÇÃO, UNIDADE, VALOR UNITÁRIO E VALOR TOTAL; PLACA DO VEÍCULO e KM. (Fundamento: Convênio ICMS S/Nº de 15.12.70, artigo 50, caput, por exclusão). JOSÉ PEREIRA DA SILVA 123.123.123-12

Em função dessa obrigatoriedade, também não podem ser aceitas Notas Fiscais de Venda a Consumidor, modelo 2, para comprovação de despesas combustível. Veja modelo a seguir:

Ressalta-se que com base na Lei 9 Ressalta-se que com base na Lei 9.532/97, a Embrapa PODE ACEITAR O CUPOM FISCAL, desde que esses contenham as seguintes informações: CLIENTE (preencher com o nome do funcionário); ENDEREÇO (preencher com o endereço da UEP); CPF (preencher com o CPF do funcionário); PLACA DO VEÍCULO e KM JOSÉ PEREIRA DA SILVA 123.123.123-12

DESPESAS COM TÁXI São cobertas pela Embrapa as despesas com táxi em viagem em trajetos considerados não-urbanos. Abrangem os seguintes roteiros: Residência-Aeroporto ou Embrapa-Aeroporto; Aeroporto-Hotel ou Aeroporto-Embrapa; Embrapa-Aeroporto ou Hotel-Aeroporto; Aeroporto-Residência ou Aeroporto-Embrapa. É obrigatória a apresentação do comprovante de despesa com táxi, em quaisquer dos roteiros acima, na prestação de contas de viagem.

DESPESAS COM TÁXI O Comprovante de despesa com táxi deverá ser fornecido pela Cooperativa de táxi ou pelo taxista. Nos casos em que esse recibo não for fornecido, o Empregado deverá preencher um formulário da Embrapa denominado de Comprovante de Despesa (CD). No comprovante deverá constar  o nome do favorecido, descrição do percurso, valor e data. Segue modelo de Comprovante de Despesa.

Comprovante de Despesa - CD Data Discriminação   Valor R$ TAXI NÃO URBANO 20/09/09 Residência X Aeroporto (Recife) 23,00 27/09/09 Hotel X Aeroporto (Confins) 80,00 Aeroporto (Recife) X Residência 25,00 FAVORECIDO: José Pereira da Silva CPF: 123.123.123-12 Matrícula: 123.123 Total R$ 128,00 Favorecido Para comprovação de Despesa de Fundo Fixo Recebi o valor correspondente à presente despesa ___/___/___ ___________________ Assinatura

Para informações mais detalhadas, favor consultar as normas de viagens constantes no Manual Financeiro da Embrapa que pode ser acessado através do link: MANUAL FINANCEIRO DA EMBRAPA