FEQ-0318 GESTÃO DE PROJETOS AULA 07 – 16/NOV/2011 Joni de Almeida Amorim, PhD, MSc, MBA Grupo Gestor de Projetos Educacionais GGPE/PRPG/UNICAMP Joni.Amorim@reitoria.unicamp.br Ana Regina M. Cuperschmid, MSc, MBA FEC – UNICAMP fale@anacuper.com Carga Horária do Curso: 360 horas. Carga Horária da Disciplina: 30 horas.

Aula de Hoje Vamos iniciar com a entrega da tarefa 6 pelos grupos. Depois, teremos alguma teoria, incluindo os passos essenciais para usar um software de gerenciamento de projetos. Então assistiremos um vídeo. Ao final, terminaremos a aula com o grupo desenvolvendo os novos documentos.

Tarefa 6 Dúvidas? No início da aula 7, hoje, cada grupo deverá entregar uma versão preliminar dos documentos seguintes: A - Seqüenciamento das atividades; B - Matriz de atribuição de responsabilidades; C - Custos por pacote de trabalho.

Tarefa 7 Dúvidas? No início da aula 8, cada grupo deverá entregar uma versão preliminar dos documentos seguintes: Ger. Comunicação; Checklist para Equipe; Checklist para Cliente; Abordagens do Ger. Qualidade; Métricas de Qualidade.

Documentos até o momento   Item Aula Título do Documento Área de Conhecimento 1 Anotação com proposta do grupo - 2 Termo de Abertura Ger. Integração 3 Declaração do Escopo Ger. Escopo 4 Plano de Gerenciamento do Projeto 5 Registro de Stakeholders Ger. Comunicação 6 EAP 7 Dicionário da EAP 8 Durações das Atividades Ger. Tempo 9 Recursos das Atividades 10 Sequenciamento das Atividades   Item Aula Título do Documento Área de Conhecimento 11 6 Matriz de Atribuição de Responsabilidades Ger. Recursos Humanos 12 Custos por Pacote de Trabalho Ger. Custos 13 7 Gerenciamento da Comunicação Ger. Comunicação 14 Abordagens do Gerenciamento da Qualidade Ger. Qualidade 15 Métricas de Qualidade 16 Checklist para Equipe 17 Checklist para Cliente 18 8 19 20

Software para Cronograma Na apostila entregue aos alunos, temos uma seção sobre softwares. Hoje existe uma grande quantidade de softwares gratuitos e de softwares pagos que podem ser utilizados em gerenciamento de projetos. Dada a existência de muitas opções, o ideal é que se verifique antes qual o orçamento disponível para então se decidir pelo uso ou não de uma determinada solução, dado que também se deve prever a capacitação das pessoas caso se pretenda o uso por toda uma equipe, dentre outras considerações.

Portal do SourceForge Uma busca em diretórios de softwares como o portal SourceForge.net, por exemplo, permite uma rápida catalogação de inúmeros softwares gratuitos para o gerenciamento. Neste caso específico, podem ser encontrados mais de duas mil opções na categoria “Project Management”, ou Gerenciamento de Projetos. http://sourceforge.net/

http://sourceforge.net/

Exemplos do SourceForge GanttProject: http://ganttproject.biz Um software em Java com funcionalidades para elaborar gráficos de Gantt, gerenciamento de recursos, calendário, e afins, além de permitir a importação e a exportação em formatos como Microsoft Project, HTML, PDF, planilhas eletrônicas, etc.

Exemplos do SourceForge dotProject: http://www.dotproject.net/ Um software baseado na Web que faz uso de PHP e que inclui funcionalidades relacionadas a fóruns, arquivos, calendário, contatos, temas, permissões para acesso de usuários, tarefas, gráficos de Gantt, etc.

Softwares Comerciais Dentre os softwares comerciais, merecem destaque: Oracle Primavera http://www.oracle.com/global/br/applications/primavera/index.html Microsoft Project http://office.microsoft.com/portfolioserver/

Oracle Primavera Pretende ser a melhor proposta para os setores de engenharia e construção, setor público, setor de defesa e aeroespacial, setor de óleo e gás, setor de manufatura e de alta tecnologia e setor de serviços. Os produtos de gestão de portfólios da suíte Primavera pretendem ser completas ao fazer uso integrado de outras soluções da Oracle relativamente a finanças, recursos humanos, gerenciamento de cadeias de suprimento, gerenciamento do ciclo de vida do produto, inteligência de negócios e software de infra-estrutura.

Microsoft Project Contém a infra-estrutura para oferecer suporte à compatibilidade com padrões e metodologias de conformidade, como PMI, Seis Sigma, ISO, CMMI, Prince2 e Sarbanes Oxley. Trata-se hoje da solução mais conhecida na maioria das organizações do Brasil, sendo que o seu custo pode tornar seu uso inviável.

OpenProj (opção gratuita) http://openproj.org/openproj “... é um gerenciador de projetos desenvolvido como alternativa ao Microsoft Project. Com código aberto, o programa oferece várias opções para a inclusão e administração de todas as atividades co-relacionadas ao desenvolvimento das atividades, apresentando os resultados, em especial, sob o formato de Gráficos de Gantt.” http://www.baixaki.com.br/

OpenProj (opção gratuita)

Como inserir as atividades? Ao utilizar um software, podemos utilizar várias estratégias. Para facilitar o entendimento de toda a equipe, normalmente colocamos a EAP completa. Depois, para cada pacote de trabalho, colocamos as respectivas atividades indicando início, fim, atividades predecessoras e nomes das pessoas responsáveis por executar cada atividade.

Como inserir as atividades? Vamos agora conhecer os 5 passos essenciais para se criar um cronograma, conforme Rita Mulcahy (2006).

Criação do cronograma (1/5) No software, insira a data de início do projeto. Insira a EAP e as atividades dos pacotes de trabalho. Insira os nomes dos recursos humanos responsáveis pelas atividades. Insira as estimativas por atividade. Indique as atividades predecessoras para cada atividade.

Criação do cronograma (2/5) Compare a data de encerramento do projeto indicada pelo software com a data originalmente indicada pelo cliente e/ou pelo “sponsor”.

Criação do cronograma (3/5) Se a data de encerramento está dentro de um intervalo aceitável, inclua algumas datas no cronograma que facilitem o controle e permitam que se perceba o progresso do projeto.

Criação do cronograma (4/5) Se a data de encerramento não está dentro de um intervalo aceitável, busque por opções para alterar o cronograma, buscando “adiantar” a finalização do projeto; opções: Remova parte do escopo, diminuindo o trabalho; Altere o escopo de forma que o encerramento ocorra antes; Considere realizar mais atividades em paralelo de modo a acelerar o encerramento; Adicione recursos ao projeto, como por exemplo mais pessoas.

Criação do cronograma (5/5) Apresente as opções relativas ao cronograma ao “sponsor” e/ou a outras partes interessadas, buscando aprovação. Diferentes alternativas devem ser avaliadas; uma delas deve ser selecionada, confirmando datas de início e fim.

Observação importante Não é obrigatório fazer uso de software de gerenciamento de projetos nesta disciplina para se gerar o cronograma. Assim, o uso deste tipo de software é opcional, sendo suficiente entregar os documentos relacionados ao gerenciamento do tempo.

Dúvidas? Perguntas? Joni Amorim, PhD - Joni.Amorim@reitoria.unicamp.br

PMBOK: processos Processos já vistos: - Gerenciamento de Integração - Gerenciamento de Escopo - Gerenciamento de Tempo - Gerenciamento de Custos - Gerenciamento de Recursos Humanos Na seqüência, teremos um primeiro contato com os processos seguintes: - Gerenciamento de Qualidade - Gerenciamento de Comunicações

PMBOK: 42 processos São 42 processos no PMBOK, divididos em nove áreas de conhecimento específicas: Gerenciamento da Integração Gerenciamento do Escopo (o que fazer) Gerenciamento do Tempo (cronogramas) Gerenciamento do Custo Gerenciamento da Qualidade Gerenciamento dos Recursos Humanos Gerenciamento da Comunicação Gerenciamento dos Riscos (o que pode dar errado) Gerenciamento das Aquisições (compras, terceirizações, etc.)

Ger. Qualidade No PMBOK, os processos são os seguintes: Planejar a qualidade (identificar requisitos e/ou padrões de qualidade do projeto e do produto do projeto assim como documentar como atingir a conformidade) [8.1]. Realizar a garantia da qualidade (auditoria dos requisitos de qualidade e dos resultados das medições de controle de qualidade para garantir que sejam usados os padrões de qualidade e as definições operacionais apropriadas) [8.2]. Realizar o controle da qualidade (monitorar e avaliar o desempenho e então recomendar eventuais mudanças necessárias) [8.3].

Ger. Qualidade No PMBOK, como vemos na figura ao lado, temos várias “ferramentas ou técnicas”; o mais comum é fazermos listas de verificação (checklists).

Documentos para Qualidade Faremos 4 documentos: Lista de verificação (checklist) para equipe do projeto utilizar antes da viagem. Lista de verificação (checklist) para cliente utilizar antes da viagem. Abordagens para o gerenciamento da qualidade segundo a política de qualidade da organização: “Quality Assurance”; “Quality Control”; “Quality Improvement”. Métricas de qualidade.

Qualidade (1/4) Lista de verificação (checklist) para equipe do projeto utilizar antes da viagem.

Qualidade (2/4) Lista de verificação (checklist) para cliente utilizar antes da viagem.

Qualidade (3/4) As abordagens relevantes para o gerenciamento da qualidade segundo a política de qualidade da organização são essencialmente as seguintes: “Quality Assurance”; “Quality Control”; “Quality Improvement”. O documento “Abordagens do Ger. Qualidade” permite que se indique quais são as abordagens adotadas.

Qualidade (3/4) Utilizaremos o documento “Abordagens do Ger. Qualidade”:

Qualidade (3/4)[a] “Quality Assurance”: Indicar como realizar a garantia da qualidade, com foco no processo de auditoria dos requisitos de qualidade indicados no dicionário da EAP e nos resultados das medidas de controle para se garantir que sejam utilizadas as definições operacionais e os padrões de qualidade apropriados. Ex.: usando o documento com métricas de qualidade, alguém deve supervisionar e aprovar o trabalho conforme a matriz de responsabilidades (S: supervisiona).

Qualidade (3/4)[b] “Quality Control”: Indicar como monitorar e registrar os resultados da execução das atividades de qualidade para avaliar a performance e recomendar as mudanças necessárias. Ex.: Inspecionar itens relacionados à viagem através de uma lista de verificação (checklist) a ser utilizada pela equipe do projeto antes da viagem para verificar se os padrões de qualidade estão sendo considerados e atingidos; a inspeção pode ser por atividade, por pacote de trabalho ou com relação ao projeto como um todo.

Qualidade (3/4)[c] “Quality Improvement”: Detalhar os passos a serem considerados para a análise dos processos de modo a identificar como realizar melhorias; várias abordagens são possíveis. Ex.: No caso de uma agência de viagens, o foco pode ser o registro de problemas ocorridos ao longo do projeto que indiquem falhas do planejamento ou possibilidades de melhoria dos processos; assim, no momento do encerramento a equipe geraria uma relação de todos problemas percebidos durante a execução.

Qualidade (4/4) Usamos métricas de qualidade para que se verifique se o resultado é aceitável ou se uma ação corretiva é necessária. Joni Amorim, PhD - Joni.Amorim@reitoria.unicamp.br

Ger. Comunicações No PMBOK, os processos são os seguintes: Identificar as partes interessadas (pessoas ou organizações que possam afetar o projeto) [10.1]. Planejar as comunicações (definir abordagem de comunicação) [10.2]. Distribuir as informações (disponibilizar informações para “stakeholders”) [10.3]. Gerenciar as expectativas das partes interessadas (interação com “stakeholders”) [10.4]. Reportar o desempenho (coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, com relatórios, etc.) [10.5].

Ger. Comunicações No PMBOK, existem várias “ferramentas ou técnicas”; na maioria das vezes, basta um plano de gerenciamento da comunicação que explicite com que freqüência informamos os “stakeholders”.

Ger. Comunicações Com base na tabela que indica quais são os “stakeholders”, o plano de gerenciamento da comunicação deve indicar: Mensagem a ser comunicada; Audiência (pessoas ou grupos que receberão a mensagem); Método ou meio de comunicação; Freqüência (diária, semanal, mensal, ...); Pessoa responsável por enviar a informação ao receptor (conforme a matriz de atribuição de responsabilidades, relativamente a “I”, quando a pessoa que executa informa quem deve ser “informado”).

Ger. Comunicações

Dúvidas? Perguntas?

Vídeo Agora veremos um vídeo:

Perguntas? Dúvidas?

Atividade em Grupo Antes do final da aula, ou mesmo via Internet, o grupo deve interagir para elaborar os documentos apresentados hoje.

Perguntas? Dúvidas? Estamos chegando ao final da aula. O tempo restante será utilizado para que o professor responda às dúvidas individuais de cada um dos presentes.

Datas das aulas Fernando Alexandre - Assistente Administrativo Secretaria de Extensão da FEQ/UNICAMP 19-3521-3911 - falexandre@feq.unicamp.br

OBRIGADA! Ana Regina M. Cuperschmid, MSc, MBA FEC – UNICAMP fale@anacuper.com

ANEXOS

Avaliação As notas serão dadas por grupo, sendo a nota máxima 10 pontos (100%): (20%) Tarefas entregues durante as aulas: até 2 pontos. (50%) CD com todos os arquivos, a ser entregue no dia da apresentação: até 5 pontos. (10%) Arquivo do PowerPoint com apresentação do grupo: até 1 ponto. (20%) Apresentação oral do grupo: até 2 pontos.

Tarefas Dúvidas? Relembrando, veja a seguir quais foram todas as tarefas até o momento.

Tarefa 1 Dúvidas? Relembrando, a tarefa para cada grupo foi: Formar grupo com 3 a 5 integrantes. Definir tema do trabalho em grupo, que deve ser alguma viagem a ser planejada como um projeto (riscos, custos, etc.). Selecionar filme com viagem similar a que será considerada no projeto do grupo. Anotar em uma folha de papel: nomes dos integrantes do grupo, tema e, por fim, o nome e o ano do filme. Entregar a folha no início da aula 2.

Tarefa 2 No início da aula 3, cada grupo deve entregar um termo de abertura completo, em versão preliminar que depois poderá ser alterada; colocar nomes completos na última folha.

Tarefa 3 Dúvidas? No início da aula 4, cada grupo deverá entregar uma versão preliminar dos documentos seguintes: Registro de Stakeholders Declaração de Escopo EAP (“WBS”) Cada um dos documentos acima costuma ter uma página mas o grupo pode optar por incluir mais detalhes.

Tarefa 4 Dúvidas? No início da aula 5, cada grupo deverá entregar uma versão preliminar do dicionário da EAP, para ao menos um componente da EAP.

Tarefa 5 Dúvidas? No início da aula 6, cada grupo deverá entregar uma versão preliminar dos documentos seguintes: Recursos das Atividades; Durações das Atividades.

Tarefa 6 Dúvidas? No início da aula 7, cada grupo deverá entregar uma versão preliminar dos documentos seguintes: A - Seqüenciamento das atividades B - Matriz de atribuição de responsabilidades C - Custos por pacote de trabalho

Tarefa 7 Dúvidas? No início da aula 8, cada grupo deverá entregar uma versão preliminar dos documentos seguintes: Ger. Comunicação; Checklist para Equipe; Checklist para Cliente; Abordagens do Ger. Qualidade; Métricas de Qualidade.