RESUMÃO Técnicas de Gestão Unidade 2

Técnicas Gestão Cronograma: Turma EMD 0200 Data Atividade 14/03 21/03 1º Encontro 21/03 2º Encontro 1ª Avaliação Disciplina 28/03 3º Encontro 2ª Avaliação Disciplina 11/04 4º Encontro 3ª Avaliação Disciplina (FINAL)

Educação a Distância – EaD Técnicas de Gestão Professor: Flávio Brustoloni

Objetivos da Unidade: Instrumentalizar as habilidades para elaboração de análise ambiental e planejamento; Identificar fatores relevantes acerca das características organizacionais; Analisar aspectos importantes de liderança e direção no atual contexto das organizações; Criticar e analisar as organizações a partir do desempenho das funções administrativas. 1/65

Unidade 2 O PROCESSO ADMINISTRATIVO 2/65

TÓPICO 1 Planejamento 3/65

(Estamos na página 47 da apostila) 1. Introdução Os tempos atuais são outros, são marcados pela complexidade e instabilidade. Os poucos concorrentes tornaram-se muitos, vêm de novos ramos de negócio, de outros países, com outras idéias. (Estamos na página 47 da apostila) 4/65

2. O que é Planejamento 2.1 Conceito de Planejamento O processo de planejamento é a principal ferramenta que as pessoas e as organizações utilizam para lidar com as incertezas do futuro (MAXIMIANO, 2000). (Estamos na página 48 da apostila) 5/65

2. O que é Planejamento 2.1 Conceito de Planejamento Segundo Maximiano (2000, p.175), planejar é: - definir objetivos ou resultados a serem alcançados; - definir meios para atingir esses resultados; - interferir na realidade para evoluir na situação; - tomar decisões que afetem o futuro para reduzir sua incerteza. (Estamos na página 48 da apostila) 6/65

2. O que é Planejamento 2.1 Conceito de Planejamento Segundo Lacombe e Heilborn (2003), planejar envolve antecipadamente: o que, como, quando e onde fazer para se chegar a um objetivo ou alguns deles. (Estamos na página 48 da apostila) 7/65

2. O que é Planejamento 2.2 Por que os gerentes devem planejar? Robins (2003) destaca quatro deles: - Direcionamento; - Diminuição de desperdícios; - Padrões que facilitam o controle; - Redução de impactos das mudanças. (Estamos na página 49 da apostila) 8/65

3. Tipos de Planos 3.1 Quanto à amplitude a) Plano estratégico: engloba a organização como um todo definindo metas de longo prazo e os meios necessários à sua execução através da análise SWOT: (Estamos na página 49 da apostila) 9/65

3. Tipos de Planos 3.1 Quanto à amplitude Strengths – Forças Weaknesses – Fraquezas Opportunities – Oportunidades Threats - Ameaças (Estamos na página 49 da apostila) 10/65

3. Tipos de Planos 3.1 Quanto à amplitude (Estamos na página 49 da apostila) 11/65

3. Tipos de Planos 3.1 Quanto à amplitude b) Plano operacional: esclarece os detalhes para o estabelecimento do plano estratégico. Cobre períodos mais curtos de tempo com objetivos mais estreitos e limitados. É de responsabilidade dos administradores de nível médio e operacional. (Estamos na página 50 da apostila) 12/65

4. Componentes do Planejamento a) Premissas básicas: revelam as crenças da organização definindo suas prioridades e valores. Comportamento humano, a ética e as relações com o meio ambiente são exemplos. (Estamos na página 52 da apostila) 13/65

4. Componentes do Planejamento b) Diagnóstico empresarial: envolve a análise da situação da empresa. Compreende os pontos fortes e fracos da organização. (Estamos na página 52 da apostila) 14/65

4. Componentes do Planejamento c) Estimativas e projeções: a estimativa consiste em avaliar, qualitativa ou quantitativamente, acontecimentos correntes que ainda estão incompletos e fazer a estimativa deles. (Estamos na página 52 da apostila) 15/65

4. Componentes do Planejamento d) Objetivos e metas: usualmente considerados sinônimos, objetivos e metas são termos diferentes. Objetivo é o que a empresa deseja, e a meta é a quantificação do objetivo. (Estamos na página 52 da apostila) 16/65

4. Componentes do Planejamento e) Políticas: são decisões padronizadas e repetitivas em relação a determinado aspecto da organização, estabelecidas em um conjunto de declarações escritas. Exemplo: política de descontos. (Estamos na página 52 da apostila) 17/65

4. Componentes do Planejamento f) Procedimentos: ou normas, “são formas de atuação estabelecidas por critérios predeterminados para orientar decisões recorrentes” (LACOMBE; HEILBORN, 2003, p.172). Devem ser coerentes com as políticas e estar de acordo com os objetivos. (Estamos na página 53 da apostila) 18/65

4. Componentes do Planejamento g) Plano, programa e projeto: é o resultado do planejamento formalizado em um documento. Exprime o propósito geral do planejamento e permite ações e atividades programadas para a sua realização. (Estamos na página 53 da apostila) 19/65

(Estamos na página 53 da apostila) 5. O Processo de Planejar Planejar é um processo complicado e moroso que envolve um conjunto de práticas e passos sequenciais. (Estamos na página 53 da apostila) 20/65

(Estamos na página 54 da apostila) 5. O Processo de Planejar Formulação de Objetivos: que devem estar de acordo com as premissas básicas da empresa; - Identificação dos objetivos e das estratégias atuais: o que deve fazer de diferente para atingir os objetivos; - Análise ambiental: identifica como as mudanças no ambiente externo afetam a organização; - Análise de recursos: identificação das vantagens e desvantagens em relação aos concorrentes; (Estamos na página 54 da apostila) 21/65

(Estamos na página 54 da apostila) 5. O Processo de Planejar Identificação de oportunidades e ameaças estratégicas: é a fusão dos passos 2, 3 e 4; - Determinação do grau de mudança estratégica necessário: comparação de onde a organização está e aonde ela deveria estar para atingir seus objetivos; - Decisão estratégica: etapa em que há a identificação, avaliação e seleção das alternativas estratégicas; - Implantação da estratégia: planos entram em ação; - Mensuração e controle do andamento: comparação entre o planejado e o desempenhado. (Estamos na página 54 da apostila) 22/65

TÓPICO 2 Liderança 23/65

(Estamos na página 62 da apostila) 2. O que é liderar? Processo por meio do qual um indivíduo influencia outras pessoas para alcançar objetivos. (Estamos na página 62 da apostila) 24/65

2. O que é liderar? 2.1 Liderança VS Autoridade Formal A liderança é fruto de uma certa sintonia entre o que o líder propõe e as necessidades e aspirações de seus liderados. A autoridade formal está regulada pela organização, que dá ao ocupante do cargo o direito de se fazer obedecido. (Estamos na página 62 da apostila) 25/65

3. Contexto da Liderança 3.1 O Líder A liderança é um processo interpessoal envolvido em um intricado contexto, no qual se combinam quatro variáveis: as características do líder, dos liderados, da tarefa e a conjuntura social, econômica e política. (Estamos na página 63 da apostila) 26/65

3. Contexto da Liderança 3.1 O Líder Na função de líder, os resultados desses profissionais sofrem interferências de suas características individuais, seu estilo de liderança e motivações. (Estamos na página 63 da apostila) 27/65

3. Contexto da Liderança 3.2 Os Liderados Um líder só existe quando existem pessoas para liderar. A competência faz com que algumas pessoas precisem (ou não) de um líder. O exercício da liderança é inversamente proporcional à competência. (Estamos na página 63 da apostila) 28/65

3. Contexto da Liderança 3.3 A Tarefa A missão moral enfatiza um desafio a ser vencido e apela para os sentimentos (comprometimento, desejos e valores) dos liderados. (Estamos na página 64 da apostila) 29/65

3. Contexto da Liderança 3.4 A Conjuntura Aspectos culturais, fatores históricos e organizacionais, entre outros, podem mudar o rumo de uma relação entre líderes e liderados. (Estamos na página 64 da apostila) 30/65

4. Estilos de Liderança 4.1 Autocracia x Democracia O autocrático toma as decisões sem nenhum tipo de participação dos outros. Já o democrático estimula a participação e compartilha as decisões e resultados com o grupo. (Estamos na página 65 da apostila) 31/65

4. Estilos de Liderança 4.2 A Liderança Bidirecional Desenvolvido por Robert R. Blake e Jane S. Mouton, a Grade Gerencial permite a utilização de mais estilos de liderança, baseados em duas extremidades: (Estamos na página 65 da apostila) 32/65

4. Estilos de Liderança 4.2 A Liderança Bidirecional (Estamos na página 66 da apostila) 33/65

4. Estilos de Liderança 4.3 A Liderança Carismática x Transacional O líder carismático encoraja e inspira seus liderados, em contrapartida o líder transacional baseia seu prestígio nas recompensas materiais (promoção, aumento salarial, etc). (Estamos na página 67 da apostila) 34/65

5. Liderança Situacional Conforme o modelo de Paul Hersey e Kenneth Blanchard, quanto mais maduro (competente e motivado) for o liderado, menos intenso deve ser o uso da autoridade pelo líder e mais intensa a orientação para o relacionamento. (Estamos na página 67 da apostila) 35/65

5. Liderança Situacional Estilo 1 (Comando): baixa maturidade – o líder dá ordens! Estilo 2 (Venda): alta responsabilidade porém pouco conhecimento e experiência – o líder direciona e motiva! Estilo 3 (Participação): Competente desmotivado – o líder motiva! Estilo 4 (Delegação): Competente e motivado – o líder delega! (Estamos na página 68 da apostila) 36/65

TÓPICO 3 Organização 37/65

2. O Processo de Organizar e a Estrutura Organizacional - Um conjunto de tarefas designadas a uma pessoa ou departamento; - As relações formais de relacionamento, decisão de responsabilidade, amplitude de controle e número de níveis hierárquicos; - Projeto dos sistemas que garante a coordenação eficaz dos empregados. (Estamos na página 76 da apostila) 38/65

(Estamos na página 77 da apostila) 2.1 Elementos Fundamentais da Estrutura Organizacional 2.1.1 Especialização no Trabalho Ocorre quando o empregado se especializa em realizar uma única e simples tarefa, aumentando, de modo geral, a sua eficiência. (Estamos na página 77 da apostila) 39/65

(Estamos na página 77 da apostila) 2.1 Elementos Fundamentais da Estrutura Organizacional 2.1.2 Departamentalização As tarefas são divididas entre as pessoas e os cargos são delimitados, e as posições com tarefas comuns são agrupadas para melhor coordená-las. (Estamos na página 77 da apostila) 40/65

2.1.2 Departamentalização 2.1.2.1 Critérios a) Funcional ou por função: consiste em reunir as pessoas que desempenham funções de mesma especialidade. (Estamos na página 77 da apostila) 41/65

2.1.2 Departamentalização 2.1.2.1 Critérios b) Geográfica ou por área: recomendada para organizações dispersas geograficamente. A associação ocorre de acordo com a região. Depto Vendas Região Norte Região Sul Região Sudeste (Estamos na página 78 da apostila) 42/65

2.1.2 Departamentalização 2.1.2.1 Critérios c) Por produto ou serviço: agrupa as tarefas ligadas a um mesmo produto ou serviço. Diretoria de Produção Depto Beleza Depto Limpeza Depto Higiene (Estamos na página 78 da apostila) 43/65

2.1.2 Departamentalização 2.1.2.1 Critérios d) Por clientela: reúne as atividades com a finalidade de melhor atender cada grupo de clientes. Diretoria de Contas Depto Pessoas Físicas Depto Pessoas Jurídicas Depto Clientes Especiais (Estamos na página 79 da apostila) 44/65

(Estamos na página 79 da apostila) 2.1 Elementos Fundamentais da Estrutura Organizacional 2.1.3 Cadeia de Comando Como dizia Fayol, é uma linha de autoridade que interliga todas as pessoas desde o topo da organização até o último operário do mais baixo escalão. (Estamos na página 79 da apostila) 45/65

(Estamos na página 80 da apostila) 2.1 Elementos Fundamentais da Estrutura Organizacional 2.1.4 Margem de Controle Conhecida também como amplitude da administração ou amplitude de controle, a margem de controle aponta o número de pessoas que se subordinam a uma chefia. (Estamos na página 80 da apostila) 46/65

(Estamos na página 80 da apostila) 2.1 Elementos Fundamentais da Estrutura Organizacional 2.1.5 Centralização e descentralização Uma organização é centralizada quando há uma limitação na delegação de autoridade, onde as decisões partem somente do topo hierárquico. Por outro lado, é descentralizada quando a base hierárquica contribui nas decisões da organização. (Estamos na página 80 da apostila) 47/65

(Estamos na página 81 da apostila) 2.1 Elementos Fundamentais da Estrutura Organizacional 2.1.6 Formalização Envolve os documentos que padronizam as ações dentro das organizações (manuais, procedimentos, regras, normas, etc). Delimita o ocupante do cargo sobre o que, como e quando será feito. (Estamos na página 81 da apostila) 48/65

(Estamos na página 81 da apostila) 3. Organogramas Representação gráfica da estrutura organizacional que exibe os departamentos da empresa, os níveis hierárquicos e como eles se relacionam. (Estamos na página 81 da apostila) 48/65

(Estamos na página 81 da apostila) 3. Organogramas (Estamos na página 81 da apostila) 49/65

TÓPICO 4 Controle 50/65

(Estamos na página 89 da apostila) 1. Introdução Para saber se alcançamos os objetivos propostos, também temos que obter informações sobre o desempenho das atividades e compará-las com os padrões definidos. (Estamos na página 89 da apostila) 51/65

(Estamos na página 89 da apostila) 2. Conceitos Básicos O Controle é o processo de acompanhar o andamento das atividades para torná-las conformes com os planos, metas e padrões de desempenho estabelecidos. (Estamos na página 89 da apostila) 52/65

(Estamos na página 89 da apostila) 2. Conceitos Básicos Divide-se em quatro etapas: - Determinar padrões de desempenho; - Medir o desempenho atual; - Interpretar os resultados; - Corrigir desvios. (Estamos na página 89 da apostila) 53/65

3. Tipos de Controle 3.1 Controle Prévio Identifica e previne desvios antes que eles aconteçam. Ex.: Orçamentos, programas de qualidade. (Estamos na página 91 da apostila) 54/65

3. Tipos de Controle 3.2 Controle Simultâneo Acompanham as atividades enquanto elas acontecem. Ex.: Inspeções de produção (Qualidade). (Estamos na página 91 da apostila) 55/65

3. Tipos de Controle 3.3 Controle de Saídas São realizados depois que a atividade foi executada. Ex.: Pesquisa de satisfação de clientes. (Estamos na página 91 da apostila) 56/65

(Estamos na página 92 da apostila) 4. O que Controlar Comportamento humano; - Finanças; - Operações; - Informações. (Estamos na página 92 da apostila) 57/65

5. Ferramentas de Controle 5.1 Orçamentos Análise de utilização de recursos financeiros para uso em projetos ou programas dentro da empresa. (Estamos na página 92 da apostila) 58/65

5. Ferramentas de Controle 5.2 Cronogramas Identifica graficamente a previsão de execução para uma determinada atividade, ou seja, datas de início e término de cada fase do projeto. (Estamos na página 93 da apostila) 59/65

5. Ferramentas de Controle 5.2 Cronogramas Figura 1: Gráfico de Gantt (Estamos na página 93 da apostila) 60/65

5. Ferramentas de Controle 5.3 Redes Pert Pert (Program Evaluation and Review Technique ou Avaliação de Programa e Técnica de Revisão) mostra a sequência das atividades de um projeto e o tempo (ou custos) para a realização de cada uma delas. (Estamos na página 94 da apostila) 61/65

5. Ferramentas de Controle 5.3 Redes Pert Figura 02: Exemplo de Rede Pert (Estamos na página 94 da apostila) 62/65

5. Ferramentas de Controle 5.4 Fluxogramas Representação gráfica de um processo que apresenta, por meio de símbolos geométricos, todos os passos necessários à sua realização. (Estamos na página 95 da apostila) 63/65

5. Ferramentas de Controle 5.4 Fluxogramas Figura 03: Exemplo de Fluxograma (Estamos na página 95 da apostila) 64/65

5. Ferramentas de Controle 5.5 Normas Regras ou padrões que especificam um comportamento apropriado. Elas determinam os princípios gerais de uma ação e como executá-la (LACOMBE; HEILBORN, 2003). (Estamos na página 95 da apostila) 65/65

Parabéns!!! Terminamos a Unidade.

Técnicas Gestão PRÓXIMA AULA: 3º Encontro da Disciplina 2ª Avaliação da Disciplina (10 questões objetivas)