Sistemas automatizados de recuperação e disseminação da informação Equipe: Aureliana Lopes de Lacerda Claudiane Weber Marchelly Pereira Porto UFSC/CED/ Curso de Biblioteconomia

Documentos são gerados a todo momento dentro de uma organização. Os documentos são elementos fundamentais em todas as organizações, por registrarem informações, decisões e atividades por elas executadas Os documentos podem existir sob diferentes formas, como facsimiles, e-mails, arquivos de processadores de texto, planilhas, documentos em papel, vídeo e áudio,microfilmes, formulários HTML, relatórios, etc. O gerenciamento dessas informações se faz necessária... a preservação, consulta e controle de acesso aos documentos são atividades essenciais a qualquer organização Informações, as vezes caras e extremamente valiosas para uma organização, podem desaparecer.

Sistemas de Gerenciamento de Documentos Os Sistemas de Gerenciamento de Documentos são um tipo de programa de computador que suportam a criação, armazenamento e subseqüente recuperação e disseminação de documentos e/ou suas representações em formato eletrônico. Esses documentos encontram-se em qualquer meio: textos, gráficos, som, imagens estáticas ou em movimento, vídeo ou combinação destes na forma de um documento multimídia. São aplicados na recuperação de informações desde o acesso a documentos eletrônicos na internet e intranet até o acesso a base de dados em cederrons e arquivos pessoais e institucionais. Os documentos textuais eram antes gerenciados com as primeiras gerações de sistemas de gestão de documentos então denominados sistemas de geração de textos ou sistemas de recuperação de textos, suas características ainda se aplicam a sistemas de gerenciamento de documentos.

Características A capacidade de trabalhar com campos de tamanho variável e a expectativa de que muitos dos campos dos registros serão de tamanho variável; O acesso aos registros é normalmente feito por intermédio de um arquivo invertido de chaves de índice ou palavras do texto que compõem a base de dados; Uma série de recursos, que suportam a recuperação por palavras dos registros, recursos que se fazem necessários a fim de atender ao fato de existir um controle limitado quanto à forma como a chave de busca aparece no registro; Ênfase no gerenciamento de uma ou várias bases diferentes, quando a capacidade de extrair dados de várias bases afins não é essencial à aplicação; Aplicações relativamente fixas, que exigem recursos limitados de programação ou desenvolvimento de sistemas.

Fases do processo de gerenciamento e publicação de documentos na internet Descrição Iniciada por Identificar o conteúdo Identificar um subconjunto de documentos a serem indexados e colocados na internet Administrador dos sistemas Criar a base de dados Definir um modelo ou estrutura de base de dados para a base de textos que armazenará os índices dos documentos processados Alimentar a base de dados Fazer a indexação e alimentar a base de dados com os índices dos documentos processado Habilitar/publicar na internet Assim que os documentos tiverem sido processados e feitas as devidas conexões na internet (isto é, TCP/IP) será criado um formulário de entrada HTML como interface pela qual os usuários podem inserir os pedidos de busca Usuário/cliente Processar pedidos de busca Quando os critérios de busca são fornecidos ao formulário HTML, o mecanismo de recuperação no texto faz uma busca no repositório, que comumente inclui a construção da lógica para a busca e sua tradução numa linguagem de programação nativa Apresentar resultados Mostrar os resultados da busca na forma de uma lista de ocorrências na qual os usuários podem fazer as seleções a fim de ver determinado documento Ver/importar o original Quando o usuário seleciona um item da lista de ocorrências, o mecanismo de recuperação de textos transmite o documento solicitado desde sua localização original e apresenta-se ao cliente num formato visível; se o usuário quiser importar o documento, faz um pedido ao servidor, que ajuda o navegador na internet do cliente a descarregar o arquivo

Acesso e recuperação eficazes quando os documentos são solicitados Pontos importantes a serem observados em um sistemas de gerenciamento de documentos: A integração de plataformas mistas de computadores numa mesma instituição Controle dos documentos a partir de quando são publicados, inclusive questões relativas a segurança e atualização Acesso e recuperação eficazes quando os documentos são solicitados

Aplicações As aplicações do gerenciamento de documentos incluem publicações eletrônicas, arquivos de documentos de pessoas jurídicas e sistemas de informação de pessoas físicas.

Critérios de Avaliação Indexação Listas de palavras proibidas e permitidas Controle de autoridade de termos de assuntos, indicando sinônimos, homônimos, termos genêricos. Recuperação da informação Operadores de busca booleanos Modos de busca para diferentes tipos de usuários

Critérios de Avaliação Definição da base de dados Parâmetros que se acham especificados na definição que serão modificados depois que os dados tiverem sido inseridos. Exibição e modificação na estrutura de dados Entrada de dados Alteração e eliminação de registros existentes Campos definidos pelo usuário

Critérios de Avaliação Recursos de saída Exibição de resultados em tela pré-formatada Formatos de saídas impressas Recursos para criação de tabelas e análise estatística Segurança Senhas Acesso apenas para a leitura Acesso restrito a certas bases de dados, registros e/ou certos campos

Critérios de Avaliação Interface amigável para usuário Diferentes interfaces para usuários especialistas e novatos Interfaces multilíngues Suporte adequado e compatibilidade de equipamentos Revisão contínua Atualização do programa Atendimento, treinamento e consultoria

Gerenciamento e publicação de documentos A mudança de ênfase, do acervo para o acesso, seguiu-se uma mudança de foco nos aplicativos de gestão de documentos para publicação. Ciclo de vida dos sistemas de gerenciamento: Análise Projeto Implementação Evolução operacional Declínio Substituição

Gerenciamento e publicação de documentos 4 componentes em qualquer sistema: Usuários; programas; equipamento; bases de dados. Dentre as questões específicas que precisam ser levadas em conta quando da publicação de base de dados na internet temos: Acesso Qualidade e manutenção da base de dados Suporte Marketing

O Futuro?! Projeto de interface; Sistemas abertos; Manipulação de multimídia e imagens; Reconhecimento óptico dos caracteres; Edição na internet e em intranets; Edição de trabalhos feitos em grupo; Aumento do uso de publicações híbridas; As estratégias de preços; Crescente globalização; Maior integração; Maior integração com a tecnologia de servidor Web.

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SEER: Processo de Submissão dos artigos - editor Editor acompanha Artigo(s) submetido(s) ao SEER Fonte: Ursula Blattmann

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